Cómo pagar a empleados internacionales (con o sin entidades)

Las empresas modernas que buscan expandirse a nivel global están en una búsqueda constante de insights que les ayuden a gestionar nóminas internacionales, desde el cumplimiento legal local y las restricciones de pago transfronterizo hasta la elección entre constituir una entidad o contratar a través de un EOR (Employer of Record).

Muchas de estas deben acoplarse a distintas leyes laborales, regulaciones fiscales y métodos de pago locales sin descuidar el cumplimiento legal ni agotar sus recursos.

Deel ha ayudado a empresas de todo el mundo a optimizar sus procesos y reducir los riesgos de la contratación internacional. En este blog, encontrarás un paso a paso detallado y soluciones a medida para construir una fuerza laboral global sólida y alineada con las regulaciones locales.

Con nuestra experiencia y la plataforma innovadora de Deel, podrás optimizar la operación de tu empresa y pagar a tus empleados internacionales sin complicaciones.

Factores clave a considerar antes de pagar a tus empleados internacionales

Para establecer acuerdos con empleados internacionales que se ajusten a tus necesidades, es importante tener en cuenta los siguientes factores:

Regulaciones y leyes laborales locales

Salario mínimo, horario laboral y beneficios: cada país establece sus requisitos en relación a temas como salario mínimo, jornada laboral estándar, horas extra y beneficios obligatorios. Cumplirlas es clave para evitar problemas legales.

Obligaciones fiscales para empleador y empleado: investiga bien las responsabilidades fiscales en el país del empleado aplicables a cualquier tipo de contrato laboral. Esto incluye la retención de impuestos sobre la renta y las contribuciones del empleador. No cumplir con estas obligaciones puede resultar en sanciones.

Cambio de divisas y fluctuaciones en la tasa de cambio

Pago en moneda local vs. extranjera: decide si pagarás a los empleados en su moneda local o en la tuya. Pagar en moneda local puede simplificar la gestión y, en algunos países, es un requisito legal.

Gestión del riesgo cambiario: las fluctuaciones en la tasa de cambio pueden afectar los costos de nómina. Para minimizar estos riesgos, puedes acordar tasas de cambio con antelación o usar herramientas financieras para estabilizar los pagos y protegerte contra la volatilidad.

Cumplimiento fiscal y requisitos de declaración

Obligaciones fiscales del empleador en el país del empleado: asegúrate de conocer los impuestos y aportes sociales que los empleadores deben pagar en cada país donde tengan colaboradores, incluidas las obligaciones fiscales corporativas y las contribuciones a la seguridad social.

Convenios para evitar el doble impuesto (CDI): algunos acuerdos internacionales evitan que los empleados paguen impuestos dos veces por los mismos ingresos. Aprovecha estos convenios para optimizar la carga fiscal. Consulta nuestra guía sobre cómo prevenir el doble impuesto para más detalles.

Beneficios para empleados y contribuciones sociales

Beneficios obligatorios (seguro médico, jubilación, etc.): en muchos países, los empleadores deben ofrecer ciertos beneficios por ley, como cobertura médica, planes de pensión y vacaciones pagadas. Asegúrate de cumplir con estos requisitos legales.

Contribuciones a la seguridad social: cada país tiene su propio sistema de seguridad social con aportes obligatorios tanto para empleadores como empleados. Conocer estas reglas ayuda a garantizar derechos laborales y evitar problemas legales.

Métodos de pago para empleados internacionales

Establecimiento de una entidad local

Cómo funciona: establecer una subsidiaria o sucursal en el país del empleado permite gestionar la nómina y cumplir con las leyes locales de manera directa. Esto implica registrar una entidad legal, cumplir con regulaciones laborales y administrar internamente las obligaciones fiscales.

Ventajas:

• Control total: supervisión directa sobre las condiciones laborales, las operaciones de nómina y el cumplimiento legal a nivel local.
• Mayor presencia local: mejora la presencia local de la empresa y el reconocimiento de marca.
• Beneficios personalizados: permite diseñar paquetes de compensación adaptados a las expectativas locales.

Consideraciones:

• Mayor inversión de tiempo y recursos: establecer una entidad puede ser costoso y complejo en términos administrativos.
• Regulaciones exigentes: atravesar entornos legales y regulatorios extranjeros puede ser todo un reto y traer consigo riesgos de incumplimiento legal.
• Dificultad para escalar: si la empresa busca expandirse a varios países en un corto período de tiempo, abrir entidades en cada uno puede no ser la opción más práctica.

Employer of Record (EOR)

Cómo funciona: un EOR es una empresa externa que emplea legalmente a trabajadores en tu nombre en otro país. Se encarga de todas las responsabilidades laborales, como la gestión de nómina, impuestos, beneficios y cumplimiento legal, permitiéndote contratar talento internacional sin necesidad de establecer una entidad local.

Ventajas

• Velocidad de comercialización: agiliza la contratación cumpliendo con las leyes, permitiendo una rápida entrada a nuevos mercados.
• Garantía de cumplimiento legal: los EOR tienen experiencia en las leyes laborales de cada país, reduciendo el riesgo de problemas legales.
• Menos carga administrativa: gestionan la nómina, los impuestos y los beneficios, aliviando la carga operativa.

