Elektronische AU-Bescheinigung: Änderungen 2027

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung hat den Umgang mit Krankmeldungen grundlegend verändert. Statt eine ärztliche Bescheinigung ihrer Beschäftigten als Standardnachweis entgegenzunehmen, rufen Arbeitgeber die entsprechenden Daten bei der zuständigen gesetzlichen Krankenkasse elektronisch ab. Die Krankmeldung selbst bleibt davon unberührt: Beschäftigte müssen ihrem Arbeitgeber weiterhin mitteilen, dass sie arbeitsunfähig sind und wie lange die Abwesenheit voraussichtlich dauert.

Für HR- und Payroll-Teams steht nun die nächste Anpassung an. Ab 1. Januar 2027 gelten neue Vorgaben für den eAU-Abruf und die Rückmeldungen der Krankenkassen. Dazu gehören die Datensatzversion 3.0 sowie Änderungen bei der Verarbeitung bestimmter Rückmeldungen und nachträglich verfügbarer Informationen. Arbeitgeber sollten deshalb prüfen, ob ihre Prozesse und eingesetzten Systeme auf den eAU-Datenaustausch 2027 vorbereitet sind.

Dabei geht es nicht nur um technische Details. Verlässliche Abwesenheitsdaten sind beispielsweise für die Entgeltfortzahlung und eine korrekte Payroll-Verarbeitung relevant. Gleichzeitig können automatisierte Rückmeldungen manuelle Arbeit reduzieren, wenn HR- und Payroll-Systeme die neuen Abläufe korrekt verarbeiten. Deshalb muss genau unterschieden werden, welche Informationen weiterhin aktiv abgerufen werden müssen und wann Krankenkassen Daten selbst aktualisieren.

Was ist die eAU und warum ist sie wichtig?

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) digitalisiert den Nachweis von Arbeitsunfähigkeitszeiten zwischen Arztpraxen, Krankenkassen und Arbeitgebern. Bei gesetzlich versicherten Beschäftigten gelangen die verfügbaren AU-Daten nicht über die beschäftigte Person zum Unternehmen. Stattdessen stößt der Arbeitgeber die elektronische Abfrage bei der zuständigen Krankenkasse an. Die frühere Vorlage einer Papierbescheinigung durch Beschäftigte ist damit in den vom eAU-Verfahren erfassten Fällen nicht mehr der reguläre Übermittlungsweg.

Für HR und Payroll sind die elektronisch bereitgestellten Informationen unter anderem für die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall relevant. Gleichzeitig reduziert das Verfahren den manuellen Austausch von Bescheinigungen. Es verändert jedoch nicht die Pflicht der Beschäftigten, ihren Arbeitgeber über eine Arbeitsunfähigkeit zu informieren.

Was Beschäftigte weiterhin melden müssen

Auch mit der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung beginnt der Prozess weiterhin bei der beschäftigten Person. Sie muss dem Arbeitgeber ihre Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer mitteilen. Erst dann kann der Arbeitgeber den elektronischen Nachweis bei der Krankenkasse anfordern.

Krankmeldung und eAU-Abruf erfüllen damit unterschiedliche Funktionen: Die Krankmeldung informiert den Arbeitgeber über die Abwesenheit, während die eAU die medizinisch festgestellten Arbeitsunfähigkeitszeiten elektronisch nachweist. Beschäftigte müssen ihrem Arbeitgeber dabei grundsätzlich keine Diagnose mitteilen.

Nicht jede Krankmeldung lässt sich außerdem über das reguläre eAU-Abrufverfahren abbilden. Je nach Versicherungsstatus, Art der medizinischen Behandlung oder Herkunft des Nachweises können andere Verfahren erforderlich sein. Arbeitgeber sollten deshalb vermeiden, die elektronische AU-Bescheinigung mit einem vollständig papierlosen Prozess für sämtliche Krankheitsfälle gleichzusetzen.

Welche Daten Arbeitgeber elektronisch erhalten

Beim eAU-Abruf übermittelt die Krankenkasse die für den jeweiligen Abwesenheitsnachweis vorgesehenen Informationen. Dazu können Beginn und Ende einer Arbeitsunfähigkeit sowie Angaben zu einem stationären Krankenhausaufenthalt gehören. Welche Daten zurückgemeldet werden, hängt vom konkreten Fall und den bei der Krankenkasse vorliegenden Informationen ab.

