9 steg till kontinuerlig prestationshantering

System för kontinuerlig prestationshantering använder regelbunden feedback för att främja jämna och långsiktiga förbättringar i medarbetares utveckling. Till skillnad från traditionella årliga utvecklingssamtal, som ofta fokuserar på året som gått, är den kontinuerliga metoden framåtblickande och utvecklingsorienterad.

Vår guide visar HR-specialister och chefer hur man implementerar ett effektivt system för kontinuerlig prestationshantering i nio steg. Vårt systematiska arbetssätt från initial planering till lansering säkerställer att alla medarbetare når sin fulla potential.

Steg 1: Utvärdera ert nuvarande prestationshanteringssystem

Börja med att använda ert befintliga system som referenspunkt för det nya. Gör en noggrann genomgång av era nuvarande processer för att avgöra vilka delar som kan integreras i den nya, kontinuerliga prestationsmodellen. Ni bör titta på:

• Styrkor och svagheter i ert nuvarande system: Kanske har ni en gedigen process för medarbetarutvärderingar men har svårt att upprätthålla konsekvens i målformulering och återkoppling.
• Medarbetare- och chefsnöjdhet: Samla in data kring era prestationscykler eller analysera trender i nöjdhet runt nyckelperioder som veckan före och efter utvecklingssamtalet.
• Kompetens- och prestationsutveckling: Utvärdera om ert nuvarande tillvägagångssätt verkligen stöder medarbetarnas utveckling. Ger era samtal och uppföljningar möjlighet för kontinuerlig förbättring av prestationer?

Baserat på er genomgång kan ni kombinera delar av ert nuvarande system med det nya tillvägagångssättet.

Steg 2: Inledande planering och målsättning

Att gå från en årlig till en kontinuerlig modell för Performance Management innebär vissa risker. Vad händer om det nya arbetssättet tar för mycket tid eller inte ger förväntade resultat? Undvik dessa problem genom att ta fram en noggrant utarbetad övergångsstrategi som ger er en tydlig strategi mot framgång.

Definiera tidsramen för implementeringen

Börja med att bestämma hur snabbt ni vill införa ert nya system för kontinuerliga medarbetarutvärderingar. Beslutet kan påverkas av:

• Tillgänglig tid för övergången: Ta hänsyn till andra initiativ som kan krocka med denna omfattande förändring.
• Er metod: Att integrera det nya systemet med befintliga årliga utvärderingar kan ta mindre tid än att byta ut hela systemet.
• Organisationens storlek: Större organisationer kräver ofta mer utbildning för chefer.
• Stöd från nyckelpersoner: för att säkra uppbackning bör ni tidigt engagera viktiga intressenter såsom ledningsgruppen, HR-team, chefer och medarbetare.

Definiera målen för ert nya system

Att sätta mätbara mål för ert nya Performance Management-system ger teamet ett tydligt syfte. Målen kan vara:

• Projektbaserade: Kopplade till organisationens strategiska mål och affärsbehov.
• Beteendebaserade: Fokuserade på företagets värderingar, till exempel att främja en kultur av kreativitet och innovation.
• Utvecklingsbaserade: Säkerställer att systemet stödjer kontinuerlig medarbetarutveckling och engagemang.

Steg 3: Utforma ramverket för kontinuerlig prestationshantering

När ni tar fram detaljerna för er modell är det viktigt att fundera över hur ni vill hantera följande delar av systemet:

Målsättning

Bestäm vem som ansvarar för målsättningsprocessen, något som ofta påverkas av företagets storlek.

Till exempel kan ledningsgruppen i ett litet företag vilja vara delaktiga i detta, medan ett större företag kanske delegerar ansvaret till avdelnings- eller teamledare.

När ansvaret är fördelat kan ni välja ramverket för målsättning och bestämma hur ofta målen ska följas upp och hur framsteg ska mätas.

