Effektivisera lönehanteringen: 13 fördelar med Deel

Enligt en ny studie från Forrester spenderar löneadministratörer nästan halva arbetsveckan på manuella uppgifter och hantering av undantag.

Om ni känner igen er i det kan det vara dags att utforska automatiserad lönehantering för ett effektivt sätt att göra löneprocessen både snabbare och enklare att hantera.

Med Deels automatiserade löneprogram för globala team beräknas löner och skatter automatiskt, medan alla löneinformation samlas på ett och samma ställe. Resultatet blir mindre administration och mer tid att fokusera på tillväxt.

Den här guiden är en snabbkurs i automatiserad lönehantering. Ni får veta vad automatiserad löneutbetalning innebär, varför det blivit standard för företag i alla storlekar och hur Deels lösning kan hjälpa er att effektivisera och framtidssäkra er löneprocess.

Vad innebär automatiserad lönehantering?

Automatiserad lönehantering innebär att använda programvara för att göra löneberäkningar och genomföra utbetalningar i stället för att göra det manuellt. Programvaran beräknar löner och skatteavdrag baserat på varje anställds arbetade timmar och aktuella skattesatser samt betalar ut lönen via direktinsättning.

Med Deels löneautomatiseringssystem kan ni dessutom hålla alla löneuppgifter organiserade och säkra, hantera förmåner samt skapa rapporter för att utvärdera och optimera er löneprocess.

Genom att eliminera manuella moment gör automatiserad lönehantering det möjligt att betala ut löner snabbare och med färre fel. Titta på videon nedan för att lära dig mer om Deel Payroll och dess fördelar.

7 funktioner att leta efter i löneprogram

Innan ni väljer ett löneprogram för ert företag bör ni försöka förutse framtida behov. Många väljer en lösning som fungerar just nu, men upptäcker senare att systemet inte skalar i takt med företagets tillväxt. Detta kan resultera i att ni tvingas byta plattform i onödan.

Här är 7 viktiga funktioner att ha i åtanke:

1. Integrationer: Ert löneprogram bör kunna integreras med de verktyg ni redan använder, som bland annat bokföringssystem eller HRIS. Det gör att ni kan hantera hela arbetsstyrkan från ett och samma ställe.
2. Automatiska skattedeklarationer: Automatiserad lönehantering bör inkludera automatisk skattehantering så att ni slipper tänka på deadlines, skattesatser och regelverk i olika regioner eller länder.
3. Flera betalningsmetoder: Se till att programmet stödjer flera betalningsalternativ, till exempel banköverföring, checkar och betalkort. Detta blir viktigt för globala företag eftersom alla betalningsmetoder inte är tillgängliga i alla länder.
4. Datasäkerhet: Välj en lösning med hög säkerhetsnivå, exempelvis med kryptering, GDPR och SOC 2-efterlevnad och stöd för SSO-inloggning.
5. Internationell lönehantering: Om ni planerar att rekrytera globalt bör er lösning kunna hantera löner för medarbetare i flera länder.
6. Enkla och tydliga översikter: De bästa löneprogrammen har användarvänlig design med tydliga översikter där viktiga data enkelt kan följas.
7. Betalningar till frilansare: Säkerställ att systemet även stödjer lokala och internationella utbetalningar till frilansare och konsulter, inte bara till fast anställda.

13 fördelar med att automatisera lönehanteringen med Deel

Den mest uppenbara fördelen med automatisering är att spara tid. Deels löneautomatisering innebär dock betydligt fler förbättringar som effektiviserar och stärker hela er löneprocess.

1. Minska stress och dubbelarbete för HR-avdelningen

Deels automatiserade lönehantering gör att HR slipper manuella löneberäkningar och istället kan ägna sig åt mer strategiskt och värdeskapande arbete. När ni väl lagt in medarbetardata och tidrapporter beräknar systemet lönen med bara några klick.

De flesta som arbetar inom HR är inte intresserade av att ägna sig åt tidrapportering, frånvaroregistrering eller manuella löneberäkningar inför varje lönekörning. Deadlines för lönekörningar innebär dessutom onödig stress. Genom att automatisera löneprocessen kan ni vara trygga med att alla får sin lön i tid, samtidigt som HR-medarbetarna får möjlighet att fokusera på mer strategiska arbetsuppgifter.

2. Sänkta kostnader för lönehantering

Enligt organisationen American Payroll Association kan kostnaderna minska med upp till 80% när företag automatiserar lönehantering. Med en automatiserad lösning som Deel behöver ni inte anställa och betala för interna lönespecialister eller ekonomipersonal. En småföretagare kan till exempel köra lönen på bara några minuter. Automatiseringen minskar dessutom risken för manuella fel i löneberäkningar vilket annars kan bli kostsamt.

