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Artigo

6 min read

Transformação digital da folha de pagamento na LATAM

Folha de pagamento internacional

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Autor

Paula Machado

Publicado

14 setembro, 2024

Última atualização

31 janeiro, 2025

Índice

Situação atual do gerenciamento da folha de pagamento na LATAM: 3 desafios

Impacto da transformação digital na folha de pagamento

O futuro da folha de pagamento na Latam: rumo à consolidação digital

Transforme a folha de pagamento de sua empresa para mantê-la competitiva

Principais conclusões
  • O estado atual do gerenciamento da folha de pagamento na LATAM apresenta três desafios: problemas de carga de trabalho interna, problemas de custo e falta de integração entre ferramentas e sistemas.
  • O impacto da transformação digital na folha de pagamento pode ser resumido na melhoria da eficiência operacional, possibilitando a tomada de decisões com base em dados e reduzindo a complexidade.
  • Os líderes financeiros consideram que a consolidação da folha de pagamento em uma única solução internacional traz benefícios como uma visão unificada, automação de processos e escalabilidade, entre outros.

Você tem dificuldades para tomar decisões baseadas em dados? Você usa soluções manuais de folha de pagamento que limitam a eficiência? Ou você tem um software que não é integrado e isso não permite que você tenha uma visão completa da situação financeira da sua empresa? Não se preocupe, isso é muito comum. De acordo com o estudo Presente e Futuro da Gestão de Folha de Pagamento na LATAM da Trendsity para a Deel (2024), 58% dos líderes de folha de pagamento argumentam que gastam muito tempo executando manualmente tarefas de folha de pagamento em planilhas.

Os processos manuais e as soluções fragmentadas de folha de pagamento não são suficientes para atender às demandas de um ambiente de trabalho cada vez mais globalizado e dinâmico. A transformação digital é necessária para aumentar a eficiência e obter agilidade e precisão. Como resultado, as equipes de finanças podem se livrar de tarefas maçantes e se concentrar em agregar mais valor. Mas como as empresas da América Latina estão lidando com esse desafio? Continue lendo para explorar essa e outras questões relacionadas.

Situação atual do gerenciamento da folha de pagamento na LATAM: 3 desafios

Em poucas palavras, a situação atual do gerenciamento da folha de pagamento na América Latina (especificamente no México, Brasil, Argentina e Colômbia) pode ser resumida na predominância de software interno, no uso de várias planilhas do Excel e no uso de vários fornecedores externos. Aqui estão os principais desafios para o setor financeiro:

1. Problemas internos de carga de trabalho

Apesar dos avanços tecnológicos nos últimos anos, após a pandemia, muitas empresas ainda dependem de soluções manuais e sistemas fragmentados para gerenciar a folha de pagamento. Mas será que isso representa uma carga operacional significativa e uma demanda de tempo para o capital humano? A resposta é “sim”. De fato, 57% dos gerentes de folha de pagamento confirmam isso.

Situações em que esse desafio é evidente:

Tarefas manuais e repetitivas: 58% dos gerentes de folha de pagamento gastam muito tempo realizando grande parte do processo de folha de pagamento manualmente, como traduzir, comparar e consolidar informações. Isso sugere que muitas empresas ainda dependem de processos manuais que consomem tempo e recursos valiosos.

Restrições a tarefas estratégicas: 56% dos gerentes de folha de pagamento afirmam que o gerenciamento da folha de pagamento os afasta de tarefas mais estratégicas. Assim, a carga operacional excessiva e a complexidade associada impedem que as equipes internas se concentrem em tarefas valiosas, como análise de dados, otimização da gestão de recursos humanos ou até mesmo pensar em um processo de digitalização, entre outras.

6 em cada 10 líderes de folha de pagamento concordam que a descentralização da folha de pagamento significa mais recursos e tarefas operacionais e, consequentemente, menos disponibilidade para o gerenciamento estratégico.

2. Problemas de custos

Outro dos desafios atuais está relacionado ao gerenciamento de custos inesperados. De acordo com o estudo mencionado no início, 42% dos líderes se deparam com despesas que não previram ao implementar serviços de folha de pagamento. Mas por que? Entre as principais causas está o número de ferramentas tecnológicas em uso.

Em média, as empresas usam seis ferramentas diferentes, e metade das equipes combina soluções internas e externas, como software de folha de pagamento, fornecedores externos de folha de pagamento e empresas de contabilidade, entre outras. Essa diversidade pode levar à duplicação de custos, ineficiências e aumento das despesas gerais.

Situações em que esse desafio é evidente:

Atrasos nos pagamentos da folha e suas consequências: se um fornecedor externo de folha de pagamento não cumprir os prazos de pagamento, isso resultará em multas e penalidades das autoridades trabalhistas, bem como na insatisfação dos funcionários.

Adaptação às leis locais: se forem incorridos custos adicionais para adaptar o sistema de folha de pagamento às novas regulamentações trabalhistas em um país onde as operações foram expandidas recentemente, por exemplo. Esses são os custos ocultos do compliance.

3. Falta de integração entre ferramentas e sistemas

Não ter soluções integradas que incluam, por exemplo, folha de pagamento eletrônica, inteligência artificial para melhorar a gestão da folha de pagamento ou faturamento eletrônico, limita a capacidade de análise e planejamento estratégico das organizações. Isso tem um impacto direto na gestão financeira das empresas. Portanto, a falta de uma visão unificada dos custos de mão de obra e dos dados da folha de pagamento dificulta a tomada de decisões informadas e a otimização do orçamento.

