Artículo
8 min read
Cómo migrar a un software de cumplimiento legal centralizado
Legal & compliance
RRHH & gestión de personal
Autor
Mayteck Arenas
Publicado
18 abril, 2024
Última actualización
13 agosto, 2024
Tabla de contenidos
Cumplimiento legal estandarizado en la contratación
Cumplimiento legal de la fuerza laboral, centralizado
Cumplimiento legal de nómina consolidado
Centraliza el cumplimiento legal con Deel
Puntos clave
- El alto volumen y la complejidad de las operaciones de una empresa, muchas veces involucran múltiples jurisdicciones y dificultan que toda la fuerza laboral cumpla legalmente con los procesos y procedimientos comerciales correctos, lo que a veces resulta en sanciones, multas y daños a la reputación.
- Las empresas necesitan una solución de cumplimiento legal integral y a largo plazo que pueda ayudar a optimizar y consolidar sus esfuerzos para una mejor supervisión y gestión de riesgos.
- El software global todo en uno de cumplimiento legal y RR.HH de Deel está respaldado por expertos legales y diseñado para estandarizar los procesos y procedimientos de cumplimiento con las autoridades, y además ofrece flexibilidad en cuanto a la personalización según tus necesidades específicas.
Garantizar el cumplimiento legal en todas las áreas de tu empresa es una tarea compleja y desafiante. Incluso con un departamento legal dedicado, el volumen y complejidad de tus operaciones, que se extienden a múltiples jurisdicciones, dificultan que toda la fuerza laboral construya una cultura unificada de cumplimiento legal.
Además, los equipos legales a menudo carecen de experiencia en términos de regulaciones laborales a nivel global y necesitan ayuda de proveedores externos para mantenerse actualizados con los constantes cambios en este tipo de leyes. Sin embargo, trabajar con terceros puede ser muy lento y costoso, ya que requiere de negociaciones, revisiones legales y contractuales. Cuantos más proveedores use una empresa, mayor será el riesgo potencial de exposición a una violación de información confidencial o propiedad intelectual compartida sin aprobación.
Para abordar estos desafíos, las empresas necesitan una solución de cumplimiento legal integral y a largo plazo que pueda ayudar a optimizar y consolidar sus esfuerzos para una mejor supervisión y eficiencia. Aquí es donde entra en juego la solución global de software de cumplimiento legal y RR.HH todo en uno de Deel, que está respaldada por expertos legales y diseñada para estandarizar los procesos y procedimientos en relación a esto, mientras ofrece flexibilidad para personalizar tus necesidades en términos legales.
En este artículo, explicamos cómo la solución de software de Deel agiliza la contratación global, la gestión de RR.HH y el cumplimiento legal de nómina y hace que pasar de utilizar de múltiples proveedores a una solución todo en uno sea fácil.
Cumplimiento legal estandarizado en la contratación
La contratación legal implica abrir entidades legales, clasificar correctamente a los trabajadores, confirmar autorizaciones de trabajo, redactar contratos localizados y garantizar los derechos de los trabajadores en todos los niveles. Dependiendo del tamaño de tu empresa y del país de operación, este proceso generalmente exige la participación del departamento legal, del equipo de RR.HH y profesionales expertos en riesgos y cumplimiento legal, lo que genera procesos fragmentados, una mayor carga administrativa y posibles problemas.
La plataforma todo en uno de Deel agiliza el cumplimiento legal de la contratación global. Puedes contratar empleados y freelancers en más de 150 países a través de los modelos de Employer of Record (EOR) y Agent of Record (AOR), generar contratos localizados, obtener visas y permisos de trabajo, y automatizar el onboarding, la inscripción a beneficios, la verificación de antecedentes, la gestión de documentos, y el suministro de equipos desde una misma plataforma.
La plataforma personalizable de Deel es totalmente flexible. Puedes activar o desactivar cualquiera de nuestros servicios disponibles y al mismo tiempo albergar a toda tu fuerza laboral (empleados directos, empleados de EOR y freelancers) bajo un mismo techo. Utiliza el modelo de contratación EOR en determinadas ubicaciones, contrata a través de tus propias entidades para otras, utiliza los contratos localizados de Deel o carga los tuyos propios en la plataforma. Tú tienes el control.
Cumplimiento legal de la fuerza laboral, centralizado
Ampliar tu fuerza laboral aumenta tu riesgo de cumplimiento legal, ya que cada país tiene diferentes leyes y regulaciones que dictan la clasificación de tus trabajadores, tu estructura empresarial y tus obligaciones fiscales.
Por ejemplo, en Argentina, se considera que una empresa extranjera tiene estatus de establecimiento permanente (EP) si tiene más de 50 empleados trabajando allí durante más de 183 días en un año fiscal. Mientras que, por ejemplo, en Canadá, una empresa extranjera obtiene el estatus de EP si tiene más de 10 empleados trabajando allí durante más de 183 días en un año fiscal.
Nuevamente, esto recae en tu gestión del cumplimiento con las autoridades y en cualquier socio legal subcontratado que haga auditorías internas periódicas y evaluaciones de riesgos para identificar y abordar posibles brechas. Depender de múltiples equipos y procesos genera una falta de coherencia y puede provocar fallas en la comunicación, estándares variados y un mayor riesgo de incumplimiento legal.
