Lidiar con la gestión de la nómina a nivel internacional es uno de los principales desafíos para las empresas que buscan una expansión global. Las regulaciones fiscales internacionales, las leyes locales y las conversiones de moneda local impiden que las empresas realicen pagos puntuales a sus colaboradores a nivel global. La solución: tercerizar los servicios de nómina internacional a un proveedor de nómina global líder en el mercado.
Este artículo te mostrará cómo identificar el proveedor de servicios de nómina adecuado para tus necesidades comerciales, incluidas las funciones de seguridad que debes buscar y cómo detectar una excelente experiencia de usuario.
1. ¿Cubren a toda tu fuerza laboral a nivel global?
Encontrar un nuevo proveedor de nómina cada vez que contratas en una nueva región requiere tiempo y recursos valiosos; en lugar de esto, asóciate con un proveedor de nómina internacional que ofrezca cobertura en varios países.
Recopila la siguiente información antes de comenzar tu búsqueda:
- Dónde residen tus colaboradores y freelancers actuales.
- Dónde quieres contratar en los próximos 6-12 meses.
- Dónde puedes contratar en los próximos 5 años.
- En qué lugares no quieres contratar.
Sé específico en cuanto a la región, ya que algunos países tienen diferentes leyes laborales y fiscales para cada estado o provincia.
Revisa la información con posibles proveedores de nómina para asegurarte de que obtendrás la cobertura que necesitas a corto y largo plazo. Pregúntales también sobre sus planes de expansión: un buen proveedor de nómina global expandirá constantemente sus operaciones para lograr gestionar la nómina en cada vez más países.
2. ¿Ofrecen servicios de RR.HH. globales adicionales?
Puedes ahorrar tiempo y dinero (especialmente si eres una pequeña empresa o una startup) al combinar tus servicios de nómina con otras soluciones de RR.HH.
Seguir con un proveedor de nómina global básico tiene sentido si:
- Solo estás subcontratando tareas básicas de nómina.
- Tienes un presupuesto limitado.
- Tienes un equipo de RR.HH que funciona bien, pero no tienes un especialista en nómina
Sin embargo, si necesitas ayuda con lo siguiente, te beneficiarás de las soluciones de RR.HH y nómina full service:
- Administración de beneficios.
- Contratación internacional (pero no quieres establecer una filial en el extranjero).
- Onboarding y offboarding de colaboradores y freelancers.
- Apoyo con tareas de RR.HH y gestión general de la fuerza laboral.
Un employer of record (EOR), también conocido como PEO global (organización de empleadores profesionales), puede ofrecer estos servicios además de la gestión de la nómina global y la declaración de impuestos. Cuando te asocias con un EOR, este se convierte en el empleador legal de tu personal, por lo que no tienes que establecer una entidad local cada vez que contratas en un nuevo país. El EOR asume todas las responsabilidades legales y financieras mientras tu gestionas el día a día de tu gente.
Además, las empresas que se asocian con proveedores de EOR como Deel obtienen acceso a herramientas y servicios de RR.HH como Slack, suministro de equipos de trabajo, membresías de WeWork, y soporte con contratos localizados y administración de beneficios para colaboradores.
💡 Obtén más información sobre qué es un EOR y cómo funciona.
3. ¿Se preocupan por la experiencia del usuario?
Tu equipo interactuará con el sistema de tu proveedor, por lo que debe ser fácil de usar. Especialmente si planeas sumar a muchas personas a tu equipo. Una mala experiencia de usuario se convertirá en algo frustrante y que consumirá mucho tiempo para tus colaboradores y freelancers.
Una gran experiencia de usuario requiere más que funciones técnicas. El soporte y servicio al cliente de alta calidad harán que la experiencia con la nómina sea más agradable y eficiente. Pregúntate lo siguiente cuando compares proveedores de nómina global:
- ¿El sistema tiene capacidades de autoservicio para colaboradores que les permitan retirar fondos de diferentes maneras, agregar gastos y ver transacciones?
- ¿Pueden los colaboradores cargar fácilmente formularios de impuestos, información bancaria y otros documentos?
- ¿Se pueden firmar documentos digitalmente?
- ¿El software de nómina se siente intuitivo?
- ¿El software ofrece confirmaciones de pago claras y detalladas y automatización de facturas?
