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Votre guide expert de conformité et paie en région EMEA

Légal et conformité

Global Payroll

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Publié

28 janvier, 2025

Dernière mise à jour

28 janvier, 2025

Sommaire

Qu'inclut la conformité en matière de RH et de paie ?

Les défis de conformité en Europe, au Moyen-Orient et en Afrique

Exemples de conformité des ressources humaines et de la paie dans la région EMEA

Oubliez les problèmes de conformité en EMEA avec Deel.

Points clés
  1. La conformité en matière de RH et de paie fait référence au respect des réglementations légales, des normes liées à la gestion des ressources humaines et au traitement de la paie, telles que les pratiques d'embauche ou l'administration des avantages sociaux.
  2. La complexité de la conformité en matière de ressources humaines et de paie augmente lorsque vous recrutez à l'échelle internationale en raison des divers environnements juridiques des différents pays, y compris les systèmes fiscaux, la protection des données et les lois sur l'emploi.
  3. Deel dispose d'une expertise juridique interne et d'outils de conformité dans plus de 150 pays à travers le monde, garantissant une conformité totale en matière de paie et de ressources humaines, peu importe où vous recrutez.

Saviez-vous que :

  • Au Royaume-Uni, il n'y a pas de durée minimale ou maximale pour les contrats à durée déterminée.
  • En Slovaquie, vous avez besoin du consentement explicite des employés pour augmenter les heures supplémentaires jusqu'à 400 heures par an.
  • Dans l'UE, les travailleurs temporaires et indépendants sont protégés par une directive spéciale qui leur donne accès à des droits similaires à ceux des employés permanents.

Dans un environnement commercial mondial, vous devez rester à jour avec les lois et réglementations des pays dans lesquels vous recrutez et mettre en œuvre des politiques adéquates pour protéger votre entreprise contre la responsabilité, les sanctions financières et la détérioration de sa réputation.

Cette tâche devient plus complexe et comporte davantage de risques lorsque vous recrutez à l'échelle internationale, car chaque région ou pays a son propre ensemble de lois du travail, de réglementations fiscales et règles pour l'emploi. De plus, les lois sur les ressources humaines et la paie sont sujettes à des changements fréquents : en 2022, il y a eu plus de 61 000 modifications de réglementation dans le monde.

Qu'inclut la conformité en matière de RH et de paie ?

La conformité en matière de ressources humaines et de paie signifie l'adhésion aux réglementations légales, normes et exigences régissant la gestion des ressources humaines et le traitement des salaires au sein d'une entreprise. Ce processus continu implique un large éventail d'obligations, telles que les lois sur l'emploi, les réglementations fiscales, les cotisations de sécurité sociale, les lois sur la protection des données et les avantages sociaux des employés.

La conformité garantit que les entreprises opèrent de manière éthique, légale et responsable tout en protégeant les droits et intérêts des employés.

Pour les entreprises opérant dans plusieurs régions, la conformité en matière de paie et ressources humaines est cruciale pour plusieurs raisons :

  • Réduire le risque de responsabilités juridiques et de pénalités en respectant les lois et réglementations applicables dans chaque juridiction.
  • Aider à maintenir une réputation positive et garder la confiance des employés, clients et parties prenantes.
  • Favoriser la cohérence et l'équité des pratiques RH pour une meilleure relation avec vos équipes et une capacité à garder vos talents.
  • Contribuer au succès global et à la durabilité de l'entreprise.

Voici les éléments clés de la conformité en matière de RH et de paie :

  • Les lois sur l'emploi régissant la relation entre employeurs et employés couvrent des aspects tels que les accords et contrats, les conditions de travail, les politiques de discrimination et de harcèlement, les procédures de licenciement et les droits des employés
  • Les réglementations fiscales dictant les obligations des employeurs en matière de taxes sur salaires, retenue d'impôt sur le revenu et d'autres questions liées aux impôts
  • Les cotisations de sécurité sociale offrant aux employés des avantages tels que des pensions de retraite, une couverture santé et une assurance invalidité
  • Les lois sur la protection des données régissant la collecte, l'utilisation et le traitement des données personnelles, y compris les informations des employés
  • Les avantages sociaux des employés englobant diverses compensations non salariales fournies aux employés, telles que les congés payés, l'assurance santé, les plans de retraite, et d'autres avantages
  • Les relations de travail : Les lois sur les relations de travail entre employeurs, employés et syndicats
  • La tenue de registres et rapports ou maintien de registres précis et respect des exigences de rapport imposées par la loi

💡En savoir plus : conformité RH : le guide complet pour entreprises

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Les défis de conformité en Europe, au Moyen-Orient et en Afrique

Se conformer aux réglementations en Europe présente des défis uniques pour les entreprises, notamment en raison de la complexité des [réglementations de l'Union européenne] (UE) et de la diversité des systèmes juridiques à travers les différents pays. Complying with regulations in Europe presents unique challenges for businesses, particularly due to the complexity of European Union (EU) regulations and the diversity of legal systems across different countries.

