Aufhebungsvertrag statt Kündigung: Der Vergleich

Das Offboarding in Deutschland ist für international tätige Unternehmen der Moment der Wahrheit. Jede einvernehmliche Trennung folgt strengen, dokumentengetriebenen Abläufen. Wer den Prozess falsch aufsetzt, setzt das Unternehmen rechtlichen und finanziellen Risiken aus. Das gilt unabhängig davon, ob Sie über eine eigene Gesellschaft oder über einen Employer of Record beschäftigen.

Ein Aufhebungsvertrag kann schneller und weniger konfrontativ sein als eine förmliche Kündigung – aber nur dann, wenn die Abfindung sauber berechnet, die Formvorschrift eingehalten und die Dokumentation nach der Beendigung vollständig ist. Genau hier scheitern die meisten Verfahren.

Dieser Leitfaden ergänzt den allgemeinen Überblick zum Offboarding-Prozess um den deutschen Sonderfall. Sie erfahren:

1. Was ein Aufhebungsvertrag ist und wann er sinnvoll ist
2. Wie Abfindung und Kosten üblicherweise berechnet werden
3. Wie der Ablauf Schritt für Schritt aussieht, von der Verhandlung bis zur Endabrechnung
4. Was international tätige Arbeitgeber vorbereitet haben sollten, unabhängig vom Beschäftigungsmodell

Was ist ein Aufhebungsvertrag?

Ein Aufhebungsvertrag ist eine Vereinbarung, die das Arbeitsverhältnis einvernehmlich beendet, statt durch einseitige Kündigungserklärung. Er lässt Spielraum beim Beendigungszeitpunkt, bei der Abfindung und beim Arbeitszeugnis, verlangt dafür aber die aktive Zustimmung beider Seiten. Die ausscheidende Person kann die Unterschrift verweigern.

• Üblich, wenn beide Seiten eine schnellere und weniger konfliktreiche Trennung wollen als bei einer förmlichen Kündigung
• Wirksam nur mit echter, nicht erzwungener Zustimmung der beschäftigten Person
• Häufig kombiniert mit einem Arbeitszeugnis, dessen Note Teil der Verhandlung ist

Davon abzugrenzen ist der Abwicklungsvertrag. Er setzt eine bereits ausgesprochene Kündigung voraus und regelt nur deren Folgen. Der Aufhebungsvertrag ist dagegen selbst der Beendigungsgrund; nur er erlaubt es, Enddatum, Freistellung und Abfindung frei zu gestalten.

Aufhebungsvertrag und Kündigung im Vergleich

Die mögliche Sperrzeit beim Arbeitslosengeld ist oft Grund dafür, dass Verhandlungen scheitern. Alle Vorteile dieser Tabelle liegen beim Unternehmen. Der einzige Nachteil trifft die Person, die unterschreiben soll.

Warum einvernehmliche Trennungen den Prozess vereinfachen

Der praktische Gewinn liegt weniger im Geld als im Ablauf. Statt Fristenkontrolle, Betriebsratsanhörung, Zustellungsnachweis und möglicher Klage steht am Ende ein unterschriebenes Dokument mit klarem Enddatum. Auch die emotionale Belastung sinkt auf beiden Seiten, weil die Trennung verhandelt und nicht verkündet wird.

Das setzt allerdings einen strukturierten Prozess voraus. Läuft die Abstimmung über verstreute E-Mails, verliert der Aufhebungsvertrag genau den Vorteil, für den er gewählt wurde.

Wann sich ein Aufhebungsvertrag lohnt, und wann nicht

Der Aufhebungsvertrag ist kein Standardweg, sondern ein Instrument in Fällen, in denen eine Kündigung teuer, langsam oder rechtlich unsicher wäre. In diesen fünf Situationen ist er sinnvoll:

• Es besteht besonderer Kündigungsschutz, etwa bei Schwangerschaft, Elternzeit, Schwerbehinderung oder Betriebsratsmandat
• Die Kündigungsfrist ist lang, weil die Person seit vielen Jahren im Unternehmen ist
• Der Kündigungsgrund wäre verhaltensbedingt und die Beweislage ist dünn
• Eine Position soll zu einem festen Stichtag frei werden, etwa bei einer Umstrukturierung
• Beide Seiten wollen eine Trennung ohne Aufsehen und ohne Verfahren

Die Gegenprobe ist ebenso wichtig: In der Probezeit gelten zwei Wochen Kündigungsfrist, im Kleinbetrieb mit zehn oder weniger Beschäftigten greift das Kündigungsschutzgesetz nicht, und wer gehen möchte, kündigt selbst. Ein Hinweis für größere Personalabbauten: Der Betriebsrat muss nicht angehört werden, für die Massenentlassungsanzeige nach § 17 KSchG zählen Aufhebungsverträge aber mit.