3. Snabbare lönekörning och utbetalningar

Med Deels automatiserade lönehantering går det betydligt snabbare att generera och hantera lönebesked, vilket gör att era medarbetare får ut sina utbetalningar i tid varje löneperiod. Automatiseringen gör dessutom att lönerna betalas ut korrekt även om någon i HR-teamet är sjuk eller frånvarande.

När ni outsourcar lönehanteringen till Deel ser våra specialister till att alla utbetalningar är korrekta, sker enligt anställningsavtalen och följer lokala lagkrav. Ni behöver bara sätta in pengarna på ert konto hos Deel så sköter vi resten. Så här fungerar det:

1. Välj det konto eller den lönekörning som väntar på finansiering
2. Klicka på ”betala” för att starta betalningen
3. Välj hur ni vill betala och följ instruktionerna på skärmen. Beroende på betalningsmetod kan några extra steg behöva genomföras.
4. Granska sammanställningen av alla utbetalningar.
5. Bekräfta betalningen för att slutföra processen.

Observera: Om ni betalar medarbetare via en lokal löneleverantör kan Deel tillhandahålla en CSV-fil med alla nödvändiga betaluppgifter. Ni hittar filen direkt tillgänglig på plattformen för att förenkla processen.

4. Minska risken för mänskliga fel

Med Deel minskar risken för att en HR-medarbetare råkar göra fel i beräkningarna (datorer blir trots allt varken trötta eller glömmer att lägga till en nolla).

En enda felaktig siffra i manuell lönehantering kan snabbt leda till felaktiga löneutbetalningar eller kostsamma skatteavvikelser. Ett känt exempel är Citigroup som gjorde ett enkelt administrativt misstag och råkade skicka 900 miljarder dollar till en långivare som egentligen skulle ha fått en tiondel av beloppet. Allt på grund av ett litet räknefel.

5. Automatisera beräkningen av lönerelaterade skatter

Manuell skatteberäkning fungerar ofta bra när företaget är litet. Ju fler anställda ni får, och särskilt om ni börjar rekrytera internationellt, desto mer tidskrävande och komplicerat blir det däremot.

Löneskatter varierar mellan olika regioner och kan dessutom ändras mellan olika år. Om ni har anställda i flera länder behöver ni dessutom ha full koll på varje lands skatteregler, avdrag och rapporteringskrav.

Deels automatiserade lönehantering har redan aktuella skattesatser och regelverk inbyggda i systemet. Vi gör automatiskt korrekta löneavdrag som arbetsgivaravgifter, anställningsskatter och förmånsavdrag. Allt utan att ni behöver lyfta ett finger.

6. Stärk datasäkerheten

Deels automatiserade lönehantering använder kryptering, säkra lösenord, två-faktors-autentisering och andra säkerhetsåtgärder för att skydda känslig löneinformation från obehörig åtkomst.

Manuell lönehantering saknar i princip helt säkerhetsfunktioner. Papperskopior av löneunderlag är lätta att komma åt och svåra att skydda. Vid en incident är det betydligt krångligare att förstöra eller gömma utskrifter än att helt enkelt byta lösenord i ett säkert löneprogram.

7. Förenkla hanteringen av löneunderlag och dokumentation

Automatiserad lönehantering med verktyg som Deel gör det enklare att både deklarera och hålla ordning på alla dokument. Samtliga lönespecifikationer, rapporter och underlag sparas automatiskt på ett och samma ställe så att ni slipper oroa er för att viktig information ska försvinna.

Digital lönehantering innebär också att dokumentation lagras elektroniskt i stället för som papperskopior. Pappersdokument tar plats, kan lätt tappas bort eller skadas och är ofta svåra att hålla ordning på under de år som skatteunderlag måste sparas. Med en digital lösning blir det betydligt enklare att uppfylla lagkrav och få full överblick.

8. Uppdatera enkelt er dokumentation

Medarbetaruppgifter som adresser, bankkonton och skatteinformation ändras ofta. Med Deels löneprogram är det enkelt att hålla uppgifterna uppdaterade. Den nya informationen behöver bara registreras in på ett enda ställe och systemet uppdaterar sedan automatiskt alla berörda delar.

