Versteckte Lohnkosten: Wodurch werden die Budgets globaler Teams belastet?

Geben Sie mehr als geplant für globale Lohnkosten aus?

Laut einer Studie von Forrester Consulting im Auftrag von Deel (Januar 2024) sehen sich 42 % der Führungskräfte in der Lohnbuchhaltung, die Payroll-Servicesentsprechende Dienste einführen, mit unerwarteten oder versteckten Kosten konfrontiert. 40 % der Führungskräfte versuchen, die Softwarekosten zu senken. Ungeplante Ausgaben können die Personalbudgets jedoch über die ursprünglich veranschlagten Kosten hinaus in die Höhe treiben.

Aber wodurch entstehen diese zusätzlichen Ausgaben? Es kommt darauf an, wie viele Lohnabrechnungs-Tools man verwendet. Unternehmen nutzen im Durchschnitt sechs verschiedene Lohnabrechnungs-Tools. Und 50 % der Teams nutzen eine Mischung aus interner und externer Verwaltung. Das kann doppelte Kosten und Mehrausgaben verursachen.

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Kosten durch die Einhaltung von Vorschriften

Kosten in Verbindung mit Compliance-Anforderungen zählen zu jenen, die Führungskräfte der Lohnbuchhaltung am wenigsten erwarten würden. Viele überrascht es, wie viel investiert werden muss, um die Vorschriften in verschiedenen Rechtsgebieten einzuhalten. Dazu zählen zusätzliche Kosten für die Anpassung von Lohnabrechnungssystemen an neue Steuer- und Arbeitsgesetze und versteckte Kosten durch Fehler bei der Gehaltsabrechnung, etwa Überbezahlungen oder Unterbezahlungen.

Wenn Teams mehrere Lohnabrechnungssysteme verwenden, vervielfachen sich der Aufwand und die damit verbundenen Kosten. Denn man muss sicherstellen, dass die Vorschriften in jedem System und an jedem Standort eingehalten werden.

Laut den Entscheidungstragenden der Lohnbuchhaltung treten folgende Compliance-Kosten am häufigsten auf:

Regionale und kKulturelle Anpassungen

„Die Übersetzung von Dokumenten, die Einhaltung spezifischer Steuervorschriften und die Berücksichtigung kultureller Besonderheiten im Rahmen der Gehaltsabrechnung.“

Einhaltung von Steuervorschriften

„Die größte Überraschung betrafwar die Einhaltung von Steuervorschriften in unterschiedlichen Regionen. „Wir leisten Steuervorauszahlungen, trotzdem werden uns aber noch nicht oder zu wenig gezahlte Steuern in Rechnung gestellt.“

Anpassung von Systemen an regulatorische Änderungen

„Durch die Einhaltung sich wandelnder Steuergesetze und -vorschriften entstehen unerwartete Kosten. Mitunter müssen wir mehr investieren, um sicherzustellen, dass unser Lohnabrechnungssystem stets auf dem neuesten Stand ist.“

„Die Anpassung des Lohnabrechnungssystems an jüngst aktualisierte oder neue Gesetze, Arbeitsbestimmungen oder Steuervorschriften kann den Einsatz zusätzlicher Ressourcen erforderlich machen und unvorhergesehene Kosten verursachen.“

Kosten durch Wechselkursschwankungen

Wirtschaftliche, geopolitische und marktbedingte Faktoren können schnell unvorhersehbare Folgen haben. Da sind Wechselkursschwankungen vorprogrammiert. Diese Volatilität erschwert die Finanzplanung bei der globalen Gehaltsabrechnung. Durch ungeplante Ausgaben wird die Sache aber noch komplizierter.

Dies zeigt sich auch in der zitierten StudieBedenken Sie dies: Mehr als die Hälfte der Führungskräfte im Bereich der Lohnbuchhaltung (52 %) war nach der Einführung eines Lohnabrechnungssystems mit unerwarteten oder versteckten Kosten durch Wechselkursschwankungen konfrontiert.

Diese ungeplanten Ausgaben können dazu führen, dass Budgets nicht eingehalten und Ressourcen umgeleitet werden. Außerdem machen sie es Unternehmen schwer,Man kann dann auch schlecht fundierte, langfristige Entscheidungen zu treffen. Das beeinträchtigt die finanzielle Gesundheit des Unternehmens, die Zufriedenheit der Mitarbeitenden und die betriebliche Stabilität.

Kosten für Wartung, Schulung und Betreuung

Fast die Hälfte der Führungskräfte in der Lohnbuchhaltung (47 %) ist mit unerwarteten oder versteckten Kosten durch laufende Wartung und Betreuung konfrontiert.

Manuelle Fehler bei der Lohnabrechnung bereiten vielen Teams Kopfschmerzen. Hierzu zählen etwa Über- und Unterbezahlungen und sogar Zahlungen an Mitarbeitende, die das Unternehmen schon vor langer Zeit verlassen haben. Diese Fehler führen dazu, dass Mitarbeitende der Lohnbuchhaltung die Hälfte der Zeit damit verbringen, Probleme zu beheben und manuelle Aufgaben zu bewältigen. Für strategische Arbeit bleibt da nur wenig Zeit.

Die Kosten in die Höhe treibt auch, dass Lohnabrechnungssoftware schwer zu bedienen ist. Dies erfordert eine zeitaufwändige Betreuung von Mitarbeitenden, die immer wieder dieselben Probleme haben, und es werden kostspielige Schulungen benötigt. Hierzu zählt auch die Schulung von Beschäftigten. Für 45 % der Führungskräfte der Lohnbuchhaltung sind dies unerwartete Kosten im globalen Lohnabrechnungsbetrieb.