Die Regeln und wie die Abfindung berechnet wird

Eine gesetzliche Formel für die Abfindung im Aufhebungsvertrag gibt es nicht. Deutsche Gerichte und die betriebliche Praxis haben aber einen Richtwert etabliert, an dem sich fast jede Verhandlung orientiert.

• Marktüblicher Richtwert: 0,5 Bruttomonatsgehälter pro Jahr der Betriebszugehörigkeit
• Der endgültige Betrag wird im Einzelfall verhandelt und hängt von Anlass und Verhandlungsposition ab
• Der Vertrag muss eigenhändig auf Papier unterschrieben werden, eine digitale Abkürzung gibt es nicht, unabhängig vom Beschäftigungsmodell

Ein Rechenbeispiel: Bei sechs Beschäftigungsjahren und einem Bruttomonatsgehalt von 4.000 € ergibt der Richtwert eine Abfindung von 6 × (0,5 × 4.000 €) = 12.000 €.

In der Verhandlung ist dieser Wert nur der Ausgangspunkt. Nach oben wirken ein hohes Prozessrisiko, bestehender Sonderkündigungsschutz, eine lange Restlaufzeit der Kündigungsfrist und ein enger Arbeitsmarkt für die betroffene Qualifikation. Nach unten wirken eine schwache Position der Gegenseite und ein bereits vorliegendes Anschlussangebot.

Die Formvorschrift: Keine digitale Abkürzung

Der Aufhebungsvertrag bedarf nach § 623 BGB der Schriftform. Derselbe Paragraf schließt die elektronische Form ausdrücklich aus. Das bedeutet: eigenhändige Unterschrift auf Papier, von beiden Seiten. Eine qualifizierte elektronische Signatur genügt hier nicht – anders als beim Arbeitszeugnis, das seit 2025 elektronisch erteilt werden darf.

Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat zum 1. Januar 2025 viele Formvorschriften gelockert, § 623 BGB aber nicht geändert und auch Mitte 2026 ist keine Reform beschlossen.

Was ein Formfehler auslöst

Ein digital oder mündlich geschlossener Aufhebungsvertrag ist nichtig, eine mildere Rechtsfolge sieht das Gesetz nicht vor.

Das Arbeitsverhältnis besteht mit allen Pflichten fort, bereits gezahlte Abfindungen sind zurückzuzahlen.

Zwei Details entscheiden mit: Der gesamte Vertragsinhalt muss von den Unterschriften gedeckt sein, mündliche Nebenabreden können die Vereinbarung unwirksam machen. Und beide Seiten unterzeichnen dieselbe Urkunde, üblich sind zwei Originale. Planen Sie die Unterschriftslogistik früh ein: Bei verteilten Teams sind das schnell zwei Wochen Postlauf.

Die Sperrzeit vermeiden

Wer unterschreibt, wirkt aktiv an der eigenen Arbeitslosigkeit mit. Die Agentur für Arbeit verhängt deshalb regelmäßig eine Sperrzeit nach § 159 SGB III: zwölf Wochen ohne Arbeitslosengeld, zusätzlich verkürzt sich die Anspruchsdauer. Für die Gegenseite ist das oft der wichtigste Punkt der Verhandlung.

Vermeidbar ist sie, wenn ein wichtiger Grund vorliegt. Die Geschäftsanweisung der Bundesagentur nennt vier Voraussetzungen, bei deren Vorliegen nicht weiter geprüft wird:

1. Eine Arbeitgeberkündigung wurde mit Bestimmtheit in Aussicht gestellt
2. Diese Kündigung wäre betriebs- oder personenbedingt gewesen, nicht verhaltensbedingt
3. Das Arbeitsverhältnis endet nicht früher, als es bei fristgerechter Kündigung geendet hätte
4. Die Abfindung übersteigt 0,5 Bruttomonatsgehälter pro Beschäftigungsjahr nicht

Die vierte Bedingung überrascht viele: Eine großzügigere Abfindung kann der Gegenseite schaden, weil die Agentur dann genauer prüfen darf. Und wer die Kündigungsfrist verkürzt, löst zusätzlich ein Ruhen des Anspruchs nach § 158 SGB III aus — beide Mechanismen greifen nebeneinander.

