Estructura organizacional: Tipos, funciones y cómo definirla

Una empresa sin estructura organizacional funciona similar a un equipo deportivo sin posiciones claras: todos corren, pero nadie sabe a quién pasar el balón ni quiénes cubren cada zona. Por eso mismo es tan importante trabajar en la estructura empresarial interna, ya que actúa como una especie de “mapa que guía al talento”. Les permite saber con quién deben colaborar, cuáles son sus responsabilidades y cómo su trabajo impacta en los resultados globales.

¿Quieres saber más? En este blog, profundizaremos en qué es una estructura organizacional, los tipos más comunes que existen, cómo definir la ideal para tu empresa y cuáles son los errores más frecuentes que puedes evitar al organizar a tu equipo.

¿Qué es una estructura organizacional?

La estructura organizacional es un marco con límites claros sobre cómo se distribuyen las funciones, responsabilidades y relaciones dentro de una empresa. O sea, esta estructura es la que establece cómo se organizan y funcionan los equipos de trabajo (quién reporta a quién, qué tareas corresponde a cada puesto de trabajo y cómo se coordinan los esfuerzos para alcanzar los objetivos).

Más allá del organigrama empresarial, esta estructura es fundamental al aportar claridad, orden y cohesión entre los colaboradores. Porque permite que todos entiendan cómo se compone la empresa, cómo es la cadena de mandos, qué áreas forman parte de ella y qué funciones debe cumplir cada talento. Asimismo, ayuda a definir los perfiles de puesto, asignar tareas por departamento y facilitar que cada colaborador sepa cuál es su rol y con quién debe interactuar.

Por ejemplo, en una startup de tecnología, ¿cómo imaginas que sería una estructura organizacional básica? Podría estar conformada por una Dirección General (CEO), seguida de tres áreas principales: Desarrollo (con desarrolladores frontend y backend que reportan a un CTO), Producto (liderado por un Product Manager con conocimientos de UX/UI y analistas de producto a su cargo) y Ventas & Marketing (con especialistas reportando a un Head de Growth). Así, esta estructura permite definir flujos de comunicación claros y responsabilidades diferenciadas.

Tipos de estructura

Las estructuras rígidas y tradicionales, con jerarquías muy marcadas y líneas de mando inflexibles están perdiendo protagonismo. Si tienes interés en atraer a los talentos más cotizados (y demandados por el mercado), tienes que pensar en modelos más dinámicos y adaptables de diseño organizacional.

Solo así tu empresa responderá con agilidad frente a los cambios, fomentando la colaboración y aprovechando los recursos de la mejor manera posible. Conoce las principales estructuras:

Estructura funcional

En una estructura organizativa de tipo funcional, las personas se agrupan según las funciones que realizan, como marketing, finanzas, operaciones y recursos humanos, entre otras. A su vez, cada área o departamento tiene un líder que supervisa a todo el equipo y es quien toma decisiones específicas de su área.

¿Cuándo conviene usarla?

• Si tu empresa está en crecimiento y tiene una oferta de productos o servicios limitada.
• Si buscas eficiencia operativa y especialización técnica.
• Si crees necesario centralizar las decisiones por cada área para evitar duplicidad de tareas.

Estructura divisional

Aquí, la empresa se organiza en divisiones independientes. Pero, ¿en qué aspectos se apoya para organizarlas? En base a las líneas de productos, ubicaciones geográficas o segmentos de clientes. Entonces, cada división opera casi como una unidad de negocio autónoma. Esto significa que tienen sus propios recursos y objetivos.

¿Cuándo conviene usarla?

• Si operas en distintas regiones del país o en diferentes países.
• Si gestionas varios productos o líneas de negocio con dinámicas muy distintas.
• Si tu empresa quiere responder más rápido a las necesidades específicas de cada mercado.

Estructura matricial

La estructura matricial es un tipo de estructura organizacional de una empresa que combina dos dimensiones: funcional y por proyecto o producto. A su vez, los colaboradores de esta estructura reportan a dos líderes (uno de su área técnica y otro del proyecto específico en el que trabajan). Por lo tanto, esta estructura promueve el uso compartido de recursos y fomenta el trabajo más transversal.

¿Cuándo conviene usarla?

• Si manejas proyectos complejos y multifuncionales.
• Si en tu empresa se considera la innovación y la agilidad en la ejecución como aspectos clave (innegociables).
• Si buscas optimizar la colaboración entre equipos sin perder el enfoque funcional.

Estructura jerárquica

Lo adelantamos al comienzo: la estructura jerárquica es forma más tradicional de organización, en la que las partes de la organización están claramente definidas, desde la alta dirección hasta los cargos operativos. Por lo tanto, los miembros del equipo reportan a un superior inmediato (conocen a fondo los niveles de autoridad o líneas de autoridad), y las decisiones siguen un flujo vertical.

