Diagrama de flujo de contratación de personal [Guía] | Deel

Se abre una vacante de un puesto de trabajo y todo fluye. Tu equipo de Recursos Humanos sabe exactamente qué hacer: activa cada fase en el momento justo, ejecuta tareas sin solaparse y tiene en claro quién se encarga de cada cosa. No hay demoras con la redacción ni la firma del contrato. El onboarding se lleva a cabo según lo planificado, sin improvisaciones ni pasos de más. Todo está organizado, tus equipos trabajan en sintonía y la experiencia del nuevo empleado comienza con el pie derecho.

¿La clave? El diseño de un diagrama de flujo de contratación de personal que simplifique lo complejo y facilite cada contratación. En esta guía, te contamos todo lo que necesitas saber: para qué sirve, cómo armarlo, qué herramientas pueden ayudarte en el camino y cómo aprovecharlo para mejorar la eficiencia de tus procesos, con una plantilla descargable lista para usar.

¿Qué es un diagrama de flujo de contratación de personal?

Un diagrama de flujo de contratación de personal es una representación visual que ayuda a organizar y detallar todas las acciones necesarias para formalizar la contratación de un nuevo colaborador tras ser seleccionado. Pero, ¿es lo mismo un diagrama de flujo de contratación que un flujograma de reclutamiento? La respuesta es “no”.

A diferencia del diagrama de reclutamiento, que tiene en cuenta la atracción y evaluación de candidatos, este otro flujograma comienza cuando se confirma la decisión de contratar (y finaliza con la integración inicial del nuevo empleado con el proceso de onboarding). Sin embargo, ¿cuáles son las principales características de un buen diagrama de flujo de contratación?

• Tiene una secuencia clara de acciones: muestra un orden lógico de cada paso posterior a la selección del talento para justamente dar lugar a la contratación.
• Asigna responsables: indica qué áreas o personas se encargan de cada acción (RR. HH., legales, IT, manager directo, entre otros).
• Garantiza el cumplimiento legal: incluye todos los pasos necesarios para que la contratación sea de forma legal, según las leyes locales del país de origen del talento contratado.

¿Para qué sirve un flujograma de contratación?

Un flujograma de contratación de personal es la hoja de ruta que guía paso a paso el proceso de contratación de un nuevo talento en tu empresa. Por lo tanto, su valor está en que traduce un conjunto de tareas complejas en un esquema simple, claro y fácil de ejecutar. De esta forma, evitas errores, retrasos y esfuerzos duplicados.

Si tu equipo maneja múltiples contrataciones o debe coordinar varias áreas (legales, IT, finanzas, managers) durante el proceso, este diagrama es su aliado. Porque asegura la consistencia y trazabilidad. Sus beneficios más destacados:

• Minimiza cuellos de botella: es más fácil que puedas identificar dónde se generan demoras (por ejemplo, en la validación del contrato de trabajo o en el alta de usuario en sistemas), ya que ahora puedes observar el panorama completo directamente desde el flujo.
• Optimiza la coordinación entre áreas: al definir responsables y plazos, todos los involucrados saben qué esperas de ellos y en qué momento del proceso requieres su intervención.
• Reduce el riesgo de errores: es especialmente útil si haces contrataciones internacionales o estableces distintos tipos de relaciones laborales (empleados, freelancers, contrataciones a través de EOR y más).
• Mejora la experiencia del nuevo talento: se vuelve el proceso mucho más ágil, claro y profesional frente al nuevo colaborador, eliminando pasos innecesarios y manteniendo todo bajo control. De esta forma, logras impulsar el ciclo del colaborador desde el momento cero.