„Durch eine angemessene Schulung von Mitarbeitenden bei Einführungim Rahmen eines neuen Lohnabrechnungssystems und deren laufende Betreuung können sich die Gesamtkosten erhöhen“, sagte ein Entscheidungsträger. Ein anderer meinte, dass er Kosten nicht erwartet hatte, die für Kommunikationsmaßnahmen und Schulungsmaterial entstehen, um Mitarbeitende zu informieren, wenn sich Lohnabrechnungsverfahren ändern und Mitarbeitende entsprechend informiert werden müssen, nicht berücksichtigt.

Systeme zu warten und Mitarbeitende auf den neuesten Stand zu bringen, ist entscheidend für erfolgreiche Lohnabrechnungsverfahren. Anbieter müssen transparent über damit verbundene Kosten informieren. So werden Unternehmer und Teams nicht von unvorhergesehenen Ausgaben überrascht. Wenn Sie für Ihre Lohnabrechnung eine einzige Komplettlösung nutzen, müssen Sie Ihr Team nur für ein System schulen und die Betreuung erfolgt über eine zentrale einzige Anlaufstelle. Dies verbessert den Prozess für alle Beteiligten.

Kosten der Datenverwaltung

Auch benutzerdefinierte Berichte, Integrationen und Datensicherheit betrachten Entscheidungstragende als eine der Hauptursachen für versteckte oder unerwartete Kosten. Fast die Hälfte (45 %) der Führungskräfte der Lohnbuchhaltung gibt hierfür mehr aus als erwartet.

Ein Lohnbuchhaltungsleiter sagte, dass der Zugriff auf detaillierte Lohndaten, die über grundlegende Berichte hinausgehen, für sein Team oft mit zusätzlichen Abos oder Gebühren verbunden ist. Ein anderer erwähnte benutzerdefinierte Berichtslösungen mit erweiterten Managementdaten.

Viele globale Anbieter für Gehaltsabrechnungen integrieren eine optimierte Datenerfassung und führen Daten an einem zentralen, sicheren Ort zusammen. 38 % der Führungskräfte der Lohnbuchhaltung gaben an, dass Funktionen wie die Integration von Personalressourcen oder der Zeiterfassung nach der Einführung zu unerwarteten oder versteckten Kosten führten.

Weitere unerwartete Ausgaben entstanden durch die Datensicherheit. „Datenschutzmaßnahmen haben ihren Preis“, sagte eine andere Führungskraft der Lohnbuchhaltung. Eine andere rechnete nicht mit den Kosten durch Investitionen in robuste Sicherheitsmaßnahmen und Backup-Systeme für Datenschutz.

Die Folgen unsachgemäßer Kostenverfolgung

Diese versteckten Kosten machen sich deutlich bemerkbar. Ein erheblicher Teil der Unternehmen verfolgt die wichtigsten Ausgaben des globalen Lohnabrechnungsbetriebs dennoch nicht aktiv. Hierzu zählen etwa Anschaffungskosten (25 %) und Kosten in Verbindung mit einer schlechten Erfahrung von Mitarbeitenden (30 %), z. B. verspätete Zahlungen, Fehler bei der Gehaltsabrechnung und nicht verfügbare Dokumente.

Diese fehlende Verfolgung ist Teil eines größeren Problems: Globale Teams brauchen ein stärkeres Bewusstsein für die Überwachung des gesamten Kostenspektrums der Gehaltsabrechnung und entsprechende Verwaltungstools. Fragmentierte Lohnabrechnungs-Plattformen machen die Sache nur noch schlimmer. Denn sie führen zu isolierten Datenbanken, unterschiedlichen Berichtsfunktionen und zusätzlichen Kosten.

Für die globale Gehaltsabrechnung werden höhere Kosten erwartet

Eine deutliche Mehrheit (85 %) der Entscheidungstragenden rechnet bei der globalen Lohnabrechnung im kommenden Jahr mit einem Anstieg der Ausgaben pro Mitarbeiter:in. Die Prognosen reichen von moderaten 1–-10 % bis hin zu 20 %. Dieser erwartete Kostenanstieg umfasst nicht nur direkte Ausgaben der Gehaltsabrechnung. Es geht auch um die vielen versteckten oder unerwarteten Kosten. Sie können die Budgets erheblich in die Höhe treiben.

Vorteile der Zusammenlegung mit Deel

Versteckte Kosten der globalen Gehaltsabrechnung sind eine Herausforderung für kleine Unternehmen und multinationale Konzerne gleichermaßen. Sie treiben die Budgets in die Höhe und erschweren die Finanzplanung.

Aber es ist auch Hoffnung in Sicht: 85 % der Entscheidungstragenden sind der Ansicht, dass sich die Zusammenlegung der globalen Gehaltsabrechnung in einer einzigen Lösung positiv auf die Verwaltungskosten auswirken würde.

Deel bietet eine Komplettlösung für die Gehaltsabrechnung und Personalverwaltung globaler Teams und hilft Unternehmen, ihren weltweiten Betrieb besser zu verwalten. Dies sorgt für eine effiziente Lohnabrechnung, die Einhaltung von Vorschriften und Kosteneffizienz. Und dank einer transparenten Preisgestaltung gibt es keine überraschenden Kosten.

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