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Artigo

2 min

Entenda o Federal Tax Identification (TIN) antes de expandir

Jurídico & Compliance

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Autor

Paula Machado

Publicado

07 outubro, 2024

Última atualização

31 janeiro, 2025

Limitações de SIRH locais: por que usar soluções globais
Índice

O que é o Federal Tax Identification Number -- TIN?

Por que o TIN é importante para a expansão internacional das empresas?

Passo a passo para obter TIN e gerenciar as operações internacionais

Como o TIN afeta os relatórios fiscais e a conformidade nos mercados globais

Erros comuns que as empresas cometem com o TIN durante a expansão

Expanda facilmente a contratação em vários países com a Deel

Principais conclusões
  1. O Federal Tax Identification Number (TIN) desempenha um papel central na expansão internacional de qualquer empresa.
  2. Consiste em um número individual usado no sistema fiscal dos EUA e de outros países para rastrear as obrigações tributárias dos cidadãos e das empresas.
  3. O TIN garante o compliance fiscal e é exigido de todas as empresas ou pessoas que fazem negócios ou contratam profissionais internacionalmente.

O Número de Identificação Fiscal Federal é amplamente conhecido pela sigla "TIN" (Federal Tax Identification Number). Ele consiste no mecanismo do sistema fiscal dos Estados Unidos e de outros países, para tributar as atividades empresariais.

Ao expandir as operações para o mercado internacional, as empresas precisam cumprir uma série de conformidades jurídicas e fiscais. E o Federal Tax Identification está entre as principais. Por isso, antes de expandir para novos territórios -- seja vendendo produtos ou serviços, seja contratando profissionais internacionais -- é fundamental entender como o TIN impacta as operações globais.

A má gestão ou o não cumprimento das obrigações relacionadas ao TIN podem gerar sérias consequências, como penalidades fiscais, atrasos em processos de conformidade, e até mesmo auditorias fiscais. Neste artigo, veja como garantir a conformidade em Federal Tax Identification.

O que é o Federal Tax Identification Number -- TIN?

O Federal Tax Identification Number, comumente referido pela sigla TIN, é um identificador exclusivo de nove dígitos, atribuído a indivíduos, empresas e outras entidades, para fins tributários nos EUA e em diversos outros países. Ele serve para que as agências governamentais, como o Internal Revenue Service (IRS), acompanhem as transações financeiras e tributárias, verificando as obrigações fiscais e o pagamento de impostos e tributos da sociedade como um todo.

O TIN é essencial não apenas para a declaração anual de imposto, mas também para uma variedade de atividades fiscais, tanto de cidadãos, quanto de organizações.

Algumas das finalidades dos TINs:

  • Cumprir a declaração anual de impostos, considerando a renda de várias fontes, como remunerações e investimentos
  • Reivindicar benefícios fiscais
  • Processar impostos trabalhistas
  • Cumprir conformidade com o IRS (bancos e instituições financeiras)
  • Abrir contas e obter crédito
  • Verificar a identidade de transações financeiras

Existem diferentes tipos de TINs, cada um com um papel específico, como você vê abaixo.

Social Security Number (SSN)

O número de previdência social -- SSN na sigla em inglês -- é o tipo mais comum de TIN. O SSN é um número de nove dígitos no formato XXX-XX-XXXX. Ele é usado por cidadãos americanos, residentes permanentes ou temporários não cidadãos com autorização para trabalhar nos EUA.

Para trabalhar nos EUA, o SSN é obrigatório. Os SSNs são emitidos pela Social Security Administration (SSA) e, para obtê-lo, é preciso se inscrever pessoalmente em um escritório da SSA.

Employer Identification Number (EIN)

O número de identificação do empregador -- EIN na sigla em inglês -- é usado por empresas para registrar seus negócios e cumprir as obrigações fiscais na contratação de profissionais. Todas as organizações que empregam funcionários ou atuam como corporações devem ter um EIN.

Isso vale para proprietários únicos, pequenas empresas, corporações, LLCs, parcerias, organizações sem fins lucrativos, fundos fiduciários, espólios de falecidos, agências governamentais, indivíduos autônomos e outras entidades empresariais. Para obter o EIN, é preciso preencher o Formulário SS-4.

Individual Taxpayer Identification Number (ITIN)

O número individual de identificação do contribuinte -- ITIN na sigla em inglês -- é destinado aos indivíduos que precisam cumprir obrigações fiscais, mas que não se qualificam para obter um SSN, como profissionais estrangeiros com vistos temporários ou não residentes. É um número necessário, por exemplo, para cidadãos não americanos conseguirem abrir uma conta bancária nos EUA.

Outros Federal Tax Identification Numbers menos comuns ​​são o número de identificação do contribuinte de adoção (ATIN) e o número de identificação fiscal do preparador (PTIN).

Por que o TIN é importante para a expansão internacional das empresas?

Para empresas que planejam operar internacionalmente, o Federal Tax Identification Number é essencial para a conformidade fiscal em diferentes jurisdições. Quando uma empresa expande suas operações contratando profissionais nos Estados Unidos ou outros mercados no exterior, é necessário obter um TIN válido para o registro junto às autoridades fiscais. Sem esse número, a empresa pode enfrentar problemas com tributação, como dificuldades no envio de declarações fiscais e na gestão de folha de pagamento. E, portanto, pode sofrer penalidades fiscais ou até a interrupção das atividades da empresa em determinados países.

