Artigo
5 min
Como fazer o cálculo da folha de pagamento sem erros
Folha de pagamento internacional

Autor
Paula Machado
Publicado
13 setembro, 2024
Última atualização
31 janeiro, 2025
Índice
O que é o cálculo da folha de pagamento e por que é importante
Principais componentes do cálculo da folha de pagamento
Como calcular o salário bruto
Deduções a serem consideradas no cálculo da folha de pagamento
Como calcular o salário líquido
Como calcular horas extras
Como calcular benefícios e pagamentos adicionais
Erros comuns no cálculo da folha de pagamento e como evitá-los
O impacto das leis trabalhistas nos cálculos da folha de pagamento
Ferramentas e software para simplificar o cálculo da folha de pagamento
Sua gestão da folha de pagamento não precisa ser complexa — e pode ser global
Saiba mais sobre a plataforma Deel Global Payroll
Principais conclusões
- A eficiência na gestão da folha de pagamento vai muito além de pagar os salários em dia. É preciso garantir a conformidade com as regulamentações trabalhistas, que variam de país para país.
- Um dos maiores desafios das empresas está no cálculo da folha de pagamento, pois envolve diversos componentes, como salário-base, deduções de impostos e contribuições compulsórias ou voluntárias.
- O cálculo da folha correto e com agilidade está cada vez mais fácil através de softwares e ferramentas tecnológicas que automatizam o processo, garantindo o andamento dos negócios, a eficiência operacional e a retenção dos talentos.
A correta execução da folha de pagamento é um dos pilares do funcionamento pleno de uma empresa. E isso diz respeito não apenas à remuneração em dia dos colaboradores, mas também ao cumprimento das obrigações legais atreladas ao cálculo da folha.
A gestão da folha de pagamento deve ser precisa e ágil. Do contrário, pode gerar problemas sérios às organizações — como multas por não conformidade legal, além de impacto na produtividade e alta taxa de turnover devido à insatisfação dos funcionários.
Neste artigo, entenda os principais componentes e como fazer o cálculo da folha de pagamento. Além disso, veja como novas tecnologias otimizam a gestão da folha, garantindo maior assertividade e agilidade aos processos do RH.
O que é o cálculo da folha de pagamento e por que é importante
A folha de pagamento consiste no processo de calcular e distribuir a remuneração dos colaboradores. Inclui salário, diferentes benefícios e bonificações, impostos, e deduções legais, voluntárias ou circunstanciais (veja mais abaixo).
A precisão do cálculo da folha de pagamento é fundamental para garantir que os colaboradores recebam o que lhes é devido, de forma justa, e dentro dos prazos estipulados. Portanto, não se trata apenas de assegurar a compensação financeira correta, mas também atender à satisfação e à motivação dos times — aspectos que influenciam diretamente a cultura da organização. Além disso, existem obrigações fiscais e trabalhistas previstas na legislação, que devem ser cumpridas pelas empresas a fim de que se protejam de possíveis litígios ou penalidades.
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Principais componentes do cálculo da folha de pagamento
A folha de pagamento possui diversos componentes, que variam conforme a legislação de cada país. Também podem variar de acordo com as políticas internas da empresa.
Os principais elementos do cálculo da folha de pagamento são:
- Salário-base: valor fixo acordado entre o empregador e o colaborador. Serve como base para o cálculo das outras remunerações que compõem a folha de pagamento do profissional.
- Horas extras: pagamento adicional por horas trabalhadas além da jornada regular.
- Variações do salário ao longo do tempo: reajustes periódicos pela correção anual do salário-mínimo ou por acordos sindicais, e por políticas internas das empresas que recompensam por tempo de serviço.
- Pagamentos adicionais: compensações como adicional noturno, adicional de periculosidade e adicional de insalubridade.
- Deduções: contribuições obrigatórias como INSS e IRRF, e benefícios com co-participação do trabalhador como planos de saúde, plano odontológico e seguro de vida.
Todos esses componentes devem ser calculados com 100% de precisão, para evitar que as discrepâncias prejudiquem os funcionários e, por consequência, a empresa.
Como calcular o salário bruto
O cálculo do salário bruto compreende a soma de todas as formas de remuneração antes das deduções. Para isso, é necessário somar todas as remunerações fixas e variáveis, considerando os acréscimos por benefícios adicionais e compensações.
Preparamos abaixo um passo a passo rápido para obtenção do valor do salário bruto:
- Salário fixo: para calcular o salário bruto, você deve partir do valor do salário-base acordado no contrato de trabalho.
- Componentes variáveis: some ao salário-base todas as horas extras, as comissões e os outros incentivos atrelados ao desempenho ou às condições do trabalho.
- Subsídios e bônus: inclua no cálculo todos os benefícios como gratificações, 13º salário, auxílio-transporte e auxílio-alimentação.