¿Cuándo conviene usarla?

• Si tu empresa es grande y cuenta con procesos estandarizados y bien definidos.
• Si tu empresa está en una industria regulada en la que el control y la supervisión son puntos prioritarios.
• Si necesitas claridad en los roles y responsabilidades para evitar ambigüedades.

Estructura plana

Si de estructuras organizacionales opuestas a la estructura jerárquica hablamos, la estructura plan es un claro ejemplo. Porque reduce los niveles jerárquicos al mínimo posible. ¿Qué quiere decir esto? Todos tienen mayor autonomía para trabajar (y los líderes tienen menos subordinados a cargo). Entonces, la estructura plana favorece una comunicación más directa y horizontal.

¿Cuándo conviene usarla?

• Si trabajas en una startup o en tu empresa hay equipos pequeños que requieren velocidad para tomar decisiones.
• Si buscas una cultura organizacional donde reine la colaboración y no la burocracia.
• Si los roles dentro de tu empresa son versátiles y cambian con frecuencia.

Estructura en red

En lugar de concentrar todos los recursos internamente, la estructura de una organización en red se basa en alianzas externas, subcontrataciones o nodos distribuidos que cumplen funciones específicas. O sea, es una estructura totalmente flexible, descentralizada y adaptable, en la que no solo hay empleados sino también contratistas o trabajadores independientes y agencias u otras empresas que prestan servicios.

¿Cuándo conviene usarla?

• Si tu organización opera globalmente y necesita tercerizar ciertas funciones.
• Si buscas escalar operaciones sin crecer demasiado en personal interno.
• Si trabajas con partners estratégicos o proveedores clave.

Estructura basada en equipos

Una organización con una estructura basada en equipos significa que agrupa talento y estos trabajan de manera autónoma, totalmente orientados a proyectos o para alcanzar resultados específicos. Cada equipo tiene libertad para definir cómo trabaja y cómo se coordina internamente.

¿Cuándo conviene usarla?

• Si en tu empresa priorizan la innovación y la colaboración constante.
• Si los proyectos cambian demasiado rápido (y con mucha frecuencia) y, por lo tanto, necesitan enfoques ágiles.
• Si quieres empoderar a tus empleados y fomentar la toma de decisiones compartida.

Estructura híbrida

Por último, la estructura híbrida (o mixta) es un modelo que integra elementos de varias de las estructuras que hemos visto, justamente para responder a las necesidades particulares de cada empresa. Por ejemplo, una organización puede tener áreas funcionales, pero también puede dividir su fuerza comercial por regiones o productos.

¿Cuándo conviene usarla?

• Si tu compañía es mediana o grande, con operaciones complejas y diversas.
• Si quieres mantener la eficiencia sin perder capacidad de adaptación.
• Si tu empresa está atravesando importantes procesos de transformación organizacional o expansión.

Cómo definir la estructura ideal

¿Te preguntas cómo definir el tipo de estructura organizativa de tu empresa? Con los pasos y consejos que aquí te compartimos, podrás construir una estructura efectiva que no solo ordena el trabajo interno sino que mejora la eficiencia y la comunicación interna. Descúbrelos para hacer una planeación estratégica a la medida de tu empresa:

1. Analiza tareas, subtareas y metas del negocio

Antes de pensar en los roles o los diferentes departamentos y la división del trabajo en general, profundiza en las bases: qué hace la empresa, cómo lo hace y hacia dónde quiere ir. Este análisis es la base principal, el punto de partida que te permitirá identificar con claridad cuáles son las funciones necesarias en tu compañía en base a los objetivos organizacionales.

Ejemplo: un e-commerce tiene como tarea principal “gestionar las ventas en línea”. Entonces, sus subtareas incluyen la carga de productos, la actualización de precios, la gestión de consultas, el despacho de pedidos y más.

Qué tener en cuenta:

• Reúne a los líderes de tu empresa para mapear procesos y funciones actuales. Luego, identifica las tareas recurrentes y cuáles son puntuales. También, puede ser útil hacer un mapa de talento y esta plantilla de mapeo de competencias.
• Clasifica las tareas por nivel de impacto en el negocio (esencial, complementaria u operativa).
• Proyecta el crecimiento de la empresa: ¿qué tareas podrían escalar? Esta pregunta es imprescindible a la hora de pensar en la planificación estratégica de los recursos humanos para el crecimiento, como enfoque integral que conecta la gestión del talento con los objetivos de expansión y sostenibilidad de tu empresa.