Die Rückmeldung enthält dabei keine Diagnose oder Angaben zur konkreten Erkrankung. Für Arbeitgeber sind vielmehr die Informationen relevant, die sie für die Verarbeitung der Arbeitsunfähigkeit benötigen. Je nach Fall können neben dem Zeitraum beispielsweise Angaben dazu übermittelt werden, ob es sich um eine Erst- oder Folgebescheinigung handelt oder ob ein Unfall oder möglicher Arbeitsunfall vorliegt. Welche Felder tatsächlich befüllt werden, richtet sich nach dem jeweiligen Nachweis und den verfügbaren Daten.

Die elektronische Rückmeldung schafft damit eine verlässlichere Grundlage für nachgelagerte HR- und Payroll-Prozesse, ersetzt aber nicht die interne Abwesenheitsverwaltung. Unternehmen müssen weiterhin sicherstellen, dass Krankmeldungen erfasst, eAU-Daten korrekt zugeordnet und relevante Änderungen in den eigenen Systemen verarbeitet werden.

So funktioniert der eAU-Abruf

Der eAU-Abruf folgt grundsätzlich einem Anfrage-Antwort-Prinzip. Sobald Beschäftigte ihre Arbeitsunfähigkeit gemeldet haben, übermittelt der Arbeitgeber eine elektronische Anfrage an die zuständige Krankenkasse. Diese gleicht die Anfrage mit den vorhandenen Daten ab und sendet eine Rückmeldung. Für den Datenaustausch werden systemgeprüfte Programme oder Ausfüllhilfen eingesetzt.

Welche Antwort zurückkommt, hängt davon ab, welche Informationen der Krankenkasse zum Zeitpunkt der Anfrage vorliegen. Deshalb führt ein eAU-Abruf nicht zwangsläufig sofort zu einem vollständigen Datensatz über die Arbeitsunfähigkeit.

Wann Arbeitgeber eine eAU abrufen dürfen

Eine eAU-Anfrage ist an einen konkreten Abwesenheitsfall gebunden. Ausgangspunkt ist die Krankmeldung der beschäftigten Person: Sie informiert das Unternehmen über die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer. HR oder Payroll können anschließend prüfen, ob der betreffende Zeitraum in das bestehende Beschäftigungsverhältnis fällt und über das eAU-Verfahren abgefragt werden kann.

Für die elektronische Anfrage wird außerdem ein Datum benötigt, mit dem die Krankenkasse nach einem passenden Nachweis sucht. Bei einer erstmaligen Abwesenheit orientiert sich dieses am gemeldeten Beginn. Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger an, kann für die nächste Anfrage stattdessen relevant sein, bis zu welchem Zeitpunkt bereits bestätigte Daten vorliegen.

Der erste elektronische Abruf geht somit weiterhin vom Unternehmen aus. Auch wenn die Arztpraxis die Arbeitsunfähigkeit bereits an die Krankenkasse gemeldet hat, werden die Daten nicht allein dadurch automatisch an den Arbeitgeber weitergegeben.

Welche Rückmeldungen möglich sind

Liegt ein passender Nachweis vor, erhält der Arbeitgeber die für das Verfahren vorgesehenen Informationen von der Krankenkasse. Neben ärztlich festgestellten Arbeitsunfähigkeitszeiten können auch Daten zu stationären Krankenhausaufenthalten sowie zu bestimmten Vorsorge- oder Rehabilitationsmaßnahmen Gegenstand der Rückmeldung sein.

Aber nicht jede Anfrage lässt sich unmittelbar abschließend beantworten. Beispielsweise kann eine Krankenkasse zunächst zurückmelden, dass noch kein passender Nachweis vorliegt oder der Sachverhalt geprüft wird. Solche Antworten sind für HR und Payroll nicht automatisch das Ende des Vorgangs. Je nach Rückmeldegrund können später weitere Informationen folgen.

Für die interne Verarbeitung ist deshalb wichtig, zwischen bestätigten Nachweisdaten und vorläufigen Statusmeldungen zu unterscheiden. Eine noch offene Rückmeldung sollte im HR- oder Payroll-System nicht wie ein abgeschlossener Vorgang behandelt werden. Sinnvoll ist ein Status, über den ausstehende Fälle sichtbar bleiben, bis entweder weitere Daten eingehen oder nach den Verfahrensregeln eine erneute Anfrage erforderlich wird.

Gerade diese Unterscheidung wird für den eAU-Datenaustausch 2027 wichtiger. Das aktualisierte Verfahren sieht für bestimmte Konstellationen proaktive Folgemeldungen vor. Wann Arbeitgeber selbst erneut aktiv werden müssen und wann die eAU-Rückmeldung der Krankenkasse ohne eine weitere Anfrage erfolgt, hängt vom jeweiligen Sachverhalt ab.

eAU abrufen und verwalten: Schritt für Schritt

Für einen zuverlässigen eAU-Abruf müssen Krankmeldung, elektronische Anfrage und interne Verarbeitung ineinandergreifen. Der folgende Ablauf zeigt, welche Schritte Arbeitgeber dabei berücksichtigen sollten.

