11 indicadores sobre a gestão da folha de pagamento na LATAM

Você gerencia a folha de pagamento na América Latina e deseja conhecer os principais desafios e oportunidades do mercado de trabalho? Você veio ao lugar certo. A folha de pagamento é um processo crítico para qualquer empresa, e conhecer as principais estatísticas que refletem sua situação atual e projeção futura é essencial para tomar decisões informadas e otimizar seu gerenciamento.

Portanto, aqui estão os numeros mais relevantes do estudo Presente e futuro da gestão da folha de pagamento na LATAM, realizado pela Trendsity para a Deel em 2024. Mais de 170 casos internacionais de folha de pagamento foram considerados. Você está pronto para descobrir esses dados? Vá em frente!

1. Complexidade no gerenciamento de várias soluções

Um dos maiores desafios para as empresas que operam em vários países é a gestão da folha de pagamento em várias soluções. De fato, as organizações usam, em média, três soluções diferentes para gerenciar seus processos de folha de pagamento em todos os países em que operam, de acordo com o estudo da Trendsity focado na América Latina para a Deel.

Essa multiplicidade de ferramentas não apenas aumenta a complexidade da gestão da folha de pagamento, mas também reduz a eficiência operacional do capital humano. Como? A equação é fácil: se você estiver usando diferentes soluções internas e externas simultaneamente (como software de folha de pagamento específico para equipes internas e contratação de fornecedores externos de folha de pagamento), sua equipe provavelmente está lidando com sistemas que nem sempre estão bem integrados.

Por exemplo, o uso de planilhas do Excel é comum em países como o México (44%) e a Colômbia (30%). Embora o Excel seja uma ferramenta versátil e amplamente utilizada, sua aplicação na gestão da folha de pagamento pode ser problemática. Por não ter automação com inteligência artificial e depender muito da inserção manual de dados, as planilhas do Excel são propensas a erros humanos, como cálculos incorretos ou dados desatualizados.

As organizações usam, em média, 3 soluções para gerenciar os processos de folha de pagamento em todos os países em que operam.

2. Desafios na integração e análise de dados

Quando as soluções não estão bem conectadas, os dados da folha de pagamento ficam fragmentados em diferentes plataformas. Isso dificulta ter uma visão clara das informações necessárias para tomar decisões estratégicas de Gestão de Recursos Humanos. E isso é bastante comum. Porque 61% dos gerentes de folha de pagamento relatam que os dados são gerenciados em ferramentas separadas.

Por exemplo, imagine que você tenha operações no Chile, México, Peru, Colômbia e Argentina. Para gerenciar a folha de pagamento em cada região, você usa sistemas diferentes. Então, quando chega a hora de consolidar essas informações para gerar um relatório de folha de pagamento em nível global, você se depara com a seguinte situação: precisa coletar dados de várias fontes, verificar se todas as informações são consistentes e, em seguida, integrá-las manualmente.

Esse processo não é apenas maçante e propenso a erros, mas também pode causar atrasos significativos na tomada de decisões. Além disso, a falta de integração impede a análise eficiente dos dados. Sem uma plataforma unificada que centralize todas as informações, muitas vezes é difícil identificar padrões, fazer projeções ou antecipar problemas.

55% dos líderes de folha de pagamento afirmam que os sistemas atuais de folha de pagamento e RH não estão bem integrados.

3. Custo e eficiência na gestão descentralizada

Além das dificuldades de ter vários sistemas não integrados, o simples fato de haver duas ou mais ferramentas diferentes implica altos custos de manutenção para 58% dos líderes de folha de pagamento. Entretanto, isso não apenas aumenta os custos operacionais. Também dificulta a visibilidade total dos custos reais da folha de pagamento.

Digamos que você tenha operações em dez países diferentes na América Latina e na Europa, cada um com seu próprio sistema de folha de pagamento. A cada mês, você precisa acompanhar os custos associados a cada fornecedor e ferramenta. A falta de um sistema centralizado não apenas aumenta os custos de licenciamento e manutenção, mas também consome uma grande parte do tempo de sua equipe para realizar essas tarefas.

56% dos líderes de folha de pagamento dizem que é difícil entender completamente quanto é gasto com a folha de pagamento.

4. Problemas de segurança das informações

Quase 7 em cada 10 gerentes de folha de pagamento concordam que o trabalho operacional e manual envolvido no gerenciamento da folha de pagamento causa riscos à segurança dos dados. Isso é especialmente verdadeiro com relação à transmissão de informações sensíveis e confidenciais. O manuseio de dados confidenciais em sistemas não seguros ou em processos manuais expõe as empresas a riscos significativos.

Esses riscos podem não apenas comprometer a confidencialidade das informações dos funcionários, mas também resultar em sanções legais e prejudicar a reputação da empresa. Imagine que, como gerente de folha de pagamento de uma empresa multinacional na Espanha, você precise enviar dados sobre tipos de contrato, salário mínimo e horas extras a um fornecedor externo para processar a folha de pagamento no Brasil.

