Gehaltsabrechnungssteuern Für Arbeitgeber In Den USA: Ein Leitfaden

Die Navigation durch Gehaltsabrechnungssteuern für Arbeitgeber in den USA kann überwältigend sein, insbesondere wenn Sie in mehreren Bundesstaaten tätig sind oder ein wachsendes Team verwalten.

Mit der vereinheitlichten Gehaltsabrechnungsplattform von Deel und unserer Compliance-Expertise können Sie Steuerberechnungen automatisieren, manuelle Fehler reduzieren und die Gehaltsabrechnung genau und vollständig konform halten – unabhängig davon, in welchem US-Bundesstaat Sie tätig sind.

Die Anforderungen an US-Gehaltsabrechnungssteuern variieren je nach Arbeitnehmerart, Unternehmensgröße und Bundesstaat. Dieser Artikel behandelt die wichtigsten Sätze, Formulare und Fristen, die Sie verfolgen müssen.

US Gehaltsabrechnungssteuern Für Arbeitgeber: FICA Und Medicare

Eines der wichtigsten Elemente der Gehaltsabrechnungssteuern für Arbeitgeber in den USA ist die Federal Insurance Contributions Act Tax (FICA Tax). FICA ist ein Gesetz, das Arbeitgeber verpflichtet, Steuern von den Gehältern der Mitarbeitenden einzubehalten, um Social Security und Medicare zu finanzieren — Bundesprogramme, die Amerikaner bei Behinderung, im Alter und in weiteren Fällen unterstützen.

Social Security: Definition und Steuersätze

Die Social Security-Steuer in den USA deckt Leistungen für arbeitsunfähige Personen, Ältere und Familien ab, in denen ein Ehepartner oder Elternteil verstirbt. Alle Beschäftigten und ihre Arbeitgeber leisten Beiträge in das Social-Security-System, damit Mittel verfügbar sind, wenn Leistungen benötigt werden. Der Social Security-Steuersatz für Arbeitgeber und Mitarbeitende beträgt jeweils 6,2%, womit sich ein Gesamtbetrag von 12,4% ergibt. Dieser Steuersatz gilt für verschiedene Einkommensarten wie Gehälter, Löhne und Boni.

Die Social-Security-Steuer in den USA unterliegt einer Beitragsbemessungsgrenze, also einem maximalen lohnabhängigen Betrag, der für die Social-Security-Steuer im jeweiligen Jahr herangezogen wird. Für Einkünfte 2026 liegt die Beitragsbemessungsgrenze bei $184.500.

Medicare: Definition und Steuersätze

Medicare-Steuern fließen in einen separaten FICA-Fonds, der Versicherungsleistungen und subventionierte Gesundheitsversorgung für Personen über 65 Jahre sowie für bestimmte jüngere Personen mit Behinderungen bietet. Der Medicare-Steuersatz beträgt 1,45% für Arbeitgeber und 1,45% für Mitarbeitende, also insgesamt 2,9%.

Im Gegensatz zur Social Security gibt es für Medicare keine Beitragsbemessungsgrenze. Es gilt jedoch eine zusätzliche Steuer von 0,9%, die auf Mitarbeitende je nach deren Lohnhöhe und steuerlicher Veranlagung anfällt. Die Bedingungen haben wir in der nachstehenden Tabelle zusammengefasst.

US Gehaltsabrechnungssteuern Für Selbstständige: SECA

Für Selbstständige gelten die Social-Security- und Medicare-Abgaben weiterhin unter dem Self-Employed Contributions Act (SECA).

Nach SECA müssen selbstständige Personen sowohl den Arbeitgeber- als auch den Arbeitnehmeranteil der FICA-Steuern zahlen. Das Gesetz erlaubt jedoch, die Hälfte der Selbstständigensteuer als Betriebsausgabe abzusetzen, wodurch die Steuerlast teilweise gemildert wird. Diese Beiträge stellen sicher, dass Selbstständige denselben sozialstaatlichen Schutz wie traditionelle Vollzeitbeschäftigte erhalten.

Im Gegensatz zu traditionellen Angestellten, bei denen FICA über Lohnabzug erhoben wird, müssen Selbstständige vierteljährliche Vorauszahlungen leisten; diese Zahlungen können auf die Selbstständigensteuer angerechnet werden.

Um die Social-Security- und Medicare-Sätze für Selbstständige besser zu verstehen, haben wir diese Sätze und ihre Berechnung erläutert.

Social Security-Steuersätze Für Selbstständige

Da eine selbstständige Person sowohl als Arbeitgeber als auch als Arbeitnehmer gilt, beträgt ihr Social Security-Steuersatz 12,4%, errechnet aus dem Arbeitgeberanteil von 6,2% und dem Arbeitnehmeranteil von 6,2%.