Deduções a serem consideradas no cálculo da folha de pagamento
Após calcular o salário bruto, considere as deduções a serem aplicadas. No Brasil, as deduções legais — portanto, obrigatórias — são:
- INSS (Instituto Nacional do Seguro Social): contribuição obrigatória para a previdência social. Varia conforme a faixa salarial do colaborador.
- IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte): calculado com base na tabela progressiva do imposto de renda. As alíquotas aumentam de acordo com o valor do salário.
- Contribuições sindicais: para algumas categorias, o recolhimento das contribuições sindicais retido na fonte (ou seja, com desconto em folha) era obrigatório até a reforma trabalhista, implementada em 2017. Depois disso, a contribuição passou a ser facultativa, a ser optada pelo colaborador.
Além dessas deduções, podem ser aplicados descontos por benefícios oferecidos pela empresa, como plano de saúde ou previdência privada. Junto a isso, pode também haver desconto em folha nos casos de falta não justificada do colaborador (conforme previsto em lei).
Como calcular o salário líquido
Depois de aplicar todos os descontos devidos sobre o salário bruto, chega-se ao salário líquido. Assim, o salário líquido é o valor que o funcionário recebe após as deduções obrigatórias, circunstanciais e voluntárias.
Para calcular o salário líquido, siga os seguintes passos:
- Calcule o salário bruto (como nos passos acima)
- Aplique as deduções obrigatórias, como INSS e IRRF
- Desconte os benefícios oferecidos pela empresa (no caso de serem descontados em folha, como vale-transporte e vale-alimentação)
O resultado desse processo é o salário líquido a ser pago ao colaborador, na conta salário ou conta corrente registrada por ele junto ao RH ao selar o contrato de trabalho.
Consiste em um cálculo que deve ser realizado com muita precisão, visto que assegurar a correta soma e dedução de todos os elementos é primordial para o cumprimento da legislação, além de ser peça-chave para a confiança e o engajamento dos colaboradores.
Como calcular horas extras
O pagamento de horas extras é uma obrigação legal para os contratos CLT. Consiste em uma forma de compensar o funcionário pelas horas trabalhadas além do expediente normal contratado.
Por isso, é imprescindível que a empresa tenha mecanismos para registro e cálculo de horas extras com precisão. Erros nesse processo acabam por minar o relacionamento com os times, além de poderem resultar em reclamações trabalhistas e complicações judiciais para o empregador.
Abaixo, confira um guia simples para fazer o cálculo de horas extras:
- Identifique o valor da hora de trabalho regular: divida o salário mensal pelo número de horas trabalhadas no mês.
- Aplique o percentual devido: identifique qual é o valor da hora extra previsto no país em questão e aplique sobre o valor da hora regular.
- Multiplique o valor da hora extra pelo número de horas extras trabalhadas pelo colaborador no período ao qual a folha de pagamento se refere.
No Brasil, o adicional de horas extras deve ser de, pelo menos, 50% sobre o valor da hora regular. Com isso, se um funcionário recebe, por exemplo, R$ 20,00 por hora regular, deve receber R$ 30,00 pela hora extra.
Como calcular benefícios e pagamentos adicionais
Os benefícios trabalhistas variam conforme a legislação de cada país. Além disso, podem ser estabelecidos também por acordos coletivos patronais e sindicais, e por políticas internas das organizações.
Os benefícios trabalhistas mais recorrentes no Brasil são:
- Vale-transporte: em geral, o colaborador contribui com até 6% do salário-base, e a empresa arca com o restante.
- Vale-alimentação e vale-refeição: consistem em dois benefícios muito valorizados pelos colaboradores no Brasil. Podem ser oferecidos através de crédito mensal em cartões específicos para esse benefício, ou somados ao valor do salário-base.
- Plano de saúde ou seguro saúde: igualmente é um benefício valorizado pela força de trabalho. Ao oferecê-lo, a empresa pode descontar um percentual do salário do funcionário como uma co-participação dele no pagamento mensal do plano de saúde.
Pagamentos adicionais: dentre os mais comuns, estão o adicional de periculosidade, que compreende 30% sobre o salário-base, e o adicional noturno, que geralmente é de 20% a mais sobre o valor da hora regular.
Esses cálculos devem ser feitos com base nos acordos trabalhistas e na legislação vigente, garantindo que os benefícios sejam aplicados de forma correta.
Erros comuns no cálculo da folha de pagamento e como evitá-los
O cálculo da folha de pagamento é, de fato, uma tarefa complexa. Por envolver diversos fatores e detalhes, erros costumam ser comuns.
Entre os erros mais frequentes estão:
- Registros falhos ou cálculo incorreto das horas extras
- Cálculo incorreto dos benefícios obrigatórios ou vantagens prometidas pela empresa
- Deduções fiscais incorretas
- Falta de conformidade com mudanças na legislação
Para evitar erros no cálculo da folha, as organizações precisam garantir que a equipe responsável por essa tarefa utilize softwares atualizados, além de ter um conhecimento preciso e amplo sobre as leis trabalhistas do país ou dos países onde possui equipes para gerir.