Feedbackfrekvens

Bestäm hur ofta regelbundna utvecklings- och prestationssamtal ska hållas för att den kontinuerliga modellen ska fungera effektivt. Många företag väljer att ha avstämningar veckovis eller varannan vecka, men anpassa frekvensen efter era egna scheman så att det är genomförbart.

Prestationsdata

Bestäm hur ni planerar att mäta medarbetarnas prestationer. Ska de arbeta mot större mål och samtidigt bocka av delmål och milstolpar längs vägen? Kommer ni att samla in feedback från flera källor, såsom kollegor, chefer och medarbetarnas egna självutvärderingar?

Tänk på vilken typ och omfattning av data som är värdefull för er och balansera detta mot den tid och de resurser som krävs för att samla in och analysera informationen.

Metoder för datainsamling

Välj de verktyg som ska användas för att automatisera era prestationshanterings-cykler. Programvara är oftast nödvändigt såvida ni inte är en nystartad eller mycket liten verksamhet.

Avgör om ni behöver investera i en ny plattform för att underlätta processen, eller om ert befintliga HR-system eller personalhanteringsverktyg redan har funktioner som kan aktiveras.

Utvärdering av chefernas prestation

Chefer är en central del av kulturen för kontinuerlig prestationshantering. De påverkar tillväxten och utvecklingen hos sina medarbetare men har också nytta av regelbunden återkoppling kring sin egen ledarstil.

Bestäm hur ni ska integrera bedömning av chefernas prestationer i ert nya Performance Management-system.

Ett annat tillvägagångssätt är att regelbundet samla in återkoppling från medarbetare som rapporterar till chefen, för att mäta och följa upp ledarskapets effektivitet.

Datadrivna beslut

När ni har samlat in omfattande prestationsdata är det dags att bestämma hur ni ska använda den för att stödja strategiska beslut. Många organisationer använder denna information vid beslut om lön och befordran, inklusive bonusar och löneökningar.

Om detta är rätt väg för ert företag, fundera över:

• Hur ofta ska lönerevisioner genomföras?
• Hur många befordringar förväntas varje år?
• Vilka är riktmärkena för befordringar och löneökningar?
• Kommer ni att erbjuda prestationsbaserade löneförhöjningar?

Steg 4: Ta fram en detaljerad implementeringsplan

Att skapa en tydlig och detaljerad implementeringsplan beror på om ni vill integrera den nya modellen med ert befintliga prestationshanteringssystem eller helt byta till en ny process. Så här kan ni förbereda er för respektive scenario:

Hybrid integration med ert nuvarande system

Om ni vill kombinera er tidigare metod för prestationshantering med en kontinuerlig modell kan följande tips vara användbara:

• Förbered övergången genom att hålla workshops som utbildar chefer och medarbetare om den nya metoden.
• Förklara syftet med det nya systemet, vilka mål som gäller och hur det kommer att gynna medarbetarna i deras roller.
• Erbjud skräddarsydd utbildning utifrån varje anställds roll. Chefer kan behöva coaching eller stöd från mentorer medan medarbetare kan dra nytta av självutvärderingar.
• Skapa pilotgrupper inom avdelningar och team för att testa systemet innan den införs i hela organisationen.
• Börja med att integrera kontinuerliga återkopplingar med de befintliga årliga bedömningarna, till exempel genom kvartalsvisa avstämningar och månatlig feedback.

Företag som vill kombinera traditionell prestationshantering med mer frekvent feedback kan fortsätta med denna metod och mäta framgången mot de mål som sattes upp i steg 2.

Full övergång till kontinuerlig återkoppling

Om ni istället vill fasa ut de årliga utvecklingssamtalen helt kan ni använda metoden ovan under 1-2 utvärderingsperioder innan ni helt ersätter dem med ett omfattande system för kontinuerlig prestationshantering.