Die Beitragsbemessungsgrenze gilt auch für Selbstständige, das heißt die ersten $184.500 der Einkünfte 2026 unterliegen der Social-Security-Steuer.

Medicare-Steuer Für Selbstständige

Die Medicare-Steuer für Selbstständige beträgt insgesamt 2,9%, errechnet aus dem Arbeitgeberanteil von 1,45% und dem Arbeitnehmeranteil von 1,45%.

Selbstständige sind ebenfalls abhängig von ihrem steuerlichen Veranlagungsstatus und ihrer Einkommenshöhe verpflichtet, eine zusätzliche Medicare-Steuer von 0,9% zu zahlen. Dieselben Richtlinien und Einkommensgrenzen, die für traditionelle Angestellte gelten, greifen auch für Selbstständige.

US Gehaltsabrechnungssteuern Für Arbeitgeber: Bundesgesetz Über Die Arbeitslosensteuer (FUTA)

Das Bundesgesetz Über Die Arbeitslosensteuer (FUTA) verpflichtet Arbeitgeber, Steuern zur Finanzierung von Arbeitslosenleistungen für Beschäftigte zu zahlen, die ihren Arbeitsplatz verloren haben. Diese Bundessteuer gilt nur für Arbeitgeber, die Höhe der Steuerschuld richtet sich jedoch nach den Gehältern der Mitarbeitenden.

Die FUTA-Steuer beträgt 6% und gilt für die ersten 7.000 USD, die einem/einer Mitarbeitenden im Laufe des Jahres als Gehalt gezahlt werden. Dieser Betrag von 7.000 USD wird als FUTA-Bemessungsgrundlage bezeichnet. Die staatliche Bemessungsgrundlage variiert je nach den spezifischen Regelungen Ihres Bundesstaats.

Arbeitgeber, die ihren Anteil an den staatlichen Arbeitslosensteuern fristgerecht zahlen, können für eine Steuergutschrift von 5,4% auf FUTA-steuerpflichtige Löhne in Frage kommen. Wird diese Gutschrift angewendet, sinkt der FUTA-Steuersatz für Arbeitgeber auf 0,6%. Um für diese Steuergutschrift in Frage zu kommen, müssen Arbeitgeber ihre staatlichen Arbeitslosensteuern vollständig bis zum Fälligkeitsdatum des Form 940 zahlen und dies für alle Löhne tun, die der FUTA-Steuer unterliegen. Zudem dürfen sie nicht in einem sogenannten Credit-Reduction-Bundesstaat registriert sein. Credit-Reduction-Bundesstaaten sind solche, die Darlehen der Bundesregierung zur Auszahlung von Arbeitslosengeldern noch nicht zurückgezahlt haben.

Bundes- und staatliche Einkommensteuer in den USA

Während FICA-Steuern soziale Leistungen finanzieren und FUTA die Arbeitslosenversicherung, fließen bundeseinkommensteuer Einnahmen in die allgemeinen Mittel des US-Schatzamts. Nicht jeder US-Bundesstaat erhebt Einkommensteuer; die Staaten, die Einkommensteuer erheben, führen diese Einnahmen in den jeweiligen Staatshaushalt ab.

Bundessteuer-Sätze 2025 in den USA

Die Bundeseinkommensteuersätze in den USA sind in Steuerklassen unterteilt, die nach dem zu versteuernden Einkommen (nach Abzug von Abzügen und Freibeträgen) festgelegt sind. Es gibt sieben Steuerklassen mit Sätzen von 10–37%. Der Steuersatz für jede Person hängt von ihrem Einkommen und dem Steuerstatus ab, wie in der folgenden Tabelle dargestellt.

Quelle: Internal Revenue Service, ,,Revenue Procedure 2024-40"

Arbeitgeber sind verpflichtet, die Bundeseinkommensteuer auf Grundlage des Form W-4 einzubehalten. Dieses Formular füllen Mitarbeitende aus und reichen es bei ihren Arbeitgebern ein, damit der korrekte Einbehalt von den Gehaltsabrechnungen vorgenommen wird.

Form W-4 ermittelt die Quellensteuer unter Berücksichtigung, ob ein/e Mitarbeitende mehrere Jobs hat, ob ein/e Ehepartner/in ebenfalls arbeitet, ob es Unterhaltsberechtigte gibt, zusätzliches Einkommen und weitere optionale Anpassungen. Dieses Formular wird in der Regel jährlich ausgefüllt, bei Beginn einer neuen Beschäftigung oder immer dann, wenn sich die persönlichen oder finanziellen Verhältnisse eines/einer Mitarbeitenden ändern.

