Gérez vos actifs informatiques à l’international : le guide

Gérer les ordinateurs portables de l’entreprise est relativement simple lorsque tout le monde travaille dans les mêmes locaux. Gérer des centaines ou des milliers d’appareils répartis entre plusieurs pays et fuseaux horaires est une tout autre affaire.

Les équipes informatiques doivent fournir le bon matériel aux nouvelles recrues dans les délais, assurer la sécurité et la mise à jour des appareils, aider les employés en cas de problème et récupérer les équipements lors des départs. Ajoutez à cela les expéditions internationales, les formalités douanières, les exigences locales et la multiplicité des fournisseurs : la coordination devient vite complexe.

Ce guide vous explique comment organiser la gestion à distance des équipements dans plusieurs pays et comment Deel IT permet de centraliser ces opérations.

Comment organiser la gestion à distance des équipements des employés dans plusieurs pays ?

L’objectif n’est pas de créer un processus informatique différent pour chaque pays, mais de construire un modèle opérationnel commun, applicable sur tous vos sites et adapté aux exigences locales.
Voici les quatre points essentiels à maîtriser.

1. Comment structurer l’approvisionnement et la livraison des appareils à l’échelle mondiale ?

Commencez par définir les équipements dont vos équipes ont besoin : ordinateurs portables, ordinateurs de bureau et appareils mobiles. Déterminez ensuite comment vous allez les acheter, les configurer et les livrer dans les différents pays.
Expédier le matériel depuis un bureau central peut impliquer des formalités douanières, des taxes, des exigences d’importation et des délais de livraison plus longs. L’achat local peut atténuer certaines de ces difficultés, mais oblige parfois les équipes informatiques à gérer des fournisseurs différents sur chaque marché.

Quel que soit le modèle choisi, privilégiez un processus unique et reproductible. Les employés doivent recevoir du matériel approuvé et correctement configuré, sans que le service informatique ait à repenser l’approvisionnement et la livraison à chaque recrutement dans un nouveau pays. Votre processus doit également intégrer les exigences de conformité en matière de sécurité de l’information lors de la sélection et de la configuration des appareils.

2. Comment intégrer les exigences locales relatives aux données dans vos politiques informatiques ?

Vos politiques informatiques internationales doivent être applicables dans différents cadres réglementaires. Il faut donc savoir où travaillent les employés, à quelles données ils accèdent et quelles exigences s’appliquent.
Dans l’Union européenne, par exemple, le règlement général sur la protection des données (RGPD) encadre le traitement et la protection des données personnelles. En Chine, d’autres règles influent sur la gestion du cycle de vie des données, notamment la loi chinoise sur la protection des informations personnelles et les exigences relatives aux transferts transfrontaliers d’informations.

Plutôt que de concevoir une organisation informatique entièrement distincte pour chaque nouveau pays, établissez des normes de sécurité et de gestion des appareils communes à toute l’entreprise. Identifiez ensuite les adaptations nécessaires pour respecter les exigences locales.

3. Comment assurer une assistance informatique sur tous les fuseaux horaires ?

Un problème d’appareil ne devrait pas contraindre un employé à attendre le début de la journée de travail dans un autre pays.

Selon une étude d’Ivanti, plus de la moitié des professionnels de l’informatique constatent une hausse des demandes d’assistance. Pour les équipes réparties dans plusieurs pays, la disponibilité du support informatique et sa capacité à absorber un volume croissant de demandes sont donc essentielles.
Une solution consiste à organiser une assistance en relais entre fuseaux horaires : les demandes non résolues passent d’une équipe à l’autre à mesure que les différentes régions commencent leur journée. QCIC illustre ce modèle en pratique. Les systèmes de gestion des demandes et l’assistance appuyée par l’IA peuvent également aider à résoudre les problèmes courants et à orienter les demandes plus complexes vers les bonnes personnes.

Quel que soit le modèle retenu, les employés doivent savoir clairement comment obtenir une aide informatique, où qu’ils se trouvent et quel que soit leur fuseau horaire.

4. Comment appliquer des mesures de sécurité cohérentes à l’ensemble du parc ?

Les employés peuvent travailler depuis leur domicile, des espaces de travail partagés, des aéroports, des hôtels ou d’autres lieux publics. Les politiques de sécurité doivent donc accompagner l’appareil, et non dépendre des locaux de l’entreprise.

