Comment gérer une paie conforme pour les secteurs très réglementés

La conformité en matière de paie est essentielle à la réputation et l'intégrité financière d'une entreprise. Si vous commettez des erreurs sur la façon dont vous payez vos employés, même involontairement, vous risquez de graves conséquences. Vous pourriez faire face à des responsabilités légales, sanctions financières, dommages à la réputation de votre marque, et plus encore.

Dans les secteurs fortement réglementées, la conformité de la paie est encore plus complexe et présente des risques uniques. Un programme agile de conformité de la paie peut vous aider à rester conforme et instaurer la confiance avec vos parties prenantes, clients et employés. Il peut également renforcer la réputation de votre marque.

Ci-dessous, nous vous guiderons sur la manière de gérer la paie pour les secteurs très réglementés.

Comprendre la conformité de la paie dans les secteurs fortement réglementés

La conformité de la paie, c'est respecter les réglementations gouvernementales sur la manière de rémunérer vos employés. Payer les travailleurs est l'une des fonctions entrepreneuriales les plus réglementées dans le paysage des affaires. Selon l'endroit où se trouve votre entreprise, vous serez généralement soumis à des directives légales fédérales, étatiques et locales. Votre conformité peut même être régulée au niveau mondial.

Les entreprises opérant dans des secteurs fortement réglementés sont soumises à des réglementations salariales plus strictes. Les gouvernements imposent des lois rigoureuses afin de protéger des préjudices les consommateurs, les actionnaires, les travailleurs et d'autres parties prenantes. Sans réglementation, ces marchés présentent des risques importants pour le public. Parmi les secteurs fortement réglementées à travers le monde, on trouve :

• L'énergie nucléaire
• La production alimentaire biologique
• Les produits pharmaceutiques
• Les technologies de l'information (IT)
• L'alcool et le tabac
• La santé
• La finance et la banque
• La fabrication automobile

Les entreprises de ces secteurs doivent souvent naviguer à travers des lois sur l'emploi qui sont à la fois complètes et en évolution rapide. Elles doivent réaliser des audits fréquents, se conformer aux obligations fiscales, créer des environnements de travail sûrs et maintenir la conformité dans les domaines clés suivants :

• Embauche et licenciement des employés
• Lois du travail locales
• Systèmes d'impôt sur le revenu
• Systèmes de sécurité sociale
• Exigences en matière de reporting
• Personnel étranger
• Droits aux congés

Dans certains cas, les marchés fortement réglementés possèdent les pénalités de non-conformité les plus sévères. Au Royaume-Uni, les employeurs qui ne paient pas à un travailleur le salaire minimum national peuvent être contraints de verser un arriéré de salaire à 200 % du montant dû. L'autorité fiscale britannique publie également une liste des employeurs sanctionnés.

La loi sur la sécurité de la RPC en Chine impose des pénalités similaires aux employeurs qui ne paient pas la cotisation mensuelle de l'assurance sociale d'un travailleur. Les paiements en retard ou manqués sont soumis à un intérêt de 0,05 % par jour après la date d'échéance et peuvent entraîner une pénalité de 100 à 300 % du montant en retard ou sous-payé.

Exigences clés en matière de conformité

Pour éviter les pénalités de non-conformité, les employeurs doivent respecter les exigences en matière de paie de leur juridiction et secteur d'activité. Examinons comment ces réglementations diffèrent dans divers secteurs hautement réglementés et quelles lois vous devez connaître en tant qu'employeur :

Soins de santé

Une des raisons pour lesquelles les réglementations sur la paie dans le secteur de la santé sont complexes est qu'elles dépendent de la classification des employés. Les exigences en matière de salaire, d'emploi, de fiscalité et d'heures supplémentaires varient considérablement selon que les employés travaillent à temps plein, à temps partiel, à la journée ou sous contrat.

