HR-Software: So holen Sie sich das Ja der Führung

Sie haben Ihren Pain Point identifiziert, verschiedene HR-Lösungen recherchiert und die perfekte HR-Software gefunden, die sich nahtlos in Ihre bestehende Technologielandschaft einfügt. Das Problem? Sie haben nicht die Entscheidungshoheit, um die Investition freizugeben – daher brauchen Sie die Zustimmung Ihres C-Levels.

Allerdings zeigt eine Studie der SHRM, dass nur 18 % der HR-Verantwortlichen HR-Software in diesem Jahr als oberste Priorität ansehen. Umso wichtiger ist es, einen fundierten Business Case zu entwickeln. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, wie Sie einen Vorschlag formulieren, den Ihre Geschäftsleitung überzeugen wird.

Was sollte ein Business Case für HR-Software enthalten?

Konzentrieren Sie sich bei der Erstellung Ihres Business Cases auf den Inhalt – nicht nur auf die Optik. Natürlich sollte Ihre Präsentation ansprechend sein und visuelle Elemente enthalten, um Ihre Botschaft zu unterstreichen. Wichtiger ist jedoch, dass Sie folgende Kernbestandteile klar ausarbeiten und mit ansprechenden Grafiken ergänzen:

• Problemstellung: Statt sich in den Funktionen der HR-Software zu verlieren, erläutern Sie das geschäftliche Problem, das gelöst werden muss. Wenn Sie zum Beispiel ein zentralisiertes HRIS kaufen wollen, heben Sie den Grund hervor: „Wir können keine genauen Berichte zu Mitarbeiterzahl oder Fluktuation erstellen, da unsere Daten in verschiedenen Tabellen liegen.“
• Return on Investment (ROI): Zeigen Sie anhand von Zahlen, welchen konkreten Nutzen die neue Lösung bringt – z. B. Kostenersparnis, höhere Flexibilität, Risikominimierung und schnellere Wirkung. Formulieren Sie die Vorteile in Business-Sprache, um Ihre Argumentation zu stärken.
• Stakeholder-Alignment: Zeigen Sie auf, wie Ihr Vorschlag die Prioritäten aller Entscheidungsträger:innen unterstützt. Beispiel: Für die Finanzabteilung zählt der ROI der HR-Software, die IT-Abteilung achtet auf Integrationen und Datensicherheit und die Geschäftsführung legt Wert auf Skalierbarkeit und Wachstum.
• Vorgeschlagener Handlungsplan: Zeigen Sie, wie Sie vorgehen wollen – mit einem strukturierten Plan, der von der Idee bis zur Umsetzung reicht. Beschreiben Sie die vorgeschlagene Lösung, einen ungefähren Zeitplan, erwartete Ergebnisse und die nächsten Schritte.

So erstellen Sie Ihren Business Case für HR-Software in 7 Schritten

Die Geschäftsleitung ist eher bereit, einer Investition in HR-Software zuzustimmen, wenn Ihr Vorschlag klar recherchiert und mit fundierter Business-Logik untermauert ist.

Um diesen Punkt zu erreichen, gehen Sie folgende Vorbereitungs­schritte durch:

1. Identifizieren Sie die Schwachstellen Ihrer aktuellen Struktur

Analysieren Sie zunächst Ihr aktuelles Set an HR-Lösungen und prüfen Sie, wo es funktioniert – und wo es Sie ausbremst.

So finden Sie Ihre Pain Points:

• Überprüfen Sie kürzlich durchgeführte HR-Prozesse, um Engpässe oder manuelle Umgehungslösungen zu erkennen.
• Sammeln Sie internes Feedback von Mitarbeiter:innen oder Hiring Manager:innen.
• Analysieren Sie verpasste Ziele oder Verzögerungen, z. B. längere Time-to-Hire, verspätete Compliance-Meldungen oder Payroll-Fehler.
• Prüfen Sie, wo Datenlücken bestehen. Fällt es Ihnen schwer, präzise Berichte zu erstellen oder Führungsfragen zeitnah zu beantworten?

