HR guide med allt du behöver veta om jobbförfrågningar

En jobbförfrågan är ett avgörande första steg i rekryteringsprocessen innan en tjänst annonseras eller en kandidat intervjuas. När jobbförfrågan görs korrekt skapar den grunden för en effektiv, regelefterlevande och samordnad rekrytering.

Om jobbförfrågningar förbises eller hanteras slarvigt kan det leda till en flaskhals som bromsar tillväxt och skapar kaos bakom kulisserna.

Det är viktigt att skapa och hantera jobbförfrågningar effektivt:

• En tydlig och standardiserad process säkerställer att rekrytering följer planer för bemanning och budget
• Välstrukturerade förfrågningar minskar förseningar, förhindrar dubbla roller och säkerställer att varje rekrytering startar med rätt godkännanden
• Förfrågningarna förbättrar samarbetet mellan HR, ekonomi och rekryterande chefer, vilket gör att teamen kan arbeta snabbare och med större säkerhet

Vad är en jobbförfrågan?

En jobbförfrågan är en formell intern begäran om att rekrytera till en ny eller befintlig tjänst. Den initieras vanligtvis av den rekryterande chefen och går igenom en godkännandeprocess innan själva rekryteringen påbörjas.

Syftet med en jobbförfrågan

Huvudsyftet med en jobbförfrågan är att formellt dokumentera affärsbehovet och godkännandet för en rekrytering innan rekryteringsarbetet påbörjas. Den säkerställer att anställningsbeslutet är i linje med organisationens prioriteringar, budgetramar och regelkrav, vilket minskar risken för felaktiga eller obehöriga rekryteringar.

Skillnaden mellan en jobbförfrågan och en befattningsbeskrivning

En jobbförfrågan är ett internt dokument som motiverar och godkänner en rekrytering. Den innehåller detaljer som budget, rapporteringslinje och affärsbehov.

En befattningsbeskrivning är en rollprofil som kan vara både intern och extern och beskriver ansvar, nödvändiga färdigheter och förväntningar för kandidater eller medarbetare.

Skillnaden ligger i syfte och målgrupp: jobbförfrågan styr interna godkännanden och resursallokering medan befattningsbeskrivningen kommunicerar själva rollen till kandidater och personal.

Skillnaden mellan en jobbförfrågan och en jobbannons

En jobbförfrågan är inte synlig för kandidater och används enbart internt inom organisationen för att starta rekryteringsprocessen.

En jobbannons är den externa kommunikationen av tjänsten, utformad för att attrahera och engagera potentiella sökande via jobbportaler, företagets karriärsida eller sociala medier.

Skillnaden mellan en jobbförfrågan och en bemanningsplan

En bemanningsplan är ett strategiskt övergripande verktyg för arbetskraftsplanering som visar personalbehov över en viss period. Den kopplas ofta till budgetar och prognoser för affärstillväxt.

En jobbförfrågan är mer taktisk och rollspecifik och används för att begära att en enskild tjänst fylls inom ramen för den övergripande planen.

Vad är de viktigaste delarna av en jobbförfrågan?

En tydlig och komplett jobbförfrågan samlar all nödvändig information för att motivera, godkänna och starta rekryteringsprocessen. Den bör innehålla följande element:

1. Roll: Definiera tydlig tjänstetitel, avdelning, rapporteringslinje och bifoga eller referera till en detaljerad befattningsbeskrivning. Detta säkerställer att alla inblandade förstår exakt vilken roll som begärs och hur den passar in i organisationens struktur.
2. Motivering: Ge en kortfattad affärsmässig förklaring till varför rollen behövs, till exempel för att ersätta en avgående medarbetare, nå tillväxtmål eller stödja nya projekt. En stark motivering hjälper till att få ledningens godkännande och kopplar rekryteringen till strategiska prioriteringar.
3. Budget: Ange lönespann, förmåner och eventuella övriga rekryteringskostnader samt ekonomiskt ansvar eller finansieringskälla. Att inkludera budgetinformation från början säkerställer att förfrågan ligger i linje med ekonomiska ramar och undviker förseningar under godkännandeprocessen.
4. Godkännanden: Identifiera alla som behöver godkänna förfrågan, till exempel den rekryterande chefens närmaste överordnade, HR, ekonomi och relevanta ledningspersoner. Kartlägg godkännandekedjan tidigt för att effektivisera processen och undvika flaskhalsar.
5. Tjänstedetaljer och logistik: Specificera plats (på kontoret, hybrid, distans), arbetstid (heltid, deltid, projektanställning), förväntat startdatum och eventuella tjänsteklassificeringar. Detta hjälper till att sätta realistiska förväntningar för kandidater och säkerställer efterlevnad av arbetslagstiftning.
6. Annonseringsinstruktioner: Ange om rollen ska annonseras internt, externt eller både och. Genom att inkludera detta i jobbförfrågan säkerställs att rekryterare är samordnade kring synlighet och rekryteringsstrategi.

