Comment les exigences de conformité en matière de paie influent sur la croissance des entreprises

L’expansion mondiale est une priorité absolue pour les dirigeants d’entreprises aujourd’hui, puisqu’une enquête récente a révélé que 97 % des entreprises américaines prévoient d’entrer sur de nouveaux marchés. Cependant, avec cette expansion internationale viennent des défis complexes en matière de paie, notamment en ce qui concerne la conformité juridique et fiscale.

Chez Deel, nous avons simplifié la gestion de la paie, des RH et de la conformité à l’échelle mondiale grâce à une plateforme flexible et centralisée, permettant à votre équipe internationale de se développer dans le respect des cadres juridiques. Ce guide explique les principaux éléments de conformité à prendre en compte par les entreprises matures pour gérer avec succès la paie transfrontalière.

Conformité légale et   réglementaire

Chaque pays possède sa propre fiscalité, ses réglementations du travail et ses exigences en matière de déclarations. Ces exigences peuvent même varier d’un état à l’autre dans les pays reposant sur un modèle fédéral. Aux États-Unis, les propriétaires d’entreprises doivent tenir compte des impôts sur la paie, des saisies sur salaire, de l’impôt fédéral sur le revenu et des taxes FICA (Federal Insurance Contributions Act). Toutes ces exigences sont fixées par des lois fédérales et sont imposées par des organismes de réglementation tels que l’IRS (Internal Revenue Service) et le Department of Labor.

Lorsqu’on s’étend au-delà des États-Unis, la gestion de la paie devient une tâche complexe qui exige une grande attention aux détails à l’échelle internationale. Voici quelques considérations clés à prendre en compte :

• les différentes devises ;
• les cycles de paie différents ;
• la diversité des contrats de travail ;
• le respect des lois locales ;
• les réglementations en constante évolution.

Les employeurs doivent également tenir compte des impôts liés à la Sécurité sociale, des avantages sociaux et des conventions fiscales pour garantir la précision et la ponctualité de leur paie. Le non-respect des réglementations légales peut entraîner des conséquences à long terme pour une entreprise, telles que :

• Des répercussions légales avec des amendes lourdes, des pénalités et des litiges potentiels.
• La perte de licences ou de permis qui perturbe les opérations et entraîne des pertes financières.
• Des conflits sociaux et le mécontentement des employés, ce qui réduit la productivité et freine la croissance.
• Des audits fiscaux et des demandes d’arriérés d’impôts qui exercent une pression financière sur l’organisation.
• Des relations tendues avec des partenaires internationaux, impactant les opportunités d’expansion.

Pour éviter des problèmes tels que la mauvaise qualification (classification) des employés et les responsabilités fiscales qui pourraient affecter les résultats financiers de votre entreprise, il est essentiel de rester à jour avec les lois sociales de chaque pays.

Les stratégies de conformité proposées par Deel permettent d’identifier et de traiter de manière proactive les risques potentiels, afin de protéger votre entreprise contre les sanctions et les dommages à sa réputation. Nos principaux domaines de conformité juridique vont des accords sur le salaire minimum et le paiement des heures supplémentaires aux avantages sociaux en passant par les enregistrements d’entités étrangères.

Limiter les erreurs de paie

Les erreurs de paie exposent les entreprises à des risques financiers et opérationnels. Selon un rapport de 2022, les entreprises commettent en moyenne 15 erreurs de paie par période de paie, chacune coûtant en moyenne 291 $ (261 €) à l’entreprise.

Pensez à la manière dont les erreurs dans les salaires, les taxes ou les avantages des employés peuvent entraîner des calculs incorrects, donnant lieu à un sous-paiement ou un sur-paiement des employés, ce qui peut affecter la confiance des employés, fausser les cotisations sociales et même déclencher des actions en justice.

Les erreurs dans les calculs d’impôts ou des déclarations erronées peuvent également attirer l’attention des autorités fiscales, conduisant à des audits et à des pénalités potentielles. Ces risques de non-conformité des bulletins de paie peuvent perturber vos processus internes, entraînant des retards de paiement, des employés insatisfaits et une diminution de la productivité.