Assim, o TIN garante que a empresa atenda aos requisitos legais para operar, realizar negócios e gerenciar funcionários no exterior. Além disso, o número federal americano é essencial para transações financeiras, como o pagamento de fornecedores ou a cobrança de clientes internacionais.

Gerenciar o Federal Tax Identification Number em várias jurisdições pode ser complexo. Os países têm requisitos fiscais distintos, e manter a conformidade em todos eles é uma tarefa que tende a se tornar dispendiosa à medida que a empresa se expande. Por isso, é importante otimizar esse processo, com parceiros que conseguem atender a essa demanda através de tecnologias e expertise em regulamentações internacionais.

Passo a passo para obter TIN e gerenciar as operações internacionais

Nos EUA, as empresas podem solicitar um EIN por meio do site do IRS, preenchendo o formulário SS-4. Para indivíduos que precisam de um ITIN, o processo envolve a apresentação de documentos que comprovem a necessidade do número para cumprir as obrigações fiscais. 

Manter registros precisos e garantir que o Federal Tax Identification Number esteja sempre atualizado são fundamentais para evitar problemas futuros. Se uma empresa mudar de estrutura ou realizar fusões, por exemplo, será necessário atualizar o TIN com as autoridades fiscais.

Além disso, é importante ressaltar as implicações legais e financeiras de não garantir um TIN apropriado. A empresa pode enfrentar retenções indevidas em pagamentos internacionais, dificuldades na contratação de funcionários estrangeiros e até ser alvo de penalidades fiscais severas, como altas multas e auditorias.

Como o TIN afeta os relatórios fiscais e a conformidade nos mercados globais

O TIN desempenha um papel central na gestão de relatórios fiscais e na conformidade em mercados globais. Ele é usado para declarar e pagar impostos, reportar lucros e perdas, e garantir que a organização esteja em conformidade com as leis fiscais locais.

Nos Estados Unidos, o TIN é um requisito para a maioria dos formulários fiscais, incluindo o envio de declarações de impostos corporativos e relatórios de folha de pagamento. O TIN também é necessário para reportar rendimentos de funcionários estrangeiros ou expatriados, garantindo que a tributação sobre a folha de pagamento do colaborador esteja correta.

Erros no gerenciamento do Federal Tax Identification Number -- como a apresentação de informações incorretas ou o uso de um TIN expirado -- podem atrasar processos de declaração fiscal e levar a penalidades adicionais. Além disso, os erros podem gerar dupla tributação, ou atrair auditorias fiscais de custos elevados, e que chegam a interromper as operações da empresa.

Para empresas que operam globalmente, o TIN também pode estar vinculado a sistemas de relatórios como o FATCA (Foreign Account Tax Compliance Act). Ele exige que instituições financeiras estrangeiras reportem informações sobre contas de cidadãos americanos. Isso aumenta ainda mais a importância de garantir que o Federal Tax Identification Number esteja correto e em conformidade.

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Erros comuns que as empresas cometem com o TIN durante a expansão

A gestão inadequada do Federal Tax Identification Number é uma armadilha comum para empresas em expansão global. Confira alguns dos erros mais frequentes:

  • Solicitar TIN inapropriado: muitas empresas não obtêm o Federal Tax Identification Number correto ao expandir para um novo mercado, o que pode resultar em problemas de conformidade e atrasos nas operações.
  • Ter informações incorretas ou desatualizadas: empresas que não mantêm seus registros fiscais atualizados podem enfrentar complicações, como multas ou a recusa de transações financeiras.
  • Subestimar os requisitos locais: cada país tem suas próprias regras fiscais e regulatórias, e o desconhecimento pode causar problemas com os órgãos fiscalizadores.

Para evitar esses erros, é importante que as empresas se preparem adequadamente, buscando consultoria especializada e utilizando ferramentas digitais para gerenciar o Federal Tax Identification Number com mais eficiência.

A Deel é uma fornecedora global que consegue agilizar a gestão do TIN com ferramentas digitais fáceis de implementar. A plataforma Deel RH otimiza todo o processo de obtenção e atualização do Federal Tax Identification Number, garantindo que as empresas estejam em conformidade fiscal onde quer que atuem.

Expanda facilmente a contratação em vários países com a Deel

Obter um TIN e ter uma gestão adequada desse registro é um passo crucial para qualquer empresa que pretende expandir suas operações para os EUA ou outros mercados internacionais. E a Deel apoia nesse desafio! Simplificamos o processo de expansão e contratação internacional na sua empresa, cumprindo todas as conformidades fiscais e legais, em mais de 150 países.

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Sobre o autor

Paula lidera o Marketing da Deel no Latam. Com mais de uma década de experiência em startups, ela já comandou projetos de Inbound Marketing e Inside Sales para mais de 50 empresas. Defensora do trabalho remoto e flexível como o futuro do trabalho, Paula acredita que ele traz de volta a paixão e a humanidade às nossas rotinas, criando pontes entre fronteiras e unindo o mundo do trabalho. Nos intervalos para o almoço, você pode encontrá-la no mar, praticando kitesurf.

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