Fassen Sie Ihre Erkenntnisse anschließend unter den häufigsten Problemfeldern zusammen – zum Beispiel:

Verzögerungen und Ineffizienzen beim Onboarding

Ein reibungsloses, konsistentes Onboarding sorgt dafür, dass neue Mitarbeiter:innen schnell produktiv werden. Verzögerungen oder Unklarheiten führen dagegen zu Produktivitätsverlusten und erhöhen das Risiko einer frühen Fluktuation.

Alice Burks, Director of People Success bei Deel, erklärt:

Fehlende zentrale Datenbasis

Sind Personaldaten über Tabellen, Postfächer und nicht verbundene Tools verstreut, erhält man keinen verlässlichen Überblick über Mitarbeiterzahl, Fluktuation oder den Payroll-Status. Ohne Single Source of Truth leidet die strategische Personalplanung – und das Vertrauen in HR-Reports sinkt.

Manuelle Nachverfolgung und doppelte Arbeit

Wenn Ihr Team weiterhin Daten manuell in Tabellen einträgt oder zwischen Tools wechselt, um Mitarbeiter:innen-Profile zu aktualisieren, kostet das Zeit und erhöht die Fehlergefahr.

Zudem ist oft unklar, wer die Verantwortung für bestimmte Dokumente trägt – etwa bei der Aktualisierung von Gehaltsrunden, Onboarding-Programmen oder Trainingsfortschritten.

Compliance-Risiken

Mit der Expansion in neue Länder steigt die Komplexität der HR-Compliance erheblich. Ohne integrierte HR-Prozesse geraten Fristen und Anforderungen aus dem Blick, insbesondere wenn wichtige Dokumente auf verschiedene Laufwerke, Ordner und Postfächer verteilt sind.

Begrenzte Skalierbarkeit

Wächst Ihr Unternehmen geografisch oder strukturell, führen fehlende skalierbare HR-Tools zu uneinheitlichen Prozessen, lokalen Übergangslösungen und Engpässen – die oft erst auffallen, wenn bereits Probleme entstanden sind.

Uneinheitliche oder frustrierende Employee Experience

Wenn HR-Systeme umständlich, langsam oder inkonsistent sind, leidet die Erfahrung der Mitarbeiter:innen. Neue Kolleg:innen warten möglicherweise tagelang auf Zugänge oder wissen nicht, an wen sie sich bei Gehaltsfragen wenden können. Mit der Zeit untergräbt dies das Vertrauen in HR und führt zu Unzufriedenheit und Fluktuation.

2. Quantifizieren Sie die Kosten des Nichtstuns

Einige Mitglieder Ihrer Geschäftsleitung könnten geneigt sein, bei Investitionen in HR-Software erst einmal abzuwarten – besonders, wenn die Budgets angespannt sind. Anstatt Ihren Vorschlag direkt abzulehnen, schlagen sie möglicherweise vor, die Entscheidung auf das nächste Quartal oder Jahr zu verschieben – beispielsweise bis sich die wirtschaftliche Lage stabilisiert hat oder andere dringende Probleme gelöst wurden.

Doch das Hinauszögern von HR-Initiativen bringt eigene Kosten mit sich – viele davon bleiben verborgen, bis sie sich messbar auf das Geschäftsergebnis auswirken. Dazu zählen:

Verlorene Zeit und Ressourcen

Manuelle Prozesse kosten jede Woche viele Stunden, die stattdessen für strategische Aufgaben genutzt werden könnten. Laut SHRM ist die Wahrscheinlichkeit, dass sich unterbesetzte HR-Teams als effizient einschätzen, um 10% niedriger, was den klaren Zusammenhang zwischen Ressourcenknappheit und Leistungsfähigkeit unterstreicht.

Compliance-Lücken

Während 70 % der HR-Fachkräfte und 74 % der HR-Führungskräfte der Meinung sind, dass sie ihre Compliance gut im Griff haben, sehen das nur 48 % der Arbeitnehmer:innen in den USA ebenso (SHRM).

Die Fehlklassifizierung von Mitarbeiter:innen ist nur ein Beispiel für ein Compliance-Risiko, das zu dieser Wahrnehmungslücke beitragen kann. Laut dem Economic Policy Institute stufen bis zu 30 % der Unternehmen ihre Arbeitskräfte falsch ein – mit hohen Risiken: In Kalifornien können Fehlklassifizierungen zu Strafen von bis zu 25.000 US-Dollar pro Fall führen, zuzüglich IRS-Nachzahlungen, Zinsen und potenziellen Prüfungen.