I båda fallen bör ni:

Skapa en tidsplan

Dela upp implementeringen i olika faser och sätt upp tydliga milstolpar för varje fas så att ni kan följa framsteg och justera vid behov. Till exempel:

• Planering: 3 månader
• Pilotfas/test: 3 månader
• Full implementering: 6 månader

Tilldela ansvar

En framgångsrik implementering bygger på att alla förstår sin roll i processen. Definiera tydligt ansvar och uppgifter för HR, chefer och medarbetare i det nya systemet genom att:

• Klargöra förväntningarna på chefer att genomföra regelbundna avstämningar och utvecklingssamtal med sina medarbetare
• Etablera riktlinjer och bästa praxis för medarbetare, till exempel hur man ger och tar emot feedback på ett effektivt sätt
• Betona HR-avdelningens roll i att leda implementeringen samt ge kontinuerligt stöd och förbättra processen över tid
• Kommunicera vikten av löpande utveckling och förbättring genom kontinuerlig feedback
• Identifiera och utbilda förändringsambassadörer inom organisationen som kan stödja och främja det nya systemet

Steg 5: Träna chefer och medarbetare

Att utbilda dina medarbetare om hur de ska anpassa sig till den nya strategin för kontinuerlig prestationshantering delas ofta in i två delar: initial utbildning och löpande träning. Så här fungerar båda delarna:

Omfattande utbildningsprogram

Ett initialt utbildningsprogram ger medarbetarna allt de behöver för att förstå och använda det nya systemet. Säkerställ att programmet innehåller:

• Material för chefer, exempelvis hur man ger konstruktiv feedback, får ut maximalt värde av regelbundna avstämningar och sätter mål enligt SMART-modellen.
• Material för medarbetare, exempelvis hur man tar emot och använder feedback, genomför självutvärderingar och aktivt deltar i sina egna utvecklingssamtal

Kontinuerligt lärande och stöd

När grunderna sitter kan kontinuerligt lärande inkludera olika förmer av utbildning för att förstärka kunskapen och hantera löpande utmaningar:

• Workshops
• E-lärande och online moduler
• FAQ

Steg 6: Pilot-testning och feedback

Pilotfasen är en viktig del av processen då ni har möjlighet att upptäcka problem eller utmaningar och åtgärda dem innan systemet rullas ut till hela organisationen. Följ dessa steg för att få ut mesta möjliga av pilot-testningen:

• Välj pilotgrupper: Välj en mångsidig grupp av avdelningar eller team för att testa det nya systemet. Till exempel kan ni välja medarbetare från Sälj- och Finansavdelningar snarare än Sälj- och Marknadsavdelningar som ofta är lika varandra.
• Bestäm testperiodens längd: Om möjligt är det bra att låta pilotfasen pågå i minst tre månader för att samla tillräckligt med data och feedback.
• Samla in data: Använd enkäter och individuella intervjuer för att få feedback från deltagarna i pilot-testningen. Samla både relevanta mätvärden, för att kontrollera om ni är på väg mot era mål, samt kvalitativ feedback, för att förstå hur väl chefer och medarbetare engagerar sig i det nya systemet.
• Analysera feedback: Justera systemet vid behov baserat på era mål innan ni gör en fullständig utrullning.

Steg 7: Full implementering och kommunikation

Innan ni lanserar ert nya system för kontinuerlig prestationshantering bör ni ta fram en detaljerad kommunikationsplan för att informera om implementeringen och förklara alla fördelar med det nya arbetssättet. Gör detta genom att:

Sätta medarbetarna i fokus

Förutse deras frågor och utmaningar och se till att ge tydliga svar för att hålla dem engagerade, informerade och delaktiga under såväl som efter implementeringen. Tillhandahåll klara riktlinjer och resurser, till exempel användarmanualer, för att underlätta för medarbetarna att navigera i det nya systemet.

Arrangera lanseringsevent

Skapa engagemang kring det nya systemet genom att presentera det på företagsevent, webbinarier och frågestunder. Syftet är att utbilda medarbetarna och besvara deras frågor.