Jobbförfrågningsprocessen: Steg-för-steg

En standardiserad jobbförfrågningsprocess säkerställer att varje rekrytering startar med tydlig samordning, korrekta godkännanden och alla nödvändiga uppgifter på plats. Här är fem steg:

1. Initiera: Identifiera behovet av en tjänst och skapa en jobbförfrågan. Detta görs vanligtvis av den rekryterande chefen och det sätter i gång processen, dokumenterar grundorsaken till rekryteringen samt sätter tidsramen.
2. Motivera: Koppla förfrågan till organisationens bemanningsplan, teamets mål eller ett specifikt behov av ersättning. En stark motivering hjälper till att få stöd från berörda parter och säkerställer att rekryteringen ligger i linje med strategiska mål.
3. Definiera: Specificera tjänstens viktigaste detaljer, såsom titel, avdelning, plats och anställningstyp (till exempel heltid, konsult, distans). Var tydlig för att undvika missförstånd och för att säkerställa konsekvent kommunikation när rollen utannonseras.
4. Granska och godkänn: Skicka förfrågan till nödvändiga beslutsfattare, som ekonomi-avdelning, HR-partners och ledning. Dessa kontrollerar budget, regelefterlevnad och strategisk passform innan någon rekrytering påbörjas.
5. Publicera och aktivera: När förfrågan är godkänd kan ni lägga upp tjänsten i organisationens ATS och publicera på relevanta jobbsajter eller i interna kanaler. Detta sista steg startar rekryteringsprocessen och öppnar rollen för kandidater.

Vem ansvarar för vad i jobbförfrågningsprocessen

Tydligt ansvar i varje steg av jobbförfrågningsprocessen förebygger förseningar, säkerställer ansvarstagande och håller rekrytering i linje med verksamhetens prioriteringar.

Varje steg har en huvudansvarig, men ett samarbetsinriktat arbetssätt bidrar till att processen flyter smidigt och att inget förbises.

Följande tabell visar den typiska ansvarsfördelningen för varje steg i processen:

Vanliga utmaningar när jobbförfrågningar går fel

Jobbförfrågningar kan gå fel om processerna inte är tydliga eller konsekvent följda.

Här är några av de vanligaste utmaningarna HR kan stöta på:

• Missuppfattningar i kommunikation mellan olika team: Tjänstens omfattning, plats, lönespann och andra detaljer kan gå förlorande i kommunikationen när rekryterande chefer, HR och ekonomi inte är samordnade. Detta leder ofta till justeringar fram och tillbaka samt en långsammare och mer frustrerande process.
• Rekryteringar utan rätt godkännande: Utan en standardiserad jobbförfrågningsprocess kan chefer ibland gå direkt till rekryterare eller externa partners. Detta kan skapa problem med efterlevnad, störa bemanningsplaneringen och göra budgetuppföljningar svårare.
• Budgetöverskridande: Om jobbförfrågningar inte kopplas tydligt till ansvarsenheter och budget kan organisationen riskera att skapa eller godkänna tjänster utan tydlig finansiering. Det kan leda till överskridna lönekostnader eller panikåtgärder för att täcka oförutsedda kostnader.
• Dålig kandidatupplevelse på grund av kaos i bakgrunden: Oorganiserade jobbförfrågningar kan göra att HR och rekryterare publicerar inkonsekventa annonser. Kandidater möter då blandade signaler, långsamma svarstider eller plötsliga ändringar i krav, vilket kan skada organisationens varumärke.
• Efterlevnadsrisk om godkännanden inte dokumenteras (särskilt globalt): Om godkännanden och kontroller inte dokumenteras vid internationella rekryteringar kan organisationen utsättas för revisioner, böter eller skadat rykte. Globala team behöver en tydlig spårbarhet för att säkerställa att arbetsrätt och dataskyddslagar följs i alla jurisdiktioner.

