Löneskatter För Arbetsgivare I USA: En Guide

Navigera i löneskatter för arbetsgivare i USA kan vara överväldigande när du verkar i flera delstater eller hanterar ett växande team.

Med Deels enhetliga löneplattform och vår expertis inom regelefterlevnad kan du automatisera skatteberäkningar, minska manuella fel och hålla lönehanteringen korrekt och fullt regelefterlevnadsmässig, oavsett i vilken delstat i USA du verkar.

Krav på löneskatt i USA varierar beroende på typ av arbetstagare, företagsstorlek och delstat. Denna artikel täcker de viktigaste satserna, blanketterna och deadlines du behöver följa.

US payroll taxes for employers: FICA and Medicare

Ett av de mest betydande inslagen i löneskatter för arbetsgivare i USA är FICA-skatt (USA) (Federal Insurance Contributions Act (FICA) tax). FICA är en lag som kräver att arbetsgivare håller inne skatter från löner för att finansiera Social Security och Medicare, federala program som är byggda för att stödja amerikaner med funktionsnedsättningar, i ålderdom med mera.

Social Security: Definition and tax rates

Social Security-skatt i USA täcker förmåner för arbetstagare med funktionsnedsättningar, äldre och familjer där en make eller förälder avlider. Alla arbetstagare och deras arbetsgivare bidrar till Social Security-systemet så att medel finns tillgängliga när arbetstagare behöver dem. Social Security-skattesatsen för både arbetsgivare och arbetstagare är 6,2 %, vilket blir totalt 12,4 %. Denna skattesats gäller för olika typer av inkomster, såsom löner, arvoden och bonusar.

Social Security-skatt i USA har en inkomstgräns (wage base limit), vilket är ett maximalt belopp som är föremål för Social Security-skatt för det året. För inkomster 2026 är inkomstgränsen 184 500 USD.

Medicare: Definition and tax rates

Medicare-skatter går till en separat FICA-fond som tillhandahåller försäkringsförmåner och subventionerad sjukvård till personer över 65 år och personer med funktionsnedsättningar. Medicare-skattesatsen är 1,45 % för både arbetsgivare och arbetstagare, vilket blir totalt 2,9 %.

Till skillnad från Social Security har Medicare ingen inkomstgräns. Det finns däremot en ytterligare skattesats på 0,9 % som gäller för arbetstagare beroende på deras lön och skattedeklarationsstatus. Vi har sammanfattat dessa villkor i tabellen nedan.

US payroll taxes for self-employed: SECA

För dem som är egenföretagare gäller fortfarande Social Security och Medicare enligt Self-Employed Contributions Act (SECA).

Enligt SECA måste egenföretagare betala både arbetsgivar- och arbetstagarandelen av FICA-skatt (USA). Lagen tillåter dock egenföretagare att dra av halva egenavgiften som en företagskostnad, vilket lindrar en del av skattebördan. Dessa avgifter säkerställer att egenföretagare omfattas av samma sociala trygghetsförmåner som traditionella heltidsanställda.

Till skillnad från traditionella anställda som betalar FICA genom källavdrag måste egenföretagare betala kvartalsvisa uppskattade skatter, och dessa betalningar kan användas till att betala egenavgiften.

För att bättre förstå Social Security- och Medicare-satserna för egenföretagare har vi beskrivit dessa satser och hur de beräknas.

Social Security tax rates for self-employed workers

Eftersom en egenföretagare anses vara både arbetsgivare och arbetstagare är deras Social Security-skattesats 12,4 %, beräknad genom att kombinera 6,2 % för arbetsgivardelen och 6,2 % för arbetstagarandelen.

Inkomstgränsen (wage base limit) gäller även för egenföretagare, vilket innebär att de första 184 500 USD av inkomster 2026 är föremål för Social Security-skatt.

Medicare tax for self-employed workers

Medicare-skatt för egenföretagare är 2,9 %, beräknad genom att kombinera 1,45 % för arbetsgivardelen och 1,45 % för arbetstagarandelen.

Egenföretagare är också skyldiga att betala en ytterligare Medicare-skatt på 0,9 % beroende på deras skattedeklarationsstatus och inkomster. Samma riktlinjer och lönegränser som gäller för traditionella anställda gäller även för egenföretagare.

US lönerelaterade skatter för arbetsgivare: Federal Unemployment Tax Act (FUTA)

Federal Unemployment Tax Act (FUTA) är en federal lag som kräver att arbetsgivare betalar skatt för att finansiera arbetslöshetsersättning till arbetstagare som förlorat sina jobb. Denna federala skatt gäller endast arbetsgivare, men beloppet som ska betalas baseras på de anställdas löner.

FUTA-skattesatsen är 6 % och den gäller för de första 7 000 USD som betalats till varje anställd i löner under året. Detta belopp på 7 000 USD kallas FUTA-lönebasen. Delstatens lönebas varierar beroende på delstatens specifika regler.