Les entreprises qui utilisent Deel pour la gestion de la paie réduisent le risque de conséquences légales et de pénalités auprès de l’Urssaf et de l’administration fiscale en France. Elles bénéficient également de :

• Paiements corrects et ponctuels des employés.
• Réduction de la probabilité de conflits et de litiges liés au travail.
• Amélioration de la précision des déclarations fiscales.
• Conformité assurée avec les réglementations locales et internationales en matière de paie.
• Capacités de budgétisation et de planification financière plus précises.

Retenir les meilleurs talents, même en pleine croissance

En garantissant un traitement précis et ponctuel de la paie dans votre entreprise, vous montrez votre engagement envers votre personnel, instaurant un climat de confiance et une image fiable. Lorsque les employés reçoivent des paiements corrects et réguliers, ils éprouvent une plus grande satisfaction au travail, ce qui contribue à un environnement de travail positif.

En revanche, les erreurs de paie peuvent entraîner un stress financier, éroder la confiance, créer de l’insatisfaction et augmenter le taux de rotation du personnel. En fait, 41 % des entreprises au Canada déclarent que les erreurs de paie ont occasionné une baisse du moral des employés, et 38 % ont constaté une augmentation du turnover.

Avec un logiciel de paie international comme Deel, vous pouvez :

• Garantir des paiements précis et ponctuels aux employés, renforçant ainsi leur sécurité financière.
• Démontrer l’engagement de l’entreprise envers des pratiques de travail équitables et une conduite éthique.
• Réduire le risque de conflits et de réclamations sur le lieu de travail.
• Offrir aux employés la certitude que leurs droits et avantages sont protégés.
• Faciliter une communication transparente sur les politiques et les réglementations, et une meilleure compréhension de celles-ci.

Lorsque les employés sont intégrés à la plateforme de paie internationale de Deel, ils reçoivent une simple liste des choses à faire pour rassembler leurs informations personnelles, leurs coordonnées bancaires et les documents de conformité en une seule étape facile.

Maintenir une réputation positive

Le développement de votre entreprise vers de nouveaux marchés signifie que vos actions seront attentivement observées par les clients locaux et les parties prenantes internationales. La conformité en sera d’autant plus importante.

En vous engageant à respecter des pratiques éthiques et une conduite responsable des affaires, vous renforcez la confiance des clients, investisseurs et partenaires internationaux. Vous établissez également une réputation positive sur le marché mondial.

Cela vous place devant vos concurrents, car un historique de conformité solide améliore la réputation de votre entreprise. La tenue d’un historique de paie précis est un élément essentiel de la gestion de vos documents légaux, car elle garantit la satisfaction de vos employés et préserve votre réputation éthique.

Il est important de se rappeler que le non-respect des normes peut entraîner une mauvaise publicité qui nuit à l’image de marque et à la réputation de l’entreprise. En faisant preuve de transparence, de responsabilité et d’équité dans toutes vos interactions commerciales, vous renforcez l’intégrité de votre réputation.

Efficacité des coûts et rentabilité

La conformité en matière de paie n’est pas seulement une obligation légale. Elle présente également de nombreux avantages qui peuvent accroître l’efficacité et la rentabilité d’une entreprise. En respectant les réglementations locales, les entreprises peuvent économiser sur les lourdes amendes et frais juridiques tout en minimisant le risque de pertes financières.

Les pratiques conformes favorisent également un processus de paie standardisé et efficace dans plusieurs sites, réduisant les erreurs et redondances tout en optimisant les ressources. Cela permet aux équipes de ressources humaines et de paie de se concentrer sur les activités principales de l’entreprise, telles que l’augmentation de la productivité et de la rentabilité.

Un système de paie conforme fournit également des informations précieuses pour une meilleure planification financière et prise de décision, ouvrant la voie à une croissance durable sur le marché international.

