Gehaltsabrechnung absichern: Strategien für mehr Resilienz

Die Sicherheit der Gehaltsabrechnung wird immer wichtiger, denn Cyberkriminelle entwickeln laufend neue Methoden, um Schutzmaßnahmen zu umgehen. Anbieter aktualisieren ihre Software zwar kontinuierlich als Reaktion auf diese Bedrohungen. Dennoch enthielten allein 2024 40 % aller von Datenschutzverletzungen betroffenen Datensätze personenbezogene Mitarbeiterdaten. Die durchschnittlichen Kosten beliefen sich auf 189 USD pro Datensatz.

Wenn Sie die Sicherheit Ihrer Gehaltsabrechnung proaktiv angehen, helfen Sie Ihrem Team, solche Angriffe abzuwehren.

Deel verfügt über weltweite Erfahrung mit der sicheren Verwaltung der Gehaltsabrechnung. Die Plattform setzt auf branchenführende Maßnahmen wie Verschlüsselung, Echtzeitüberwachung und bedarfsgerechte Zugriffskontrollen, um diese Schwachstellen gezielt zu schließen.

Dieser Leitfaden stellt die wichtigsten Sicherheitstipps für Ihre Gehaltsabrechnung im Jahr 2025 vor. Sie erhalten konkrete Strategien und bewährte Vorgehensweisen, mit denen Sie Ihr System widerstandsfähiger machen. So können Unternehmen den Datenschutz verbessern, Compliance-Anforderungen zuverlässiger erfüllen und das Vertrauen von Mitarbeitenden und anderen Beteiligten stärken.

Was bedeutet Sicherheit bei der Gehaltsabrechnung?

Sicherheit bei der Gehaltsabrechnung umfasst alle Schutzmaßnahmen, die Mitarbeiterdaten und andere Informationen während des gesamten Abrechnungsprozesses absichern. Dazu gehören Verfahren und Systeme, die Informationen schützen und das Risiko von Gehaltsbetrug, Phishing-Versuchen und anderen Sicherheitsverletzungen minimieren.

Weiterführende Informationen: Grundlegende Orientierung bieten das Trust and Security Center von Deel und das Cybersecurity Framework der US-Behörde National Institute of Standards and Technology (NIST).

Was sind 2026 die größten Sicherheitsrisiken für die Gehaltsabrechnung?

Einige dieser Bedrohungen entstehen schon vor der ersten Gehaltszahlung. Wird eine Person mit gefälschter oder gestohlener Identität eingestellt, kann daraus ein Geistermitarbeiter werden -- oder ein Einfallstor in Ihre Gehaltsabrechnung und Ihre Systeme. Deel Security hilft Ihnen, Identitätstäuschungen im Bewerbungsverfahren und Deepfakes vor dem Onboarding zu erkennen. Bei risikoreichen Vorgängen wie Änderungen der Zahlungsdaten wird die Identität erneut überprüft. So wissen Sie, wen Sie einstellen und bezahlen.

8 Expertentipps: Wie schützen Sie Ihre Gehaltsabrechnung?

Schützen Sie Ihre Gehaltsabrechnung mit der richtigen Plattform, wirksamen Kontrollen und kontinuierlicher Wachsamkeit.

1. Welche Sicherheitsfunktionen sollte Ihre Software bieten?

Achten Sie auf integrierte Schutzmaßnahmen wie rollenbasierte Zugriffsrechte, Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA), Einmalanmeldung (Single Sign-on, SSO), sichere Speicherung von Zugangsdaten und Firewalls der nächsten Generation. Prüfen Sie Sicherheitsnachweise wie Service Organization Control 2 (SOC 2) und die Norm ISO 27001 sowie die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Bei einem Bezug zu Kalifornien ist auch der California Consumer Privacy Act (CCPA) relevant.

2. Welche Fragen sollten Sie Ihrem Anbieter stellen?

• Reaktion auf Sicherheitsvorfälle: ,,Haben Sie einen dokumentierten und getesteten Reaktionsplan für Datenschutzverletzungen?"

• Einheitliche Standards: ,,Ist Ihr Datenschutzniveau an allen Standorten gleich?"