Se esse processo for feito por meio de e-mails não criptografados ou planilhas compartilhadas entre várias equipes, as informações pessoais e financeiras dos funcionários correm o risco de serem vazadas. Um único erro, como o envio de informações para o destinatário errado, pode resultar em uma violação de dados que expõe informações confidenciais, como números de contas bancárias, salários ou quaisquer dados de identificação pessoal.

68% dos líderes de folha de pagamento argumentam que se corre um risco toda vez que informações confidenciais são enviadas por canais inseguros, como e-mail.

5. Prioridades de melhoria na gestão da folha de pagamento

As prioridades dos gerentes de folha de pagamento para os próximos 12 meses incluem o aprimoramento dos processos e da análise de dados, a redução da complexidade com os fornecedores e a otimização do tempo. Isso reflete a necessidade de reduzir a carga operacional e minimizar os erros que podem surgir no gerenciamento descentralizado.

Por outro lado, questões como compras e pagamentos, juntamente com os custos de software, parecem ser objetivos menos relevantes, especialmente para organizações maiores que têm mais recursos para enfrentar esses desafios.

Imagine uma multinacional que identificou que os erros no processamento da folha de pagamento estão afetando o moral dos funcionários e também a precisão dos relatórios financeiros. Diante disso, você decide priorizar a incorporação de novas tecnologias com automação e centralização dos sistemas de folha de pagamento para reduzir o número de processos manuais propensos a erros.

A implementação de uma solução integrada não apenas reduz o tempo gasto na reconciliação de dados, mas também resulta em relatórios mais precisos. Com base nesses dados, as práticas recomendadas podem ser implementadas para otimizar a gestão de pessoas.

66% das empresas priorizam a melhoria da eficiência e dos fluxos de trabalho nos processos de folha de pagamento.

6. Oportunidade na consolidação da folha de pagamento

Uma abordagem de folha de pagamento consolidada é altamente desejável porque reduz a complexidade operacional, melhora a eficiência e economiza custos significativos. Assim, em vez de lidar com vários sistemas e fornecedores, a consolidação da folha de pagamento em uma única plataforma supera muitos dos desafios associados ao gerenciamento descentralizado da folha de pagamento.

Entre os principais benefícios destacados pelos gerentes de folha de pagamento estão a melhoria da gestão geral (gestão da folha de pagamento e dos dados, complexidade, tomada de decisões e processos) e a redução do tempo e dos custos administrativos. Além disso, a redução dos riscos de compliance e segurança de dados é relevante.

Digamos que sua equipe, que anteriormente gerenciava a folha de pagamento por meio de vários sistemas separados para diferentes países, decida implementar uma solução de folha de pagamento internacional como a Deel. Agora, eles podem se beneficiar da integração com:

Tempo e presença: obtenha precisão nos pagamentos de salários, automatize cálculos (como décimo-terceiro salário, abono de férias etc.) e libere tempo para que suas equipes se dediquem a tarefas mais estratégicas em vez de gerenciar manualmente a presença.

Contabilidade: obtenha visibilidade financeira, reconcilie contas e prepare relatórios precisos, além de facilitar o processo de auditoria financeira.

Sistema de Recursos Humanos (SIRH): economize tempo com informações atualizadas e tenha uma visão abrangente e em tempo real das informações dos funcionários.

Benefícios e remuneração: você pode automatizar as deduções de benefícios dos funcionários e até mesmo personalizá-las.

Compliance: com Gerentes de Contas internos e especialistas locais em folha de pagamento, você terá a certeza de estar em compliance com as leis trabalhistas de cada país.

Relatórios globais em tempo real: facilite a compreensão das despesas em um piscar de olhos. Compare custos do empregador, bônus, impostos e muito mais em todas as suas entidades em uma moeda padrão.

Consolidação da folha de pagamento: a chave para o sucesso

A multiplicidade de soluções que complicam sua gestão, a falta de integração, os altos custos associados à manutenção de ferramentas específicas para cada país e os riscos de usar canais inseguros para enviar dados confidenciais fazem da consolidação da folha de pagamento a única solução para enfrentar os principais desafios atuais. Porque uma visão holística dos funcionários melhoraria a gestão, reduziria o tempo operacional e atenuaria os riscos de compliance e segurança.

Saiba mais sobre os desafios atuais da folha de pagamento na LATAM

Para uma análise mais profunda desses números e para descobrir como otimizar a gestão da folha de pagamento em sua organização, convidamos você a fazer o download do relatório completo da Deel e da Trendsity. Esta é a sua oportunidade de transformar o gerenciamento da folha de pagamento em sua empresa com dados e insights importantes que farão a diferença.

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