Wichtig für die Gesprächsführung

Beraten Sie die ausscheidende Person nicht selbst zu sozialrechtlichen Folgen. Das ist keine Aufgabe des Arbeitgebers und kann Ihnen später als Falschberatung vorgehalten werden.

Nehmen Sie stattdessen einen Hinweis in den Vertrag auf, dass sozialrechtliche Folgen entstehen können, und empfehlen Sie eine eigene Beratung sowie die frühzeitige Meldung bei der Agentur für Arbeit.

Steuern und Sozialversicherung

Bevor Sie eine Summe nennen, sollten Sie zwei Punkte kennen, denn die Gegenseite rechnet netto:

1. Echte Abfindungen für den Verlust des Arbeitsplatzes sind kein Arbeitsentgelt und damit beitragsfrei in der Sozialversicherung
2. Lohnsteuerpflichtig sind sie dagegen vollständig, und die Fünftelregelung darf seit 2025 nicht mehr im Lohnsteuerabzug angewendet werden

Der zweite Punkt ist neu: Die Steuerermäßigung ist nicht abgeschafft, sie wandert nur in die Veranlagung. In der Abrechnung wird die Abfindung zunächst voll versteuert, die Entlastung kommt über die Steuererklärung zurück. Wer das nicht vorab erklärt, bekommt kurz nach der Auszahlung eine unangenehme Rückfrage.

Was es Sie kostet: Die Posten neben der Abfindung

Die Abfindung ist der sichtbarste Kostenblock, aber selten der einzige. Wer nur sie budgetiert, unterschätzt die Gesamtkosten deutlich.

Rechnen Sie außerdem mit dem internen Aufwand: Ein Aufhebungsvertrag bindet HR, Führungskraft, Payroll und häufig die Rechtsabteilung über mehrere Wochen.

Die wahren Kosten von HR-Rechtsstreitigkeiten

Der Vergleichsmaßstab ist das Kündigungsszenario. Verliert das Unternehmen einen Kündigungsschutzprozess, besteht das Arbeitsverhältnis fort, mit Vergütungsansprüchen für die gesamte Verfahrensdauer. Jede Partei trägt in der ersten Instanz zudem ihre Anwaltskosten selbst, auch bei einem Sieg (§ 12a ArbGG). Die Vergleichsabfindung liegt nach Monaten oft höher als zu Beginn.

Ein Aufhebungsvertrag kostet also meist eine Abfindung. Eine fehlerhafte Kündigung kostet in der Regel deutlich mehr: Allein die Beratungskosten erreichen schnell eine Größenordnung, die keine Personalplanung vorgesehen hat.

Der Ablauf Schritt für Schritt

Sechs Schritte führen von der ersten Einschätzung bis zur letzten Bescheinigung. Die Reihenfolge ist nicht beliebig: Wer erst verhandelt und dann prüft, verliert Spielraum, den er nicht zurückbekommt.

1. Prüfen, ob eine Kündigung der bessere Weg wäre

Beginnen Sie mit einer internen rechtlichen Prüfung: Wie belastbar wäre ein Kündigungsgrund, greift das Kündigungsschutzgesetz, besteht Sonderkündigungsschutz, wie lang ist die Kündigungsfrist? Erst wenn die Kündigung teuer, langsam oder unsicher wäre, ist der Aufhebungsvertrag das passende Instrument.

Die Kündigungsfristen ergeben sich aus § 622 BGB und verlängern sich mit der Betriebszugehörigkeit. Welche Fristen und Klauseln im deutschen Arbeitsvertrag üblich sind, sollten Sie vor dem ersten Gespräch kennen, denn sie bestimmen Ihre Verhandlungsposition.

Legen Sie hier auch den internen Rahmen fest: Budget, Beendigungsdatum, Umgang mit Resturlaub und Freistellung, Note im Arbeitszeugnis und wer entscheidet. Nichts schwächt eine Verhandlung mehr als Zusagen unter Vorbehalt.

2. Konditionen direkt mit der beschäftigten Person verhandeln

Verhandelt werden drei Punkte: Abfindung, letzter Arbeitstag und Arbeitszeugnis. Führen Sie das Gespräch zu üblicher Zeit an einem üblichen Ort, kündigen Sie das Thema an und übergeben Sie den schriftlichen Entwurf.

