Beam AIの業務運営担当者がDeelで毎月480時間を削減しています

バックオフィス業務を自動化するAIスタートアップのBeam AIは、創業時からグローバルに事業を展開しています。ニューヨークに本社、ベルリンに業務運営の拠点、アブダビとカラチにオフィスを構え、40人のチームが世界各地で働いています。人事、財務、法務、業務運営に至るまで、このグローバルな事業運営全体を1人で管理しているのが、チーフ・オブ・スタッフのFredrik Falkです。

2人目の従業員として入社したFredrikは、最も効率的に会社を成長させる方法を見つける必要がありました。「40人が世界各地で働く会社の業務運営を1人で担当し、グローバルな人事、財務、業務運営の大半を担っています」とFredrikは説明します。「さまざまな課題を、できるだけ集約して管理する方法を見つける必要があります。」

チームは、いくつかの重要な課題に直面していました。

• **専門担当者の不足：**社内には法務チームもIT部門も給与計算の専門担当者もいませんでした。採用には費用がかかり、少人数で効率的に運営する方針にも反していました。

• **SOC 2への準拠：**SOC 2への準拠には、どのスタートアップでも大量の文書対応が必要です。法務部門のない分散型チームにとっては、大きな障壁でした。

• **複雑な給与計算：**給与計算を社内で管理することは、特に制度が複雑なことで知られるドイツなどの市場で、手作業が多く煩雑な負担となっていました。

• **グローバルなIT物流：**ITチームがいない中で、法令に沿ってトルコに新しいノートパソコンを発送し、ニューヨークの新入社員の機器予算を管理し、さらに何よりも、英国で退職する従業員から機器を回収するにはどうすればよいのでしょうか。

Beam AIは創業当初からDeelを利用し、最初はコントラクターの管理に活用していました。会社の成長に伴い、Deelのプラットフォームも用途が広がり、単一のツールから業務運営の中核へと進化しました。新たな運営上の課題が生じるたびに、Deelには解決策がありました。

• **ドイツ拠点のグローバル給与管理：**Deelは、Beam AIが「煩雑で手作業が多い」と感じていたドイツ法人の給与計算を自動化しました。専門担当者を置くことなく、同国の複雑な規制に対応できるようになりました。

• **IT部門がなくてもDeel ITを活用：**Beam AIにはITチームがありません。Deel ITでは、会社が予算を設定し、新入社員が機器を選ぶだけで、Deelが世界各地の物流、配送、引き渡しを管理するため、時間と費用を削減できます。

• **働く人の管理を円滑に：**Deelのプラットフォームにより、米国のような制度が複雑な市場でEORを通じて雇用した従業員と、世界各地のコントラクターの両方を円滑に管理できました。

• **人事業務に必要なツールをすべて集約：**Beam AIは人事機能全体をDeelに集約しました。HRISで休暇ポリシーを管理し、Expensesで経費を精算し、Cartaとの連携で株式管理を簡素化しています。

その対応力が試されたのは、英国の新入社員との雇用関係を終了することになったときでした。Fredrikは会社のノートパソコンを回収することに不安を感じていましたが、Deelが集荷から回収までの全工程を担当しました。法令への準拠を確保しながら、Fredrikの負担を取り除きました。

「『これは本当に大変そうです』と思うたびにDeelを確認すると、すでに解決策があります。毎回、期待したとおりに対応してくれます。使っていて気持ちのよいサービスです。」—Fredrik Falk、チーフ・オブ・スタッフ、Beam AI

Beam AIは、世界各地の業務をすべてDeelに集約することで、毎月推定480時間以上の管理業務を削減しています。これは、少なくともフルタイムの専門担当者3人分の業務に相当します。

「業務運営を1人で担当しているので、専任のIT部門も法務チームも給与計算の専門担当者もいません。その代わりにDeelがあります。いわば、バックオフィス全体の力を手軽に活用できる『簡単ボタン』です。毎月何百時間もの作業を削減できるので、管理業務ではなく、経営レベルの戦略に集中できます。」—Fredrik Falk、チーフ・オブ・スタッフ、Beam AI

この大幅な効率化により、Beam AIは少人数での運営を維持でき、Fredrikは手作業の管理業務ではなく、事業への影響が大きい戦略的な取り組みに集中できます。削減効果は費用と業務の両面に及びます。英国からノートパソコンを1台回収するだけでも、通常は何時間もの管理業務と、$100を超える保険付き配送料が必要でした。Deel ITなら費用を一本化でき、回収手続きも負担なく進められます。

FredrikにとってDeelの最大の強みは、負担を増やすことなく、会社の成長に合わせて対応できる点です。