Directive de l'UE sur la paie : l’essentiel pour vos équipes

La Directive sur la rémunération dans l'UE est un nouvel ensemble de règles proposé et approuvé par le Conseil européen. L'objectif de la directive est de réduire les disparités salariales, la discrimination, et d'améliorer l'accès aux solutions pour les employés à travers l'Union européenne.

La directive établit des exigences minimales, des objectifs et un cadre cohérent pour les pays de l'UE et les entreprises qui s'y trouvent, afin d'évaluer et promouvoir la transparence salariale, garantissant ainsi que les travailleurs reçoivent un salaire égal pour un travail similaire, indépendamment de leur sexe.

Histoire et contexte

Les femmes dans l'UE reçoivent en moyenne 12,7 % de moins de salaire que les hommes, tandis que les femmes managers sont payées 23 % de moins que leurs collègues masculins. L'Allemagne signale un écart salarial entre les sexes de 18 %, les femmes gagnant moins que les hommes dans 45 secteurs sur 46. En Estonie, les stéréotypes de genre sont la principale raison d'un écart salarial persistant de 20 %.

Pour promouvoir l'égalité de rémunération à travail égal, la Commission européenne a proposé la directive sur la transparence des rémunérations de l'UE en mars 2021. Ses principaux objectifs sont :

• Combler l'écart de rémunération entre les sexes et éliminer les biais directs ou inconscients qui entraînent des structures salariales inégales et discriminatoires pour les femmes et les hommes
• Renforcer l'accès à la justice pour les victimes de discrimination salariale
• Sensibiliser sur les droits et protections liés à l'égalité salariale
• Rendre les systèmes de rémunération aussi transparents que possible pour les chercheurs d'emploi et employés
• Imposer des sanctions plus strictes aux employeurs qui enfreignent les règles

Après délibérations et révisions, le Conseil européen a formellement adopté la directive entrée en vigueur le 6 juin 2023. Cependant, les États membres de l'UE disposeront de trois ans, jusqu'au 7 juin 2026, pour modifier leur législation nationale et commencer à mettre en œuvre les exigences de déclaration des salaires pour les entreprises.

À qui s'applique la directive sur la rémunération de l'UE ?

La directive sur la rémunération de l'UE s'applique à tous les employeurs ou entreprises du secteur privé et public faisant des affaires dans l'Union Européenne. Elle couvre également tous les travailleurs ayant un contrat ou une relation de travail tel que défini par la loi. Cela inclut les travailleurs à temps partiel, intérimaires, à la demande, les stagiaires ou apprentis, et les travailleurs sous contrat à durée déterminée, sur site ou à distance.

Mais que se passe-t-il si votre entreprise est enregistrée au Royaume-Uni ou dans un autre pays en dehors de l'UE ? Eh bien, tant que vous avez plus de 100 employés vivant dans des États membres de l'UE, vous serez tenu de respecter les réglementations sur la transparence des salaires et les exigences de déclaration pour cet endroit.

Principales dispositions de la directive sur la rémunération de l'UE

Examinons la portée de la directive et les principales décisions que les employeurs devraient connaître.

Transparence salariale

Pour encourager l'équité et donner aux travailleurs un pouvoir de négociation plus fort, la directive exige que les entreprises :

• Développent des normes précises, impartiales et neutres en termes de genre pour déterminer qui est rémunéré et comment les décisions de progression de carrière sont prises. Elles doivent également rendre ces informations facilement accessibles à tous
• Informent les chercheurs d'emploi du salaire de départ ou de la fourchette salariale dans les annonces d'emploi ou avant les entretiens
• S'assurent que les titres et le contenu des descriptions de poste sont entièrement neutres en termes de genre et que les process de recrutement sont menés de manière non discriminatoire
• S'abstiennent de demander des informations sur les revenus actuels et l'historique salarial des candidats
• Donnent aux employés la liberté de discuter de leur rémunération. Cela signifie que les entreprises ne peuvent plus utiliser des accords de non-divulgation et des politiques de confidentialité pour empêcher les employés de partager et comparer leurs salaires avec d'autres
• Fournissent aux travailleurs des informations pertinentes sur les niveaux de rémunération et l'évolution, ainsi que les critères objectifs utilisés pour les établir