Staatliche Einkommensteuersätze 2025 in den USA

Die staatlichen Einkommensteuern in den USA werden von den einzelnen Bundesstaaten festgelegt, mit durchschnittlichen Sätzen von mindestens 2,11% bis höchstens 7,75%.

Die meisten Arbeitgeber müssen sowohl für Bundes- als auch für Staatssteuern geschätzte Steuerzahlungen über den Gehaltsabrechnungsprozess einbehalten und an den Internal Revenue Service (IRS) überweisen. Die folgenden Bundesstaaten erheben jedoch keine staatliche Einkommensteuer:

• Alaska
• Nevada
• Wyoming
• South Dakota
• Texas
• Tennessee
• Florida

Ähnlich wie bei der Bundeseinkommensteuer variiert die Höhe der einbehaltenen staatlichen Einkommensteuer je nach Einkommen und Steuerklasse der jeweiligen Person. Staffelsteuersätze sind sowohl auf Bundes- als auch auf Landesebene üblich; die Geringverdiener zahlen weniger, höhere Einkommen tragen höhere Steuerlasten.

US-Steuerberichtsanforderungen Für Arbeitgeber

Die wichtigsten Meldepflichten und Fristen, die Arbeitgeber in den USA kennen müssen, umfassen vierteljährliche Meldungen, jährliche Meldungen und bundesstaatliche Steuerabführungen.

Vierteljährliche Steuererklärungen Für Arbeitgeber In Den USA

Die meisten Arbeitgeber, die Bundeseinkommensteuer, Sozialversicherung oder Medicare-Steuern einbehalten, müssen jedes Quartal das Formular 941 einreichen. Dieses Formular meldet Löhne, Trinkgelder, einbehaltene Bundeseinkommensteuer sowie Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteile der Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern. Die Fälligkeitstermine für die Quartale lauten wie folgt:

• Q1 (1. Januar - 31. März): Fällig am 30. April
• Q2 (1. April - 30. Juni): Fällig am 31. Juli
• Q3 (1. Juli - 30. September): Fällig am 31. Oktober
• Q4 (1. Oktober - 31. Dezember): Fällig am 31. Januar des Folgejahres

Es gibt jedoch einige Ausnahmen, die zu beachten sind.

• Für kleine Unternehmen, deren jährliche Haftung für Sozialversicherung, Medicare und einbehaltene Bundeseinkommensteuer 1.000 USD oder weniger beträgt, ist das Formular 944 zur jährlichen Einreichung anstelle der vierteljährlichen Einreichung zu verwenden
• Saisonale Arbeitgeber sind von der Einreichung des Formulars 941 in Quartalen befreit, in denen sie keine Löhne gezahlt haben. Um dem IRS mitzuteilen, dass Sie in einem oder mehreren Quartalen nicht einreichen werden, aktivieren Sie das Kästchen in Zeile 18 für jedes Quartal, für das Sie Formular 941 einreichen
• Arbeitgeber von Haushaltshilfen sind in der Regel von der Einreichung des Formulars 941 befreit
• Arbeitgeber in der Landwirtschaft müssen Formular 941 für landwirtschaftliche Arbeitslöhne nicht einreichen

Wenn keine dieser Ausnahmen auf Ihr Unternehmen zutrifft, sind Sie verpflichtet, Formular 941 vierteljährlich einzureichen, unabhängig davon, ob Sie in diesem Quartal Löhne gezahlt haben oder nicht.

Jährliche Steuererklärungen Für Arbeitgeber In Den USA

Im Allgemeinen umfassen die wichtigsten Formulare, die Arbeitgeber in den USA jährlich einreichen müssen, Formular 940, Form W-2, Form W-3, Formular 1099-NEC und Formular 1096.

• Formular 940 wird verwendet, um Ihre jährliche FUTA-Steuer zu melden. Wenn Sie Löhne in Höhe von 1.500 USD oder mehr an Mitarbeitende gezahlt haben oder wenn Sie in mindestens 20 Wochen oder mehr des Jahres mindestens einen/eine Mitarbeitende/n beschäftigt hatten, müssen Sie Formular 940 einreichen. Dieses Formular ist am 31. Januar des Folgejahres fällig.

• Form W-2 wird verwendet, um Einkünfte gegenüber den Bundes- und Landessteuerbehörden zu melden und den Mitarbeitenden eine Aufstellung der einbehaltenen Steuern zur Verfügung zu stellen. Arbeitgeber müssen jedem/einer Mitarbeitenden das Form W-2 bis zum 31. Januar des Folgejahres ausstellen, um Löhne, Trinkgelder und sonstige Vergütungen sowie einbehaltene Bundes-, Landes- und kommunale Steuern zu melden. Mitarbeitende verwenden dieses Formular, um ihre persönliche Einkommensteuererklärung bis zum 15. April einzureichen.