- ¿El servicio incluye un equipo interno de expertos que pueden aclarar dudas sobre remuneración, beneficios y costos de contratación internacional?
- ¿Puedes acceder a un servicio de atención al cliente 24/7 a través de un chatbot, email directo o un número de teléfono?
- ¿La nómina se integra con sus otras herramientas, como la gestión del capital humano (HCM) y el software de información de RR.HH (SIRH)?
- ¿El servicio proporciona recursos online útiles como blogs, guías o videos?
No quieres pasar 3 meses tratando de llevar a cabo el onboarding de tu nuevo colaborador. Obtén la guía gratuita sobre cómo acelerar acelerar tus procesos de contratación global.
4. ¿Puedes pagar a los colaboradores y freelancers?
No todos los proveedores de nómina global pueden ayudarte a pagar a los freelancers extranjeros. Algunos proveedores tienen limitaciones basadas en las ubicaciones de la persona y de la empresa, ya que los países tienen diferentes definiciones y requisitos de pago para los freelancers.
Verifica que tu proveedor de nómina global pueda administrar el procesamiento de la nómina para tus freelancers y ayudarte con la clasificación y el compliance. Debido a la complejidad, muchas empresas subcontratan estas tareas con un proveedor de nómina multinacional. Sin un experto en nómina que te guíe, no puedes estar seguro de cumplir con las leyes laborales y de pago locales del freelancer.
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5. ¿Tienen funciones de informes personalizables?
Un buen proveedor de nómina global te permitirá generar informes de nóminas en tiempo real que te indicarán a dónde va tu dinero y cuándo lo hace. Esta función es clave para estar preparado para una posible auditoría.
Tu proveedor también debe ofrecer un dashboard fácil de usar en el que puedas visualizar datos de nómina. Como mínimo, deberías poder filtrar los datos por persona, fecha y ubicación.
Haz una lista de los informes y sets de datos trimestrales, anuales y ad-hoc que tu equipo necesitará y compáralos con las funciones de informes del proveedor. Aquí hay algunas ideas:
- Informes de fin de año fiscal.
- Informes del año hasta la fecha.
- Recaudaciones de impuestos.
- Declaraciones de impuestos.
- Salarios pagados.
- Horas trabajadas.
- Horas extras pagadas.
- Bonos pagados.
- Costos de pensión.
- Contribuciones de seguridad social
6. ¿Pueden escalar con tu negocio?
Si no eliges un proveedor de nómina global que pueda escalar a tu ritmo, tendrás que volver a buscar proveedores en unos años. También deberás transferir los datos de tu personal y volver a capacitar a tu equipo en nuevos procesos y sistemas.
El servicio de nómina global adecuado hará que el crecimiento de tu empresa global sea más fácil, no más difícil. Tener un proveedor de nómina a largo plazo también te ayuda a mantener una experiencia positiva para tu gente y reduce las interrupciones en tu flujo de trabajo. Aquí te mostramos cómo identificar un proveedor de nómina global escalable:
- Constantemente están agregando nuevas funciones y servicios.
- Mantienen actualizadas sus protecciones de seguridad.
- No limitan la cantidad de colaboradores/freelancers que puede tener en el sistema de nómina.
- Están expandiendo sus operaciones a nuevas regiones.
- Ofrecen una variedad de métodos de pago para los beneficiarios.
- Ofrecen opciones de pago masivo
7. ¿Tienen métodos de pago flexibles a nivel global?
Ofrecer a los beneficiarios varios métodos de pago puede ayudarte a atraer talento con visión de futuro. Los métodos de pago estándar incluyen depósito directo, pagos SWIFT, transferencias de dinero y giros, pero los trabajadores de hoy buscan opciones más exclusivas.
Desde noviembre de 2020, ha habido un aumento mensual del 10% en el número de personas que quieren pagos con criptomonedas. Luego están las pay cards, que brindan aún más flexibilidad con los fondos. Los colaboradores internacionales a menudo prefieren las pay cards y las criptomonedas para recibir su pago en una moneda más estable.
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8. ¿Dan prioridad a la seguridad de los datos?