Optimisation de la gestion de la paie en conformité avec les règles légales en France

La gestion de la paie en France est un processus complexe qui nécessite une attention particulière à la conformité et aux cotisations sociales. Que ce soit pour l’élaboration des bulletins de paie, la gestion des heures supplémentaires ou l’application des conventions collectives, chaque gestionnaire de paie doit maîtriser les règles légales en vigueur pour éviter tout risque de non-conformité.

L’utilisation d’un logiciel de paie performant comme celui de Deel, mis à jour régulièrement avec les dernières pratiques de paie et les directives de l’Urssaf, est indispensable pour assurer une gestion efficace des congés payés, des charges sociales, des charges patronales et des exonérations.

Par ailleurs, un audit de conformité de la paie permet d’identifier et de corriger d’éventuelles erreurs sur les fiches de paie, limitant ainsi le risque de redressement lors d’un contrôle Urssaf. Pour les entreprises cherchant à optimiser ce processus, l’externalisation de la paie peut être une solution de gestion efficace, permettant de se conformer au Code du travail et aux préconisations du secteur privé. Deel est le partenaire idéal qui vous accompagne dans tous les sujets liés à la conformité.

Capacité à saisir les opportunités à l’international

Deel aide les entreprises à atteindre une croissance mondiale en garantissant la conformité des paies. Cela offre un cadre solide pour l’expansion, permettant aux dirigeants d’entreprise de naviguer en toute confiance dans les complexités des différents marchés tout en s’assurant que leurs opérations respectent les lois et réglementations locales.

Grâce à la solution de paie internationale de Deel, les grandes entreprises peuvent améliorer et tirer parti de leur dossier de conformité pour gagner la confiance et la crédibilité sur un nouveau marché, et se différencier de leurs concurrents. Notre équipe juridique solide veille à ce que vous respectiez les réglementations en matière de conformité dans chaque marché en :

• restant à l’avant-garde des exigences de conformité fiscale et de paie dans vos marchés cibles ;
• maintenant des politiques et procédures claires pour la conformité dans toutes les fonctions RH et de paie ;
• examinant les contrats localisés chaque trimestre pour garantir leur mise à jour ;
• surveillant et auditant régulièrement les pratiques pour traiter proactivement tout problème.

Conseils pour maintenir la conformité lors d’une expansion internationale

Pour améliorer l’efficacité de votre gestion des paies à l’échelle internationale, envisagez de prendre les mesures suivantes :

• constituez (ou externalisez) une équipe chargée de la paie internationale pour gérer la conformité globale ;
• rédigez un processus international de gestion de la paie qui peut être adapté en fonction des besoins ;
• mettez en place un système centralisé de gestion de la paie et des RH ;
• tirez parti de l’expertise locale en matière de conformité et de réglementation ;
• profitez des solutions technologiques qui optimisent les fonctions, permettent une évolutivité et automatisent les processus chronophages.

Ces conseils peuvent également s’appliquer à la conformité fiscale locale en matière de paie. Choisir un système de paie fiable aidera les entreprises à gérer la paie conformément à la législation locale. Aux États-Unis, cela inclut l’adhésion à la loi sur les normes de travail équitables (FLSA), ainsi que les exonérations et directives concernant le FICA, entre autres.

Certains aspects de la paie, comme le salaire minimum fédéral, les taux d’imposition et les exigences en matière de retenue d’impôt sur le revenu, sont standardisés à l’échelle mondiale, avec des différences selon les juridictions. Suivez la checklist ci-dessous pour garantir la conformité avant, pendant et après le traitement de la paie.

Pour obtenir plus d’informations pratiques sur la conformité en matière de paie, téléchargez notre ressource gratuite : checklist de conformité globale de la paie (en anglais).

La plateforme primée de Deel est conçue pour simplifier la gestion de la paie, des RH et de la conformité pour les équipes mondiales. Deel a aidé des milliers d’entreprises à s’étendre à l’international.

Découvrez comment Deel aide les entreprises à garantir la conformité de leur paie à l’échelle internationale en demandant une démonstration produit de 30 minutes. Pendant cette session, un expert vous présentera la plateforme et répondra à toutes vos questions sur les solutions de gestion de la paie, des RH et de la main-d’œuvre proposées par Deel.