Hinzu kommt die bevorstehende EU-Richtlinie zur Lohntransparenz, die Unternehmen verpflichtet, bis 2026 detaillierte Gehaltsbenchmarks und Berichte vorzulegen. Die Strafen für Nichteinhaltung werden auf Ebene der Mitgliedstaaten festgelegt – in Finnland sind z. B. Bußgelder zwischen 5.000 und 80.000 Euro vorgesehen.

Für HR-Teams ohne automatisierte Systeme bedeutet Compliance-Erfüllung monatelange manuelle Arbeit – verbunden mit rechtlichen Risiken und Reputationsschäden, falls Fristen nicht eingehalten werden.

Verzögerte Einstellungen und Produktivitätsverluste

Fehlende Ressourcen im HR-Bereich führen oft zu verlängerten Time-to-Hire-Zeiten und Engpässen beim Onboarding. Der weltweite Medianwert für die Besetzung offener Stellen liegt bei 38 Tagen – in Deutschland sind es sogar 55 Tage. Jeder Tag ohne Besetzung bedeutet einen weiteren Tag Produktivitätsverlust.

Selbst nach Arbeitsbeginn kann ein unstrukturierter Onboarding-Prozess den Zeitpunkt bis zur vollen Produktivität hinauszögern und das bestehende Team zusätzlich belasten.

3. Definieren Sie die Vorteile und den erwarteten ROI – und verknüpfen Sie diese mit den Unternehmenszielen

Wenn Sie die Kosten des Nichtstuns aufgezeigt haben, ist es entscheidend, die konkreten Vorteile einer bestimmten Investition in HR-Software für Ihr Unternehmen klar darzustellen.

Anstatt eine reine Funktionsliste oder allgemeine Verbesserungen zu präsentieren, sollten Sie jeden Vorteil in der Sprache darstellen, die für Ihre Geschäftsleitung relevant ist – Zeit, Kosten, Risiko oder strategischer Vorteil.

Nutzen Sie dafür einfache „Problem → Auswirkung → Lösung“-Formulierungen und stützen Sie Ihre Argumentation mit Zitaten und realen Erfolgsbeispielen.

Problem 1: „Wir verlieren in neuen Standorten Monate pro Einstellung durch langwierige Dokumentenprozesse und Benefits-Administration.“

• Auswirkung: „Das ist wertvolle Zeit, in der wir unsere Ziele nicht erreichen oder keinen Mehrwert liefern.“
• Lösung: Telin konnte mit Deel die Onboarding-Zeit in neuen Standorten von mehreren Monaten auf wenige Tage verkürzen – und so die Produktivität neuer Mitarbeiter:innen deutlich beschleunigen.

Problem 2: „Unser HR-Team verbringt wöchentlich über 20 Stunden mit manueller Dateneingabe.“

• Auswirkung: „Das entspricht rund einem halben FTE pro Monat – Zeit, die wir für strategische Projekte nutzen könnten.“
• Lösung: DevBase hat 20 administrative Workflows mit Deel automatisiert und so über 278 Stunden pro Monat eingespart und die HR-Arbeitslast um 80 % reduziert.

Problem 3: „Wir arbeiten in mehreren Ländern mit unterschiedlichen Systemen – ohne Transparenz oder einheitliche Prozesse.“

• Auswirkung: „Das erhöht Compliance-Risiken, frisst Ressourcen und macht Reporting fast unmöglich – besonders für schlanke Teams im internationalen Kontext.“
• Lösung: Cohabs hat sieben voneinander getrennte Payroll-Systeme durch eine einheitliche Plattform ersetzt – mit Deel’s Global Payroll, HRIS und PEO. Das Ergebnis: geschätzte 960 Stunden weniger Verwaltungsaufwand pro Monat und die Erwartung, die Payroll-Arbeitslast bis Ende 2025 um die Hälfte zu reduzieren.

