O trabalho está entre as principais razões para a mudança de país. Um estudo recente apontou que 47% imigrantes se mudaram para impulsionar suas carreiras, aceitar ofertas de emprego ou ajudar a expandir um negócio.
Empresas internacionais podem se beneficiar da contratação desses profissionais estrangeiros por conta de suas habilidades diversificadas e especialidades. No entanto, gerenciar renovações de vistos pode ter um alto custo e demandar muito tempo, sem contar o estresse que pode causar para o RH e os funcionários. Também existe o risco de perder grandes talentos em caso de falhas na renovação do visto devido a atrasos ou problemas de elegibilidade.
A Deel otimiza as renovações de vistos para garantir o compliance, reduzir a papelada e gerenciar prazos sem esforço. Você também pode integrar o processo com operações como folha de pagamento e compliance. Vamos explorar como as funcionalidades da Deel podem auxiliar você durante cada passo da solicitação.
A necessidade de um processo de renovação de visto sem obstáculos
Ser capaz de contratar profissionais estrangeiros ou realocar os funcionários existentes vem com vários benefícios. Muitos candidatos buscam por empregos com flexibilidade de localização e podem escolher trabalhar com a sua empresa neste formato. Se você está expandindo globalmente e isso exige que funcionários se mudem, a realocação pode ser uma estratégia vantajosa.
Algumas solicitações de funcionários para trabalhar de uma localidade específica podem vir de uma necessidade. Membros da equipe podem precisar estar mais próximos da família. Ser capaz de dar suporte para vistos em diferentes países permite que você os mantenha na empresa.
Os profissionais estrangeiros geralmente precisam renovar o visto. Isso pode ocorrer porque eles permaneceram no país por um ou dois anos ou porque sua situação legal mudou.
Como o trabalho e o estilo de vida dos membros da equipe podem depender do visto, renovações têm altos riscos. Os tomadores de decisões do RH precisam navegar pelo processo cuidadosamente para garantir a retenção dos melhores talentos, garantir a satisfação do funcionário e não gerar altos custos.
Passo 1: identifique os desafios de compliance
Renovar um visto não só uma questão de repetir a solicitação original do visto. Mudanças nas leis e normas de imigração do país de origem ou de residência do funcionário podem impactar no processo. Aqui estão as principais áreas que devem ser observadas:
- Critérios mais rígidos de elegibilidade, como habilidades e qualificações
- Limite de salário mínimo mais alto
- Mudanças em categorias de vistos
- Novos limites para dependentes
- Tempos de processamento mais longos ou prazos mais curtos
- Reformas em acordos diplomáticos relacionados à livre circulação de profissionais
Mesmo se os requisitos para solicitação de vistos não tiverem mudado, é possivel que as circunstâncias do funcionário sejam outras. Casamento, desenvolvimento de problemas de saúde ou até mesmo assumir uma nova função no trabalho são questões que podem afetar sua elegibilidade.
Para se manter em conformidade, tomadores de decisões do RH precisam se manter atualizados sobre todas as mudanças desse sistema complexo e sobre as vidas de seus funcionários. Equipes multinacionais perceberão que isso demanda muito tempo e atenção, o que tira o foco de tarefas importantes do RH.
A contratação de um advogado de imigração é uma opção, mas acarreta altos custos, além das taxas normais de registro.
Uma solução global de RH pode reduzir o fardo do RH ao delegar o gerenciamento de processos de renovação e problemas de compliance associados a eles. Por exemplo, a equipe de especialistas jurídicos da Deel identifica quaisquer desafios em potencial e como resolvê-los por você.
Graças a Deel, a Form3 reteve um candidato importante cujo visto de trabalho estava expirando.
Se você estiver realocando funcionários no exterior para expandir seus negócios, alguns provedores de RH dão suporte à conformidade assumindo toda a responsabilidade legal por eles.
Um Employer of Record (EOR) contrata funcionários em países estrangeiros em seu nome, para que você possa evitar custos de estabelecimento de entidades e otimizar a mobilidade global. Profissionais realocados podem se candidatar a um visto patrociando por EOR através do fornecedor. O EOR atua como único empregador e absorve todos os riscos de compliance enquanto você mantém o controle sobre o gerenciamento da equipe.
Passo 2: prepare os documentos para a solicitação do visto
Com os desafios legais e regulatórios fora do caminho, o RH pode voltar sua atenção para a papelada. No entanto, gerenciar os documentos exigidos para solicitações de renovação pode ser tão complexo quanto o compliance.
Por exemplo, os EUA têm aproximadamente 50 tipos de vistos e um quarto desses vistos estão atrelados a trabalho. O US Citizenship and Immigration Services (USCIS) tem um checklist de duas páginas apenas para o visto H-1B, o visto mais comum para profissionais não imigrantes.
O gerenciamento de documentos também vai além de reunir a papelada correta. Você precisará organizar tudo, desde autenticação e assinaturas até traduções e cópias de identidades. Conforme você passa pelo processo, também poderá precisar armazenar cópias de documentos e devolver os originais a seus donos.
Atrasos devido a formulários incorretos, danificados ou ausentes geram trabalho extra para a sua equipe. Problemas repetidos podem frustrar os funcionários e fazer com que eles percam a confiança na empresa.