1. Krankmeldung entgegennehmen: Beschäftigte informieren ihren Arbeitgeber über ihre Arbeitsunfähigkeit und die voraussichtliche Dauer. Diese Mitteilung ist vom elektronischen Nachweis zu unterscheiden und bleibt auch mit der eAU erforderlich.

2. Voraussetzungen für den Abruf prüfen: Bevor Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung elektronisch abrufen, sollten sie prüfen, ob der betreffende Zeitraum dem Beschäftigungsverhältnis zugeordnet werden kann und die erforderlichen Angaben für eine Anfrage vorliegen.

3. eAU elektronisch anfordern: Der Arbeitgeber übermittelt die Anfrage über ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm, Zeiterfassungssystem oder eine Ausfüllhilfe an die zuständige Krankenkasse. Der eAU-Abruf wird damit weiterhin aktiv angestoßen.

4. Rückmeldung bearbeiten: Die Krankenkasse prüft, welche Informationen für den angefragten Zeitraum vorliegen, und übermittelt den entsprechenden Datensatz. HR und Payroll müssen die Rückmeldung anschließend dem richtigen Abwesenheitsfall zuordnen.

5. Weitere Meldungen berücksichtigen: Nicht jede Rückmeldung schließt den Vorgang ab. Bei bestimmten Sachverhalten können Krankenkassen später weitere oder aktualisierte Daten übermitteln. Ab 2027 werden solche proaktiven Meldungen insbesondere bei Änderungen von Entlassdaten stationärer Krankenhaus-, Vorsorge- und Reha-Aufenthalte erweitert.

6. Payroll-Daten aktualisieren: Relevante Rückmeldungen und spätere Änderungen müssen in die internen Abwesenheits- und Abrechnungsprozesse einfließen. So stehen für die Entgeltfortzahlung die jeweils aktuellen Informationen zur Verfügung.

Ein Beispiel zeigt den Unterschied zum gewöhnlichen eAU-Abruf: Für einen stationären Krankenhausaufenthalt liegt zunächst nur ein voraussichtliches Entlassdatum vor. Verlängert sich der Aufenthalt, kann die Krankenkasse ab 2027 den bisherigen Datensatz stornieren und einen neuen Datensatz mit dem geänderten voraussichtlichen Ende proaktiv übermitteln. Nach der Entlassung kann auf diesem Weg auch das tatsächliche Entlassdatum bereitgestellt werden. Für diese Aktualisierung ist keine erneute Anfrage des Arbeitgebers erforderlich.

Das bedeutet jedoch nicht, dass die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ab 2027 generell ohne Arbeitgeberanfrage übermittelt wird. Der initiale eAU-Abruf bleibt bestehen. Automatisiert wird vielmehr die Übermittlung bestimmter nachträglicher Informationen innerhalb eines bereits angestoßenen Verfahrens.

Was sich ab dem 1. Januar 2027 ändert

Zum Jahreswechsel erhält das eAU-Abrufverfahren eine neue technische Grundlage. Ab dem 1. Januar 2027 gelten die aktualisierten Grundsätze und Datensatzbeschreibungen für den elektronischen Austausch zwischen Arbeitgebern und Krankenkassen. Für HR und Payroll bedeutet die Änderung des eAU-Verfahrens 2027 vor allem, dass eingesetzte Systeme die neuen Datenstrukturen und Rückmeldungen korrekt verarbeiten müssen.

Version 3.0 ersetzt die bisherigen Datensätze

Für Anforderungen von Arbeitgebern und Rückmeldungen der Krankenkassen gilt ab Januar jeweils die Datensatzversion 3.0.0. Gleichzeitig stellt der GKV-Spitzenverband neue XML-Schemata und Fehlerprüfungen für den eAU-Datenaustausch 2027 bereit.

Die Umstellung betrifft nicht nur Arbeitsunfähigkeiten, die erst 2027 beginnen. Auch wenn sich ein angefragter Nachweiszeitraum auf das Vorjahr bezieht, richtet sich die technische Übermittlung ab dem Jahreswechsel nach dem dann geltenden Verfahren. Für Payroll-Teams ist daher der Zeitpunkt des Datenaustauschs relevant und nicht nur das Datum der Erkrankung.