Problem 4: „Wir verwalten unsere HR-Daten in Google Sheets.“

• Auswirkung: „Das führt zu Engpässen, Fehlern und fehlender Transparenz.“
• Lösung: Feedier konnte seine HR-Administrationslast halbieren, indem es 100 % seiner Mitarbeiter:innendaten im HRIS von Deel zentralisierte.

4. Kosten schätzen und Optionen vergleichen

Wie bei jeder Präsentation vor der Geschäftsleitung steht das Thema Kosten im Mittelpunkt. Die C-Level-Führung möchte genau verstehen, welche finanziellen Auswirkungen Ihre Investition in HR-Software hat – und wie sich diese auf das Endergebnis auswirken. Außerdem erwarten Entscheidungsträger:innen, dass Sie die zugrunde liegenden Zahlen kennen.

Beginnen Sie mit einer Schätzung der Gesamtbetriebskosten (Total Cost of Ownership). Dazu gehören:

• Softwarelizenzen oder Abonnementgebühren
• Implementierungs- oder Einrichtungskosten, falls vorhanden (Deel beispielsweise erhebt keine Implementierungskosten und ist innerhalb weniger Tage voll einsatzbereit)
• Schulungs- und Change-Management-Aufwand
• Time-to-Value: Wie lange dauert es, bis die Vorteile die Kosten übersteigen?

Vergleichen Sie anschließend die Kosten Ihrer vorgeschlagenen Lösung mit dem aktuellen Ansatz. An dieser Stelle zeigen sich oft die versteckten Kosten von Tabellenkalkulationen und manuellen Systemen:

• Manuelles Onboarding = Produktivitätsverlust durch 2 bis 5 Tage Ramp-up-Verzögerung pro Neueinstellung (durchschnittlich 500 bis 1.000 US-Dollar pro Einstellung)
• Getrennte Datenquellen = Zeitaufwand für die manuelle Erstellung von Headcount- oder Fluktuationsberichten (ca. 12 Std./Monat × Stundensatz HR/Analyst:in)
• Fehlklassifizierung von Auftragnehmer:innen = Rechtliche Risiken, Steuernachzahlungen und Bußgelder (insbesondere in internationalen Märkten)
• Wiederholende Verwaltungsarbeit = Stundenaufwand für Aufgaben wie die Aktualisierung von Mitarbeiterakten, Payroll-Änderungen oder manuelle PTO-Verfolgung

5. Passen Sie Ihre Botschaft an verschiedene Stakeholder an

Selbst das überzeugendste Business-Case-Argument für HR-Lösungen muss auf das jeweilige Publikum zugeschnitten sein. Ein CFO, eine CEO und ein IT-Leiter bewerten Ihren Vorschlag aus sehr unterschiedlichen Blickwinkeln – stellen Sie also sicher, dass Sie die richtige Sprache sprechen.

Strukturieren Sie Ihr Argument um die folgenden Kernelemente:

• Problem: Was funktioniert heute nicht oder ist ineffizient?
• Auswirkung: Welche Kosten entstehen, wenn alles beim Alten bleibt?
• Lösung: Welches Tool oder System schlagen Sie vor?
• Vorteile: Was wird dadurch möglich? (z. B. Zeitersparnis, Kostenreduktion, geringeres Risiko, bessere Planung)
• Kosten: Welche Investition ist nötig und wie steht sie im Verhältnis zum erwarteten ROI?
• Zeitplan: Ab wann wird der Nutzen im Unternehmen spürbar?

6. Einwände vorhersehen und gezielt entkräften

Die Geschäftsleitung würde ihre Aufgabe nicht erfüllen, wenn sie nicht kritische Nachfragen stellt. Als Gatekeeper für Investitionsentscheidungen müssen Führungskräfte sicherstellen, dass ihre Entscheidungen fundiert und wasserdicht sind.
Oft bedeutet das, dass sie Einwände vorbringen – ob berechtigt oder nicht –, um die Stärke Ihres Business Case zu testen.

So können Sie auf Widerstand reagieren:

7. Präsentieren Sie Ihren Business Case mit Selbstvertrauen

Wenn Sie alle vorherigen Schritte umgesetzt haben, fehlt nur noch der Auftritt vor der C-Suite. Fakten sind wichtig – aber auch Ihre Präsentation zählt. Selbstsicherheit signalisiert den Entscheidungsträger:innen, dass es sich um eine strategische Investition handelt, die startklar ist.