Låt oss titta på två scenarier som illustrerar dessa utmaningar i praktiken:

Scenario 1: Den dolda budgetfällan

En avdelningschef begär akut tillsättandet av en tjänst som senioringenjör och HR påskyndar jobbförfrågan utan att ekonomi-avdelningen gjort en fullständig granskning.

Veckor senare upptäcks att tjänstens lön överskrider den godkända budgeten med 15%, vilket tvingar ledningen att frysa en annan kritisk rekrytering för att täcka överskridandet.

Detta scenario visar hur man genom att hoppa över budgetkontroller kan störa bemanningsplaneringen och tvingas göra svåra kompromisser.

Scenario 2: Bristande regelefterlevnad vid global rekrytering

En regional chef i Europa skapar en jobbförfrågan och utannonserar tjänsten utan att först konsultera HR- och juridik-ansvariga.

Månader senare granskas företaget av myndigheter eftersom kontraktsvillkoren inte följer lokal arbetslagstiftning, vilket resulterar i böter och skadat rykte.

Detta scenario visar hur det kan bli allvarliga juridiska och ekonomiska konsekvenser när efterlevnadskontroller kringgås vid global rekrytering.

Mall och exempel för jobbförfrågan

Företag inkluderar flera viktiga uppgifter för att skapa en komplett jobbförfrågan och säkerställa tydlighet för alla intressenter från start.

Följande mall innehåller uppgifter som speglar praxis, för att göra processen tydlig, spårbar och i linje med organisationens behov:

För att visa hur detta fungerar i praktiken har vi två exempel som illustrerar hur mallen kan anpassas för olika branscher, situationer (till exempel nyanställning eller medarbetar ersättning), plats, anställningstyper och specifika rekryteringsbehov.

Exempel 1: Teknik – Senior mjukvaruingenjör (nyanställning)

Detta exempel visar hur mallen kan användas för en ny tjänst inom teknikbranschen:

Exempel 2: Sjukvård – Koordinator för kliniska studier (ersättningsrekrytering)

Detta exempel visar hur mallen fungerar för en ersättningsroll inom sjukvården:

Särskild hänsyn vid jobbförfrågningar för globala team på distans

När man rekryterar över nationella gränser kräver en jobbförfrågan extra tydlighet och efterlevnad för att säkerställa smidiga godkännanden och konsekventa processer för kandidater världen över.

Några viktiga aspekter att tänka på:

• Lokal regelefterlevnad: Varje land har sina egna arbetsrättslagar. Förfrågningar måste tydligt ange om rollen tillsätts via direktanställning, kontrakt eller genom Employer of Record (EOR) för att undvika felaktig klassificering.
• Platsbaserade budgetgodkännanden: Löneförväntningar och kostnader för löneutbetalningar skiljer sig mellan regioner. Förfrågningar bör därför inkludera regionalt godkända budgetar för att undvika otillräcklig budget.
• Global standardisering av rollnivåer: Titel, nivå och lönespann bör harmoniseras globalt för att säkerställa rättvisa och transparens, samtidigt som lokala marknadsförhållanden beaktas.
• Förfrågningsflöden för distans-anställningar: Distansarbetande team behöver ofta flöden som tar hänsyn till flera godkännanden över olika tidszoner, med digitala verktyg för att hålla processerna effektiva.
• Dataskydd och säkerhetskrav: Jobbförfrågningar över nationsgränser innebär ofta hantering av person- och löneuppgifter. Det är därför avgörande att följa GDPR, CCPA och andra lokala dataskyddsregler vid global hantering.