Les trois défis de conformité les plus importants en Europe incluent :

Comment être en conformité au RGPD pour la protection des données

Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD)

Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD)

Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est l'une des réglementations de protection des données les plus strictes au monde et s'applique à toutes les organisations traitant des données personnelles au sein de l'UE. Le non-respect de ces lois peut exposer votre entreprise à de sérieux risques juridiques, y compris des poursuites judiciaires en cas de manquement à la protection de la confidentialité des données des employés.

Les principaux défis auxquels les entreprises sont confrontées en matière de conformité au RGPD incluent :

  • Les exigences strictes : Le RGPD impose des exigences strictes en matière de traitement des données, notamment l'obtention d'un consentement explicite, la mise en œuvre de mesures de protection des données, la nomination de délégués à la protection de ces données et la notification des autorités en cas de violation de données.
  • Transferts de données transfrontaliers : Le transfert de données personnelles en dehors de l'UE nécessite de se conformer aux restrictions du RGPD sur les transferts internationaux de données, telles que la mise en œuvre de garanties appropriées ou l'obtention de décisions adéquates pour les pays hors de l'UE.
  • Complexité de la conformité : La conformité au RGPD implique des exigences légales et techniques complexes, ce qui la rend difficile pour les entreprises, en particulier les petites organisations ou celles qui ne disposent pas d'équipes juridiques et de conformité dédiées.

Deel s'engage pleinement à garantir la conformité au RGPD. Nous maintenons les normes les plus élevées telles que définies dans le RGPD et suivons tous les cadres, politiques et processus requis.

Comment bien gérer plusieurs pays et systèmes juridiques

Bien qu'un seul continent, l'Europe n'est pas un marché homogène et ne peut être considérée comme environnement juridique unique. Opérer dans plusieurs pays européens ajoute des niveaux de complexité aux efforts de conformité en raison de la diversité des cadres réglementaires, des différences culturelles et barrières linguistiques.

Les nuances culturelles peuvent également influencer les pratiques des ressources humaines, les styles de communication et normes commerciales. Comprendre et respecter ces différences culturelles est essentiel pour assurer la conformité et développer des opérations réussies dans chaque pays.

Les différences linguistiques posent de vrais défis pour les entreprises opérant dans plusieurs pays européens, notamment lors de la traduction de documents juridiques, communication avec les employés et compréhension des lois et réglementations locales.

💡En savoir plus : conformité RGPD : comment la garantir parmi les équipes à l’international ?

Comprendre le contexte économique et géopolitique difficile

Au Moyen-Orient et en Afrique, il peut y avoir des disparités économiques significatives dans une même région. Certains pays sont très développés tandis que d'autres font face à de grands défis économiques.

Les entreprises opérant dans des pays moins développés peuvent faire face à des contraintes de ressources, notamment un accès limité à l'expertise juridique et à l'accès aux informations, ce qui peut entraver leur capacité à assurer la conformité.

Les changements dans les politiques gouvernementales, les réglementations et pratiques d'application peuvent créer de l'incertitude pour les entreprises opérant dans la région MEA, les obligeant à rester informées et agiles dans leurs efforts de conformité et à éventuellement préparer un plan de sortie du marché.

Un employeur de référence (EOR) offre une plus grande flexibilité dans vos tests de marché, l'augmentation ou la réduction de votre personnel, et même la fermeture de vos opérations dans un marché spécifique. Il s'assure que tous les processus de paie et de ressources humaines sont effectués en totale conformité avec les réglementations locales, vous permettant de réagir rapidement aux événements dans la région.

Exemples de conformité des ressources humaines et de la paie dans la région EMEA

Voici quelques exemples de la façon dont les lois sur l'emploi et la paie peuvent varier en fonction du pays dans lequel vous recrutez. De la tenue de vos registres aux congés annuels, vous devez connaître toutes ces réglementations pour garantir une conformité totale dans chaque pays.