Arbetsgivare som betalar sin andel av delstatliga arbetslöshetsskatter kan vara berättigade till en skattelättnad på 5,4 % på FUTA-taxa­belösa löner. När denna skattelättnad tillämpas sänks arbetsgivarens FUTA-skattesats till 0,6 %. För att kvalificera sig för denna skattelättnad måste arbetsgivare betala sina delstatliga arbetslöshetsskatter i sin helhet senast förfallodatumet för Form 940 och för alla samma löner som är föremål för FUTA-skatt, och de får inte vara registrerade i en så kallad credit-reduction-delstat. Credit-reduction-delstater är delstater som inte har återbetalat lån från den federala regeringen som använts för att betala arbetslöshetsersättningar.

US federal- och delstatlig inkomstskatt

Medan FICA-skatter finansierar sociala välfärdsprogram och FUTA finansierar arbetslöshetsförsäkring, går federal inkomstskatt till USA:s finansministeriums allmänna medel. Inte alla delstater i USA tar ut inkomstskatt, men för de som gör det går dessa inkomstskatter till delstatens kassa.

2025 Federal inkomstskattesatser i USA

De federala inkomstskattesatserna i USA är indelade i skatteklasser som definieras av beskattningsbar inkomst, vilket är den inkomst som återstår efter att avdrag och undantag har tillämpats. Det finns sju skatteklasser med skattesatser som varierar från 10–37 %. Skattesatsen för varje individ beror på deras inkomst och deras skatteinlämningsstatus, som anges i tabellen nedan.

Källa: Internal Revenue Service, "Revenue Procedure 2024-40"

Arbetsgivare är skyldiga att hålla inne federal inkomstskatt baserat på Form W-4, ett formulär som fylls i av anställda och lämnas till arbetsgivaren för att fastställa korrekt belopp att dra från löneutbetalningar.

Form W-4 avgör källskatten genom att ta hänsyn till om en anställd har flera jobb, en make/maka som också arbetar, beroende, ytterligare inkomster och andra frivilliga justeringar. Detta formulär fylls i normalt årligen, när en anställd börjar ett nytt jobb eller när den anställde upplever förändringar i sin personliga eller ekonomiska situation.

2025 delstatliga inkomstskattesatser i USA

Delstatliga inkomstskatter i USA bestäms av varje enskild delstat, med genomsnittliga skattesatser så låga som 2,11 % och så höga som 7,75 %.

De flesta arbetsgivare måste hålla inne och betala uppskattade skatteinbetalningar för både federal och delstatlig skatt genom lönehanteringsprocessen och skicka dem till Internal Revenue Service (IRS). Däremot samlar följande delstater inte in delstatlig inkomstskatt:

• Alaska
• Nevada
• Wyoming
• South Dakota
• Texas
• Tennessee
• Florida

Liknande federal inkomstskatt varierar beloppet som hålls inne av delstat beroende på individens inkomst och skatteklass. Progressiva skattetabeller är vanliga på delstats- och federal nivå, där de med lägst inkomster betalar mindre i skatt och högre inkomster bär större beskattningsbörda.

US employer tax reporting requirements

De viktigaste rapporteringskraven och deadlines som arbetsgivare i USA behöver känna till är kvartalsvisa inlämningar, årliga inlämningar och federala skatteinsättningar.

Quarterly tax filings for employers in the US

De flesta arbetsgivare som håller inne federal inkomstskatt, Social Security eller Medicare-skatter måste lämna in Form 941 varje kvartal. Detta formulär rapporterar löner, dricks, innehållen federal inkomstskatt samt arbetsgivarens och arbetstagarens andelar av Social Security- och Medicare-skatter. Förfallodagarna för varje kvartal anges nedan:

• Q1 (1 januari – 31 mars): förfaller 30 april
• Q2 (1 april – 30 juni): förfaller 31 juli
• Q3 (1 juli – 30 september): förfaller 31 oktober
• Q4 (1 oktober – 31 december): förfaller 31 januari året efter

Det finns dock några undantag att notera för kvartalsvisa skatteinlämningar.

• För småföretag med en årlig skuld för Social Security, Medicare och innehållen federal inkomstskatt som är 1 000 USD eller mindre, använd Form 944 för att rapportera årligen istället för kvartalsvis
• Säsongsarbetsgivare är undantagna från att lämna in Form 941 under kvartal då de inte har betalat några löner. För att meddela IRS att du inte kommer att lämna in för ett eller flera kvartal under året, markera kryssrutan på rad 18 för varje kvartal du lämnar in Form 941
• Arbetsgivare med hushållsanställda är ofta undantagna från att lämna in Form 941
• Arbetsgivare med jordbruksanställda behöver vanligtvis inte lämna in Form 941 för jordbruksarbetslöner

Om inget av dessa undantag gäller för ditt företag måste du lämna in Form 941 kvartalsvis, oavsett om du betalade löner under det kvartalet eller inte.