O impacto das leis trabalhistas nos cálculos da folha de pagamento
A principal legislação trabalhista do Brasil é a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). Ela unificou todas as regulamentações sobre o trabalho no Brasil e consiste no arcabouço de regras, direitos e deveres que devem ser cumpridos no regime CLT.
Entre os temas que a CLT regulamenta, está o cálculo da folha de pagamento e os fatores envolvidos da remuneração, como a jornada de trabalho máxima de 8 horas diárias, a obrigatoriedade do pagamento de horas extras e os percentuais devidos, os adicionais de periculosidade e insalubridade previstos para determinadas atividades, os benefícios obrigatórios como férias remuneradas, 13º salário e licença-maternidade, entre tantas outras questões.
Nesse sentido, contratar profissionais no Brasil requer total conformidade com a CLT, e isso compreende o cálculo da folha de pagamento. Porém, estar em conformidade com tantas regras — e, inclusive, acompanhar alterações ou atualizações que ocorrem ao longo do tempo — demanda conhecimento e dedicação dos profissionais de RH.
Nos últimos anos, a evolução da tecnologia tem apoiado nesse desafio. Soluções para a automação da gestão da folha de pagamento entregam uma checagem apurada e atualizada das leis trabalhistas. Com isso, as empresas garantem a conformidade com alta eficiência.
Ferramentas e software para simplificar o cálculo da folha de pagamento
Como em praticamente todas as áreas e setores, a tecnologia se tornou uma grande aliada da gestão de pessoas. No caso do cálculo da folha de pagamento, softwares e ferramentas conseguem garantir a simplificação, com mais assertividade e agilidade. E isso se aplica a todos os processos relacionados à folha — do cálculo ao repasse dos pagamentos.
Há diversas opções disponíveis no mercado para automatizar o cálculo da folha de pagamento. E, como você viu nos tópicos acima, é um cálculo complexo, que envolve diversos componentes e obrigações legais. Por isso, processos manuais podem ser arriscados.
Duas aplicações da tecnologia já amplamente utilizadas na folha de pagamento são:
- Folha de Pagamento Integrada: plataformas que permitem a automação do cálculo da folha de pagamento, assim como o acompanhamento em tempo real das deduções e dos benefícios.
- Softwares de RH com módulos de folha de pagamento: soluções que gerenciam todas as demandas relacionadas ao pagamento de funcionários, como o cálculo da folha e as obrigações fiscais.
Sua gestão da folha de pagamento não precisa ser complexa — e pode ser global
Mesmo com tantas regras, somas e deduções, e obrigações a serem atendidas, a gestão da folha de pagamento pode ser fácil. E, mais do que isso, pode ser expandida mantendo a eficiência e a conformidade.
O trabalho remoto ampliou as possibilidades de contratar profissionais em outros países, mas, muitas vezes, as empresas não estão preparadas para conseguir ampliar a gestão da folha. Nesse sentido, a tecnologia evolui constantemente, e já fornece soluções integradas e seguras, para o gerenciamento da folha de pagamento eficiente e em escala global.
Um exemplo de solução amplamente adotada ao redor do mundo é a Deel Global Payroll. A plataforma simplifica as operações internacionais da sua folha de pagamento, assegura conformidade com as leis regionais, e garante que todos os colaboradores sejam remunerados de forma correta e pontual, onde quer que estejam.
Usei inúmeras plataformas de RH e folha de pagamento ao longo dos anos, e Deel é facilmente minha favorita. É eficiente, fácil de usar e melhorou significativamente nossas operações.
—Abbie Yeo,
Parceira sênior de negócios de operações de pessoal, Petvisor
Saiba mais sobre a plataforma Deel Global Payroll
A eficiência no cálculo da folha de pagamento é um quesito fundamental para a conformidade legal dos negócios, assim como para o clima positivo dentro de uma organização. A plataforma da Deel atende às necessidades da sua empresa, com implementação simples e resultados efetivos.
Conheça como a Deel Global Payroll ajuda a sua organização a fazer o cálculo da folha de pagamento de maneira correta e ágil.
Deel Global Payroll
Uma folha de pagamento verdadeiramente simples e internacional


Sobre o autor
Paula lidera o Marketing da Deel no Latam. Com mais de uma década de experiência em startups, ela já comandou projetos de Inbound Marketing e Inside Sales para mais de 50 empresas. Defensora do trabalho remoto e flexível como o futuro do trabalho, Paula acredita que ele traz de volta a paixão e a humanidade às nossas rotinas, criando pontes entre fronteiras e unindo o mundo do trabalho. Nos intervalos para o almoço, você pode encontrá-la no mar, praticando kitesurf.