Royaume-Uni

  • Contrat de travail écrit : Optionnel
  • Congés annuels : 28 jours par an (y compris les jours fériés)
  • Salaire minimum : Peut dépendre de l'âge du travailleur
  • Cycle de paie : Mensuel
  • Paiement des heures supplémentaires : Non obligatoire
  • Conservation des dossiers des employés : Six ans

Remarque : Depuis que le Royaume-Uni a quitté l'UE, les lois sur l'emploi qui s'appliquent à l'Union ne doivent pas nécessairement être respectées au Royaume-Uni.

Chez Deel, notre réseau d'entités dans 150 pays est composé d'experts RH locaux, d'avocats et d'une équipe de rédacteurs qui travaillent à analyser les données de recrutement et à garantir la conformité internationale. La base de connaissances solide de Deel a été développée au fil du temps pour fournir une source d'information vérifiée et à jour pour tous ses clients.

Que vous soyez une petite startup ou une grande entreprise, vous pouvez désormais poser des questions sur l'emploi à l'échelle mondiale, les avantages sociaux, et obtenir des réponses instantanées sur les lois locales dans plus de 150 pays.

💡Voir aussi : La place de l'IA dans les RH des entreprises internationales

Allemagne

  • Contrat de travail écrit : Obligatoire pour un contrat à durée déterminée
  • Congés annuels : 20 jours par an
  • Salaire minimum : 2 088-2 253,30 EUR (~2 250-2 430 USD) par mois
  • Cycle de paie : Mensuel
  • Paiement des heures supplémentaires : Compensé en temps de repos ou financièrement
  • Conservation des dossiers des employés : Feuilles de temps pour deux ans, autres documents pour six ans.

Remarque : Le délai de préavis légal minimum pour les employés en Allemagne est de quatre semaines le 15 ou dernier jour du mois suivant.

France

  • Contrat de travail écrit : Obligatoire pour certains types de contrats et doit être rédigé en français.
  • Congés annuels : 25 jours par an
  • Salaire minimum : 1 709,28 EUR (~1 843 USD) par mois
  • Cycle de paie : Mensuel
  • Paiement des heures supplémentaires : Peut dépendre du type de contrat
  • Conservation des dossiers des employés : Au moins cinq ans

Remarque : Contrairement à la plupart des autres pays où la durée standard de travail est de 8 heures par jour, 40 heures par semaine, en France, elle est de 7 heures par jour, 35 heures par semaine.

Italie

  • Contrat de travail écrit : Statutaire
  • Congés annuels : 20 jours par an (+ 32 heures supplémentaires)
  • Salaire minimum : Aucune exigence
  • Cycle de paie : Mensuel
  • Paiement des heures supplémentaires : Obligatoire, 150 % du taux horaire pour les 8 premières heures.
  • Archivage des dossiers des employés : Cinq ans

Remarque : En Italie, le 13ème et 14ème mois de salaire sont inclus dans le salaire brut de l'employé et sont versés en décembre et en juin.

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Les Pays-Bas

  • Contrat de travail écrit : Facultatif
  • Congés annuels : 20 jours par an
  • Salaire minimum : 2 446,44 EUR par mois
  • Cycle de paie : Mensuel
  • Paiement des heures supplémentaires : Non obligatoire
  • Conservation des dossiers des employés : Au moins sept ans

Remarque : Les employés aux Pays-Bas reçoivent une indemnité de vacances. Ce coût est inclus dans le salaire annuel de l'employé.

Irlande

  • Contrat de travail écrit : Obligatoire
  • Congés annuels : 20 jours par an
  • Salaire minimum : 13,50 EUR par heure
  • Cycle de paie : Mensuel
  • Paiement des heures supplémentaires : Non obligatoire (le nombre maximum d'heures est de 48 par semaine)
  • Conservation des dossiers des employés : Trois ans

Remarque : L'Irlande utilise le système fiscal Pay As You Earn (PAYE), ce qui signifie que les employeurs sont tenus de déduire l'impôt et les cotisations de sécurité sociale des salaires au fur et à mesure que les employés les gagnent.

Belgique

  • Contrat de travail écrit : Les contrats verbaux sont autorisés pour certains types d'accords.
  • Congés annuels : 20 jours par an
  • Salaire minimum : 2 070,48 EUR par mois
  • Cycle de paie : Mensuel
  • Paiement des heures supplémentaires : Obligatoire quand ça dépasse 38 heures par semaine.
  • Conservation des dossiers des employés : de trois à dix ans, selon la documentation.