2. Distribuye las tareas de manera estratégica

Una vez detectadas las tareas y metas, el siguiente paso es que las asignes a roles o áreas específicas. En todos los casos, prioriza la búsqueda del equilibrio y la eficiencia. Recuerda que el objetivo es evitar duplicidades y que cada talento tenga un foco claro sobre lo que debe hacer y conseguir.

Ejemplo: volviendo al e-commerce, podrías agrupar las subtareas anteriores dentro de un área de “Operaciones” y asignar a un encargado logístico y a un responsable de atención al cliente.

Qué tener en cuenta:

• Aprovecha el talento que ya forma parte de tu empresa y distribuye según las habilidades que dominan y las que tienen potencial de también hacerlo. Esta plantilla de análisis de brechas de habilidades es una herramienta práctica para evaluar el nivel en las habilidades dentro de un equipo, con la que podrás identificar áreas donde tus empleados necesitan mejorar.
• Evita la sobrecarga de funciones en una sola persona y delega con claridad para que cada empleado sepa qué tareas y responsabilidades le corresponden. Si no sabes por dónde empezar, te recomendamos echar un vistazo a esta guía práctica para clasificar roles por niveles.
• Establece responsables y métricas por cada conjunto de tareas. Descubre cuáles métricas de RR.HH. usar para medir la efectividad de tus estrategias y procesos de recursos humanos.

3. Representa la estructura en un organigrama visual

Toda la información que has recabado y estructurado ahora es momento de que la plasmes visualmente. O sea, que hagas una representación gráfica de esa estructura. Eso sí, el organigrama debe ser fácil de entender y cumplir con el propósito de que “todos conozcan cómo se organiza y funciona la empresa”.

Ejemplo: puedes diseñar un organigrama horizontal donde se vean claramente los departamentos de Operaciones, Marketing, Tecnología y Administración, y sus respectivos líderes y colaboradores.

Qué tener en cuenta:

• Utiliza herramientas visuales como Canva o Miro.
• Asegúrate de que todos los niveles jerárquicos y relaciones estén correctamente conectados.
• Actualiza el organigrama siempre que haya algún cambio importante, para que todo tu equipo esté alineado.

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Org Charts es un plugin de Deel diseñado para Slack con herramientas visuales y potentes que te ayudarán a mantener a tus equipos alineados. Se conecta perfectamente con tus sistemas SIRH o IT, actualiza automáticamente los perfiles de los usuarios y ofrece una vista más sencilla de la información de la organización. Además, los usuarios pueden ver fácilmente informes y departamentos para conocer más acerca de los compañeros de trabajo. ¡Conoce más aquí!

4. Comunica la estructura a todo el equipo

No basta con diseñar un organigrama y ya. El siguiente paso es que te asegures de que todo el personal lo conozca y entienda cómo se vincula con el resto. Una estructura clara reduce conflictos, solapamientos y dudas sobre responsabilidades.

Ejemplo: puedes presentar la nueva estructura en una reunión general, acompañada por una breve explicación de cada área y sus funciones.

Qué tener en cuenta:

• Envía la estructura también por correo o Slack para que el personal lo tenga a mano y pueda consultarlo cuando lo necesite.
• Abre espacios de consulta y comentarios para aclarar dudas o hacer ajustes que permitan mejorar el organigrama.
• Refuerza cómo funciona la estructura durante los procesos de onboarding.

5. Evalúa y ajusta con el tiempo

A medida que tu empresa crece, o simplemente pasa el tiempo, es normal que tenga cambios. Ya sea porque un talento ascendió y tiene un rol de mayor responsabilidad, o porque alguien decidió abandonar la empresa. Sea por la razón que sea, siempre hay modificaciones. Por eso, es necesario que revises tu estructura y organigrama con frecuencia.

Ejemplo: siguiendo con el ejemplo del e-commerce, si esta empresa comenzara a vender en nuevos países, tal vez deberías crear una división internacional o ampliar el equipo de logística.

Qué tener en cuenta:

• Pon atención en el feedback de tus equipos sobre los flujos de trabajo.
• Detecta cuellos de botella o duplicación de funciones.
• Incorpora nuevos roles o áreas cuando haya necesidades claras y objetivas que lo fundamenten.

Errores comunes al organizar equipos

1. Asignar funciones sin una guía clara de responsabilidades

Nadie sabe quién es responsable de cada tarea, quién debe ejecutarlas o a quién hacer una consulta en caso de dudas. ¿Y a quién debe informarse? Tampoco se sabe. Esto solo genera retrasos, confusiones y conflictos que fácilmente podrían dejarse atrás con una estructura organizacional clara y bien definida.