Droit à l'information

La directive donne aux employés le droit d'accéder à des informations sur les salaires d'autres travailleurs. Ils peuvent évaluer s'ils sont rémunérés équitablement par rapport à d'autres travailleurs effectuant les mêmes tâches ou des tâches de valeur égale. Elle stipule que :

• Les employés ont le droit de demander et recevoir par écrit des informations sur leur rémunération ainsi que celle de leurs collègues effectuant le même travail ou un travail de valeur égale, par genre
• Les travailleurs peuvent demander des informations sur leur rémunération par eux-mêmes ou par l'intermédiaire de représentants et d'organismes d'égalité, et exiger des clarifications supplémentaires si les données qu'ils reçoivent sont incomplètes ou incorrectes
• Une fois qu'une demande d'information est faite, les employeurs doivent fournir une réponse détaillée dans un délai de deux mois
• Les entreprises doivent informer tous les employés de leur droit de recevoir annuellement des informations sur la rémunération des équipes

Obligations de déclaration

Conformément à son objectif de lutter contre les injustices salariales, la directive rend obligatoire pour les organisations de suivre et déclarer les disparités salariales pour toutes les catégories de travailleurs effectuant le même travail ou un travail à valeur égale, par genre, aux autorités compétentes. Voici les données nécessaires à inclure dans le rapport :

• L'écart moyen et médian de rémunération entre les sexes
• Les niveaux de rémunération moyens par catégories de travailleurs, répartis par genre
• Le ratio de femmes par rapport aux hommes dans chaque tranche de rémunération par quartile
• Le ratio de femmes par rapport aux hommes recevant des composants complémentaires ou variables
• L'écart moyen et médian de rémunération entre les sexes dans les composantes variables ou complémentaires telles que les primes et avantages
• L'écart de rémunération entre les sexes dans chaque catégorie de travailleurs, réparti par salaire de base, composantes complémentaires et variables
• Le pourcentage de travailleurs ayant reçu une augmentation de salaire après leur retour de congé parental ou de congé de proche aidant, réparti par genre

La fréquence de déclaration pour les employeurs sera la suivante, à partir de juin 2027 pour l'année civile 2026 :

• Les organisations comptant 250 employés ou plus doivent faire un rapport annuel
• Les organisations comptant entre 150 et 249 employés déclarent tous les trois ans
• Les organisations comptant entre 100 et 149 employés doivent faire un rapport tous les trois ans à partir de juin 2031 pour l'année 2030
• Les organisations comptant moins de 100 employés n'ont aucune obligation de déclarer

Remarque : Les délais de reporting et obligations de reporting pour les entreprises de moins de 150 employés peuvent être modifiés à la discrétion des États membres de l'UE.

Si un rapport montre un écart salarial entre les sexes de 5 % ou plus entre les catégories de travailleurs qui n'est pas justifié par des considérations objectives et neutres en termes de genre, l'organisation a deux options :

• Équilibrer les échelles salariales en six mois, ou
• Réaliser une évaluation conjointe des salaires en collaboration avec les représentants des employés pour formuler un plan d'action sur l'égalité des sexes afin de corriger la situation dans un délai raisonnable.

Mécanismes de recours

En vertu de la directive, les employés confrontés à une discrimination salariale directe ou indirecte peuvent engager des poursuites judiciaires contre leur employeur. Il incombera à l'entreprise de prouver que les différences de salaire entre employés de statut et valeur égaux ne sont pas discriminatoires ou sont objectivement justifiées par des facteurs tels que l'effort, la responsabilité, l'éducation, les compétences et conditions de travail.

La directive stipule que :

Les employés ont le droit de recevoir une compensation pour les dommages résultant de la violation de leur droit à un salaire égal, y compris le paiement rétroactif complet, les primes et remboursements pour les opportunités perdues, les dommages immatériels et les intérêts sur les paiements retardés Personne ne peut fixer de limite supérieure au montant de l'indemnisation due à l'employé en cas de violation de ses droits Les travailleurs et leurs représentants ne doivent pas subir de représailles pour avoir exercé leurs droits à l'égalité de rémunération ou pour avoir soutenu une autre personne dans sa quête d'exercer ce droit Les États membres doivent imposer des sanctions strictes et justes, y compris des amendes, aux entreprises qui ne respectent pas les règles

Quelles sont les implications de la directive européenne sur la rémunération pour les équipes de paie ?