Remarque : En Belgique, il n'existe pas de périodes d'essai.

Suisse

  • Contrat de travail écrit : Certains types de contrats doivent être rédigés par écrit pour être valides.
  • Congés annuels : 20 jours par an, sauf si vous avez moins de 20 ans ou plus de 50 ans, auquel cas vous avez droit à 25 jours.
  • Salaire minimum : Pas de salaire minimum national
  • Cycle de paie : Mensuel
  • Paiement des heures supplémentaires : Non obligatoire
  • Conservation des dossiers des employés : Au moins cinq ans

Remarque : En Suisse, la semaine de travail standard peut varier de 38,5 à 42,5 heures.

Émirats Arabes Unis (EAU)

  • Contrat de travail écrit : Obligatoire
  • Congés annuels : 2 jours par mois pendant la première année d'emploi, puis 30 jours par an.
  • Salaire minimum : Pas d'exigences de salaire minimum
  • Cycle de paie : Mensuel
  • Paiement des heures supplémentaires : Obligatoire pour les postes non managériaux
  • Archivage des dossiers des employés : Au moins deux ans

Remarque : Aux Émirats Arabes Unis, les employés ne paient pas d'impôt sur le revenu. Cependant, certains employés peuvent être soumis à des cotisations de sécurité sociale.

Nigeria

  • Contrat de travail écrit : Obligatoire au plus tard trois mois après le début de l'emploi.
  • Congés annuels : Six jours par an après 12 mois d'emploi.
  • Salaire minimum : 70 000 NGN (~90 USD) par mois
  • Cycle de paie : Mensuel
  • Paiement des heures supplémentaires : Non obligatoire
  • Conservation des dossiers des employés : Trois ans

Remarque : Au Nigeria, il n'existe aucune obligation légale de fournir un préavis. Cependant, les meilleures pratiques incluent un préavis de 30 jours pour les employés non cadres et un minimum de 30 jours pour les cadres supérieurs.


Comment les clients de Deel sont facilement en totale conformité en EMEA

Deel a déjà aidé des milliers d'entreprises à garantir la conformité des ressources humaines et de la paie dans le monde entier, y compris dans la région EMEA.

Prenons l'exemple de Us2.ai. Cette entreprise a utilisé le service EOR de Deel pour embaucher en conformité à travers l'Europe, car ouvrir leur propre bureau dans le monde entier aurait pris trop de temps et aurait nécessité « de nombreuses réglementations de conformité, des travaux juridiques, des tâches administratives et frais associés. »

Nous avons aidé cette startup basée en APAC à comprendre les exigences légales en EMEA, leur permettant d'embaucher huit travailleurs internationaux en toute simplicité et de numériser, stocker et organiser en toute sécurité les documents RH clés sur la plateforme.

Une approche efficace de la conformité permet à nos clients d'améliorer leur délai de mise sur le marché. Par exemple, Zoomo, une entreprise australienne, a embauché des travailleurs espagnols, allemands et français, avec un processus d'intégration des équipes en seulement quelques jours ouvrables.

Deel a simplifié le recrutement international ! Deel a rendu extrêmement facile pour nous de recruter des talents à l'international. Ils disposent de personnes compétentes dans chaque pays, ce qui vous permet de garantir la conformité pour tous vos recrutements.

Jasmin Lebrock,

Sr. HR Generalist, Stayntouch

Oubliez les problèmes de conformité en EMEA avec Deel.

Externaliser la conformité à des experts est le moyen le plus sûr de réduire les risques juridiques et financiers lors de l'embauche dans les pays de la région EMEA.

Les services de Deel, tels que l'EOR, la gestion des travailleurs indépendants, la conformité internationale et la gestion de la paie, le SIRH, l'assistance pour les demandes de visa, et d'autres services, vous permettent d'embaucher n'importe qui, n'importe où, sans vous soucier de respecter les lois locales sur l'emploi et la fiscalité.

Notre équipe juridique interne composée de 200 experts et notre fonctionnalité unique de Conformité Continue vous permettent de rester à jour avec les réglementations et politiques applicables dans plus de 150 pays, réduisant ainsi les risques de non-conformité qui pourraient freiner votre croissance.

Simplifiez l'intégration et le départ de vos talents internationaux et prenez de l'avance sur vos concurrents en EMEA. Planifiez dès maintenant une démonstration avec notre équipe pour en savoir plus sur le fonctionnement de notre plateforme.

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