Use uma solução global de RH com funcionalidade de autoatendimento para documentos para simplificar este passo. A plataforma mostra no painel toda a documentação exigida para o processo de renovação de visto. Funcionários podem fazer login, ver os documentos que eles precisam enviar e fazer o upload deles.
Gerenciar documentos através da plataforma é especialmente benéfico para equipes distribuídas. Se você e seu funcionário moram em países diferentes, você precisa coordenar o envio da papelada de três lugares diferentes. A plataforma centraliza todas as tarefas de gerenciamento de documentos para que nada se perca no caminho.
Em alguns casos, serviços de RH podem ajudar seus funcionários a garantir residência permanente. A Deel dá suporte a cidadãos estrangeiros em sua jornada para se tornar cidadãos norte-americanos ao cuidar da documentação para Green Cards.
Passo 3: gerencie cronogramas e prazos
Quando você tem pessoas de muitas nacionalidades em sua equipe, em países diferentes, gerenciar cronogramas torna-se desafiador. Você deve levar em consideração:- Datas de validade de documentos
- Tempos de transferência de pagamentos
- Tempos de processamento
- Períodos de espera antes de uma nova data de emissão
- Entrevistas de visto (comum para vistos norte-americanos)
- Viagens à embaixada ou ao departamento de estado
- Possíveis atrasos causados por instabilidade política ou eventos globais
Se o titular do visto tiver membros da família que se juntaram a ele desde a solicitação original, pode haver etapas adicionais. Por exemplo, alguns cônjuges precisam sair e entrar novamente no país para obter um visto americano.
Sem dúvida, os funcionários solicitaram seus vistos originais em momentos diferentes. Isso significa que você pode acabar gerenciando vários processos de solicitação de visto que estão em estágios diferentes.
Devido à quantidade de coisas para lembrar, planejar a renovação de vistos pode ser uma fonte de estresse para as equipes de RH. Mas elas não podem perder o foco, pois o não cumprimento dos prazos pode levar a penalidades ou até mesmo à perda do status legal do funcionário.
Usar uma plataforma centralizada como a Deel facilita o processo de renovação. Você pode visualizar o tipo de visto e data de validade de cada funcionário no painel. Uma solução de RH também pode enviar lembretes automáticos com antecedência para minimizar o risco de etapas importantes serem negligenciadas. 
Etapa 4: integre facilmente aos processos de RH
As renovações de vistos não apenas exigem um planejamento extensivo mas também podem afetar processos de RH como folha de pagamento, contratos e administração de benefícios.
Se você renova o visto para um novo contratado, você precisa garantir que seu cargo, salário e benefícios atendam condições específicas. Por exemplo, o Governo do Canadá determina que as funções e responsabilidades de profissionais estrangeiros estejam de acordo com seus cargos. O RH precisa garantir que qualquer nova tarefa exigida de profissionais estrangeiros no Canadá esteja dentro do escopo de trabalho.
As renovações de funcionários existentes não necessariamente exigem mudanças, mas muitas vezes sim. Governos frequentemente aumentam o limite do salário mínimo para profissionais não imigrantes. Você deve precisar ajustar o contrato, pagamento e benefícios de um funcionário, para que eles atendam quaisquer novas condições.
A dupla verificação e o cruzamento de referências de todos esses documentos extras podem tornar menos eficientes as tarefas rotineiras de RH, como a administração da folha de pagamento e dos benefícios.
Quando se trata de folha de pagamento, declarações incorretas ou pagamentos de impostos atrasados podem gerar multas. No entanto, navegar pelas normas para diferentes nacionalidades e tipos de vistos pode ser desafiador. Por exemplo, você não é apenas responsável pelo pagamento de impostos retidos na fonte para titulares de visto H-1B que trabalham para empresas dos EUA. Você também precisa acertar a data de início específica.
É por isso que é essencial ter uma solução de RH como a Deel, que combina gerenciamento de vistos com outras operações importantes. A integração descomplicada entre funcionalidades dá ao RH uma visão mais ampla de cada funcionário e ajuda você a se manter eficiente.
Embora os recursos exatos que você tem dependam do fornecedor escolhido, as soluções de RH geralmente são sincronizadas:
- Folha de pagamento internacional e declaração de impostos
- Onboarding
- Administração de benefícios
- Compliance
- Gerenciamento de documentos
Com tópicos complicados, como impostos, você também pode contar com a experiência interna do seu fornecedor em vez de contratar contadores locais ou advogados de imigração. A Deel oferece suporte individualizado para consultas gerais ou específicas em mais de 30 países, para que você possa lidar com os problemas com confiança.
Simplifique seu processo de renovação de visto com a Deel
Ter flexibilidade para contratar de qualquer lugar do mundo significa que você pode encontrar o melhor candidato para qualquer vaga e retê-lo se as circunstâncias mudarem. Enquanto as renovações de vistos aparentam ser complicadas e estressantes, você pode superar esses desafios com a ajuda da Deel.
Com a solução de imigração da Deel, você pode terceirizar várias tarefas para reduzir a carga administrativa da sua equipe. Você também pode otimizar qualquer coisa que gerencia internamente através do nosso painel, de alertas automáticos e de funcionalidades de RH integradas.
Saiba mais sobre a solução de imigração da Deel ou agende 30 minutos com um especialista para esclarecer suas dúvidas.
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