• Beim Einreichen von Form W-2 sind Arbeitgeber außerdem verpflichtet, das Form W-3 einzureichen, das die gesamten Mitarbeiterlöhne und einbehaltenen Beträge zusammenfasst und meldet. Form W-3 muss zusammen mit Kopie A aller Formulare W-2 bis zum 31. Januar des Folgejahres an die Social Security Administration übermittelt werden.

• Formular 1099-NEC deckt Vergütungen an Nichtarbeitnehmende ab und muss eingereicht werden, wenn Sie 600 USD oder mehr an einen/eine Auftragnehmer/in für Dienstleistungen im Rahmen Ihres Geschäfts gezahlt haben. Arbeitgeber müssen dieses Formular bis zum 31. Januar des Folgejahres einreichen.

• Formular 1096 wird verwendet, um Papier-Formulare 1099 und verschiedene andere Formulare zu übermitteln. Beim Einreichen von Formular 1096 zusammen mit Formular 1099-NEC müssen Arbeitgeber bis zum 31. Januar des Folgejahres einreichen. Es ist wichtig zu beachten, dass dieses Formular nicht für die elektronische Übermittlung verwendet wird.

Einzahlungen Für Bundessteuern Durch Arbeitgeber In Den USA

Arbeitgeber In Den USA Sind Nicht Nur Dafür Verantwortlich, Lohnsteuern Einzubehalten, Sondern Müssen Diese Steuern Auch Elektronisch Über Das Electronic Federal Tax Payment System (EFTPS) An Das IRS Überweisen.

Es Gibt Zwei Einzahlungspläne: Monatlich Und Halbwöchentlich. Sie Müssen Vor Beginn Jedes Kalenderjahres Bestimmen, Welchen Einzahlungsplan Sie Verwenden Müssen. Ihr Einzahlungsplan Hängt Von Ihrer Steuerpflicht Während Eines Definierten Rückblickzeitraums Ab.

Wenn Ihre Gesamte Beschäftigungssteuerpflicht Während Des Rückblickzeitraums Weniger Als 50.000 USD Beträgt, Leisten Sie Monatliche Einzahlungen. Monatliche Einzahlungen Sind Bis Zum 15. Des Folgenden Monats Fällig.

Wenn Ihre Gesamte Beschäftigungssteuerpflicht Während Des Rückblickzeitraums Über 50.000 USD Liegt, Leisten Sie Halbwöchentliche Einzahlungen. Das Fälligkeitsdatum Für Halbwöchentliche Einzahlungen Hängt Davon Ab, Wann Mitarbeitende Ausbezahlt Werden. Wir Haben Die Verschiedenen Fälligkeitstermine Unten Aufgeführt:

• Wenn Der Zahltag Zwischen Mittwoch Und Freitag Liegt, Sind Die Einzahlungen Bis Zum Folgenden Mittwoch Fällig
• Wenn Der Zahltag Zwischen Samstag Und Dienstag Liegt, Sind Die Einzahlungen Bis Zum Folgenden Freitag Fällig

Spezielle Bedingungen Und Steuerformulare Für Unternehmen Können Abhängig Von Ihrer Unternehmensgröße Und -art Anwendung Finden. Konsultieren Sie Die Steuerinformationen Für Unternehmen Des IRS Für Weitere Hinweise.

Konsequenzen Bei Nichtzahlung Von Gehaltssteuern In Den USA

Das Versäumnis, Ihre Gehaltssteuern Genau Und Fristgerecht Einzureichen, Führt Zu Strafen. Sofern Sie Keinen Vernünftigen Grund Für Das Versäumnis Angeben Können Oder Den Korrekten Betrag Nicht Zahlen, Unterliegen Sie Einer Geldbuße. Das IRS Kann Auch Zinsen Berechnen, Wenn Sie Die Strafe Nicht Vollständig Zahlen.

Zum Beispiel Führt Die Nichtzahlung Ihrer Steuern Bis Zur Frist Zu Einer Strafe Von 0,5% Der Unbezahlten Steuern Für Jeden Monat (Oder Teil Eines Monats), In Dem Die Steuer Unbezahlt Bleibt. Diese Strafe Kann Bis Zu 25% Erreichen.

Weitere Gründe Für Strafen Sind Unter Anderem:

• Versäumnis Der Einreichung
• Unzutreffender Antrag Auf Erstattung
• Versäumnis, Beschäftigungssteuern Einzuzahlen
• Unzureichende Vorauszahlungen
• Falsche Meldung Ausländischer Finanzaktivitäten

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