Proaktive Rückmeldungen in bestimmten Fällen

Mit dem neuen Verfahren werden Folgeinformationen in bestimmten Konstellationen stärker automatisiert. Das betrifft unter anderem stationäre Krankenhausaufenthalte sowie Vorsorge- und Rehabilitationsmaßnahmen. Ändert sich beispielsweise ein bereits übermitteltes voraussichtliches Entlassdatum, kann die Krankenkasse nach Eingang der entsprechenden Information eine aktualisierte eAU-Rückmeldung an den Arbeitgeber senden, ohne dass dieser dieselbe Information erneut anfordern muss.

Auch zunächst offene Vorgänge können weitere Rückmeldungen auslösen. Liegt ein Nachweis bei der ersten Anfrage noch nicht vor oder befindet sich der Sachverhalt in Prüfung, kann innerhalb der vorgesehenen Frist eine spätere Rückmeldung folgen, sobald der Krankenkasse die benötigten Informationen vorliegen.

Das automatisiert den eAU-Abruf, macht ihn aber nicht zum reinen Push-Verfahren. Die ursprüngliche Anfrage des Arbeitgebers bleibt grundsätzlich erforderlich. Entscheidend ist anschließend, ob für den jeweiligen Rückmeldegrund eine weitere Anfrage nötig ist oder das Verfahren eine proaktive Folgemeldung vorsieht.

Übergangsphase bis Ende Februar 2027

Für den technischen Wechsel ist eine Übergangszeit vorgesehen. Bis zum 28. Februar 2027 können die Annahmestellen neben Meldungen in der neuen Version auch Datensätze in der bisherigen Version verarbeiten. Unternehmen erhalten dadurch Zeit für die technische Umstellung, sollten den Wechsel ihrer Payroll- und HR-Systeme jedoch nicht bis zum Ende dieser Phase aufschieben.

Die Übergangsphase sollte dabei nicht als Aufschub für die eigene Systemumstellung verstanden werden. Sie stellt vor allem sicher, dass der Datenaustausch während des technischen Wechsels weiter funktioniert. HR- und Payroll-Teams sollten deshalb mit ihrem Softwareanbieter abstimmen, ab wann Anforderungen in Version 3.0 versendet und neue Rückmeldungen vollständig verarbeitet werden. Besonders bei externen Payroll-Dienstleistern oder mehreren angebundenen HR-Systemen lohnt sich eine frühzeitige Klärung der Schnittstellen.

Eine weitere Besonderheit kann bei einem Krankenkassenwechsel entstehen: Ist die angefragte Krankenkasse für den betreffenden Zeitraum nicht zuständig, sieht das Verfahren Möglichkeiten zur Weiterleitung beziehungsweise entsprechende Rückmeldungen vor. HR und Payroll sollten solche Statusmeldungen deshalb ebenso im Blick behalten wie bestätigte AU-Zeiträume.

Folgen für Payroll und HR

Mit Version 3.0 ändern sich nicht nur technische Datensätze. HR und Payroll müssen auch sicherstellen, dass neue und nachträglich eingehende eAU-Daten an der richtigen Stelle im Abwesenheits- und Abrechnungsprozess landen. Eine gut organisierte Gehaltsabrechnung verbindet deshalb technische Aktualisierungen mit klaren internen Abläufen.

Payroll-Systeme auf Version 3.0 vorbereiten

Unternehmen sollten frühzeitig mit ihrem Softwareanbieter klären, wann die neuen Datensatzversionen unterstützt werden. Relevant ist dabei nicht nur, ob der eAU-Abruf funktioniert. Auch Rückmeldungen, Stornierungen und später eingehende Aktualisierungen müssen verarbeitet und dem ursprünglichen Vorgang korrekt zugeordnet werden können.

Vor dem Jahreswechsel empfiehlt sich deshalb ein Test der betroffenen Schnittstellen und Workflows. So lässt sich erkennen, ob Informationen vollständig übernommen werden und für HR und Payroll an der richtigen Stelle verfügbar sind.

Bei solchen Tests sollte nicht nur die erfolgreiche Übermittlung einer Anfrage geprüft werden. Ebenso relevant ist, ob unterschiedliche Rückmeldearten, Stornierungen und nachträgliche Aktualisierungen korrekt übernommen werden und der ursprüngliche Abwesenheitsfall erhalten bleibt. Unternehmen mit mehreren angebundenen Systemen sollten außerdem kontrollieren, ob Änderungen ohne Medienbruch bis in die für die Gehaltsabrechnung relevanten Prozesse gelangen.