Voici quelques-unes des façons dont la directive sur les salaires de l'UE affectera vos opérations de paie :

Collecte et gestion des données

La directive sur la rémunération de l'UE aura un impact sur la manière dont vous collectez, suivez et stockez les données des employés. Pour déterminer votre risque de non-conformité, rassemblez les informations nécessaires concernant la rémunération des employés.

Cela inclut les informations d'identification, les postes et responsabilités de tous les employés, leurs salaires de départ, les niveaux de rémunération, les primes éventuelles, les avantages ou augmentations de salaire qu'ils ont reçus, ainsi que les données de référence sur les salaires.

Vous devrez investir dans les bonnes technologies pour vous aider à réduire le temps d'exécution des tâches, minimiser les erreurs, organiser les informations collectées et visualiser les données historiques afin de suivre les tendances salariales au fil du temps.

Voir aussi : Optimisez le reporting de paie avec Deel

Conformité aux exigences de déclaration

Opérer un changement culturel vers la transparence et l'égalité de rémunération pour un travail égal nécessite un audit de vos équipes et un plan clair pour l'avenir. Vous aurez beaucoup à faire pour vous assurer que vous êtes prêt à vous conformer aux nouvelles obligations de déclaration une fois la mise en œuvre lancée.

Cela inclut :

• Confirmer l'effectif des employés pour déterminer quelle échéance et fréquence de reporting s'appliquent à votre organisation
• Créer un calendrier pour mener à bien l'initiative
• Prendre note des principaux acteurs impliqués dans le processus, par exemple, les chefs d'équipe, responsables de service, ressources humaines, technologies de l'information et le service juridique
• Examiner vos dossiers pour identifier les documents liés à la paie que vous possédez déjà et ceux que vous devrez rassembler

Ajustement des systèmes de paie

Si vos process de paie actuels ne sont pas déjà conformes aux exigences de la directive en matière d'équité et de transparence, vous devrez effectuer les mises à jour nécessaires pour être prêt.

Cela signifie mettre en place un système qui vous permet de détecter rapidement les écarts de salaire et d'alerter les parties concernées. Il peut s'agir d'un tableau de bord affichant les fourchettes de salaire pour chaque poste et comment les salaires sont répartis dans chaque fourchette. Vous pourrez voir facilement quand l'écart de rémunération entre les sexes pour un poste similaire dépasse 5 % ou quand le salaire d'un employé se situe en dessous ou au-delà de la fourchette établie.

Enfin, vous devrez élaborer une procédure standard de rapport de paie que tout le monde pourra suivre. En établissant une approche standardisée, vous rationaliserez les process de reporting, éviterez le travail inutile pendant les périodes de rush de reportings et vous vous adapterez facilement aux exigences spécifiques des différentes juridictions.

Quelles sont les implications de la directive sur la rémunération de l'UE pour les équipes RH ?

La directive bouleversera sans aucun doute vos systèmes RH existants, mais les plus grands changements concerneront :

Les mises à jour des politiques

Il est temps d'examiner attentivement vos politiques salariales actuelles et de commencer à apporter des révisions là où c'est nécessaire pour moderniser la culture de votre entreprise.

Réfléchissez à vos packages de rémunération actuels et à la manière dont vous évaluez la valeur de chaque poste, ou décidez qui mérite des promotions, primes et avantages. Si vous n'êtes pas prêt à partager ces informations avec vos employés pour le moment, créez une philosophie de rémunération qui décrit comment les postes, les compétences, la valeur, l'éducation et d'autres facteurs influenceront les décisions salariales.

Décomposez les responsabilités de chaque poste et les exigences que les employés devront satisfaire pour être éligibles à une évolution de carrière ou à une progression salariale. Établissez une procédure pour gérer les évaluations de performance et l'allocation des récompenses.

Examinez vos process de recrutement pour détecter des schémas discriminatoires et assurez-vous que tout, des descriptions de poste aux entretiens, soit neutre en termes de genre et conforme à la directive.

