Folha de Pagamento Unificada: Sucesso na LATAM

Você tem dificuldade em tomar decisões sobre a Folha de Pagamento baseadas em dados?Utiliza soluções manuais para a folha de pagamento que limitam a eficiência? Ou possui softwares não integrados que dificultam uma visão completa da situação financeira da sua empresa? Não se preocupe, isso é comum. Segundo o estudo "Presente e Futuro da Gestão de Folha de Pagamento na LATAM", realizado pela Trendsity para a Deel (2024), 58% dos líderes de folha de pagamento relataram gastar tempo excessivo realizando tarefas manuais em planilhas.

Os processos manuais e soluções fragmentadas de folha de pagamento não são suficientes para atender às demandas de um ambiente de trabalho cada vez mais globalizado e dinâmico. A transformação digital é necessária para impulsionar a eficiência e garantir agilidade e precisão. Como resultado, as equipes de Finanças podem se liberar de tarefas tediosas para se concentrarem em entregar maior valor. Mas como as empresas na América Latina estão enfrentando esse desafio? Continue lendo para explorar esses e outros pontos relacionados.

Estado Atual da Gestão de Folha de Pagamento na LATAM: 3 Desafios

Em poucas palavras, o estado atual da gestão de folha de pagamento na América Latina (especificamente no México, Brasil, Argentina e Colômbia) caracteriza-se pelo predomínio de softwares internos, uso de várias planilhas e múltiplos fornecedores externos. Aqui estão os principais desafios para as áreas de Finanças:

1. Problemas Operacionais Internos

Apesar dos avanços tecnológicos nos últimos anos devido à pandemia, muitas empresas ainda dependem de soluções manuais e sistemas fragmentados para gerir a folha de pagamento. Isso resulta em uma significativa carga operacional e demanda de tempo para o capital humano. De fato, 57% dos responsáveis pela folha de pagamento confirmam essa situação.

Situações em que este desafio fica evidente:

• Tarefas manuais e repetitivas: 58% dos responsáveis pela folha de pagamento passam muito tempo realizando grande parte do processo manualmente, como traduzir, comparar e consolidar informações. Isso sugere que muitas empresas ainda dependem de processos manuais que consomem tempo e recursos valiosos.
• Limitações para tarefas estratégicas: 56% dos responsáveis pela folha de pagamento afirmam que a gestão os afasta de tarefas mais estratégicas. A carga operacional excessiva e a complexidade associada impedem que as equipes internas se dediquem a atividades de maior valor, como análise de dados, otimização da gestão de recursos humanos ou até a implementação de um processo de digitalização.

2. Problemas de Custos

Outro desafio atual está relacionado à gestão de custos inesperados. Segundo o estudo mencionado, 42% dos líderes enfrentam despesas imprevistas ao implementar serviços de folha de pagamento. Mas por que isso acontece? Entre as principais causas está a diversidade de ferramentas tecnológicas utilizadas.

Em média, as empresas utilizam seis ferramentas diferentes, e metade das equipes combina soluções internas e externas, como software de folha de pagamento, fornecedores externos especializados e escritórios de contabilidade. Essa diversidade pode levar à duplicidade de custos, ineficiências e aumento nas despesas gerais.

Situações em que este desafio fica evidente:

• Atrasos nos pagamentos de folha de pagamento e suas consequências: se um fornecedor externo de folha de pagamento não cumpre com os prazos estabelecidos, isso resulta em multas e sanções por parte das autoridades trabalhistas, além de gerar insatisfação entre os funcionários.
• Adaptação a leis locais: incorrer em despesas adicionais para adaptar o sistema de folha de pagamento a novas regulamentações trabalhistas em um país onde operações foram recentemente expandidas, por exemplo. Trata-se dos custos ocultos do cumprimento legal.

3. Falta de Integração entre Ferramentas e Sistemas

A ausência de soluções integradas que incluam, por exemplo, folha de pagamento eletrônica e inteligência artificial para otimizar a gestão, limita a capacidade de análise e planejamento estratégico das organizações. Isso impacta diretamente a gestão financeira das empresas. A falta de uma visão unificada dos custos laborais e dados de folha de pagamento dificulta a tomada de decisões informadas e a otimização do orçamento.