La alternativa perfecta para simplificar tus contrataciones es Deel

Ahora bien, ¿sabías que hay una alternativa que simplifica todo esto para que solo te encargues de seleccionar el candidato ideal para tu empresa? Deel se encarga de todo el resto por ti. Ya sea que quieras contratar empleados o freelancers, contamos con soluciones con las que contratamos talento en tu nombre asegurando el cumplimiento legal de principio a fin:

• Deel Employer Of Record: ofrecemos servicios de Empleador de Registro seguros en más de 150 países. No es necesario que pierdas tiempo abriendo entidades en cada sitio que quieres contratar. Nosotros lo hacemos e incorporamos por ti, con soluciones de nómina, impuestos y cumplimiento integradas en la misma plataforma integral de recursos humanos. Deel se encarga de todo, para que cumplas con los contratos, el salario mínimo, los ceses de empleo y otras leyes locales. Y nuestro cumplimiento legal de RR.HH. siempre activo mitiga más riesgos que cualquier otro proveedor.

• Deel Contractor Of Record: minimiza los riesgos de compliance cuando contratas trabajadores independientes globales. Como contratantes oficiales, nos encargamos de todo lo legal, para que puedas enfocarte en hacer crecer tu empresa con total tranquilidad. Gestiona todo, desde los contratos localizados y la verificación de antecedentes hasta los pagos y el equipo globales, todo en un solo lugar.

¿Cómo crear un diagrama de flujo claro y útil?

Todas las etapas que vienen después de haber elegido al candidato ideal —una vez finalizado el proceso de atracción y selección de personal— forman parte de la contratación y deben reflejarse en tu diagrama. Para ese momento, ya habrás publicado la oferta de empleo, revisado currículums, realizado entrevistas iniciales, aplicado pruebas psicométricas a los candidatos seleccionados y llevado a cabo la entrevista final. ¿Cómo continuar? Revisa este paso a paso para hacerlo con precisión:

Paso 1. Identifica el punto de partida de tu flujograma

Primero, tienes que determinar en qué momento exacto inicia tu flujograma. Normalmente, suele iniciar cuando el candidato acepta la oferta y ambas partes tienen en claro las condiciones. Por lo tanto, es importante que verifiques internamente que la oferta haya sido aceptada.

Consejos:

• Crea una carta de oferta laboral irresistible: escribir una carta de oferta laboral atractiva y eficaz puede ser un desafío. Pero es un reto que debes superar con éxito porque representa un momento decisivo para la contratación (o consigues a tu candidato ideal o este rechazará tu oferta y deberás emprender de nuevo la búsqueda). Utiliza nuestra plantilla de carta de oferta laboral, la cual incluye todos los ingredientes necesarios para reducir la probabilidad de que tu oferta sea rechazada.
• Haz una oferta justa, fácil y competitiva: elimina las conjeturas sobre la remuneración de empleados y freelancers en todo el mundo con Salary Insights, la herramienta de Deel. Di adiós a la investigación salarial y sé competitivo en el mercado laboral actual. Conoce más sobre cómo funciona.

Paso 2. Haz una lista de las etapas clave y conviértelos en bloques

Las etapas de contratación son las fases mínimas que debes incluir como bloques en tu diagrama de flujo del proceso de contratación (cada una corresponderá a un rectángulo o símbolo en el flujograma). Además de la verificación de la aceptación de la oferta que mencionamos antes, te recomendamos contemplar:

Bloque A - Preparación de la documentación legal y verificación de antecedentes

El bloque A debe comprender todo lo necesario para recopilar y verificar la documentación legal requerida, de acuerdo a las leyes locales y las políticas de tu empresa. Ten en cuenta que esto puede variar según el tipo de vínculo laboral que vayas a establecer, por lo que es recomendable que hagas las adaptaciones necesarias en este sentido.

No es lo mismo contratar a un empleado o a un contratista. Cada modalidad implica responsabilidades distintas en cuanto a la documentación, los impuestos, los beneficios y el cumplimiento legal. Por eso, tienes que reflejar claramente en el flujograma los pasos diferenciados según la clasificación del trabajador.

