Unternehmen gründen in Deutschland: Schritt für Schritt

Deutschland bietet Unternehmen einen Zugang zu Europas größter Volkswirtschaft, einem hochqualifizierten Arbeitsmarkt und einem klar geregelten rechtlichen Umfeld. Wer hier eine Firma gründen möchte, profitiert außerdem vom Zugang zum EU-Binnenmarkt, einer Haftungsbeschränkung und einem hohen Maß an Investitionsschutz. Diese Vorteile machen die Gründung einer Geschäftseinheit in Deutschland besonders attraktiv für Finanz-, Rechts-, HR- und Expansionsteams.

Gleichzeitig verläuft der Gründungsprozess trotz klar definierter Abläufe nicht völlig reibungslos. Zu den größten Herausforderungen gehören deutschsprachige Dokumente, die notarielle Beurkundung wichtiger Unterlagen, die Eröffnung eines Geschäftskontos sowie die Einhaltung von Kapital- und Steuerpflichten.

Was bedeutet es, in Deutschland ein Unternehmen zu gründen?

In Deutschland bedeutet eine Geschäftseinheit zu gründen, ein Unternehmen nach deutschem Recht offiziell zu registrieren, beispielsweise als Tochtergesellschaft oder lokale Gesellschaft. Dazu gehören unter anderem eine Geschäftsadresse in Deutschland, ein Geschäftskonto sowie die steuerliche Registrierung. Erst dadurch erhält das Unternehmen die rechtliche Grundlage, um in Deutschland tätig zu werden. In den meisten Fällen erfolgt dies durch die Gründung einer lokalen Gesellschaft oder einer Zweigniederlassung eines ausländischen Unternehmens.

Überblick über die Unternehmensgründung in Deutschland

Nachfolgend finden Sie die wichtigsten Informationen, wenn Sie in Deutschland eine Firma gründen möchten.

Schritt-für-Schritt-Anleitung: So gründen Sie ein Unternehmen in Deutschland

Schritt 1: Die passende Rechtsform wählen

Sowohl deutsche Staatsangehörige als auch ausländische Investor:innen können in Deutschland unter denselben Voraussetzungen eine GmbH oder UG gründen. Wenn Sie ein Unternehmen gründen, ist die Wahl der passenden Rechtsform einer der ersten und wichtigsten Schritte. Für die Gründung einer GmbH ist ein Stammkapital von 25.000 € erforderlich, von dem vor der Eintragung mindestens 12.500 € eingezahlt werden müssen. Sie ist die Standardwahl für etablierte Unternehmen und ausländische Investor:innen, die eine stabile und angesehene Rechtsform mit vollständiger Haftungsbeschränkung suchen.

Die Unternehmergesellschaft (UG) wurde eingeführt, um eine Firma gründen zu können, ohne von Beginn an ein hohes Stammkapital aufzubringen. Sie kann bereits mit einem Stammkapital von 1 € gegründet werden, wobei viele Gründer:innen in der Praxis einen höheren Betrag einzahlen. Die UG muss 25% ihres Jahresüberschusses als Rücklage einbehalten, bis ein Stammkapital von 25.000 € erreicht ist. Anschließend kann sie in eine GmbH umgewandelt werden. Zwar sind die Gründungskosten geringer, allerdings gilt die UG häufig als weniger etabliert als eine GmbH. Alternativ kann auch eine Zweigniederlassung gegründet werden, wobei die Haftung bei der Muttergesellschaft verbleibt.

Schritt 2: Verfügbarkeit des Firmennamens prüfen

Wählen Sie einen eindeutigen Firmennamen, der den deutschen Namensvorschriften entspricht. Er muss die Rechtsform enthalten, darf nicht irreführend sein und muss sich von bereits eingetragenen Unternehmen im zuständigen Register unterscheiden. Bestehende Firmennamen können online recherchiert werden. Die Reservierung des Firmennamens erfolgt in der Regel über die Notarin oder den Notar bei der Erstellung des Gesellschaftsvertrags.

Schritt 3: Gründungsunterlagen vorbereiten

Für die Registrierung benötigen Sie folgende Unterlagen:

• Notariell beurkundeter Gesellschaftsvertrag
• Nachweis über die Einzahlung des Stammkapitals (Bankbestätigung), der vor oder bei der Eintragung erforderlich ist
• Bestellung der Geschäftsführung sowie Nachweise über die Vertretungsbefugnis ausländischer Gesellschafter:innen
• Anmeldung zum Handelsregister und gegebenenfalls Gewerbeanmeldung

Schritt 4: Eintragung ins Handelsregister

Die notariell beurkundeten Gründungsunterlagen werden von der Notarin oder dem Notar elektronisch an das zuständige Amtsgericht übermittelt, das das Handelsregister führt. Nach erfolgreicher Eintragung erhält das Unternehmen seinen Registerauszug, ist rechtswirksam gegründet und wird im Unternehmensregister veröffentlicht.