Exempel på vanliga ändringar kan vara:

• Löneökningar
• Namnbyte
• Uppdateringar av skatteblanketter
• Nytt bankkonto för utbetalningar
• Ny adress eller folkbokföringsort
• Förändringar i personalstyrkan (nya anställningar eller avslutade anställningar)

9. Förenkla rapportering för lön och HR

Med automatiserad lönehantering blir rapporteringen betydligt smidigare och ger er bättre överblick över både lönekostnader och kassaflöde. De flesta lösningar för löneautomatisering låter er snabbt ta fram rapporter som till exempel:

• Närvaro- och frånvarorapporter per medarbetare och på totalnivå
• Lönerapporter för anställda
• Rapporter för skatt på löner
• Certifierade skatterapporter
• Rapport över kassaflödesbehov inför lönekörning

Ni kan även se hur ni redigerar och skickar in en lönerapport direkt från Deels plattform genom att titta på videon nedan.

10. Få tillgång till experthjälp

Om ni stöter på problem vid manuell lönehantering kan ni behöva anlita extern expertis, något som både tar tid och kostar pengar. Med ett licenserat löneprogram kan ni i stället få stöd direkt från leverantörens egna specialister.

Med Deel får ni en dedikerad kundansvarig och tillgång till support direkt på plattformen dygnet runt. Vårt supportteam har en svarstid på endast 42 sekunder så ni får snabba och effektiva lösningar när ni behöver dem som mest.

11. Integrationer med HR-system

Löne- och HR-data överlappar ofta och det blir betydligt enklare att hantera allt när informationen finns samlad på ett ställe. Genom integrationer kan ert löneprogram automatiskt utbyta data med era befintliga HR- och ekonomisystem, vilket förenklar rapportering och minskar behovet av dubbelarbete.

Deel kan integreras med bland annat QuickBooks, Intuit, Netsuite och flera andra system.

Så här kopplar ni exempelvis ihop QuickBooks med Deel:

1. Logga in i QuickBooks och gå till ”Appar och Integrationer” för att aktivera QuickBooks-integrationen. Klicka på ”Fortsätt till Autentisering”.
2. Hitta ert företagsnamn och välj rätt bolag.
3. Klicka på ”Slutför installation” och aktivera de plugins ni vill använda.

12. Självbetjäningsfunktioner för anställda

Medarbetare behöver inte längre gå via sin chef för att rapportera tid, uppdatera sina uppgifter eller hålla koll på sina utbetalningar. Allt kan skötas direkt i Deels självbetjäningsportal.

Deels självbetjäning ger anställda större frihet och bättre insyn. Till exempel får medarbetare en notis så fort en utbetalning har gjorts. De kan själva välja önskad utbetalningsmetod och föra över pengarna till sitt konto utan att chefer behöver vara inblandade.

När en medarbetare onboardas i Deels löneprogram får de dessutom en enkel checklista att följa.

13. Få lönebesked i realtid

Deel är den första globala löneleverantören som erbjuder realtidslön, ett snabbare och smartare sätt för lönekörningar som fungerar världen över.

Realtidslön innebär att bruttolön-till-nettolön räknas ut direkt. Så fort ni skickar in era löneuppgifter får ni omedelbart en full översikt över total arbetsgivarkostnad, bruttolön och nettolön.

Funktionen finns tillgänglig i flera länder och drivs av Deels enhetliga globala löneberäkningsfunktion. Den här funktionen eliminerar väntetiderna som uppstår i traditionella system som är beroende a tredjepartsleverantörer eller splittrade lokala processer. Resultatet blir:

• Snabbare processer: Skicka in och godkänn lönekörningar på bara några minuter i stället för dagar.
• Omedelbar insyn: Se lönekostnader direkt, även i flera länder samtidigt.
• Flexibla deadlines: Lämna in löneunderlag senare utan onödig stress.
• Rätta fel direkt: Justera uppgifter i realtid innan de påverkar lönebesked.
• Enhetlig upplevelse globalt: En och samma plattform och process i många olika länder.
• Bättre kontroll: Realtidsdata ger HR och ekonomi bättre verktyg för planering.

Deel är en heltäckande lösning för lönehantering som gör det möjligt att:

• Förenkla onboarding av nya medarbetare
• Samla in skatteformulär automatiskt
• Förnya eller avsluta avtal utan krångel
• Genomföra massutbetalningar på bara några sekunder
• Administrera anställningsförmåner
• Hantera övriga HR- och löneuppgifter för en global arbetsstyrka, såsom att följa upp ledighet och frånvaro

Allt samlat i ett enda centralt system för lönehantering.

Läs mer om Deel Payroll eller boka en 30-minuters demo med en expert för att få mer information om tjänster och priser.