Situações em que este desafio fica evidente:

• Erros na transferência de dados: ao inserir manualmente informações de folha de pagamento de um sistema para outro (como do Departamento de Recursos Humanos para o de Finanças), ocorrem erros que afetam o cálculo de salários, impostos e benefícios, gerando insatisfação entre os funcionários e possíveis sanções legais. Além disso, a segurança dos dados pessoais pode ser comprometida.
• Falta de visibilidade dos custos laborais: a ausência de uma visão global e em tempo real dos custos laborais impede a identificação de áreas de melhoria e a correta otimização do orçamento.

Impacto da Digitalização e Unificação na Folha de Pagamento

A transformação digital da folha de pagamento vai além da adoção de novas tecnologias. Trata-se de impulsionar uma mudança radical na forma como as empresas gerenciam suas equipes. A digitalização como tendência oferece uma série de benefícios que impactam diretamente na eficiência, tomada de decisão e experiência do funcionário.

Melhora a Eficiência Operacional

Quanto tempo sua equipe de Finanças perde todo mês lidando com erros manuais nas folhas de pagamento? À medida que a quantidade de funcionários cresce, aumenta também a complexidade de realizar cálculos e manter as informações atualizadas. Por isso, a automação de processos e a eliminação de tarefas manuais são pilares essenciais da unificação digital da folha de pagamento.

Com a unificação da gestão da folha de pagamento, as equipes de Finanças reduzem erros humanos, otimizam fluxos de trabalho e aceleram o processamento. Isso resulta em maior precisão nos pagamentos, cumprimento das normas e liberação de tempo para o foco em atividades estratégicas.

Permite Tomar Decisões Baseadas em Dados

Você possui uma visão clara e completa de seus custos laborais em tempo real? A centralização e consolidação de dados de folha de pagamento em uma única plataforma proporcionam uma visão completa e em tempo real dos custos empresariais. Isso possibilita decisões mais informadas e estratégicas, identificando áreas de melhoria.

Além disso, a capacidade de analisar dados históricos e realizar projeções futuras capacita os líderes financeiros a se anteciparem às mudanças.

Reduz a Complexidade

Quantos fornecedores e sistemas diferentes você utiliza atualmente para gerir a folha de pagamento na sua empresa? A adoção de soluções digitais integradas simplifica a gestão da folha de pagamento ao eliminar a necessidade de múltiplas ferramentas e fornecedores. Reduzindo a complexidade operacional, proporciona uma experiência de folha de pagamento fluida e transparente, melhorando a satisfação dos funcionários e fortalecendo a relação entre a empresa e seus colaboradores.

O Futuro da Folha de Pagamento na LATAM: Rumo à Consolidação Digital

Os resultados do estudo revelam uma clara preferência pela consolidação da folha de pagamento em uma única solução global. 94% dos responsáveis pela folha de pagamento entrevistados consideram extremamente valioso ou valioso ter uma única plataforma para gerir a folha de pagamento em todos os países onde sua organização opera. Essa solução proporcionaria:

• Visão unificada: centralização de todos os dados de folha de pagamento em um só lugar, facilitando o acesso à informação e a tomada de decisões estratégicas.
• Automação de processos: redução da carga de trabalho manual, minimização de erros e agilização do processamento da folha de pagamento.
• Cumprimento normativo: simplificação da gestão das regulamentações trabalhistas e fiscais em diferentes países, reduzindo o risco de não conformidade.
• Escalabilidade: adaptação fácil ao crescimento da empresa e à expansão para novos mercados.
• Melhora na experiência do funcionário: experiência de folha de pagamento mais transparente e acessível para os funcionários, independentemente de sua localização.

Unifique a Folha de Pagamento na Sua Empresa para se Manter Competitivo

A transformação digital da folha de pagamento é mais do que uma tendência; é uma necessidade estratégica para as empresas na LATAM que buscam se manter competitivas. Talvez você se pergunte como isso pode ser implementado. Aqui está um resumo:

• Facilita a contratação global: possibilita às empresas acessar um talento global mais amplo e diverso, devido à capacidade de gerir a folha de pagamento em múltiplos países de maneira eficiente e abrangente.
• Reduz custos: permite economias significativas em custos administrativos e operacionais graças à automação de processos e à otimização de recursos.
• Mitiga riscos de compliance: torna o cumprimento das regulamentações trabalhistas e fiscais mais simples e menos propenso a erros em diferentes países, reduzindo o risco de sanções e multas.

Dessa maneira, a adoção de soluções digitais integradas permite que as organizações superem os desafios da gestão manual e fragmentada, impulsionando a eficiência, a tomada de decisões informadas e a satisfação dos funcionários.