Formation et sensibilisation des employés

Puisque les affaires ne se dérouleront plus comme d'habitude, il est primordial de fournir au personnel des ressources humaines une formation adéquate concernant les processus mis à jour. Assurez-vous qu'ils soient familiers avec les règles de la Directive sur les salaires de l'UE et le rôle qu'ils joueront dans la promotion de la diversité, de l'inclusion, de l'équité salariale et de la transparence des salaires.

Instruisez le personnel des ressources humaines sur la manière de gérer les discussions salariales, répondre aux questions des employés et résoudre avec tact les éventuels conflits sur le lieu de travail. Ensuite, élaborez un plan de communication efficace pour informer les employés des changements de politiques et procédures, afin qu'ils puissent pleinement profiter de leurs droits. Indiquez-leur comment partager leurs préoccupations, déposer des plaintes ou demander réparation pour discrimination salariale et autres comportements injustes sur le lieu de travail.

La directive vous oblige à informer annuellement les employés de leur droit de demander des informations sur l'évolution de carrière et la rémunération. Votre service doit déterminer le meilleur moment et la meilleure méthode pour communiquer cela aux équipes.

Aborder les écarts de rémunération

Réaliser des examens annuels de l'équité salariale aidera à identifier et rectifier les incohérences salariales avant qu'elles ne suscitent le mécontentement parmi les employés ou n'entraînent de graves répercussions juridiques.

Combinez des outils statistiques avec votre technologie d'analyse des ressources humaines pour associer vos obligations de transparence salariale à des objectifs globaux d'autonomisation des personnes et de culture d'entreprise. Cela vous permettra de mieux diagnostiquer les biais cachés et obstacles à votre évolution.

Vous pouvez obtenir une idée de ce que les employés pensent de vos structures et politiques de rémunération actuelles en menant des enquêtes ou en les encourageant à envoyer des rapports anonymes. Utilisez les informations recueillies pour déterminer les priorités les plus urgentes ou les zones à risque et commencez à instaurer des changements.

Étapes pour garantir la conformité avec la directive sur la rémunération de l'UE

Suivez ces étapes pour pérenniser votre entreprise et vous préparer à maîtriser la transparence salariale ainsi que les droits et attentes des employés en vertu de la nouvelle législation.

1. Réalisez un audit de rémunération

Avec les audits de rémunération, vous pouvez découvrir de potentiels problèmes et mettre en lumière les attitudes et approches qui impactent votre stratégie de rémunération.

Persuadez les acteurs clés : Après avoir obtenu l'adhésion de la direction de l'entreprise, vous devrez décider qui sera impliqué dans votre audit de paie. Selon la taille de votre entreprise, cela pourrait être une tâche pour une ou deux personnes. Ou cela pourrait nécessiter de faire appel aux compétences et connaissances de divers postes et services, tels que :

• Les RH pour accéder aux documents de politique, informations démographiques des employés et dossiers de performance
• Le service finance et paie pour accéder aux bulletins de salaire et données financières pertinentes
• Le service juridique pour expliquer des structures de rémunération complexes et identifier les éventuelles sources de plaintes

Vous pouvez également choisir d'inclure des représentants de travailleurs ou d'engager des consultants externes spécialisés dans les évaluations de postes et d'égalité salariale.

Collectez et enregistrez les données essentielles des employés : plus vous disposez d'informations, meilleure sera la qualité des analyses que vous générerez et plus vos conclusions seront pertinentes.

Si votre entreprise dispose de bases de données RH et de paie simples et unifiées ou tient des registres méticuleux, extraire les informations dont vous avez besoin devrait être facile. Mais si votre système est complexe ou divisé en silos, vous devrez rassembler et vérifier les données au préalable. Certaines données nécessaires à inclure dans votre audit sont :

• Les informations démographiques telles que le sexe, la race, l'âge, etc.
• Les intitulés de poste et descriptions
• Les niveaux de poste, services et responsabilités
• Le niveau d'expérience, d'éducation et d'autres qualifications
• Les gammes de salaires et structures
• Les lettres d'offre individuelles, salaires de base actuels, heures supplémentaires, primes et avantages
• les promotions, taux et fréquence des augmentations de salaire
• Les Hheures travaillées
• L'ancienneté

Analysez vos résultats : la méthodologie que vous utilisez pour analyser vos données dépendra de la taille de votre entreprise et de la quantité d'informations avec lesquelles vous travaillez. Les petites organisations comptant seulement quelques dizaines d'employés peuvent probablement saisir toutes les données dans une feuille de calcul et les examiner directement pour rechercher des différences de rémunération entre les employés effectuant le même travail ou un travail comparable.