Por ejemplo, si se trata de un contratista, puede que debas omitir trámites como la entrega de políticas internas obligatorias para empleados, ya que no aplicaría. En cambio, si se trata de un empleado, deberás incluir registros correspondientes, solicitar la firma de contrato laboral, hacer afiliaciones, entre otros. En ambos casos, probablemente debas solicitar:

• Datos personales del candidato (DNI, número fiscal, dirección y más).
• Certificaciones o títulos (si aplican).
• Comprobación de requisitos migratorios o permisos de trabajo (en caso de contrataciones internacionales).

Si aún no estás seguro de cómo clasificar correctamente al trabajador, te recomendamos consultar esta guía sobre clasificación al contratar para evitar riesgos legales y tomar la mejor decisión para tu empresa.

Bloque B - Redacción y firma del contrato

Tu próximo bloque de tu diagrama de contratación debe ser la redacción y firma del contrato. ¿Qué tener en cuenta en esta instancia?

• Utiliza modelos actualizados y validados legalmente. Si desconoces o quieres repasar cómo son los contratos según cada país, te compartimos información detallada sobre los tipos de contratos en Argentina, Bolivia, Chile, Colombia, Costa Rica, Ecuador, España, México, Perú y Uruguay.
• Incluye cláusulas específicas según la modalidad de trabajo (presencial, remoto, híbrido).
• Establece las condiciones como salario, fecha de ingreso, beneficios y si hay período de prueba o no, por ejemplo.

Por último, envía el contrato al candidato para su revisión y firma, idealmente a través de herramientas de firma digital para agilizar el proceso.

Con Deel, puedes crear contratos que cumplan con las leyes en cuestión de minutos

Para asegurar el compliance y no perder tiempo (y dedicar recursos en investigar y actualizarse sobre las normativas locales de cada región), deja el trabajo en nuestras manos. Cuando creas contratos de trabajo a través de Deel, el cumplimiento legal está preconfigurado.

Asimismo, cada contrato que creas es examinado por nuestros expertos legales, se actualiza cada tres meses y se almacena de acuerdo con los más altos estándares de seguridad global para que cumplas con los requisitos dondequiera que contrates. ¿Quieres saber más? Descubre cómo te ayudamos a agilizar el proceso.

Bloque C - Alta del empleado en tus sistemas internos

Ahora le sigue el registro del colaborador en los sistemas internos de la empresa, el cual puede incluir como tareas:

• Registro en plataformas de gestión de nómina: si te apoyas en Deel, nuestro equipo adapta cada implementación a tus necesidades específicas de cumplimiento legal, nómina y recursos humanos, para que puedas incorporar rápidamente a empleados en más de 100 países con total confianza.
• Creación de usuario en herramientas internas: en todas aquellas que sean de uso interno como puede ser el correo electrónico, Slack y CRM.
• Comunicación a finanzas o contabilidad para la preparación del primer pago: con Global Payroll de Deel, es más fácil revisar y procesar la nómina global con un único pago masivo, en un solo sistema automatizado. ¡Tus equipos ahorran horas de trabajo en cada ciclo de pago y mantienen todos los pagos legales y consolidados!

Bloque D - Integración del nuevo empleado (onboarding inicial)

En el anteúltimo bloque del diagrama, tienes que pasar en limpio las tareas que forman parte propiamente del onboarding. Hay algunas que son críticas, como:

• Envío del kit o mensaje de bienvenida y material de acceso.
• Asignación de un buddy o referente para responder dudas del nuevo empleado y acompañarlo durante las primeras semanas de ingreso.
• Comunicación interna al equipo anunciando la incorporación.

¿Quieres más pistas sobre cómo estructurarlo? Nuestra guía para un onboarding remoto exitoso es un buen punto de partida. Te permitirá crear un plan atractivo y efectivo para conectar rápidamente con las nuevas contrataciones.

Crea flujos de trabajo automatizados de Onboarding con Deel Engage

Si quieres automatizar esta fase cuanto antes, te recomendamos nuestro plugin de Deel Engage: Onboarding directamente desde Slack. Asigna tareas automáticamente en función del departamento o la ubicación y reduce la carga de trabajo manual. ¿Cómo funciona?