Définissez des exigences que le service informatique peut appliquer de manière homogène à tous les appareils gérés. Elles peuvent notamment porter sur le chiffrement, l’authentification forte, la protection des terminaux, les mises à jour logicielles et les règles d’accès aux données de l’entreprise.

La gestion centralisée des appareils permet aussi aux équipes informatiques de mieux connaître l’état du parc. Elles peuvent ainsi repérer plus facilement les problèmes et faire respecter des normes de sécurité communes à mesure que l’entreprise se développe.

Comment Deel IT simplifie-t-il la gestion à distance du matériel dans plusieurs pays ?

Avec Deel IT, la plateforme Deel propose une solution de gestion des opérations informatiques à l’international. Elle prend en charge les appareils, les accès aux applications, la sécurité, l’assistance et la récupération du matériel tout au long du parcours des collaborateurs — de leur intégration à leur départ. Deel IT n’est ni un revendeur de matériel, ni un simple outil de gestion des appareils mobiles (MDM), ni un service logistique. C’est une solution opérationnelle de bout en bout, pilotable dans plus de 130 pays, sans avoir à combiner des prestataires régionaux et des outils distincts.

Plutôt que de traiter séparément l’approvisionnement, la configuration, la sécurité, l’assistance et les départs, Deel IT relie ces processus à chaque étape du parcours des employés : arrivée, activité quotidienne, changement de poste et départ. Les actions sont déclenchées automatiquement par les événements de ce parcours grâce aux connexions avec des SIRH comme BambooHR, Workday et HiBob.

Idéal pour : les PME, les entreprises de taille intermédiaire et les grandes entreprises aux équipes réparties sur plusieurs sites, jusqu’à environ 10 000 employés, qui souhaitent gérer le matériel de leurs collaborateurs à distance dans plusieurs pays tout en réduisant la coordination informatique manuelle.

Comment fournir le bon matériel aux nouvelles recrues dès le premier jour ?

Recruter dans un autre pays peut obliger les équipes informatiques à jongler avec les fournisseurs locaux, les expéditions internationales, les douanes et la configuration des appareils, avant même l’arrivée du nouvel employé.

Avec Deel IT, les entreprises peuvent acheter ou louer des appareils approuvés dans plus de 130 pays, les configurer selon leurs exigences et les faire livrer directement aux employés, avec un taux de livraison dans les délais supérieur à 99,5 %. Les équipes informatiques suivent les appareils de manière centralisée, au lieu de gérer des processus d’approvisionnement et de livraison distincts pour chaque pays.

Les appareils peuvent également être configurés selon les politiques et les paramètres de l’entreprise avant leur réception par l’employé. Vous réduisez ainsi les tâches de mise en service et aidez les nouvelles recrues à être opérationnelles plus rapidement.

Comment gérer et sécuriser les appareils tout au long de la relation de travail ?

Une fois les appareils déployés, les équipes informatiques doivent savoir où ils se trouvent, à qui ils sont attribués et si les mesures de sécurité appropriées sont en place.

Deel IT offre aux équipes une visibilité centralisée sur l’ensemble de leur parc. Le suivi des actifs, la gestion des appareils mobiles, la protection intégrée des terminaux assurée par CrowdStrike et les processus d’accès aux applications selon les rôles sont réunis dans une même plateforme de gestion des opérations informatiques. Les équipes peuvent appliquer et gérer les politiques à distance, sans avoir besoin d’un accès physique aux appareils.

Les employés bénéficient également d’une assistance informatique internationale disponible 24 h/24 et 7 j/7 en cas de problème technique. Les équipes internes n’ont donc plus à assurer seules une couverture permanente.

Comment garder la maîtrise du renouvellement et du remplacement des appareils ?

Remplacer un ordinateur portable ne devrait pas obliger à reprendre tout le processus d’approvisionnement à zéro.
Deel IT relie l’approvisionnement, les stocks, les réparations, les remplacements et le suivi des appareils tout au long de leur cycle de vie. Vous coordonnez ainsi plus facilement les renouvellements dans plusieurs pays, sans multiplier les fournisseurs et les procédures locales.

Les appareils récupérés peuvent aussi être stockés puis réutilisés. Vos équipes tirent ainsi davantage parti du matériel existant avant d’en acheter de nouveau.