• Prüfintervalle: ,,Wie oft führen Sie externe Audits und interne Überprüfungen durch?"

• Datensicherung: ,,Wie häufig erstellen Sie Backups und wie werden diese geschützt?"

• Schulungen und Ressourcen: ,,Können Sie Tools und Unterlagen zur Sicherheit von Lohndaten bereitstellen?"

• Auftragsverarbeitung: Prüfen Sie die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung des Anbieters auf verbindliche Zusagen zum Datenschutz auf DSGVO-Niveau.

3. Wie stellen Sie eine starke AES-256-Verschlüsselung sicher?

Verlangen Sie für gespeicherte und übertragene Daten eine Verschlüsselung nach dem Advanced Encryption Standard mit 256-Bit-Schlüsseln (AES-256) oder einen stärkeren Schutz -- mit sicherer Schlüsselverwaltung und regelmäßigen Aktualisierungen der Algorithmen.

4. Welche Sicherheitsnachweise braucht die Infrastruktur?

Stellen Sie sicher, dass Ihr Anbieter über aktuelle Nachweise nach SOC 2 Typ II mit jährlicher Prüfung und ISO 27001 mit dreijährlicher Rezertifizierung verfügt. Er sollte außerdem zuverlässige Cloud-Anbieter wie Amazon Web Services, Microsoft Azure oder Google Cloud Platform nutzen und seine Infrastruktur kontinuierlich überwachen.

5. Wie managen Sie Schwachstellen kontinuierlich?

Arbeiten Sie nach dem Zyklus ,,Bewerten → Priorisieren → Beheben → Erneut bewerten → Verbessern". Dazu gehören monatliche Tests, risikobasierte Sicherheitsupdates und Kontrollscans.

6. Wie setzen Sie Geräte- und Netzwerkkontrollen um?

Schreiben Sie für den Fernzugriff virtuelle private Netzwerke (VPNs) vor. Nutzen Sie Lösungen für die mobile Geräteverwaltung (Mobile Device Management, MDM), um Updates, Verschlüsselung und das Fernlöschen von Daten durchzusetzen.

Erfahren Sie mehr über die besten MDM-Lösungen für Gerätesicherheit.

7. Wie planen Sie die Reaktion auf Sicherheitsvorfälle und die Wiederherstellung?

Legen Sie Zuständigkeiten und Maßnahmen für Vorbereitung, Erkennung, Eindämmung, Beseitigung, Wiederherstellung und Nachbereitung fest. Verankern Sie Echtzeitwarnungen und klare Kommunikationsabläufe in Ihrer Datenschutzrichtlinie -- hier können Sie Ihre kostenlose Richtlinienvorlage herunterladen.

8. Wie halten Sie internationale Datenschutzvorgaben ein?

Erfassen Sie die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und weiterer einschlägiger Gesetze. Bei Tätigkeiten in den USA können dazu etwa der Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) und der California Consumer Privacy Act (CCPA) gehören. Prüfen Sie, ob die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung Ihres Anbieters sensible Datenfelder wie Sozialversicherungsnummern und Bankverbindungen sowie Meldeverfahren bei Datenschutzverletzungen abdeckt.

Wie schützen Sie Ihre globalen Lohndaten mit Deel?

Die Sicherheit von Lohndaten muss für Unternehmen dauerhaft Priorität haben. Ein vorausschauender Ansatz und eine solide Governance-Strategie können Sie vor zahlreichen Cyberbedrohungen schützen.

Mit Deel als Plattform können Sie sich darauf konzentrieren, Ihr Team zu schulen und Ihre Richtlinien weiterzuentwickeln. Deel IT erleichtert es Ihnen, weltweite Standards für Sicherheit, Identitätsmanagement und Compliance mit automatisierten Kontrollen ohne manuelle Eingriffe durchzusetzen -- vom ersten Arbeitstag bis zum Austritt.

Außerdem ist Deel Payroll in mehr als 130 Ländern verfügbar, damit in Ihrem System keine Lücken entstehen.

Sie möchten sicher sein, dass Ihre Lohndaten geschützt sind? Demo buchen und Sicherheitsfunktionen kennenlernen: Erfahren Sie mehr über Deel Payroll sowie unsere Sicherheitstools und -funktionen.