Så integrerar ni jobbförfrågningar i ert HR-system

Att integrera jobbförfrågningar i ert HR-system gör rekryteringsprocessen skalbar, regel efterlevande, effektiv och standardiserad över hela organisationen.

Här är fem sätt att göra detta på:

1. Koppla jobbförfrågan till bemanningsplaner: Anslut jobbförfrågningar direkt till organisationens bemannings- eller ekonomisystem. Detta säkerställer att varje roll som begärs överensstämmer med godkänd bemanningsplan, budget och långsiktiga tillväxtstrategier.
2. Synkronisering med ATS för rollskapande: När en förfrågan är godkänd kan den automatiskt skapa en ny roll i ert ATS-system. Detta minskar manuellt arbete, säkerställer konsekvens i platsannonser och påskyndar tiden till publicering.
3. Automatiserade arbetsflöden och revisionsspår: Genom att automatisera godkännandeprocesser elimineras flaskhalsar och det skapas tydliga register över vem som godkänt vid varje steg. Revisionsspår är avgörande i reglerade branscher och för globala tema då det ger transparens och bevis på regelefterlevande.
4. Integration med HRIS för medarbetarlivscykeln: Koppla jobbförfrågningar till ert HRIS för en smidig övergång från föranställning till onboarding och vidare. Detta ger korrekt rapportering av antal medarbetare, tid till tillsättning och personalkostnader under hela medarbetarens anställningsperiod.
5. Analys- och rapporteringsöversikter: Samla in data från jobbförfrågningar i centraliserade översikter för att följa trender som rekryteringstakt, flaskhalsar i godkännandeprocessen eller budgetutnyttjande. Dessa insikter leder till bättre beslut och kontinuerlig förbättring av rekryteringsprocessen.

Med Deels globala HR-plattform kan du göra allt detta och mer: integrera jobbförfrågningar smidigt med bemanningsplaneringen, effektivisera godkännandeprocessen och säkerställ efterlevnad i varje steg.

Förenkla globala jobbförfrågningar med Deel

Deel samlar allt du behöver för att hantera jobbförfrågningar globalt, utan att du behöver använda krångliga Excel-blad, separata verktyg eller oändliga godkännandeprocesser.

Med Deel Workforce Planning kan ni:

• Bygga en tydlig struktur för roller: Skapa ett konsekvent internt ramverk för roller, rollnivåer och arbetsområden som kopplar ihop jobbförfrågningar, lönenivåer, karriärvägar och bemanningsplanering.
• Effektivisera rekryterings- och godkännandeprocessen: Automatisera arbetsflödena för godkännanden, samla in nödvändig dokumentation och konfigurera automatiska påminnelser och beslutspunkter. På så sätt hålls rekryteringsprocessen smidig, snabb och välstrukturerad.
• Sätta upp budgetramar för varje land: Använd inbyggda lönejämförelser för att förstå rekryteringskostnader i olika regioner och för att undvika budgetöverskridanden.
• Se godkända roller direkt: Nya tjänster uppdateras automatiskt i organisationsschemat vilket ger en klar och överskådlig bild av hur de stärker och kompletterar bemanningsstrukturen.
• Registrera direkt i ert ATS-system: Godkända jobbförfrågningar skickas automatiskt till ert rekryteringssystem vilket undviker dubbelarbete.
• Få helhetskontroll över bemanning: Följ både aktiva och planerade rekryteringar på en och amma plattform och säkerställ samordning mellan HR och ekonomi-avdelning.
• Simulera scenarier och utvärdera resultat: Kör rekryteringssimuleringar (till exempel expansion på en ny marknad) och jämför med faktiska tillsatta roller och kostnader för att förbättra framtida planering.

Deel HR samlar allt på en och samma plattform så att ni kan knyta jobbförfrågningar till bemanningsplanering, kompensationshantering, kompetensutveckling och efterlevnad på samma ställe. Med Deel kan HR, ekonomi och ledning arbeta snabbare, hålla sig samordnade och fatta smartare beslut i rekryteringsprocessen.

Boka en demo och upptäck hur Deel kan förenkla global rekrytering och effektivisera processen för jobbförfrågningar i er organisation.