Annual tax filings for employers in the US

Generellt sett inkluderar de viktigaste formulären som arbetsgivare i USA måste lämna in årligen Form 940, Form W-2, Form W-3, Form 1099-NEC och Form 1096.

• Form 940 används för att rapportera din årliga Federal Unemployment Tax Act (FUTA)-skatt. Om du betalade löner om 1 500 USD eller mer till anställda, eller om du har en eller flera anställda under minst 20 veckor under året, måste du lämna in Form 940. Detta formulär förfaller 31 januari året efter.

• Form W-2 används för att rapportera inkomster till federala och delstatliga skattemyndigheter och för att ge de anställda en redovisning av innehållna skatter. Arbetsgivare måste upprätta och tillhandahålla Form W-2 till varje anställd senast 31 januari året efter för att rapportera löner, dricks och annan ersättning samt federal, delstatlig och lokal skatt som hållits inne. Anställda använder detta för att lämna in sina personliga inkomstdeklarationer senast 15 april varje år.

• När du lämnar in Form W-2 måste arbetsgivare även lämna in Form W-3, som summerar och rapporterar de totala lönerna och innehållen. Form W-3 måste lämnas in tillsammans med Copy A av alla Forms W-2 till Social Security Administration senast 31 januari året efter.

• Form 1099-NEC avser ersättning till icke-anställda och måste lämnas in om du betalade 600 USD eller mer till en oberoende konsult för tjänster i din verksamhet. Arbetsgivare måste lämna in detta senast 31 januari året efter.

• Form 1096 används för att sända pappersformulär 1099 och en mängd andra formulär. Vid inlämning av Form 1096 tillsammans med Form 1099-NEC måste arbetsgivare lämna in detta senast 31 januari året efter. Det är viktigt att notera att detta formulär inte används för elektronisk överföring.

Federala skatteinbetalningar för arbetsgivare i USA

Arbetsgivare i USA ansvarar inte bara för att göra avdrag för löneskatter, utan måste också betala in dessa skatter elektroniskt till IRS via EFTPS- Elektroniskt system för federala skattebetalningar (USA).

Det finns två inbetalningsscheman, månadsvis och halvveckovis. Du måste avgöra vilket inbetalningsschema du är skyldig att använda före början av varje kalenderår. Ditt inbetalningsschema beror på din totala arbetsgivaravgiftsskyldighet under en definierad återblicksperiod.

Om din totala arbetsgivaravgiftsskyldighet under återblicksperioden är mindre än 50 000 dollar gör du inbetalningar månadsvis. Månadsinbetalningar ska göras senast den 15:e i följande månad.

Om din totala arbetsgivaravgiftsskyldighet under återblicksperioden överstiger 50 000 dollar gör du inbetalningar halvveckovis. Förfallodatumet för halvveckovisa inbetalningar beror på när anställda får lön. Vi har listat de olika förfallodatumen nedan:

• När löneutbetalningsdagen infaller mellan onsdag och fredag ska inbetalningar vara gjorda senast följande onsdag
• När löneutbetalningsdagen infaller mellan lördag och tisdag ska inbetalningar vara gjorda senast följande fredag

Särskilda villkor och skatteblanketter för företag kan gälla beroende på ditt företags storlek och typ. Se skatteinformation för företag från IRS för vidare vägledning.

Konsekvenser Av Att Inte Betala Löneskatter I USA

Att inte rapportera och betala dina löneskatter korrekt och i tid leder till påföljder. Om du inte kan uppvisa giltig orsak till att du missat en deadline eller inte betalat rätt belopp kommer du att bli föremål för böter. IRS kan också ta ut ränta om du inte betalar böterna i sin helhet.

Till exempel innebär utebliven betalning av skatter vid förfallodatumet en avgift på 0,5 % av de obetalda skatterna för varje månad (eller del av en månad) som skatten förblir obetald. Denna avgift kan uppgå till högst 25 %.

Andra orsaker till påföljder inkluderar:

• Underlåtenhet att deklarera
• Felaktigt krav på återbetalning
• Underlåtenhet att göra inbetalningar av arbetsgivaravgifter
• Underbetalning av uppskattade skatter
• Felaktig rapportering av utländsk finansiell aktivitet

Kör Lön I USA I Enlighet Med Regelverket I Alla 50 Delstater Med Deel

Att hantera lön i alla 50 delstater och hålla jämna steg med förändrade federala regler innebär verkliga risker för bristande regelefterlevnad, vilket kräver att företag samtidigt följer federala satser, delstatsregler och deklarationsdeadlines.

Deel Payroll - US beräknar omedelbart dina löneskatter och integreras med ditt ekonomisystem, så att korrekta löneutbetalningar levereras snabbt till dina anställda oavsett i vilken delstat i USA du är verksam.

Begär en demo för att se hur vår enade plattform gör det möjligt för dig att skapa anpassade globala rapporter, öka operativ effektivitet, minska lönekostnader, och hålla dig uppdaterad med de senaste löne- och skattereglerna.