Comment récupérer les appareils en toute sécurité au départ des employés ?

Le départ d’un employé pose un autre défi logistique : récupérer le matériel de l’entreprise, parfois à des milliers de kilomètres de ses bureaux.

Deel IT peut coordonner la collecte des appareils, la logistique, le suivi et la sécurité dans le cadre du processus de départ. Les appareils récupérés peuvent ensuite être préparés pour le stockage ou la réutilisation. Ils restent ainsi intégrés au même cycle de vie, au lieu de basculer dans un processus de retour distinct.

Les équipes informatiques peuvent également protéger les informations de l’entreprise présentes sur les appareils gérés lors du départ des employés. Pour en savoir plus, consultez nos articles sur la récupération et le redéploiement des appareils et l’effacement certifié des données pour un retrait des appareils sécurisé et conforme.

En réunissant ces processus, vous réduisez également les tâches de coordination manuelle liées aux commandes, aux expéditions, aux réparations, aux remplacements, aux retours et aux stocks.

En passant à Deel IT, Voiceflow a gagné trois jours par nouvelle recrue et économisé plus de 10 000 USD sur les processus de livraison du matériel.

À lire aussi : Comment Deel IT vous fait gagner du temps et de l’argent à chaque étape du cycle de vie des appareils

FAQ

How do I set up remote equipment management for employees in different countries?
Créez un modèle opérationnel unique pour l’approvisionnement, la configuration, le suivi, la sécurisation, le support et la récupération des appareils entre les sites. L’objectif est de donner aux équipes informatiques une visibilité et un contrôle cohérents sans créer un processus d’équipement distinct pour chaque pays. Deel IT prend en charge cela dans plus de 130 pays, depuis l’achat et la livraison des appareils jusqu’à leur gestion continue et leur récupération.

How can I keep track of company equipment across multiple countries?
Utilisez un inventaire d’actifs centralisé qui enregistre chaque appareil, la personne à laquelle il est attribué, son emplacement et son statut dans le cycle de vie. Centraliser ces informations facilite le suivi des appareils lorsque des collaborateurs arrivent, déménagent, reçoivent des remplacements ou quittent l’entreprise.

How do I get laptops and equipment to remote employees in other countries?
Mettez en place un processus d’approvisionnement et logistique capable d’acheter du matériel approuvé, de configurer les appareils avant livraison, de gérer les exigences d’expédition locales et de suivre chaque actif. Pour des équipes distribuées importantes, recourir à des opérations de distribution globales ou régionales peut aussi réduire la nécessité d’expédier chaque appareil depuis un bureau central.

How do I secure company devices used by employees in different countries?
Appliquez des exigences de sécurité cohérentes sur les appareils gérés, notamment le chiffrement, la protection des points de terminaison, les mises à jour logicielles, l’authentification et les contrôles d’accès. La gestion centralisée des appareils permet à l’informatique de surveiller ces contrôles et d’effectuer des actions telles que verrouiller ou effacer un appareil à distance si nécessaire.

How do I provide IT support across different countries and time zones?
Élaborez un modèle de support qui offre aux collaborateurs un moyen clair d’obtenir de l’aide, quel que soit leur emplacement ou leurs horaires. Les options incluent le support « follow-the-sun », un système centralisé de tickets et le dépannage à distance, ou un service géré avec une couverture continue. Deel IT propose un support informatique mondial 24 h/24 et 7 j/7 pour les équipes distribuées.

How do I recover company equipment when an international employee leaves?
Intégrez la récupération des appareils au processus de départ plutôt que de la traiter comme une tâche séparée. Cela peut inclure la sécurisation de l’appareil, l’organisation de la collecte et de l’expédition, la mise à jour des enregistrements d’actifs et la décision de stocker, réaffecter ou retirer l’équipement.

Can remote equipment management integrate with our existing HR and identity systems?
Oui. L’intégration de la gestion du matériel avec vos systèmes RH et d’identité permet d’utiliser des événements tels que les embauches, les changements de poste et les départs pour déclencher des actions informatiques. Deel IT fonctionne avec des systèmes tels que BambooHR, Workday, HiBob, Okta, Google Workspace et Microsoft Entra ID, permettant aux entreprises de conserver leurs outils existants tout en les connectant aux flux de travail liés aux appareils et aux accès.