How DevBase automated 20+ recruiting and HR processes with Deel

DevBase は、さまざまな業界の企業にカスタマイズされたソフトウェアソリューションを提供するソフトウェア開発会社です。カスタム製品開発、ウェブ開発、モバイル開発などを専門的に扱っています。経験豊富なエンジニアチームを擁し、多様なクライアントのために、数多くのプロジェクトを成功に導いてきました。

DevBaseと競合他社との大きな違いは、完全リモートの作業モデルを採用しているため、サービス提供範囲が世界中にわたっている点です。また、熟練した専門家の雇用もDeelが全面的に責任を負うため、チームメンバーの居住地を問わず、その契約が完全に法令に準拠しているという確信が持てます。

当初、DevBaseの創設者は、国際電信送金や、Wise、Payoneerなどのプラットフォームを使ってすべての国際的な支払いを手動で処理していましたが、会社の急拡大に伴い、社内では対応困難になりました。ただし、支払いプラットフォームにはそれぞれ独自の認証情報が設定されているため、人事チームに任せるのにも問題がありました。同社が必要としたのは、支払いプロセスを効率化し、雇用実務でのコンプライアンスを徹底するオールインワン型ソリューションでした。

当初、創業者チームが選んだのはDeelの競合他社の製品でした。ところが、他の市販プラットフォームより高額で、使いやすさに難がありました。チームは、引き出し方法の数が並外れて多く、オールインワン型ソリューションであるというDeelのメリットを知り、すぐに乗り換えました。

最終的にDevBaseは、すべてのグローバル契約をDeelに移行しました。また、DeelのCSMの協力を得て、130人を超える従業員の移行をスムーズに実行しました。

DevBaseは、予算の管理と全従業員データの保存にデータベースプラットフォームのAirtableを使用しています。問題は、契約書の作成、経費の追加、退職手続きはDeel内で行われるため、プロセスの重複が生じることでした。つまり、すべてのデータを同期するには、DeelのデータをAirtableに手作業で追加する必要があったのです。DevBaseのチームはこの作業のみに週に5時間費やしていましたが、人事チームは少人数のため、対応が難しくなっていました。今の人員で扱えるうえ、必要なタスクをすべて実行可能な自動化が必要でした。

Mastroberti氏、Javier Maso氏、Daniel Ballarini氏は、Deel Connectと共に、作成したミドルウェアアプリケーションを使ってAirtableで扱われる従業員ライフサイクルのすべてを自動化・統合しました。これにより、すべての経費作成、取り消し、契約変更などのデータをAirtableからDeelに送信できるようになります。

入社手続きの自動化：DevBaseはAirtableを通じて候補者に仕事の打診を送信しています。候補者が打診を承諾すると、Deelで契約書が自動的に作成されます。その後、人事部長が署名してDeel Connectから契約者に送信されます。契約者がDeelの契約に署名すると、DeelとAirtableの両方でステータスが「入社手続き中」に変更されます。以前は手作業で最大1時間かかっていたプロセスも、API統合のおかげで、ほんの数クリックでスムーズに自動化されます。

経費：当初DevBaseの従業員は、会計処理と予算編成を全面的に管理しているAirtableを通じて経費を提出する必要がありました。また、経費が承認されて請求書に反映されるようにするには、Deelプラットフォームに記録する必要もありました。DeelとAirtableの統合後は、2つのプラットフォームで経費を自動的に同期できるようになりました。その結果、提出されたすべての経費がDeelを通じて期限どおりに支払われ、Airtableで予算に正確に反映されるようになり、多くの時間節減につながりました。

契約修正：DevBaseは現在、Deel Connectを活用して、Deel内の既存契約を個別に修正し、Airtableで即座に更新できるため、システム間でのすべての従業員情報の同期が簡単になっています。

DevBaseチームは、修正契約の一部に手作業での見直しが必要な場合、自動的にメール通信を受け取る自動化機能のカスタマイズにもDeel Connectチームと協力して取り組みました。

契約終了：契約ライフサイクルを首尾一貫して自動化するために、DevBaseはDeel Connectチームと協力して、Deelで契約が終了するとAirtableでも契約が終了するカスタム統合を構築しています。

通常、人事スタッフは全従業員数の10～15%を占めますが、Deel Connectで自動化しているDevBaseは例外となっています。

「現在、当社の人事スタッフの割合は全従業員130名の5％と、どの企業にとってもきわめて低率になっています。桁外れに高い生産性を示すこの優れたKPIは、当社が採用する数々の統合のおかげです。Deelは当社のこうした効率性と生産性の向上に大きく貢献しており、採用チームが従来行っていたすべての検証作業は、現在、Deelで自動的に行われています」（Mastroberti氏）。