Les réglementations sur la paie dans le secteur de la santé sont également soumises à des lois spécifiques à ce domaine. Par exemple, si vous êtes aux États-Unis, certaines lois clés qui peuvent influencer la manière dont vous payez les employés dans le secteur de la santé incluent :

• HIPAA : Cette loi fédérale exige que les employeurs respectent des normes nationales conçues pour protéger les Informations de Santé Protégées (PHI) contre toute divulgation sans consentement
• The Equal Pay Act (EPA) interdit la discrimination salariale sur le lieu de travail.
• The Federal Insurance Contribution Act (FICA) prescrit les taxes de sécurité sociale et Medicare que vous devez retenir sur les salaires de vos employés
• La Fair Labor Standards Act (FLSA) régule les heures supplémentaires, le salaire minimum, la tenue des registres et les normes de travail des enfants aux États-Unis. Selon la FLSA, vous devez conserver les registres de paie et du personnel pendant au moins trois ans

Différents pays imposent leurs propres réglementations en matière de paie aux employeurs du secteur. En savoir plus sur les lois mondiales sur la paie et leur impact sur la conformité.

Industrie pharmaceutique

Tout comme l'industrie de la santé, le secteur pharmaceutique est fortement réglementé. En plus des lois mentionnées ci-dessus, les fabricants doivent se conformer aux Bonnes Pratiques de Fabrication (BPF). Le système BPF suit la production, garantissant que les produits pharmaceutiques respectent les normes de qualité. En ce qui concerne la gestion de la paie et des employés, vous devez suivre les réglementations suivantes :

• Le contrôle des exportations et importations
• La protection de la propriété intellectuelle
• L'approbation et l'enregistrement des médicaments
• Les éssais cliniques
• Les lois sur la lutte contre la corruption

Finance et banque

Aux États-Unis, les employeurs des secteurs de la finance et de la banque doivent se conformer au Guide fiscal de l'employeur de l'IRS et à d'autres lois fiscales, telles que FUTA (US), FICA (US), l'Equal Pay Act (EPA) et le Davis-Bacon Act. Le Davis-Bacon Act régit le paiement du personnel impliqué dans des projets de travaux publics.

À l'international, vous pouvez être soumis à :

• La loi sur le travail de la République populaire de Chine
• La directive sur le temps de travail de l'Union européenne (WTD)
• La loi allemande sur le travail à temps partiel et les contrats à durée déterminée.)
• Le UK Employment Rights Act
• Le système de Protection des Salaires des Émirats Arabes Unis (EAU)
• Le Labor Standards Act of Japan

Si vous êtes basé aux États-Unis, vous devez également respecter The Sarbanes-Oxley Act of 2002 (SOX). Le gouvernement américain a adopté cette loi fédérale en 2002 en réponse à des scandales financiers de grande envergure. Composée de 11 titres, elle exige que les employeurs enregistrent et rapportent des informations financières précises susceptibles d'influencer le sentiment des investisseurs. Elle couvre également les congés payés (PTO) et d'autres exigences en matière de paie.

Deel vous permet de rester conforme dans plus de 150 juridictions. Que vous embauchiez à distance ou que vous soyez basé dans différents pays, restez à jour avec toutes les réglementations de paie qui impactent votre entreprise grâce au Compliance Hub international de Deel.

Étapes concrètes pour garantir la conformité de la paie

Pour assurer la conformité de la paie, vous devez respecter un large éventail de réglementations concernant les conditions d'emploi, la protection des données, l'assurance sociale, et plus encore. Vous devez également maintenir des dossiers précis, payer les impôts appropriés, rémunérer vos employés à temps et rester informé des changements réglementaires.

Si cela semble être beaucoup de travail, c'est parce que le respect de la conformité de la paie est un processus complexe. Dans les sections suivantes, nous le décomposons en quatre étapes concrètes pour vous aider à rester sur la bonne voie :

Étape 1 : Effectuez des audits réguliers

Des audits réguliers de la paie interne peuvent vous aider à authentifier les données de paie. Grâce à un audit approfondi, vous pouvez identifier les écarts ou les erreurs dans vos dossiers de paie et les corriger avant qu'ils ne posent des problèmes de conformité. Pour réaliser un audit interne de la paie :