Pour une organisation plus grande avec des centaines d'employés et des ensembles de données plus complexes, vous pouvez effectuer une analyse de régression pour déterminer les facteurs qui influencent les salaires et les écarts de rémunération. Ensuite, vérifiez si ces facteurs sont raisonnables et légitimes ou biaisés en fonction du genre, de la race ou du handicap.

2. Mettez en place des structures salariales transparentes

Une fois que vous avez identifié les écarts de rémunération existants et leurs causes profondes, l'étape suivante consiste à remédier à toute différence de rémunération—en particulier celles supérieures à 5%—qui ne peuvent être objectivement justifiées. Une façon de procéder est d'intervenir dans les process et réformer les politiques structurelles pour empêcher la poursuite des défauts opérationnels ou pratiques discriminatoires qui ont conduit aux écarts de rémunération.

Vous devrez également augmenter les salaires et offrir d'autres avantages compensatoires aux employés qui ont été affectés par des politiques salariales injustes, afin de les aligner sur ceux de leurs collègues.

Si votre audit de rémunération ne révèle aucune disparité, félicitez-vous et préparez votre rapport pour soumission conformément à la directive de l'UE.

3. Surveillez et rendez compte régulièrement

L'audit des salaires n'est pas un exercice ponctuel. Les écarts et les biais peuvent réapparaître à mesure que les employés tournent, les responsabilités évoluent et les structures se réorganisent.

Quel que soit le résultat de votre évaluation initiale, vous devez établir une pratique continue d'enquête et de reporting sur vos process de recrutement, rémunération et gestion des talents. Cela vous permettra de maintenir la conformité et de repérer les problèmes avant qu'ils ne deviennent courants ou systémiques.

Les évaluations régulières peuvent également vous aider à mesurer les progrès que vous réalisez vers vos objectifs plus larges en matière de DEI et de culture.

Défis et meilleures pratiques pour la mise en œuvre de la transparence salariale

Bien que la transparence salariale apporte des avantages positifs tant pour votre organisation que pour ses travailleurs, vous rencontrerez des obstacles sur le chemin. Voici quelques défis potentiels que vous pourriez rencontrer ainsi que des stratégies que vous pouvez adopter pour les atténuer et garantir des infrastructures salariales réussies, durables et équitables.

Défis courants pour la mise en œuvre de la directive sur les salaires de l'UE

Préoccupations concernant la confidentialité des données

Historiquement, la collecte de catégories spéciales d'informations sur les employés, telles que la race, la sexualité, la religion, l'ethnicité et le handicap, a été considérée comme insensible et contraire à l'éthique. Certains pays ont même imposé des interdictions totales de demander ces informations, car elles pourraient potentiellement être utilisées pour discriminer les employés. Cependant, enregistrer ces données est nécessaire pour obtenir une vue d'ensemble des indicateurs d'égalité salariale des entreprises au-delà du genre.

La directive sur la rémunération de l'UE stipule que le traitement des informations personnelles pour satisfaire aux obligations de déclaration de l'écart de rémunération entre les sexes ou au droit des employés à l'information sur la transparence des salaires doit respecter les normes de conformité au RGPD, et ne doit pas être utilisé à d'autres fins.

Cependant, il est normal de s'attendre à une certaine tension lorsqu'il s'agit de concilier les exigences de transparence salariale avec les protections et pratiques existantes en matière de protection des données.

Résistance au changement

Si votre entreprise considère la rémunération comme un sujet confidentiel, les dirigeants et managers peuvent être mal à l'aise avec la divulgation de ces informations.

En tant que professionnel des ressources humaines ou de la paie, vous pourriez vous retrouver dans la position de présenter un dossier en faveur de l’adoption de pratiques de transparence et de rémunération équitable et respecter les zones de non-respect de la législation.

Conformité et communications multinationales

La directive de l'UE n'est pas universelle. Chaque État membre peut interpréter la législation de manière unique avec des calendriers, attentes, règles de reporting, définitions de qui est considéré comme un travailleur, et bien plus encore.