Schritt 5: Steuerliche Registrierung und Anmeldung zur Sozialversicherung

Nach der Eintragung müssen Sie Ihr Unternehmen beim zuständigen Finanzamt anmelden, um eine Steuernummer und gegebenenfalls eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer zu erhalten. Wenn Sie Mitarbeitende beschäftigen, müssen Sie das Unternehmen außerdem bei den Sozialversicherungsträgern als Arbeitgeber registrieren. Ausländische Unternehmen sind zusätzlich verpflichtet, wirtschaftlich Berechtigte im Transparenzregister zu melden.

Schritt 6: Geschäftskonto eröffnen

Sie benötigen ein Geschäftskonto auf den Namen des Unternehmens bei einer Bank in Deutschland oder, in bestimmten Fällen, bei einer Bank innerhalb der EU, die deutsche Unternehmen akzeptiert. Die Bank verlangt KYC-Unterlagen, Nachweise zu Geschäftsführer:innen, Gesellschafter:innen und dem Unternehmenszweck. Gegebenenfalls ist auch ein Nachweis über die Einzahlung des Stammkapitals erforderlich. Je nach Bank und Wohnsitz der Geschäftsführung kann die Kontoeröffnung mehrere Tage bis einige Wochen dauern.

Schritt 7: Payroll einrichten und arbeitsrechtliche Vorgaben erfüllen

Um Mitarbeitende in Deutschland einzustellen, müssen Sie Ihr Unternehmen als Arbeitgeber bei der Sozialversicherung anmelden. Der Prozess beginnt mit der Anmeldung bei einer gesetzlichen Krankenkasse, die sämtliche Sozialversicherungsbeiträge einzieht. Darüber hinaus sind eine Anmeldung bei der Bundesagentur für Arbeit für die Arbeitslosenversicherung sowie bei der zuständigen Berufsgenossenschaft für die gesetzliche Unfallversicherung erforderlich. Arbeitgeber müssen sich außerdem beim Finanzamt für den Lohnsteuerabzug registrieren, der über das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) koordiniert wird. Arbeitsverträge müssen den Vorgaben des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS) entsprechen. Darüber hinaus sind eine ordnungsgemäße Lohnabrechnung sowie die Einhaltung tarifvertraglicher oder betriebsverfassungsrechtlicher Vorgaben erforderlich, sofern diese Anwendung finden.

Erfahren Sie, wie Elemental Enzymes mit Deel regulatorische Genehmigungen beschleunigte und den Markteintritt erfolgreich vorantrieb.

Pflichten nach der Registrierung

Nachdem Sie ein Unternehmen gründen, müssen Sie in Deutschland fortlaufende gesetzliche Pflichten erfüllen. Diese Anforderungen gelten unabhängig davon, ob Sie eine GmbH, eine UG oder eine andere Rechtsform wählen. Wenn Sie eine Firma gründen, sollten Sie diese laufenden Verpflichtungen von Beginn an einplanen.

• Steuern und Finanzberichterstattung: Kapitalgesellschaften müssen jährlich Körperschaftsteuererklärungen, Gewerbesteuererklärungen und Umsatzsteuererklärungen einreichen sowie Jahresabschlüsse nach den Vorgaben des Handelsgesetzbuchs (HGB) erstellen.
• Unternehmensregister: Halten Sie Angaben zu Gesellschafter:innen, Geschäftsführer:innen und wirtschaftlich Berechtigten stets aktuell und melden Sie Änderungen innerhalb der gesetzlich vorgeschriebenen Fristen an das Handelsregister beziehungsweise Unternehmensregister.
• Compliance überwachen: Behalten Sie alle Fristen für Steuern, Lizenzen und gesellschaftsrechtliche Meldungen mithilfe eines Compliance-Kalenders oder eines automatisierten Systems im Blick, um Sanktionen zu vermeiden.
• Lizenzen und Verlängerungen: Erfordert Ihre Geschäftstätigkeit eine Gewerbeerlaubnis oder eine andere behördliche Genehmigung, stellen Sie sicher, dass diese innerhalb der vorgesehenen Fristen verlängert wird.
• Aufbewahrungspflichten: Bewahren Sie Buchhaltungsunterlagen, Lohnabrechnungen, Personalunterlagen und Transaktionsdaten für den nach deutschem Recht vorgeschriebenen Zeitraum auf. Für steuerrelevante Unterlagen beträgt dieser in der Regel zehn Jahre.
• Arbeitsrechtliche Compliance: Halten Sie die deutschen Vorschriften zu Arbeitsrecht, Sozialversicherung, Zusatzleistungen und Datenschutz ein. Dazu gehören rechtskonforme Arbeitsverträge, eine ordnungsgemäße Lohnabrechnung, die Abführung von Sozialversicherungsbeiträgen sowie der erforderliche Versicherungsschutz.