• Establece flujos de trabajo únicos y deja que Deel segmente, incorpore y asigne tareas automáticamente en función de cada grupo.
• Pon al día a los nuevos empleados y acelera la finalización de sus tareas de orientación con recordatorios amables directamente a través de la plataforma.
• Aprovecha las potentes funciones de informes para obtener una visibilidad completa del proceso de onboarding: sumérgete en el progreso de un miembro del equipo del progreso con un clic.

Bloque E - Validaciones post-ingreso

En algunos equipos de RR. HH., se incluye una etapa posterior al primer día, como:

• Confirmación de que todos los accesos fueron habilitados correctamente.
• Envío de encuesta de experiencia de ingreso.
• Revisión del cumplimiento de tareas iniciales (firma de políticas internas, capacitaciones obligatorias).

Paso 3. Elige la herramienta visual adecuada y crea tu documento

Ya tienes en claro qué incluir en tu flujograma. Pero, ¿dónde diseñarlo? Entre las herramientas más usadas para tal fin, se encuentran:

• Lucidchart: es ideal para diagramas complejos y ofrece plantillas específicas para Recursos Humanos, además de permitir la colaboración en tiempo real. Si prefieres un diseño más visual y atractivo, esta es tu primera opción.
• Canva: cuenta con plantillas fáciles de usar que facilitan la creación de diagramas con un enfoque gráfico.
• Google Slides: es una opción sencilla y accesible si quieres compartir y editar el documento de forma colaborativa con todo tu equipo del departamento de recursos humanos, aunque es menos especializado para hacer diagramas.

Una vez elegida la herramienta, crea un nuevo documento y configura tu espacio de trabajo. Ajusta las dimensiones o el fondo del lienzo según convenga, ya sea con un espacio en blanco o con guías que te ayuden a organizar los bloques de manera ordenada y coherente. Esto facilitará la disposición clara de cada etapa del proceso de contratación dentro de tu flujograma.

Paso 4. Dibuja los bloques principales con los elementos necesarios

Una vez definidos los bloques del proceso, ubícalos en el documento y conéctalos mediante flechas que indiquen el flujo lógico entre cada etapa. Por ejemplo: Confirmación → Preparación documentación → Firma contrato → Alta en sistemas → Entrega políticas → Onboarding.

Entre los elementos que no deben faltar, considera estos puntos:

• Si tu proceso incluye validaciones (por ejemplo, si falta algún documento), inserta un rombo (“decisión”) antes del bloque correspondiente para indicar “¿Documentos completos? Sí/No”.
• Añade etiquetas a las flechas si hay condiciones. En el caso de una validación, etiqueta el camino “Sí” para avanzar y “No” para volver a “Preparación de la documentación legal”.
• Agrega notas o comentarios adicionales. Por ejemplo, puedes colocar una pequeña nota explicativa: “Este diagrama considera la legislación vigente en [país] y puede adaptarse según políticas internas”. Asimismo, si hay colaboradores responsables de cada etapa, usa líneas punteadas o iconos para indicar “Responsable de RR.HH.”, “Responsable Legal” y demás.
• Destaca tiempos estimados. Opcionalmente, dentro o debajo de cada bloque, agrega “(1–2 días hábiles)”, “(2 días)”, etc., para mostrar la duración aproximada que debería tener cada bloque.

¿Cómo usar el diagrama para mejorar la eficiencia del proceso de contratación?

El flujograma que diseñes para la contratación de personal puede ser mucho más que un simple diagrama. Si lo usas de forma estratégica, puedes transformar la manera en que tu equipo de RR.HH. gestiona cada incorporación. Echa un vistazo a estas buenas prácticas:

1. Visualiza el proceso de contratación de un solo vistazo

Con esta herramienta, es mucho más fácil saber qué tareas se deben realizar, en qué orden, quién es el responsable de cada una y los tiempos estimados para completarlas. O sea, con ella, se elimina la incertidumbre y se reducen las posibilidades de que alguna etapa quede olvidada o haya retrasos (algo que sucede comúnmente cuando un proceso se maneja “de palabra”).