Använda interna kommunikationsverktyg

Dela uppdateringar, framgångshistorier och påminnelser om vikten av kontinuerlig återkoppling via interna nyhetsbrev, Slack-kanaler eller intranät.

Skapa öppna kommunikationskanaler

Erbjud en tydlig kontaktpunkt (en person, ett team eller en dedikerad e-postadress) dit medarbetarna kan vända sig. Säkerställ att svaren är snabba och hjälpsamma.

Vara transparent

Om ni inte har alla svar ännu, men arbetar på att förbättra ert prestationshanteringssystem, bör ni vara ärliga med vilka utmaningar ni står inför och vilka planer som finns för att åtgärda dem. Genom att koppla implementeringen till företagets kultur och kärnvärden bygger ni förtroende och ökar engagemanget.

Steg 8: Planera för kontinuerlig förbättring

Att ge och analysera feedback är bara början på ert nya sätt att hantera prestationer. Fullborda processen genom att skapa konkreta handlingsplaner för medarbetarnas fortsatta utveckling.

Varje medarbetare som får återkoppling, både under regelbundna avstämningar och formella utvärderingar, bör tydligt förstå hur feedbacken kan användas för att kontinuerligt förbättra både prestation och kompetens.

Steg 9: Löpande uppföljning och förbättring

Precis som med andra viktiga HR-initiativ bör en strategi för prestationshantering aldrig vara statisk. Regelbundna utvärderingar av processen säkerställer att medarbetarna fortsätter att utvecklas, skaffa nya färdigheter och når sina karriärsmål. För att hålla koll på hur strategin fungerar kan ni:

• Genomföra regelbundna granskningar: Till exempel kan ni planera kvartalsvisa utvärderingar av prestationshanterings-systemet utvärdera om ni når era mål och identifiera områden som kan förbättras.
• Upprätthåll kontinuerlig återkoppling: Samla kontinuerligt in feedback från era medarbetare och chefer för att ständigt förbättra systemet.
• Använd teknik för att hålla koll på framsteg: HR-system med inbyggd rapportering och analys ger insikter i prestationshanteringsprocessen vilket gör det möjligt att identifiera trender och göra nödvändiga justeringar.

Smidig och kontinuerlig prestationshantering med Deel Engage

Deel Engage är en AI-driven plattform som effektiviserar uppföljning, utvärdering och hantering av medarbetarnas prestationer på ett och samma ställe. Här är funktionerna som gör detta möjligt:

• Kontinuerlig feedback och regelbundna avstämningar: Vår Slack-integration strukturerar dina veckovisa utvecklingssamtal så att ni kan dela dagordningar, hålla fokus och samarbeta kring huvudpunkterna.
• Personliga prestationsutvärderingar: Ge medarbetarna möjlighet att nå sin fulla potential genom en central plats för feedback, karriärutveckling och mål
• Smidig integration och automatisering: Deel kopplas till andra viktiga appar som Google Workspace och Microsoft Teams så att viktig information flyter smidigt mellan plattformarna.
• AI-drivna utvecklingsplaner för medarbetare: Deel Engage gör dig upp till tio gånger mer produktiv genom att på bara några minuter utarbeta karriärvägar, utbildningsprogram och individuella utvecklingsplaner.
• Datadrivna insikter och analyser: Plattformen ger både översiktliga och detaljerade analyser över viktiga områden som kompetensmatriser, färdighetsprofiler, måluppföljning med mera.
• Utbildningshantering: Tilldela engagerande utbildningar med hjälp av ett skräddarsytt bibliotek med internt och externt innehåll som du kan skapa med AI.
• Deel HR: Vår globala HRIS-plattform låter dig hantera hela medarbetarupplevelsen och är alltid inkluderad utan extra kostnad.

Boka en demo för att se hur våra lösningar kan hjälpa dig att driva ett kontinuerligt och effektivt system för prestationshantering.