1. Établissez un calendrier pour la fréquence à laquelle vous allez auditer vos dossiers. Effectuer un audit après chaque période de paie est la meilleure pratique, mais vous pouvez auditer mensuellement, trimestriellement, annuellement, etc.
2. Mettez à jour les données des employés afin que seuls les employés actifs reçoivent leur salaire. Vérifiez qu'il correspond à l'accord indiqué dans leur offre d'emploi
3. Vérifiez le nombre d'heures de travail effectuées par vos employés pendant la période de travail par rapport aux données de présence, gains totaux et taux de rémunération.
4. Vérifiez tous les paiements d'heures supplémentaires, commissions, pourboires, primes, remboursements et autres paiements atypiques ou variables des employés pour la période de paie.
5. Corrigez les retenues sur paie et les impôts sur l'emploi.
6. Documentez toutes les demandes de dépôt direct et vérifiez vos registres de paie par rapport aux relevés bancaires.
7. Examinez les récentes modifications de la réglementation sur la paie et ajustez vos process de paie.
8. Partagez les documents de paie avec les parties prenantes.

Si vous auditez la paie pour la première fois, engagez un expert en paie formé. Un auditeur externe apporte un regard neuf et peut détecter des erreurs que vos yeux non formés pourraient manquer.

Étape 2 : Restez informé des changements réglementaires

Les réglementations de conformité en matière de paie dans les secteurs hautement réglementés sont dynamiques. Souvent, les équipes de conformité passent plus de temps à scruter les changements réglementaires qu'à mettre en œuvre des politiques de conformité. Cela est intentionnel, car manquer de nouvelles réglementations peut invalider vos processus de paie.

Comment suivez-vous l'évolution constante des réglementations ?

Les webinaires, séminaires et conférences de votre secteur sont un excellent point de départ. Les experts sur ces plateformes discutent souvent des derniers changements réglementaires et de leur impact potentiel sur votre entreprise. Vous pouvez également apprendre de nouvelles astuces pour gérer la conformité de la paie. Deel propose des webinaires, des guides, des infographies et d'autres ressources pour vous tenir informé sur la législation relative à la paie.

Le Compliance Hub de Deel offre une conformité continue et complète. À mesure que les lois sur l'emploi et les salaires évoluent, le système surveille activement, signale et met à jour votre politique de paie. Demandez une démo dès aujourd'hui ou contactez-nous pour parler à un expert.

Sinon, tournez-vous vers votre fournisseur de logiciel de paie. Certains fournisseurs proposent une surveillance automatisée et vous informent des dernières réglementations dans votre secteur. Par exemple, le Compliance Monitor de Deel analyse les changements réglementaires dans 150 pays et les résume simplement.

Étape 3 : Mettez en place des systèmes de paie solides et fiables

Bien qu'importants, la réalisation d'audits réguliers et le suivi des changements réglementaires peuvent prendre beaucoup de temps. Un moyen clé pour atteindre la conformité est d'automatiser vos processus de paie. Cela signifie soulager vos employés et vos feuilles de calcul en adoptant un système de paie centralisé.

Le logiciel de paie automatisé peut vous aider à gagner du temps et éliminer les erreurs humaines de vos process de paie. Lors de la recherche d'un fournisseur de logiciel, privilégiez les fonctionnalités suivantes :

• Paiements automatisés pour vous aider à payer les agences gouvernementales et les employés à temps
• Surveillance réglementaire pour rester à jour sur les réglementations en matière de paie
• Systèmes de sécurité robustes pour protéger les informations des employés
• Capacités internationales pour gérer la paie de toutes vos équipes
• Plateforme de téléchargement de documents pour déposer des rapports d'embauche, formulaires fiscaux et d'autres documents
• Plateforme intégrée pour améliorer les ressources humaines et la conformité avec la paie.

Étape 4 : Formez votre équipe

Tout comme vous devez vous tenir informé des changements de réglementation en matière de paie, votre équipe doit en faire de-même. Planifiez régulièrement des séminaires et sessions de formation pour votre équipe de paie afin d'aider vos employés à améliorer leurs compétences, se tenir au courant des technologies de paie et comprendre les exigences réglementaires.

De plus, créez une politique de paie complète et formez tous vos employés sur les processus de paie de votre entreprise. Assurez-vous que chacun comprend comment fonctionnent les salaires, primes, taux horaires et paiements des heures supplémentaires, ainsi que la manière de calculer leur rémunération. Cela les aidera à identifier et vous informer de toute erreur de salaire lors de leur paie.