Situações em que esse desafio é evidente:

Erros na transferência de dados: a inserção manual de informações da folha de pagamento de um sistema para outro (como do RH para o Financeiro) leva a erros que afetam o cálculo de salários, impostos e benefícios, causando desconforto aos funcionários e possíveis penalidades legais. A segurança dos dados pessoais também pode ser comprometida.

Falta de visibilidade dos custos de mão de obra: se não for possível obter uma visão global e em tempo real dos custos de mão de obra, isso impedirá a identificação de áreas de melhoria e a otimização correta do orçamento.

61% dos líderes de folha de pagamento afirmam que os dados da folha de pagamento são armazenados e gerenciados em ferramentas separadas, o que torna complexa a consolidação e a análise.

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Impacto da transformação digital na folha de pagamento

A transformação digital da folha de pagamento é muito mais do que a adoção de novas tecnologias. Trata-se de promover uma mudança radical na forma como as empresas gerenciam suas equipes. Dessa forma, a digitalização como tendência oferece vários benefícios que afetam diretamente a eficiência, a tomada de decisões e a experiência do funcionário.

Aumento da eficiência operacional

Quanto tempo a sua equipe financeira perde por mês lidando com erros manuais na folha de pagamento? À medida que o número de funcionários aumenta, também aumenta a tarefa de fazer cálculos e manter as informações atualizadas. É por isso que a automação de processos e a eliminação de tarefas manuais são os principais pilares da transformação digital na folha de pagamento.

Quando ocorre a transformação da folha de pagamento, as equipes financeiras ganham na redução de erros humanos, na simplificação de seus fluxos de trabalho e na aceleração do processamento da folha de pagamento. Consequentemente, isso significa maior precisão nos pagamentos, compliance e mais tempo para a equipe se concentrar em atividades estratégicas.

Permite a tomada de decisões com base em dados

Você tem uma visão clara e completa de seus custos de mão de obra em tempo real? A centralização e a consolidação dos dados da folha de pagamento em uma única plataforma oferecem uma visão completa e em tempo real dos custos da empresa. Isso permite que você tome decisões mais informadas e estratégicas e identifique áreas de melhoria.

Além disso, a capacidade de analisar dados históricos e fazer projeções futuras permite que os líderes financeiros se antecipem às mudanças.

Redução da complexidade

Quantos fornecedores e sistemas diferentes você usa atualmente para gerenciar a folha de pagamento em sua organização? A adoção de soluções digitais integradas simplifica a gestão da folha de pagamento, eliminando a necessidade de várias ferramentas e fornecedores. Isso reduz a complexidade operacional, ao mesmo tempo em que uma experiência de folha de pagamento transparente e contínua aumenta a satisfação dos funcionários e fortalece o relacionamento entre a empresa e seus funcionários.

O futuro da folha de pagamento na Latam: rumo à consolidação digital

Os resultados da pesquisa revelam uma clara preferência pela consolidação da folha de pagamento em uma única solução global. 94% dos gerentes de folha de pagamento pesquisados acreditam que seria extremamente valioso ou valioso ter uma única plataforma para gerenciar a folha de pagamento em todos os países onde sua organização opera. Isso permitiria que eles se beneficiassem do seguinte:

Visão unificada: centralizando todos os dados da folha de pagamento em um único local, facilitando o acesso às informações e a tomada de decisões estratégicas.

Automação de processos: reduzindo a carga de trabalho manual, minimizando os erros e agilizando o processamento da folha de pagamento.

Compliance: simplificando o gerenciamento das leis trabalhistas e fiscais em diferentes países, reduzindo o risco de não conformidade.

Escalabilidade: acomodando facilmente o crescimento dos negócios e a expansão para novos mercados.

Experiência aprimorada do funcionário: proporcionando uma experiência de folha de pagamento mais transparente e acessível para os funcionários, independentemente de sua localização.

Transforme a folha de pagamento de sua empresa para mantê-la competitiva

A transformação digital da folha de pagamento não é apenas uma tendência, mas uma necessidade estratégica para as empresas da América Latina que querem se manter competitivas. Agora, você deve estar se perguntando como isso pode acontecer. Aqui está um breve resumo:

Facilita o recrutamento global: permite que as empresas tenham acesso a um pool de talentos global mais amplo e diversificado devido à capacidade de gerenciar a folha de pagamento em vários países de forma eficiente e abrangente.

Reduz custos: é possível economizar significativamente em custos administrativos e operacionais devido à automação de processos e à otimização de recursos.

Reduz os riscos de compliance: torna-se mais fácil e menos propenso a erros o cumprimento das leis trabalhistas e fiscais em diferentes países, o que reduz o risco de penalidades e multas.

Dessa forma, a adoção de soluções digitais integradas permite que as organizações superem os desafios do gerenciamento manual e fragmentado, aumentando a eficiência, a tomada de decisões baseadas em dados e a satisfação dos funcionários.

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Sobre o autor

Paula lidera o Marketing da Deel no Latam. Com mais de uma década de experiência em startups, ela já comandou projetos de Inbound Marketing e Inside Sales para mais de 50 empresas. Defensora do trabalho remoto e flexível como o futuro do trabalho, Paula acredita que ele traz de volta a paixão e a humanidade às nossas rotinas, criando pontes entre fronteiras e unindo o mundo do trabalho. Nos intervalos para o almoço, você pode encontrá-la no mar, praticando kitesurf.

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