So sorgen Sie dafür, dass Ihre Präsentation überzeugt:

• Nutzen Sie Daten und Visualisierungen, z. B. ROI-Zusammenfassungen, Diagramme zur Zeitersparnis oder Vergleiche von Compliance-Risiken, um Ihre Botschaft greifbarer und einprägsamer zu machen.
• Konzentrieren Sie sich auf Ergebnisse, nicht auf Funktionen – statt Produktfeatures aufzulisten, zeigen Sie den geschäftlichen Mehrwert, wie weniger Payroll-Fehler oder eine stärkere Compliance.
• Zeichnen Sie ein Zukunftsbild – zeigen Sie der Führungsebene, wie der Arbeitsalltag mit der richtigen HR-Software aussieht: Prozesse sind automatisiert, HR kann sich strategischen Projekten widmen, und das Unternehmen ist bereit, nachhaltig zu skalieren.

Besonders wirkungsvoll ist es, wenn Sie auf eine erwiesene Erfolgsbilanz verweisen können. Bitpanda-CHRO Lindsay Ross kannte den Mehrwert von Deel bereits aus einem früheren Unternehmen. Als sie zu Bitpanda wechselte, fiel die Entscheidung, vom bisherigen Anbieter auf Deel umzusteigen, leicht – gestützt auf eine klare Empfehlung.

Wenn Sie ein Tool bereits in einem Pilotprojekt getestet, in einer früheren Position eingesetzt oder positive Erfahrungsberichte von Kolleg:innen gesammelt haben, bauen Sie diese in Ihre Argumentation ein. Eine erprobte Lösung mit einer überzeugten Fürsprecherin oder einem Fürsprecher hat deutlich bessere Chancen, von der Geschäftsleitung freigegeben zu werden.

Deel HR-Software: Ihr Business Case steht schon fest

Die stärksten Business Cases basieren auf klar messbaren Ergebnissen – und genau das liefert Deel von Anfang an. Von Onboarding und Global Payroll über Compliance, Performance Management bis hin zur Employee Experience: Die Plattform hilft HR-Teams, ihren Wert in jeder Wachstumsphase zu belegen.

So stärken die wichtigsten Funktionen von Deel Ihren Business Case:

• Eine Plattform in über 150 Ländern: Verwalten Sie Payroll, Onboarding, Compliance, Performance und Benefits für direkt angestellte Mitarbeiter:innen, EORs und Freelancer:innen zentral an einem Ort.
• Integrierte Compliance und Global Payroll: Deel übernimmt Steuern, lokale Dokumentation, Klassifizierung und Verträge – ohne dass Sie bei jeder internationalen Einstellung eigene Rechtsabsicherungen arrangieren müssen.
• Schnelles Onboarding ohne Einrichtungsgebühren: Implementieren Sie das System in wenigen Minuten – ohne Setup-Kosten – im Vergleich zu Legacy-Tools, deren Konfiguration oft Monate dauert.
• Zentralisierte Daten & leistungsstarke Analysen: Von Organigrammen und Abwesenheitsmanagement bis zu Vergütung, Benefits und Equity – die People Analytics von Deel liefern fundierte Entscheidungsgrundlagen.
• Nahtlose Integrationen & Enterprise-Security: Verbinden Sie Deel mit Ihrem bestehenden Tech-Stack über mehr als 100 Integrationen – und erfüllen Sie höchste Sicherheitsstandards wie GDPR, SOC 2 und ISO 27001.
• Globales Support-Team & interne Expert:innen: Deel betreibt Payroll- und Compliance-Teams intern – ohne Drittanbieter –, damit Sie immer einen verlässlichen Ansprechpartner haben.
• Erfolgsbilanz in Zahlen: Über 37,000 Unternehmen weltweit – von Start-ups bis zu Konzernen – vertrauen Deel bei der grenzüberschreitenden Personalverwaltung. Bereits über 650,000+ Beschäftigte wurden über Deel an Bord geholt und Zahlungen von über $17.3B Mrd. US-Dollar abgewickelt.

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