Steuern und finanzielle Aspekte

Wenn Sie ein Unternehmen gründen oder eine Firma gründen, sollten Sie die folgenden steuerlichen und finanziellen Aspekte berücksichtigen:

• Körperschaftsteuer: Der bundesweite Körperschaftsteuersatz beträgt 15% auf den zu versteuernden Gewinn. Hinzu kommt ein Solidaritätszuschlag von 5,5% auf die Körperschaftsteuer, wodurch sich ein effektiver Steuersatz von 15,825% ergibt.
• Gewerbesteuer: Der Steuermessbetrag von 3,5% wird mit dem jeweiligen kommunalen Hebesatz multipliziert, der in der Regel zwischen 200% und 580% liegt. Daraus ergibt sich ein effektiver Gewerbesteuersatz von etwa 8,75% bis 20,3%. Zusammen mit der Körperschaftsteuer beträgt die Gesamtsteuerbelastung in vielen Gemeinden rund 30% bis 33%.
• Umsatzsteuer: Der reguläre Umsatzsteuersatz beträgt 19%, der ermäßigte Satz 7%. Es gelten die gesetzlichen Vorgaben zur Umsatzsteuerregistrierung. Für den innergemeinschaftlichen Handel kann außerdem das One-Stop-Shop-Verfahren (OSS) relevant sein.
• Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge: Arbeitgeber müssen die Lohnsteuer einbehalten und die Sozialversicherungsbeiträge für ihre Beschäftigten abführen. Dazu gehören unter anderem Beiträge zur Kranken-, Renten- und Arbeitslosenversicherung. Sowohl Arbeitgeber- als auch Arbeitnehmerbeiträge sind gesetzlich geregelt.
• Rechnungslegungsstandards: Deutsche Unternehmen erstellen ihre Jahresabschlüsse nach den Vorgaben des Handelsgesetzbuchs (HGB). Die Anwendung der International Financial Reporting Standards (IFRS) ist nur unter bestimmten Voraussetzungen, beispielsweise für börsennotierte Unternehmen, zulässig. Die steuerliche Bemessungsgrundlage basiert auf dem HGB-Abschluss und wird bei Bedarf entsprechend angepasst.

Erfahren Sie, wie Climate-KIC mit Deel eine komplexe Umstrukturierung erfolgreich umgesetzt hat.

International expandieren mit Deel

Ganz gleich, ob Sie ein Unternehmen gründen, Mitarbeitende über ein Employer-of-Record-Modell beschäftigen oder eine eigene Geschäftseinheit aufbauen möchten: Die All-in-One-Plattform von Deel bietet Ihnen alles, was Sie für eine schnelle, rechtskonforme und sichere Expansion nach Deutschland benötigen. Vom Markteintritt bis zum laufenden Geschäftsbetrieb unterstützt Deel Sie dabei, Mitarbeitende einzustellen, einzuarbeiten und Teams von Anfang an effizient zu verwalten.

Mit Deel können Sie:

• Neue Märkte mit den lokalen Geschäftseinheiten von Deel über den Employer of Record Service erschließen, Mitarbeitende rechtskonform einstellen, Payroll und Steuerprozesse auslagern sowie lokalisierte Arbeitsverträge nutzen.
• Geschäftseinheiten mit Deel Entity Setup gründen. Unser Team begleitet den gesamten Prozess, von der Gründung über die steuerliche Registrierung bis zur Koordination mit lokalen Expert:innen.
• Compliance und Unternehmensunterlagen mit Deel Entity Management zentral verwalten, einschließlich automatisierter Meldungen, Kalendererinnerungen und einer zentralen Übersicht über alle Geschäftseinheiten.
• Deel Payroll und Deel HR integrieren, um Gehaltsabrechnung, Zusatzleistungen und Personalmanagement rechtskonform über eine einzige Plattform abzuwickeln.

Für Unternehmen, die vom Employer-of-Record-Modell zu einer eigenen Geschäftseinheit wechseln, sorgt Deel für einen reibungslosen Übergang und unterstützt die Einhaltung aller Compliance-Anforderungen in jeder Phase. Erschließen Sie neue Märkte, stellen Sie Talente weltweit ein und verwalten Sie Ihre internationale Belegschaft über eine zentrale Plattform.

Sie möchten ein Unternehmen gründen und international expandieren? Mit Deel Entity Setup unterstützt Sie ein erfahrenes Expertenteam bei jedem Schritt – von der Gründung Ihrer Geschäftseinheit über die Registrierung bis zur laufenden Compliance. So schaffen Sie die Grundlage für nachhaltiges Wachstum in Deutschland und darüber hinaus.