Räumen Sie ausdrücklich Bedenkzeit ein und dokumentieren Sie das. Verpflichtet sind Sie dazu zwar nicht (BAG, 24. Februar 2022, 6 AZR 333/21), aber es ist die günstigste Absicherung, die Sie bekommen können.

Denn ein unterschriebener Aufhebungsvertrag ist zwar stabil, ein Widerrufsrecht gibt es jedoch nicht, auch nicht bei Abschluss in der Privatwohnung (BAG, 7. Februar 2019, 6 AZR 75/18). Angreifbar wird er aber bei Verstoß gegen das Gebot fairen Verhandelns, etwa durch Überrumpelung zu ungewöhnlicher Zeit oder durch bewusstes Ausnutzen einer Erkrankung. Dann lebt das Arbeitsverhältnis wieder auf.

3. Vereinbarung entwerfen und eigenhändig unterschreiben lassen

Weil mündliche Nebenabreden die Form gefährden, gehört alles Vereinbarte in die Urkunde:

1. Beendigungszeitpunkt und Beendigungsgrund in neutraler Formulierung
2. Abfindung mit Höhe, Fälligkeit und Vererblichkeitsklausel
3. Freistellung, ausdrücklich widerruflich oder unwiderruflich, mit Anrechnung von Resturlaub
4. Abrechnung variabler Vergütung bis zum Austritt
5. Rückgabe von Arbeitsmitteln, Geräten und Zugängen
6. Arbeitszeugnis mit der vereinbarten Leistungs- und Verhaltensnote
7. Nachvertragliches Wettbewerbsverbot, Verschwiegenheit und Ausgleichsklausel
8. Hinweis auf mögliche sozialrechtliche Folgen und die Empfehlung eigener Beratung

Die Ausgleichsklausel soll spätere Nachforderungen ausschließen, erfasst aber nicht alles: Unverzichtbare Ansprüche wie der gesetzliche Mindesturlaub oder das Zeugnis bleiben bestehen.

Dann folgt die Unterschrift: zwei Originale, eigenhändig von beiden Seiten, persönliche Übergabe oder Einschreiben. Fehlende Unterschriften auf Anlagen sind ein häufiger und teurer Fehler.

4. Die unterschriebene Vereinbarung im System hinterlegen

Legen Sie das unterschriebene Dokument dort ab, wo Ihr Personal- und Abrechnungssystem geführt wird, und geben Sie es unmittelbar an Payroll weiter. Ein Scan ersetzt das Papieroriginal im Streitfall nicht, bewahren Sie es getrennt und auffindbar auf. Aus dieser Ablage basieren alle folgenden Schritte: Endabrechnung, Freistellung, Zeugnis und Bescheinigungen.

5. Die Endabrechnung verarbeiten

Die letzte Abrechnung umfasst Gehalt bis zum Beendigungstermin, Urlaubsabgeltung, anteilige variable Vergütung und die Abfindung. Achten Sie darauf, dass die Abfindung nicht in die Beitragsberechnung der Sozialversicherung läuft und im Lohnsteuerabzug voll versteuert wird. Prüfen Sie außerdem offene Vorschüsse, Darlehen oder Fortbildungsrückzahlungen, nach der letzten Zahlung wird die Verrechnung erheblich aufwendiger.

6. Arbeitsbescheinigung und weitere Dokumente ausstellen

Die Arbeitsbescheinigung nach § 312 SGB III wird ausgestellt, sobald die ausscheidende Person oder die Agentur für Arbeit sie verlangt. Übermittelt wird sie seit dem 1. Januar 2023 verpflichtend elektronisch über das BEA-Verfahren an die Agentur, eine Aushändigung an die Person ist nicht mehr vorgesehen.

Dazu kommen das Arbeitszeugnis nach § 109 GewO, passend zur vereinbarten Note, und die Abmeldung in der Sozialversicherung. Verzögerungen sind ein unnötiges Risiko: Für eine fehlende Arbeitsbescheinigung sieht § 404 SGB III ein Bußgeld von bis zu 2.000 € vor.

