How DevBase automated 20+ recruiting and HR processes with Deel

DevBase は、さまざまな業界の企業にカスタマイズされたソフトウェアソリューションを提供するソフトウェア開発会社です。カスタム製品開発、ウェブ開発、モバイル開発などを専門的に扱っています。経験豊富なエンジニアチームを擁し、多様なクライアントのために、数多くのプロジェクトを成功に導いてきました。

DevBaseと競合他社との大きな違いは、完全リモートの作業モデルを採用しているため、サービス提供範囲が世界中にわたっている点です。また、熟練した専門家の雇用もDeelが全面的に責任を負うため、チームメンバーの居住地を問わず、その契約が完全に法令に準拠しているという確信が持てます。

当初、DevBaseの創設者は、国際電信送金や、Wise、Payoneerなどのプラットフォームを使ってすべての国際的な支払いを手動で処理していましたが、会社の急拡大に伴い、社内では対応困難になりました。ただし、支払いプラットフォームにはそれぞれ独自の認証情報が設定されているため、人事チームに任せるのにも問題がありました。同社が必要としたのは、支払いプロセスを効率化し、雇用実務でのコンプライアンスを徹底するオールインワン型ソリューションでした。

当初、創業者チームが選んだのはDeelの競合他社の製品でした。ところが、他の市販プラットフォームより高額で、使いやすさに難がありました。チームは、引き出し方法の数が並外れて多く、オールインワン型ソリューションであるというDeelのメリットを知り、すぐに乗り換えました。

最終的にDevBaseは、すべてのグローバル契約をDeelに移行しました。また、DeelのCSMの協力を得て、130人を超える従業員の移行をスムーズに実行しました。

DevBaseは、予算の管理と全従業員データの保存にデータベースプラットフォームのAirtableを使用しています。問題は、契約書の作成、経費の追加、退職手続きはDeel内で行われるため、プロセスの重複が生じることでした。つまり、すべてのデータを同期するには、DeelのデータをAirtableに手作業で追加する必要があったのです。DevBaseのチームはこの作業のみに週に5時間費やしていましたが、人事チームは少人数のため、対応が難しくなっていました。今の人員で扱えるうえ、必要なタスクをすべて実行可能な自動化が必要でした。

With Deel's API, Mastroberti, together with Javier Maso and Daniel Ballarini, automated and integrated everything in the employee lifecycle they have at Airtable with a middleware application they created. That way, they can send all expense creations, cancellations, contract changes, and more from Airtable to Deel.

Onboarding automation: DevBase sends job offers to candidates over Airtable. After the candidate accepts the job offer, the contract is automatically created in Deel, signed by the Head of HR, and sent to the contractor thanks to Deel's API. When the contractor signs the Deel's contract, their status changes both in Deel and Airtable to “Onboarding”. Because of the API integration, with just a few clicks, a process that used to take up to 1 hour of manual work is now seamlessly automated.

Expenses: Initially, DevBase workers had to submit their expenses through Airable, where they keep all their accounting and budgeting, and they also had to log them into the Deel platform so the expense was approved and the amount added into their invoices. Once they integrated Deel with Airtable, they could automatically sync the expenses in the two platforms ensuring that every submitted expense will be paid on time through Deel, and correctly reflected in their budget with Airtable, saving a lot of time.

Contract amendments: Thanks to Deel's API, DevBase can now make custom amendments to existing contracts in Deel and instantly update them in Airtable. This way, the team can have all the workers’ information easily synced across systems.

The DevBase team also customized the automation with the Deel team, so they can get automatic email notifications in case there’s some element in the contract amendment that needs to be manually reviewed. ** Contracts terminations:** To automate the end-to-end contract lifecycle, DevBase together with Deel's API team, are building a custom integration, so any time a contract is terminated in Deel, it’s also terminated in Airtable.

Usually, HR staff represents 10-15% of the total headcount. But with Deel’s API automation, it’s different for DevBase.

“We still are a 5% HR staff company for 130 people right now. That’s extremely lean for any company. It’s a great KPI that shows us we’re extremely productive because of all the integrations we have. Deel played a huge role in this efficiency and productivity we have. All of the validations that the recruiting team used to do, thanks to Deel, are now done automatically.” said Mastroberti.