Envisagez les ressources suivantes pour former votre équipe :

• Guide de Deel pour la paie internationale
• Le modèle de paie internationale de Deel
• Le guide des équipes à distance sur les stratégies de rémunération des employés

Erreurs courantes en matière de conformité de la paie et comment les éviter

Avec les grands volumes de données et les réglementations en constante évolution, il est facile de commettre des erreurs de paie. Un rapport de 2022 montre que les entreprises commettent en moyenne 15 erreurs de paie par cycle de paie.

Ces erreurs, qui incluent une mauvaise classification et des rapports de paie inexacts, peuvent être coûteuses—il est donc utile de les comprendre et les éviter. Les erreurs courantes de conformité de la paie que les entreprises commettent incluent :

Classification incorrecte des employés et exemptions

La classification des travailleurs détermine si vous devez retenir des impôts sur les salaires d'un travailleur. En général, vous retenez des impôts sur le salaire d'un employé, mais pas sur celui d'un travailleur indépendant, qui s'occupe lui-même de ses impôts.

Si vous classez incorrectement un travailleur et l'exemptez par erreur de l'impôt fédéral sur le revenu ou lui facturez des frais alors qu'il ne devrait pas être facturé, les agences gouvernementales pourraient vous réclamer des arriérés d'impôts. Aux États-Unis, soumettez toujours le formulaire SS-8 à l'IRS si vous avez besoin de clarifications sur le statut fiscal d'un travailleur.

Utilisez l'évaluation de la mauvaise classification de Deel pour classer les travailleurs. Cette évaluation combine des recherches primées avec l'intelligence artificielle avec une précision estimée à plus de 90 %.

Offrir une rémunération inégale

En vertu de la Loi sur l'égalité de rémunération des États-Unis, vous devez verser une rémunération égale aux travailleurs masculins et féminins pour un travail égal dans le même lieu de travail. Les employés qui estiment que votre système de paie enfreint cette réglementation peuvent vous poursuivre en justice ou déposer une plainte auprès de la Commission pour l'égalité des chances.

Tenue de dossiers inexacts

Les registres de paie et d'emploi informent de nombreux processus. Dans la plupart des juridictions américaines, par exemple, les fournisseurs d'assurance contre les accidents du travail auditent les politiques de paie chaque année pour déterminer les primes qu'ils factureront à une entreprise. Des registres inexacts peuvent augmenter vos primes et causer d'autres problèmes de non-conformité.

Exploitez la technologie pour la conformité de la paie

Même avec une tenue de registres minutieuse, les données peuvent être perdues ou mal représentées lorsqu'elles sont saisies manuellement. La meilleure protection contre les erreurs de paie est donc de tirer parti de la technologie des services de paie.

L'automatisation et la rationalisation de vos opérations de paie permettent de gagner du temps et bien gérer votre évolution. Avec une solution de paie à la pointe de la technologie comme Deel, vous pouvez également :

• Consolider vos opérations de paie à travers différents pays ou états
• Générer des rapports de paie précis et ponctuels que vous pouvez partager avec les parties prenantes, les régulateurs, etc.
• Synchroniser les détails des employés lors de l'intégration de vos équipes pour éviter de saisir les mêmes données plusieurs fois
• Surveiller les changements réglementaires et mettre à jour vos process de paie automatiquement
• Et plus encore

Assurez une conformité continue de la paie avec Deel.

Payer vos travailleurs avec précision et à temps est l'une des fonctions commerciales les plus fondamentales. Lorsque vous opérez dans un secteur fortement réglementé, maintenir la conformité de la paie est d'autant plus crucial. Les exigences sont plus strictes et les pénalités pour non-conformité sont plus sévères.

La manière la plus simple et efficace de rester conforme dans un secteur professionnel hautement réglementé est de confier vos process de paie à un prestataire de services de paie.

Chez Deel, notre centre de conformité dédié, notre plateforme logicielle RH intégrée, et nos autres outils de paie sont conçus pour surveiller, analyser et mettre à jour vos programmes de paie afin de vous maintenir en totale conformité. Réservez une démonstration et essayez Deel Global Payroll dès aujourd'hui pour une conformité inégalée.