Was das für Arbeitgeber bedeutet

Unabhängig vom Modell gilt dieselbe Regel: Jeder Aufhebungsvertrag sollte eine lokale rechtliche Prüfung durchlaufen, bevor Konditionen final vereinbart werden. Fünf Punkte gehören in jeden Ablauf:

• Prüfen, ob eine reguläre Kündigung der geeignetere Weg wäre
• Eine auf Deutschland zugeschnittene Risikoeinschätzung zur Trennung durchführen
• Abfindung und Zeugniskonditionen mit der beschäftigten Person verhandeln
• Die eigenhändige Unterschrift auf Papier einholen, ohne digitale Abkürzung
• Die Endabrechnung verarbeiten und alle erforderlichen Offboarding-Dokumente ausstellen

Eigene Gesellschaft oder Employer of Record

Wer den Vertrag schließt, hängt vom rechtlichen Arbeitgeber. ab Führen Sie eine eigene deutsche Gesellschaft, sind das Sie. Beschäftigen Sie über einen Employer of Record in Deutschland, schließt dessen deutsche Rechtseinheit die Vereinbarung ab. Die kaufmännische Entscheidung bleibt in beiden Fällen bei Ihnen.

Prüfen Sie deshalb vor Vertragsschluss, wie ein Anbieter Trennungen abwickelt und welche Kosten dabei entstehen, einer von mehreren Punkten, die zählen, wenn Sie den richtigen Employer of Record wählen.

Wann lohnt sich externe Expertise?

Trennungen sind der Moment, in dem lokales Arbeitsrecht am teuersten wird. Wer in mehreren Ländern beschäftigt, kann die unterschiedlichen arbeitsrechtlichen Anforderungen kaum intern abdecken und in Deutschland reicht ein Formfehler, um die gesamte Vereinbarung zu kippen.

Sie lohnt sich bei erster Beschäftigung in Deutschland, bestehendem Sonderkündigungsschutz, konfliktbelasteter Trennung oder mehreren Trennungen gleichzeitig. Ein Employer of Record übernimmt dieses Risiko vollständig, weil er selbst rechtlicher Arbeitgeber ist.

Häufige Fehler

Vier vermeidbare Fehler tauchen in der Praxis immer wieder auf:

Die Folgekosten treffen das Unternehmen an mehreren Stellen:

1. Streitige oder gerichtlich ausgetragene Fälle ziehen externe Anwälte und zusätzliche Kosten nach sich
2. Werden Trennungsstreitigkeiten öffentlich, entsteht ein Reputationsschaden
3. Verzögerte Schlusszahlungen belasten das Verhältnis zur ausscheidenden Person zusätzlich

Fazit

Richtig gemacht, ist der Aufhebungsvertrag der schnellere und weniger konfliktreiche Weg aus einem Arbeitsverhältnis in Deutschland. Falsch gemacht, trägt er dasselbe rechtliche Risiko wie eine fehlerhafte Kündigung. Wer die Formvorschrift einhält, die Abfindung im Rahmen der Bundesagentur hält und der Gegenseite Bedenkzeit lässt, sichert sich drei Vorteile:

1. Ein schnelleres Offboarding mit weniger Konflikt für beide Seiten
2. Ein geringeres Risiko, dass die Beendigung vor Gericht landet
3. Eine klare Dokumentationskette für spätere Prüfungen

Wie Deel unterstützt

Drei Unsicherheiten tauchen bei internationalen Unternehmen immer wieder auf:

• Unklarheit darüber, ob eine digitale Unterschrift in Deutschland ausreicht
• Keine lokale rechtliche Prüfung, bevor eine Abfindung zugesagt wird
• Bescheinigungen und Offboarding-Dokumente werden manuell nachgehalten

Beschäftigen Sie über Deel EOR, setzt Deel an genau diesen Punkten an:

• Jede Trennung läuft über einen dokumentierten Prozess mit lokaler rechtlicher Begleitung und vorgeschalteter Risikoeinschätzung
• Deel wickelt die Unterschrift auf Papier ab, verarbeitet die Endabrechnung und stellt Arbeitsbescheinigung sowie weitere Offboarding-Dokumente aus
• Nach der Probezeit fällt in der Regel eine Gebühr für die Trennungsbegleitung von 1.000 € zzgl. USt. an, die bei einer streitfrei unterschriebenen Vereinbarung entfällt, bei eigener Gesellschaft entsteht sie nicht

Die Aufgaben eines Employer of Record reichen dabei weit über die Trennung hinaus, vom internationalen Arbeitsvertrag bis zur laufenden Abrechnung.

Nächster Schritt

Mit Deel EOR läuft jedes Offboarding in Deutschland, den Aufhebungsvertrag eingeschlossen, über einen dokumentierten und rechtlich geprüften Prozess. Sehen Sie sich das in 30 Minuten in einer kostenlosen Demo an.