Supongamos que tu equipo de RR.HH. está gestionando la contratación de un empleado en Chile. Gracias al flujograma, todos saben que primero deben preparar la documentación legal antes de proceder con la redacción del contrato. Si la documentación no está lista, el proceso se detiene y se notifica al área legal para corregirlo. Por lo tanto, se evita que el contrato se redacte y firme sin cumplir los requisitos.

2. Facilita la coordinación con otras áreas de la empresa

La claridad en las responsabilidades y las áreas que pueden intervenir en los procesos de contratación ayuda a que haya menos malentendidos y errores por falta de información o tiempos descoordinados. Por ejemplo, el área Legal sabe cuándo debe revisar y aprobar la documentación para el contrato; Finanzas está al tanto de cuándo preparar las altas para la nómina; y RR.HH. puede planificar el onboarding sin depender de constantes consultas o confirmaciones.

3. Identifica puntos críticos y oportunidades de mejora

El análisis de estas etapas de manera visual y sistematizada te permite identificar pasos que podrían optimizarse, simplificarse o automatizarse para agilizar el proceso en general. Por ejemplo, si el tiempo entre la redacción del contrato y su firma se extiende más de lo esperado, tu equipo puede revisar qué está causando la demora. ¿Falta comunicación con el área legal? ¿No hay claridad sobre los plazos? ¿Se olvidan los responsables de enviar recordatorios?

Con esa información, puedes implementar soluciones concretas (como establecer alertas automáticas, definir plazos claros en el flujograma o asignar responsables específicos para el seguimiento). Así, podrás mejorar la eficiencia, reducir retrasos y ahorrar costos.

3 Errores comunes al documentar el proceso de contratación y crear el diagrama

Hay errores frecuentes que pueden limitar cuán efectivo es un diagrama de flujo de contratación y generar confusión (en lugar de ordenar). Descubre cuáles son para evitarlos:

Error 1# No detallar suficientemente las responsabilidades

Cuando el diagrama no especifica claramente quién es responsable de cada etapa, puede generar confusión y tareas duplicadas. Por ejemplo, si no queda claro si RR.HH. o Legal deben validar la documentación antes de la firma del contrato, ambas áreas podrían esperar que la otra tome la iniciativa, causando retrasos.

Cómo evitarlo: añade en cada bloque del flujograma un campo o ícono con el área responsable (por ejemplo, RR.HH., Legal, IT). También, puedes utilizar un color distinto para los bloques según el equipo que interviene; esto facilitará la visualización de la información.

Error 2# Omitir pasos clave o considerarlos opcionales

Si omites pasos clave en el diagrama, corres el riesgo de que ciertos procesos y tareas fundamentales (como la preparación de la documentación legal o el onboarding) queden sin seguimiento. Por ejemplo, si se omite el registro formal del empleado en los sistemas, puede haber problemas con la gestión de payroll.

Cómo evitarlo: elabora una lista completa de todas las etapas que intervienen en la contratación de personal, antes de diseñar el flujograma. Valida esa lista con todos los equipos involucrados para no dejar pasos afuera.

Error 3# Diseñarlo de forma compleja o poco clara

Demasiados elementos, flechas cruzadas o un orden confuso puede dificultar su comprensión rápida y uso práctico. Por ejemplo, un flujograma que incluye demasiados detalles técnicos sin jerarquizar las etapas principales puede hacer que tu equipo pierda tiempo intentando entender qué hacer primero.

Cómo evitarlo: usa bloques bien espaciados, flechas simples y un flujo horizontal claro. Si hay información complementaria (como un cronograma de tiempos de contratación por tarea y fase), deja esos datos en un anexo como documento secundario.

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