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Artigo

5 min

Como fazer o cálculo da folha de pagamento sem erros

Folha de pagamento internacional

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Autor

Paula Machado

Publicado

13 setembro, 2024

Última atualização

31 janeiro, 2025

Índice

O que é o cálculo da folha de pagamento e por que é importante

Principais componentes do cálculo da folha de pagamento

Como calcular o salário bruto

Deduções a serem consideradas no cálculo da folha de pagamento

Como calcular o salário líquido

Como calcular horas extras

Como calcular benefícios e pagamentos adicionais

Erros comuns no cálculo da folha de pagamento e como evitá-los

O impacto das leis trabalhistas nos cálculos da folha de pagamento

Ferramentas e software para simplificar o cálculo da folha de pagamento

Sua gestão da folha de pagamento não precisa ser complexa — e pode ser global

Saiba mais sobre a plataforma Deel Global Payroll

Principais conclusões
  1. A eficiência na gestão da folha de pagamento vai muito além de pagar os salários em dia. É preciso garantir a conformidade com as regulamentações trabalhistas, que variam de país para país.
  2. Um dos maiores desafios das empresas está no cálculo da folha de pagamento, pois envolve diversos componentes, como salário-base, deduções de impostos e contribuições compulsórias ou voluntárias.
  3. O cálculo da folha correto e com agilidade está cada vez mais fácil através de softwares e ferramentas tecnológicas que automatizam o processo, garantindo o andamento dos negócios, a eficiência operacional e a retenção dos talentos.

A correta execução da folha de pagamento é um dos pilares do funcionamento pleno de uma empresa. E isso diz respeito não apenas à remuneração em dia dos colaboradores, mas também ao cumprimento das obrigações legais atreladas ao cálculo da folha.

A gestão da folha de pagamento deve ser precisa e ágil. Do contrário, pode gerar problemas sérios às organizações — como multas por não conformidade legal, além de impacto na produtividade e alta taxa de turnover devido à insatisfação dos funcionários.

Neste artigo, entenda os principais componentes e como fazer o cálculo da folha de pagamento. Além disso, veja como novas tecnologias otimizam a gestão da folha, garantindo maior assertividade e agilidade aos processos do RH.

O que é o cálculo da folha de pagamento e por que é importante

A folha de pagamento consiste no processo de calcular e distribuir a remuneração dos colaboradores. Inclui salário, diferentes benefícios e bonificações, impostos, e deduções legais, voluntárias ou circunstanciais (veja mais abaixo).

A precisão do cálculo da folha de pagamento é fundamental para garantir que os colaboradores recebam o que lhes é devido, de forma justa, e dentro dos prazos estipulados. Portanto, não se trata apenas de assegurar a compensação financeira correta, mas também atender à satisfação e à motivação dos times — aspectos que influenciam diretamente a cultura da organização. Além disso, existem obrigações fiscais e trabalhistas previstas na legislação, que devem ser cumpridas pelas empresas a fim de que se protejam de possíveis litígios ou penalidades.

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Principais componentes do cálculo da folha de pagamento

A folha de pagamento possui diversos componentes, que variam conforme a legislação de cada país. Também podem variar de acordo com as políticas internas da empresa.

Os principais elementos do cálculo da folha de pagamento são:

  • Salário-base: valor fixo acordado entre o empregador e o colaborador. Serve como base para o cálculo das outras remunerações que compõem a folha de pagamento do profissional.
  • Horas extras: pagamento adicional por horas trabalhadas além da jornada regular.
  • Variações do salário ao longo do tempo: reajustes periódicos pela correção anual do salário-mínimo ou por acordos sindicais, e por políticas internas das empresas que recompensam por tempo de serviço.
  • Pagamentos adicionais: compensações como adicional noturno, adicional de periculosidade e adicional de insalubridade.
  • Deduções: contribuições obrigatórias como INSS e IRRF, e benefícios com co-participação do trabalhador como planos de saúde, plano odontológico e seguro de vida.

Todos esses componentes devem ser calculados com 100% de precisão, para evitar que as discrepâncias prejudiquem os funcionários e, por consequência, a empresa.

Como calcular o salário bruto

O cálculo do salário bruto compreende a soma de todas as formas de remuneração antes das deduções. Para isso, é necessário somar todas as remunerações fixas e variáveis, considerando os acréscimos por benefícios adicionais e compensações.

Preparamos abaixo um passo a passo rápido para obtenção do valor do salário bruto:

  1. Salário fixo: para calcular o salário bruto, você deve partir do valor do salário-base acordado no contrato de trabalho.
  2. Componentes variáveis: some ao salário-base todas as horas extras, as comissões e os outros incentivos atrelados ao desempenho ou às condições do trabalho.
  3. Subsídios e bônus: inclua no cálculo todos os benefícios como gratificações, 13º salário, auxílio-transporte e auxílio-alimentação.