Tu proveedor de nómina global necesitará acceso a datos confidenciales de los colaboradores, incluidos nombres, detalles de contacto, detalles bancarios e información fiscal (números de seguro social y números de identificación fiscal). Asegúrate de solo trabajar con proveedores que ofrezcan seguridad de nómina de primer nivel.
Tu proveedor debe tener un acuerdo de procesamiento de datos (DPA) para proteger los datos y la información de tu gente. Un DPA garantiza que el proveedor maneje los datos correctamente y siga las pautas de GDPR para evitar posibles violaciones y abusos de datos. Estas protecciones también garantizan el procesamiento seguro de datos y protegen legalmente a tu empresa si el proveedor hace un mal manejo de estos.
Hazte estas preguntas para entender las medidas de seguridad de un proveedor:
- ¿Dónde se puede revisar tu política de privacidad disponible públicamente?
- ¿Cómo se almacenan las contraseñas?
- ¿Tu software es cloud-based con actualizaciones automáticas, recuperación de datos y copia de seguridad?
- ¿Necesitas autenticación de dos factores y autenticación de inicio de sesión único (SSO)?
- ¿Cómo se cifran los datos de tus clientes?
- ¿Cuál es tu política de retención de datos?
- ¿Cuál es tu procedimiento para dar a los usuarios acceso a información confidencial?
- ¿Cuál es tu proceso si ocurre una violación de la información o un acceso no autorizado?
9. ¿Tu modelo de pago funciona para tu empresa?
Si eres una pequeña o mediana empresa o tiene un presupuesto ajustado, necesitas saber a dónde va tu dinero y cuándo esperar cargos. Como actualmente hay tantos modelos de pago disponibles de proveedores de nómina global, puedes elegir el mejor modelo para tu empresa.
La mayoría de los modelos de pago cobran por colaborador o freelancer. El costo por freelancer suele ser menor que el costo por colaborador. En cuanto a los calendarios de pago, espera pagos mensuales, trimestrales o anuales.
Los proveedores a menudo ofrecen precios basados en cotizaciones según el tamaño de la empresa, las soluciones de RR.HH. requeridas, el salario de los colaboradores y la ubicación. Algunos proveedores ofrecen tarifas reducidas para servicios combinados, precios personalizados para empresas y descuentos para startups.
10. ¿Sus características valen la pena la inversión?
Un proveedor de nómina global puede ajustarse a tu presupuesto, pero ¿realmente está siendo rentable esa inversión en relación a lo que ofrece?
A continuación, encontrarás una lista de las funciones más comunes que ofrecen los proveedores de nómina global. El precio de cada función varía según el proveedor. Cuando compares proveedores, solicita un desglose de sus precios para ver cuánto dinero te costará cada función:
- Tareas básicas (gestión de nóminas, recibos de pago, declaración de impuestos).
- Clasificación de personal y controles de compliance.
- Servicio al cliente o acceso a la mesa de ayuda.
- Gestión de aplicaciones.
- Administración de beneficios.
- Servicios EOR.
- Protección de derechos de propiedad intelectual.
- Gestión de freelancers.
- Informes.
- Tarifas de establecimiento.
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11. ¿Tienen un proceso de implementación rápido, seguro y de bajo mantenimiento?
Entender el proceso de implementación de un proveedor de nómina aclarará el papel de tu equipo dentro de él. Pregúntale a tu posible proveedor cuál de los miembros de tu equipo debe participar en el proceso y cuál será tu compromiso de tiempo para que tu equipo pueda planificar de acuerdo a esto.
También querrás saber cuánto tiempo llevará implementar el servicio. Solicita un timeline de muestra para darle a tu equipo una idea general del proceso.
Esta es también tu oportunidad de aprender más sobre su proceso de implementación y garantizar la seguridad de la información. Pregúntale al proveedor cómo agrega nuevos países y personas al sistema, si terceriza alguna parte de la implementación y la documentación que comparte durante el proceso.
12. Tómate tu tiempo
Investiga todo lo que necesitas durante el proceso de venta. Lee las reseñas de los clientes para ver lo que otros dicen y consulta múltiples fuentes para obtener feedback de todo tipo. Recomendamos sitios web como G2 para soluciones globales de RR.HH. o Capterra para empresas canadienses.
Comunícate con tu red de empresarios y profesionales de RR.HH. para obtener recomendaciones. Si tienes una red extensa, comparte una publicación solicitando recomendaciones en LinkedIn, si no, publica tu mensaje en alguna red como Facebook o Reddit.