Consideraciones

• Costo: los servicios de EOR pueden cobrar tarifas adicionales que impactan el costo total de contratación.
• Menos control: la empresa tiene menos supervisión sobre ciertos temas laborales, como políticas de RR.HH.
• Dependencia: depender de un tercero para gestionar funciones laborales clave puede impactar los procesos internos.

Proveedores de nómina internacional

Cómo funciona: los proveedores de nómina global administran pagos en varios países, garantizando el cumplimiento de las normativas locales. Se ocupan de la distribución de salarios, la retención de impuestos y la generación de informes, generalmente a través de plataformas avanzadas.

Ventajas

• Eficiencia: automatizan procesos de nómina, reduciendo la carga administrativa.
• Cumplimiento legal: cuentan con experiencia en normas locales, minimizando riesgos legales.
• Escalabilidad: permiten expandirse fácilmente a nuevas regiones sin complicaciones operativas.

Consideraciones

• Menos flexibilidad: algunas soluciones no permiten adaptarse a necesidades específicas por trabajador o ubicación.
• Desafíos de integración: alinear los sistemas del proveedor con los procesos internos puede ser complejo si no cuenta con integraciones sólidas o una API robusta.

Pagos directos

Cómo funciona: los empleadores hacen transferencias bancarias directas a empleados internacionales sin utilizar sistemas o estructuras formales de nómina.

Riesgos

• Incumplimiento legal: este método suele resultar en infracciones de las leyes fiscales y laborales.
• Problemas legales: riesgo de disputas debido a clasificaciones erróneas de empleados y falta de cumplimiento legal local.
• Gestión de beneficios: dificultades para ofrecer y administrar beneficios, lo que puede afectar la satisfacción y retención del talento.

Seleccionar la mejor opción depende de factores como el tamaño de la empresa, los objetivos de expansión, el presupuesto y el nivel de control deseado sobre los procesos laborales. Evaluar cuidadosamente las ventajas y desventajas de cada método es clave para gestionar equipos internacionales con éxito.

Mantener al empleado en la nómina del país de origen

Este método implica menos trabajo administrativo que los demás, pero solo es viable si el empleado se traslada temporalmente por un proyecto, trabajo remoto o misión corta. Algunos países lo permiten y el proceso es relativamente sencillo, pero no es una opción válida si se contratan trabajadores locales o si los empleados permanecerán en el extranjero por períodos prolongados.

No es una solución recomendable cuando se contrata empleados extranjeros, ya que estos tienen obligaciones fiscales en su propio país y, en muchos casos, no cuentan con una identificación fiscal o una cuenta bancaria en EE.UU. (o en el país de origen de la empresa) para recibir pagos de manera legal.

No recomendamos esta opción, salvo en casos muy específicos.

Proceso paso a paso para pagar a tus empleados internacionales

1. Determina la clasificación del trabajador Define si la persona será un empleado o un trabajador independiente / freelancer, ya que esta clasificación afecta en temas de impuestos, beneficios y requisitos legales. Usa el test de clasificación de trabajadores impulsado por AI de Deel para determinar tu nivel de riesgo.
2. Investiga las leyes laborales y requisitos de cumplimiento legal locales Revisa la normativa laboral, los impuestos y los estándares en temas de empleo en el país del trabajador para garantizar un cumplimiento legal total.
3. Elige el método de pago adecuado (entidad, EOR o proveedor de nómina) Selecciona la opción ideal para tu empresa, considerando factores como control, costos, cumplimiento legal y capacidad administrativa.
4. Configura los sistemas de nómina y los calendarios de pago Implementa un sistema de nómina compatible con múltiples monedas y que pueda gestionar diferentes regulaciones locales. Establece un calendario de pagos claro para garantizar pagos puntuales.
5. Asegura la retención de impuestos y contribuciones sociales Calcula y retén impuestos y contribuciones sociales correctamente en cada jurisdicción para evitar sanciones.
6. Revisa el cumplimiento legal con regularidad Mantente al día con los cambios en las leyes laborales y fiscales internacionales. Lleva a cabo auditorías cada cierto tiempo y consulta con expertos locales para garantizar un cumplimiento legal continuo.

Deel simplifica la gestión de nómina internacional

Pagar a tu equipo internacional no debería ser un obstáculo para el crecimiento de tu empresa. Sabemos que elegir el mejor método de pago, manejar distintas monedas y cubrir costos bancarios puede ser complicado, pero para eso existe Deel Global Payroll.

A diferencia de otras plataformas de nómina, Deel ofrece un nivel inigualable de cumplimiento legal, rapidez y experiencia. Contamos con infraestructura propia y entidades en más de 100 países, lo que nos permite garantizar un proceso ágil y seguro. Además, tendrás el respaldo de especialistas jurídicos y de nómina, junto con una plataforma todo en uno para gestionar pagos, empleados, freelancers, inmigración, IT, gestión del desempeño, y más.

Con una calificación de 4.8/5 en Trustpilot y más de 2.400 reseñas, nuestros clientes destacan la atención al cliente, la rapidez en los pagos y lo fácil que es usar Deel como algunas de las principales razones por las que confían en nosotros para gestionar su nómina, RRHH y cumplimiento legal a nivel global.

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