Cómo evitarlo:

La matriz RACI es un buen punto de partida en el que puedes apoyarte para aclarar los roles y responsabilidades de cada talento. Esta herramienta te permite visualizar rápidamente quién hace qué y evita la duplicación o falta de ejecución. Además, es ideal para proyectos complejos o equipos distribuidos.

2. Ignorar el orden y la eficiencia en los procesos

Todos trabajan con múltiples versiones de un mismo documento, no saben dónde están los archivos actualizados o cada persona tiene una forma distinta de hacer lo mismo. ¿El resultado? Pérdida de tiempo, tareas duplicadas, frustración e ineficiencia general.

Cómo evitarlo:

La metodología 5S puede ayudarte a mejorar el orden y la eficiencia en los flujos de trabajo, incluso en entornos digitales. Esta técnica japonesa impulsa entornos organizados, limpios y funcionales. Comienza por clasificar y eliminar lo innecesario, estandarizar procesos y establecer rutinas visuales.

3. Resistirse a adaptarse a nuevas estructuras o formas de trabajo

Algunas empresas se aferran a esquemas antiguos incluso cuando el negocio, el mercado o la tecnología han cambiado por completo. Esta resistencia muchas veces impide crecer o adaptarse con agilidad a los nuevos desafíos (y, en el peor de los casos, es lo que condena al estancamiento y a dejar pasar oportunidades de innovación y crecimiento)

Cómo evitarlo:

El hecho de que puedas liderar la gestión del cambio desde Recursos Humanos, al generar una cultura de adaptación, escucha y mejora continua. En este sentido, hay varias buenas prácticas que ayudan a reducir la resistencia, aumentar el compromiso y mejorar los resultados de forma sostenida. Por ejemplo, comunicar el “por qué” detrás de cada cambio y acompañar al equipo durante la transición.

4. Recurrir a un solo estilo de liderazgo

Una misma fórmula para dirigir y guiar a todo el equipo puede ser verdaderamente contraproducente. No es lo mismo liderar a perfiles junior (que necesitan guía constante), que a equipos experimentados (que buscan autonomía y confianza). Veámoslo con un ejemplo: si un líder supervisa en exceso a un equipo senior, puede fácilmente generar incomodidad, desmotivación y pérdida de productividad. Porque se percibirá como falta de confianza en las capacidades y habilidades.

Cómo evitarlo:

El liderazgo situacional es una excelente herramienta para adaptar el estilo de gestión a cada contexto y persona. También, es útil explorar los distintos estilos de liderazgo en equipos remotos si trabajás con equipos distribuidos, ya que permite potenciar la comunicación, la confianza y los resultados desde la distancia.

5. No fomentar la cohesión ni el sentido de pertenencia

Una estructura organizacional puede estar bien definida pero, si no se trabaja el vínculo entre las personas, el equipo corre el riesgo de desconectarse. La falta de cohesión puede traducirse en menor compromiso, baja moral y hasta en la renuncia de talentos valiosos.

Cómo evitarlo:

¿Has probado integrar actividades virtuales de team building a la rutina laboral? Estas actividades son ideales para generar cercanía entre las personas, incluso a la distancia. Además, puedes trabajar en la idea de “team building” como una parte esencial de tu cultura organizacional. Esto no solo te permitirá mejorar el clima laboral sino fortalecer el trabajo colaborativo.

6. Sobrecargar a los equipos sin planificar el crecimiento

Cuando el negocio crece, pero el equipo no, las personas comienzan a asumir tareas que no pueden sostener en el tiempo. Como consecuencia, se produce el famoso agotamiento o burnout, baja la calidad en las entregas y puede haber fuga de talento (alta rotación de personal).

Cómo evitarlo:

Si notas que tu equipo está al límite, es hora de planificar con estrategia. Con Deel Workforce Planning, puedes planificar el personal de manera más inteligente y de principio a fin. ¿Cómo funciona? Apóyate en datos en tiempo real, haz aprobaciones automatizadas e incluye la inteligencia artificial para tomar decisiones seguras en más de 150 países.

Además, esta solución te permite detectar brechas de habilidades, seguir la movilidad interna y pronosticar necesidades de contratación, asegurando que cada talento esté en el rol adecuado para construir una fuerza laboral lista para crecer.

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Una estructura organizacional efectiva necesita estar acompañada por una gestión de talento alineada, ágil y centrada en el crecimiento. Con Deel HR, puedes planificar tu plantilla, centralizar datos, automatizar flujos de trabajo e incorporar nuevos talentos de forma rápida y libre de fricciones (¡sí, sin importar en qué rincón del mundo se encuentren!). Y todo esto desde una sola plataforma, diseñada especialmente para equipos globales y empresas en expansión.

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