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Deduções a serem consideradas no cálculo da folha de pagamento

Após calcular o salário bruto, considere as deduções a serem aplicadas. No Brasil, as deduções legais — portanto, obrigatórias — são:

  • INSS (Instituto Nacional do Seguro Social): contribuição obrigatória para a previdência social. Varia conforme a faixa salarial do colaborador.
  • IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte): calculado com base na tabela progressiva do imposto de renda. As alíquotas aumentam de acordo com o valor do salário.
  • Contribuições sindicais: para algumas categorias, o recolhimento das contribuições sindicais retido na fonte (ou seja, com desconto em folha) era obrigatório até a reforma trabalhista, implementada em 2017. Depois disso, a contribuição passou a ser facultativa, a ser optada pelo colaborador.

Além dessas deduções, podem ser aplicados descontos por benefícios oferecidos pela empresa, como plano de saúde ou previdência privada. Junto a isso, pode também haver desconto em folha nos casos de falta não justificada do colaborador (conforme previsto em lei).

Como calcular o salário líquido

Depois de aplicar todos os descontos devidos sobre o salário bruto, chega-se ao salário líquido. Assim, o salário líquido é o valor que o funcionário recebe após as deduções obrigatórias, circunstanciais e voluntárias.

Para calcular o salário líquido, siga os seguintes passos:

  1. Calcule o salário bruto (como nos passos acima)
  2. Aplique as deduções obrigatórias, como INSS e IRRF
  3. Desconte os benefícios oferecidos pela empresa (no caso de serem descontados em folha, como vale-transporte e vale-alimentação)

O resultado desse processo é o salário líquido a ser pago ao colaborador, na conta salário ou conta corrente registrada por ele junto ao RH ao selar o contrato de trabalho.

Consiste em um cálculo que deve ser realizado com muita precisão, visto que assegurar a correta soma e dedução de todos os elementos é primordial para o cumprimento da legislação, além de ser peça-chave para a confiança e o engajamento dos colaboradores.

Como calcular horas extras

O pagamento de horas extras é uma obrigação legal para os contratos CLT. Consiste em uma forma de compensar o funcionário pelas horas trabalhadas além do expediente normal contratado.

Por isso, é imprescindível que a empresa tenha mecanismos para registro e cálculo de horas extras com precisão. Erros nesse processo acabam por minar o relacionamento com os times, além de poderem resultar em reclamações trabalhistas e complicações judiciais para o empregador.

Abaixo, confira um guia simples para fazer o cálculo de horas extras:

  1. Identifique o valor da hora de trabalho regular: divida o salário mensal pelo número de horas trabalhadas no mês.
  2. Aplique o percentual devido: identifique qual é o valor da hora extra previsto no país em questão e aplique sobre o valor da hora regular.
  3. Multiplique o valor da hora extra pelo número de horas extras trabalhadas pelo colaborador no período ao qual a folha de pagamento se refere.

No Brasil, o adicional de horas extras deve ser de, pelo menos, 50% sobre o valor da hora regular. Com isso, se um funcionário recebe, por exemplo, R$ 20,00 por hora regular, deve receber R$ 30,00 pela hora extra.

Como calcular benefícios e pagamentos adicionais

Os benefícios trabalhistas variam conforme a legislação de cada país. Além disso, podem ser estabelecidos também por acordos coletivos patronais e sindicais, e por políticas internas das organizações.

Os benefícios trabalhistas mais recorrentes no Brasil são:

  • Vale-transporte: em geral, o colaborador contribui com até 6% do salário-base, e a empresa arca com o restante.
  • Vale-alimentação e vale-refeição: consistem em dois benefícios muito valorizados pelos colaboradores no Brasil. Podem ser oferecidos através de crédito mensal em cartões específicos para esse benefício, ou somados ao valor do salário-base.
  • Plano de saúde ou seguro saúde: igualmente é um benefício valorizado pela força de trabalho. Ao oferecê-lo, a empresa pode descontar um percentual do salário do funcionário como uma co-participação dele no pagamento mensal do plano de saúde.

Pagamentos adicionais: dentre os mais comuns, estão o adicional de periculosidade, que compreende 30% sobre o salário-base, e o adicional noturno, que geralmente é de 20% a mais sobre o valor da hora regular.

Esses cálculos devem ser feitos com base nos acordos trabalhistas e na legislação vigente, garantindo que os benefícios sejam aplicados de forma correta.

Erros comuns no cálculo da folha de pagamento e como evitá-los

O cálculo da folha de pagamento é, de fato, uma tarefa complexa. Por envolver diversos fatores e detalhes, erros costumam ser comuns.

