11 fatos essenciais sobre a gestão de folha de pagamento na Latam

Você gerencia a folha de pagamento na LATAM e deseja entender os principais desafios e oportunidades no mercado de trabalho? Você está no lugar certo. A folha de pagamento é um processo vital para qualquer empresa, e conhecer as estatísticas chave que refletem seu estado atual e futuro é fundamental para tomar decisões informadas e otimizar sua gestão.

Por isso, apresentamos os dados mais relevantes do estudo Presente e Futuro da Gestão de Folha de Pagamento na LATAM realizado pela Trendsity para a Deel em 2024. Mais de 170 casos de folha de pagamento internacional foram analisados. Pronto para descobrir esses dados? Vamos lá!

Complexidade na gestão de múltiplas soluções

Um dos maiores desafios para empresas multinacionais é gerenciar a folha de pagamento através de várias soluções. As organizações usam em média três diferentes soluções para administrarem seus processos de folha de pagamento nos países em que operam, segundo o estudo focado na América Latina da Trendsity para a Deel.

Essa pluralidade de ferramentas não apenas aumenta a complexidade da gestão da folha de pagamento, mas também reduz a eficiência operacional. Como? A equação é simples: ao usar simultaneamente diferentes soluções internas e externas (como software específico para equipes internas e a contratação de fornecedores externos para cálculos), sua equipe provavelmente enfrenta sistemas que nem sempre estão bem integrados.

Por exemplo, o uso de planilhas de Excel é comum em países como México, com 44%, e Colômbia, com 30%. Embora seja uma ferramenta versátil, sua aplicação na gestão de folha de pagamento pode ser problemática. Com falta de automação e alta dependência de entrada manual, as planilhas de Excel são suscetíveis a erros humanos, como cálculos incorretos ou dados desatualizados.

Quando as soluções não estão bem conectadas, os dados de folha de pagamento ficam fragmentados em diferentes plataformas, dificultando uma visão clara das informações necessárias para decisões estratégicas sobre a gestão de recursos humanos. Isso é comum, já que 61% dos responsáveis pela folha de pagamento afirmam que os dados são geridos em ferramentas independentes.

Por exemplo, imagine ter operações no Chile, México, Peru, Colômbia e Argentina. Gerenciar a folha de pagamento em cada região com sistemas diferentes significa que, ao gerar um relatório global, você deve reunir dados de várias fontes, verificar se são coerentes e integrá-los manualmente.

Esse processo não só é tedioso e propenso a erros, mas também pode causar atrasos significativos nas decisões. Além disso, a falta de integração impede a análise eficaz dos dados, tornando difícil identificar padrões, realizar projeções ou antecipar problemas.

Além das dificuldades de ter sistemas não integrados, o uso de várias ferramentas distintas implica altos custos de manutenção para 58% dos líderes de folha de pagamento. Isso não só eleva os gastos operacionais, mas também complica a visibilidade completa sobre os custos reais da folha de pagamento.

Suponha que você tenha operações em dez países na América Latina e na Europa, cada um com seu próprio sistema de folha de pagamento. Mensalmente, você precisará monitorar os custos associados a cada fornecedor e ferramenta. A falta de um sistema centralizado não apenas aumenta os gastos com licenças e manutenção, mas também consome muito tempo da sua equipe para essas tarefas.

Quase 7 em cada 10 responsáveis pela folha de pagamento concordam que o trabalho operacional e manual necessário gera riscos de segurança dos dados, especialmente no envio de informações sensíveis e confidenciais. O manejo de tais dados em sistemas não seguros ou processos manuais expõe as empresas a riscos significativos.

Esses riscos podem comprometer a confidencialidade dos funcionários, resultar em sanções legais e danificar a reputação da empresa. Imagine que, como responsável pela folha de pagamento de uma multinacional na Espanha, você precise enviar dados a um fornecedor externo para processar pagamentos no Brasil.

Se feito através de e-mails não criptografados ou planilhas compartilhadas, as informações pessoais e financeiras dos funcionários estão em risco de vazamento. Um único erro, como enviar dados ao destinatário errado, pode resultar em uma violação de dados expondo informações sensíveis como números de contas bancárias e salários.

As prioridades dos responsáveis pela folha de pagamento nos próximos 12 meses incluem melhorar processos e a análise de dados, diminuir a complexidade com fornecedores e otimizar tempos. Isso reflete a necessidade de reduzir a carga operacional e minimizar erros em uma gestão descentralizada.

Por outro lado, aspectos como contratação, pagamentos e custos de software aparecem como objetivos menos relevantes, especialmente para grandes organizações que possuem recursos mais amplos para enfrentar estes desafios.

Imagine uma multinacional que identificou erros no processamento da folha de pagamento afetando a moral dos funcionários e a precisão dos relatórios financeiros. Decide-se priorizar novas tecnologias com automação e centralização dos sistemas para reduzir processos manuais propensos a erros.

Com uma solução integrada, o tempo dedicado à reconciliação de dados diminui, tornando os relatórios mais precisos e implementando boas práticas para otimizar a gestão de pessoas.

Um enfoque de folha de pagamento consolidado é altamente desejado, pois reduz a complexidade operacional, melhora a eficiência e economiza custos significativos. Consolidar a folha de pagamento em uma plataforma única permite superar muitos desafios associados à gestão descentralizada.

Entre as principais vantagens destacadas pelos responsáveis pela folha de pagamento estão melhorias na gestão geral (gestão de dados, complexidade, tomada de decisões e processos), redução de tempos administrativos e custos. Também, a redução de riscos de compliance e segurança dos dados é relevante.

Suponha que sua equipe, que antes gerenciava a folha de pagamento com sistemas independentes para diferentes países, decida implementar uma solução global como a Deel. Agora, podem se beneficiar da integração com:

• Tempo e assistência: maior precisão no pagamento de salários, automação de cálculos (décimo terceiro, adicional de férias, etc.), liberando tempo para tarefas estratégicas.
• Contabilidade: visibilidade financeira, conciliação de contas e relatórios precisos, facilitando auditorias.
• Sistema de Recursos Humanos (RH): economia de tempo com informações atualizadas e visão integral em tempo real.
• Benefícios e compensações: automatização e personalização de descontos de benefícios para funcionários.
• Cumprimento normativo: Customer Success Managers internos e especialistas locais asseguram o cumprimento das leis trabalhistas.
• Relatórios globais em tempo real: compreensão dos gastos facilmente, comparando custos, bônus, impostos em uma moeda padrão.

A variedade de soluções que complica sua gestão, a falta de integração, altos custos de manutenção e riscos ao enviar dados sensíveis fazem da consolidação da folha de pagamento a solução para os desafios atuais. Uma visão integral dos colaboradores permitirá melhorias na gestão, redução de tempo operacional e mitigação de riscos de compliance e segurança.