La mayoría de los proveedores ofrecen una prueba gratuita de 30 días. O, como mínimo, te guiarán a través de su oferta con un demo gratuito. El proveedor necesitará información básica antes de que puedas reservar una prueba o demo, como el nombre de tu empresa, la ubicación, la cantidad de colaboradores y los servicios que necesita.
13. Presenta una solicitud de propuesta (RFP)
Una solicitud de propuesta (RFP) es un documento que las empresas envían a los proveedores potenciales para obtener más información sobre sus servicios. Las empresas pueden enviar RFP a múltiples proveedores y utilizar la información que recopilan para tomar una decisión de compra informada.
En este escenario, puedes usar una RFP para invitar a posibles proveedores de nómina global a brindar información sobre su empresa, servicios, seguridad, proceso de implementación y más.
Hemos creado una plantilla de RFP sencilla que puedes enviar a posibles proveedores de nómina y EOR. Esta es un archivo de Google Drive, por lo que es fácil de personalizar y compartir.
Usa esta checklist para implementar un sistema de Payroll Global legal.
Preguntas frecuentes sobre la tercerización de la nómina global
Aquí hay algunas ideas finales sobre el proceso de nómina global y cómo la subcontratación puede beneficiarte.
¿Cuáles son los beneficios de tercerizar la nómina global?
La tercerización de la nómina global beneficia a tu equipo de recursos humanos y a cualquier colaborador al que le pagues a través del sistema. Es más rentable que contratar y mantener un departamento interno para procesar la nómina y minimiza el riesgo de errores.
La mayoría de los proveedores de nómina global tienen expertos locales para garantizar que la nómina siempre cumpla con todos los requisitos legales a nivel internacional.
Los mejores proveedores de nómina global tienen altos estándares de seguridad de datos, por lo que puedes quedarte tranquilo al saber que la información confidencial de tus colaboradores y de la empresa está bien protegida.
¿Cuál es la diferencia entre nómina global e internacional?
Nómina global y nómina internacional son dos nombres para el mismo proceso. Pero recuerda, la nómina estándar y la nómina global/nómina internacional son diferentes. Los proveedores de nómina estándar cumplen con las leyes laborales y fiscales nacionales. No pueden ayudarte a mantener el compliance cuando pagas a colaboradores o freelancers extranjeros.
¿Cuándo deberías subcontratar las operaciones de nómina?
Si las tareas recurrentes de nómina alejan a tu equipo de RR.HH. de las iniciativas principales, es hora de subcontratar tus operaciones de nómina. Algunos empresarios recurren a la subcontratación por conveniencia: quieren una solución rápida para agilizar el proceso de pago.
La mayoría de los equipos globales subcontratan la gestión de nómina global para protegerse. Quieren cumplir plenamente con las leyes laborales de diferentes países y las regulaciones fiscales locales. Además, no quieren lidiar con los complejos procesos de pago de colaboradores o freelancers internacionales.
¿Cuál es la mejor solución de nómina global para pequeñas empresas?
La mayoría de las soluciones de nómina global funcionarán para empresas pequeñas y en general para todo tipo de empresas independientemente de su tamaño. Pero hay algunas características y servicios específicos que los propietarios de pequeñas empresas deben buscar.
Elige un proveedor de nómina global con atención al cliente de alta calidad. Si tienes un equipo pequeño o un negocio nuevo, querrás contar con expertos a los que puedas recurrir en cualquier momento. Si el proveedor tiene un set de recursos informativos para tu equipo, como blog posts, videos o guías, eso es una ventaja.
También es posible que quieras un PEO o EOR global en lugar de solo un proveedor de nómina global, ya que estos pueden asumir más funciones de RR.HH. y minimizar tu riesgo legal y financiero, y así tu puedes concentrarte en construir y hacer crecer tu empresa.
Simplifica la nómina global con Deel
Hacer pagos globales no debería ser un desafío. Con Deel, puedes financiar la nómina con solo un clic y calcular automáticamente los impuestos sin mover un dedo, para que a tu gente se le pague siempre a tiempo. Tu equipo estará encantado con las múltiples opciones de moneda y los varios métodos de retiro que ofrecemos.
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