Donc, si vous maintenez des bureaux dans plusieurs pays de l'UE, vous devrez potentiellement faire face à différentes obligations. Vous devrez peut-être créer des structures, processus et plans de communication distincts pour les travailleurs dans les régions respectives.

Charge de travail administrative accrue

Se conformer à la directive et réviser les process et politiques de rémunération actuels nécessitera du temps et des ressources, en particulier pour la première année de reporting.

Cela signifie plus de tâches et responsabilités pour les parties prenantes clés, mais il n'y a tout simplement pas moyen d'y échapper. La loi entrera bientôt en vigueur, donc plus vous commencerez à vous préparer tôt, plus vous aurez de temps pour planifier et vous ajuster, afin de ne pas vous retrouver submergé ou en difficulté pour respecter l'échéance.

Insatisfaction des employés

Lorsque vous commencez à rendre publics les niveaux de rémunération pour les différents postes ainsi que les critères utilisés pour les décisions salariales et de carrière, certains de vos employés peuvent se rendre compte qu'ils sont moins bien payés que leurs homologues, ce qui peut déclencher des conflits ou différends. La bonne nouvelle est qu'avec des engagements visibles à évoluer dans le bon sens, vous pouvez apaiser le mécontentement et créer un environnement de travail où chacun se sent valorisé.

Meilleures pratiques pour la mise en œuvre de la directive européenne sur les salaires

Collaboration interfonctionnelle

L'équité salariale ne devrait pas être uniquement gérée par votre équipe juridique, RH ou de paie. Pour atténuer les risques de la conformité à la réputation de la marque, il est crucial d'impliquer des parties prenantes de tous ces domaines ainsi que d'autres, comme les analyses pertinentes du personnel, la communication et la formation et développement (L&D).

Cela aidera à améliorer l'efficacité et éviter la duplication des efforts tout en harmonisant les objectifs, priorités et approches.

Exploitez la technologie

Utilisez des logiciels de gestion des ressources humaines et de paie, des outils d'évaluation des performances et des logiciels d'analyse de l'équité salariale pour automatiser les flux de travail, standardiser les process et signaler les pratiques salariales illégitimes pouvant entraîner des écarts de rémunération. Ils peuvent également aider à réduire les erreurs, gagner du temps et des ressources, et éviter des litiges coûteux et pénalités à l'avenir.

Instituez des freins et contrepoids

Anticipez les problèmes possibles qui pourraient survenir ou les manières dont vos initiatives de transparence et d'équité salariales pourraient être contestées. Ensuite, planifiez votre réponse pour limiter les situations où les managers agissent de manière indépendante ou sont obligés de se fier uniquement à leur jugement.

Par exemple, qui examinera et approuvera les lettres d'offre pour s'assurer que vos politiques de rémunération sont suivies de manière cohérente ? Que ferez-vous si un employé demande une augmentation de salaire au-delà de la fourchette salariale autorisée ?

Préparez-vous à la conformité avec Deel.

L'amélioration de la rétention des employés, du moral, de la productivité et le renforcement de la marque employeur ne sont que quelques-uns des effets transformateurs que des pratiques de rémunération équitables et la transparence sur les décisions salariales peuvent avoir sur votre entreprise.

La directive sur la transparence des rémunérations met tous les employeurs basés dans l'UE ou recrutant dans l'UE en alerte. Vous ne pouvez plus vous permettre d'avancer à votre propre rythme en ce qui concerne la réduction de l'écart de rémunération entre les sexes dans votre organisation et la création de politiques et de structures équitables pour fonder vos décisions en matière de progression salariale et de carrière.

Il est temps de devenir proactif dans l'identification, la prévention et la correction des inégalités salariales, afin de ne pas vous retrouver dans une situation compromettante. La plateforme tout-en-un de Deel peut vous aider à :

• Gérer sans effort la paie de vos équipes nationales et internationales et intégrer tous vos dossiers et outils de paie pour créer une source unique de vérité
• Rester informé des changements réglementaires existants et à venir dans 150 pays pour garantir une conformité continue
• Gérer entièrement vos process d'engagement des employés, de formation et d'évaluation des performances
• Consolider et automatiser l'ensemble de votre flux de travail RH, de l'embauche au départ, pour une gestion fluide de vos équipes

Réservez une démonstration aujourd'hui pour en savoir plus.