Automatische Rückmeldungen richtig verarbeiten

Proaktive Rückmeldungen können einzelne manuelle Folgeabfragen überflüssig machen. Payroll-Teams sollten daraus jedoch keine allgemeine Regel ableiten. Ob eine weitere Anfrage notwendig ist, hängt vom jeweiligen Rückmeldegrund und Sachverhalt ab.

Ebenso wichtig ist der Umgang mit nachträglichen Änderungen. Geht beispielsweise ein aktualisiertes Entlassdatum ein, muss das System erkennen, zu welchem Abwesenheitsfall die Meldung gehört. Andernfalls kann mehr Automatisierung sogar neue Abstimmungsarbeit verursachen.

Prozesse und Zuständigkeiten aktualisieren

Neben der Technik sollten Unternehmen festlegen, wer offene eAU-Vorgänge überwacht, Rückmeldungen prüft und relevante Änderungen an Payroll weitergibt. Auch der Umgang mit Sonderfällen und nicht abschließenden Rückmeldungen sollte dokumentiert sein. Nach längeren Erkrankungen können sich daran weitere HR-Prozesse wie die Wiedereingliederung nach Krankheit anschließen, für die klare Zuständigkeiten ebenfalls wichtig sind.

Häufige Fehler beim eAU-Abruf

Auch ein digitaler Prozess schützt nicht automatisch vor Fehlern. Besonders kritisch sind unklare Zuständigkeiten, veraltete Systeme oder die falsche Interpretation einer eAU-Rückmeldung.

Gerade bei wiederkehrenden administrativen Aufgaben können manuelle Abläufe schnell zum Engpass werden.

So unterstützt Deel HR und Payroll

Ein zuverlässiger eAU-Prozess hängt nicht nur vom Datenaustausch mit den Krankenkassen ab. Unternehmen verwalten heute zahlreiche Arbeitgeberprozesse und Nachweise digital, von Abwesenheitsdaten bis zur Arbeitsbescheinigung. Umso wichtiger ist, dass HR-, Dokumenten- und Payroll-Daten zentral verfügbar sind und Änderungen in den nachgelagerten Prozessen berücksichtigt werden.

Deel bündelt HR- und Payroll-Prozesse auf einer Plattform. Abwesenheiten und Dokumente lassen sich zentral verwalten, während Deel Payroll Gehaltsabrechnungsdaten und Workflows zusammenführt und lokale Compliance-Anforderungen berücksichtigt. Dadurch können Unternehmen fragmentierte Systeme und manuelle Datenübertragungen reduzieren.

Der eigentliche eAU-Abruf und die Verarbeitung der eAU-Rückmeldungen der Krankenkassen müssen jedoch weiterhin über ein dafür geeignetes System erfolgen. Unternehmen sollten deshalb prüfen, wie ihre eAU-Lösung mit den internen HR- und Payroll-Prozessen zusammenspielt und welche Daten zwischen den Systemen übertragen werden müssen. So lässt sich die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung auch in nachgelagerten Payroll-Prozessen zuverlässig berücksichtigen.

eAU-Prozesse rechtzeitig auf 2027 vorbereiten

Mit Version 3.0 entwickelt sich die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung technisch weiter. Proaktive Folgemeldungen können in bestimmten Fällen manuelle Abfragen reduzieren, die grundsätzliche eAU-Abrufpflicht für Arbeitgeber entfällt dadurch jedoch nicht. Entscheidend ist, dass HR- und Payroll-Systeme ab Januar 2027 die neuen Datensätze verarbeiten und nachträgliche Rückmeldungen korrekt zuordnen können.

Unternehmen sollten deshalb rechtzeitig prüfen, ob ihre Software für das neue Verfahren vorbereitet ist und Zuständigkeiten für offene oder aktualisierte Meldungen klar geregelt sind. So lässt sich die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung zuverlässig in bestehende HR- und Payroll-Prozesse einbinden, ohne jede Änderung pauschal als Anlass für eine neue Anfrage zu behandeln.

Deel unterstützt Unternehmen dabei, HR- und Payroll-Prozesse auf einer Plattform zu bündeln. Deel Payroll verbindet Gehaltsabrechnungsdaten und Workflows mit integrierter Compliance für lokale Vorschriften und gesetzliche Anforderungen. Der eAU-Abruf selbst muss dabei über ein für das deutsche Verfahren geeignetes System erfolgen.

Buchen Sie eine kostenlose Demo und erfahren Sie, wie die Deel Platform HR- und Payroll-Prozesse zentralisieren und die Gehaltsabrechnung mit integrierter Compliance unterstützen kann.