Entre os erros mais frequentes estão:

  • Registros falhos ou cálculo incorreto das horas extras
  • Cálculo incorreto dos benefícios obrigatórios ou vantagens prometidas pela empresa
  • Deduções fiscais incorretas
  • Falta de conformidade com mudanças na legislação

Para evitar erros no cálculo da folha, as organizações precisam garantir que a equipe responsável por essa tarefa utilize softwares atualizados, além de ter um conhecimento preciso e amplo sobre as leis trabalhistas do país ou dos países onde possui equipes para gerir.

O impacto das leis trabalhistas nos cálculos da folha de pagamento

A principal legislação trabalhista do Brasil é a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). Ela unificou todas as regulamentações sobre o trabalho no Brasil e consiste no arcabouço de regras, direitos e deveres que devem ser cumpridos no regime CLT.

Entre os temas que a CLT regulamenta, está o cálculo da folha de pagamento e os fatores envolvidos da remuneração, como a jornada de trabalho máxima de 8 horas diárias, a obrigatoriedade do pagamento de horas extras e os percentuais devidos, os adicionais de periculosidade e insalubridade previstos para determinadas atividades, os benefícios obrigatórios como férias remuneradas, 13º salário e licença-maternidade, entre tantas outras questões.

Nesse sentido, contratar profissionais no Brasil requer total conformidade com a CLT, e isso compreende o cálculo da folha de pagamento. Porém, estar em conformidade com tantas regras — e, inclusive, acompanhar alterações ou atualizações que ocorrem ao longo do tempo — demanda conhecimento e dedicação dos profissionais de RH.

Nos últimos anos, a evolução da tecnologia tem apoiado nesse desafio. Soluções para a automação da gestão da folha de pagamento entregam uma checagem apurada e atualizada das leis trabalhistas. Com isso, as empresas garantem a conformidade com alta eficiência.

Ferramentas e software para simplificar o cálculo da folha de pagamento

Como em praticamente todas as áreas e setores, a tecnologia se tornou uma grande aliada da gestão de pessoas. No caso do cálculo da folha de pagamento, softwares e ferramentas conseguem garantir a simplificação, com mais assertividade e agilidade. E isso se aplica a todos os processos relacionados à folha — do cálculo ao repasse dos pagamentos.

Há diversas opções disponíveis no mercado para automatizar o cálculo da folha de pagamento. E, como você viu nos tópicos acima, é um cálculo complexo, que envolve diversos componentes e obrigações legais. Por isso, processos manuais podem ser arriscados.

Duas aplicações da tecnologia já amplamente utilizadas na folha de pagamento são:

  • Folha de Pagamento Integrada: plataformas que permitem a automação do cálculo da folha de pagamento, assim como o acompanhamento em tempo real das deduções e dos benefícios.
  • Softwares de RH com módulos de folha de pagamento: soluções que gerenciam todas as demandas relacionadas ao pagamento de funcionários, como o cálculo da folha e as obrigações fiscais.

Sua gestão da folha de pagamento não precisa ser complexa — e pode ser global

Mesmo com tantas regras, somas e deduções, e obrigações a serem atendidas, a gestão da folha de pagamento pode ser fácil. E, mais do que isso, pode ser expandida mantendo a eficiência e a conformidade.

O trabalho remoto ampliou as possibilidades de contratar profissionais em outros países, mas, muitas vezes, as empresas não estão preparadas para conseguir ampliar a gestão da folha. Nesse sentido, a tecnologia evolui constantemente, e já fornece soluções integradas e seguras, para o gerenciamento da folha de pagamento eficiente e em escala global.

Um exemplo de solução amplamente adotada ao redor do mundo é a Deel Global Payroll. A plataforma simplifica as operações internacionais da sua folha de pagamento, assegura conformidade com as leis regionais, e garante que todos os colaboradores sejam remunerados de forma correta e pontual, onde quer que estejam.

Usei inúmeras plataformas de RH e folha de pagamento ao longo dos anos, e Deel é facilmente minha favorita. É eficiente, fácil de usar e melhorou significativamente nossas operações.

Abbie Yeo,

Parceira sênior de negócios de operações de pessoal, Petvisor

Saiba mais sobre a plataforma Deel Global Payroll

A eficiência no cálculo da folha de pagamento é um quesito fundamental para a conformidade legal dos negócios, assim como para o clima positivo dentro de uma organização. A plataforma da Deel atende às necessidades da sua empresa, com implementação simples e resultados efetivos.

Conheça como a Deel Global Payroll ajuda a sua organização a fazer o cálculo da folha de pagamento de maneira correta e ágil.

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Sobre o autor

Paula lidera o Marketing da Deel no Latam. Com mais de uma década de experiência em startups, ela já comandou projetos de Inbound Marketing e Inside Sales para mais de 50 empresas. Defensora do trabalho remoto e flexível como o futuro do trabalho, Paula acredita que ele traz de volta a paixão e a humanidade às nossas rotinas, criando pontes entre fronteiras e unindo o mundo do trabalho. Nos intervalos para o almoço, você pode encontrá-la no mar, praticando kitesurf.

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