El software de gestión de compliance de Deel centraliza el cumplimiento legal de la fuerza laboral y ofrece supervisión completa de toda tu empresa. Siéntate y relájate mientras nuestras herramientas hacen la debida diligencia, generando insights sobre la fuerza laboral en tiempo real adaptada a las preocupaciones específicas de tu empresa. Puedes acceder a los informes de cumplimiento legal en la plataforma o recibirlos por e-mail mensualmente, alertando sobre riesgos de clasificación errónea, visas vencidas e incumplimiento de las leyes laborales, como salarios mínimos, beneficios, horas extra y más.
La plataforma también da acceso a varios líderes de equipo de PRM internos, especialistas en RR.HH, expertos en movilidad y asesores legales que brindan una cobertura integral en los departamentos relevantes y promueven una cultura de apoyo y responsabilidad compartida en términos de cumplimiento legal.
Cada vez que el software de monitoreo de cumplimiento legal detecta un cambio regulatorio o un problema, activa un flujo de trabajo automatizado, generando un ticket que notifica a las partes interesadas. Este sistema garantiza que todo lo relacionado con cumplimiento legal se aborde rápidamente, se resuelva en un plazo de cinco días hábiles y se documente adecuadamente, lo cual es esencial para mantener un registro de auditoría limpio.
A medida que haces la transición de tu gestión de cumplimiento legal fragmentada a la plataforma centralizada de Deel, seguimos vigilando que cumplas los requisitos legales (compliance watches), lo que permite que se haga un seguimiento y una gestión eficientes de todos los datos y tareas de cumplimiento legal. Esto garantiza que todos los procesos legales, de nómina, de movilidad y de RR.HH sigan cumpliendo con los requisitos legales y las políticas internas a medida que migras a Deel.
Cumplimiento legal de nómina consolidado
Para las empresas internacionales, los equipos de nómina global deben calcular con precisión los salarios, las deducciones y las retenciones, así como también garantizar que todos los procesos de nómina estén en línea con las leyes laborales, códigos fiscales y otras regulaciones relevantes vigentes. Sin embargo, cumplir con complicados requisitos de cumplimiento legal que están en constante cambio a nivel mundial, puede ser un desafío.
Para complicar aún más las cosas, al 31% de los equipos de nómina les resulta difícil integrar varios softwares diferentes. Cada país puede requerir su propio sistema de contabilidad y, si no puedes integrar tus herramientas, vas a depender más del registro manual de datos para transferir información entre las plataformas, lo cual es ineficiente y propenso a errores.
Una opción para evitar esto es que tu empresa subcontrate la gestión de la nómina con un proveedor externo. Muchos de ellos admiten pagos internacionales, pero solo para un número selecto de países, así que aunque pueden ayudarte a reducir tu stack tecnológico, seguirás enfrentándote a varios desafíos debido a los silos y la falta de comunicación. También es posible que no logren conectarte con expertos locales que puedan ayudarte a cumplir con las regulaciones de nómina y las leyes laborales.
La plataforma de Deel ofrece una solución de nómina global para gestionar los pagos en todas las regiones, garantizando el cumplimiento legal, mejorando la seguridad y precisión de los datos y entregando una visión holística de los datos de tu fuerza laboral global. Tu equipo puede utilizar una única plataforma, independientemente de su ubicación, eliminando así la necesidad de aprender e implementar múltiples procesos y estar lidiando con diferentes proveedores. Esto no sólo te ahorra tiempo y esfuerzo, sino que también garantiza la coherencia en tus procesos de gestión de nómina.
Es más, el sistema cuenta con un equipo de más de 350 gestores de nómina internos repartidos por todo el mundo para brindar asistencia por parte de expertos cuando sea necesario.
Recuerda que el software de Deel está diseñado para ser flexible e integral, lo que significa que a medida que migras, aún puedes administrar la nómina desde tus propias entidades en ciertos países mientras mantienes a toda tu fuerza laboral en la misma plataforma. Tu PRM personal migra toda la información de los trabajadores a la plataforma Deel, transfiriendo todos los documentos de cumplimiento legal, recibos de pago y registros de impuestos y enviando e-mails de onboarding a empleados y freelancers.
Centraliza el cumplimiento legal con Deel
Deel es el futuro de la gestión de RR.HH centralizada y el cumplimiento legal corporativo, además es un software que las empresas pueden usar hoy. Funciona para todas las empresas sin importar donde operen ni cual sea el estatus laboral de su fuerza laboral. Incluye contratación global integrada, contratos, visas, verificaciones de antecedentes, nómina, herramientas y equipos de trabajo, beneficios, equity, insights salariales, etc. Ha sido diseñado para ayudar a las empresas a contratar, administrar y pagar a cualquier persona sin problemas.
Ya sea que quieras contratar en todo el mundo sin abrir entidades legales, optimizar los RR.HH para tu equipo global o reforzar tu programa de cumplimiento legal, Deel lo hace todo. La plataforma se integra perfectamente con tus sistemas de nómina y RR.HH existentes, lo que garantiza una transición fluida sin interrumpir las operaciones actuales.
¿Suena como la solución que estás buscando? Programa un demo hoy para empezar tu camino hacia un cumplimiento legal de primer nivel para tu empresa.
Sobre el autor
Mayteck es una profesional y yoguini, apasionada por el equilibrio entre el trabajo y la vida personal, así como por el desarrollo personal. Es una líder creativa en comunicaciones y marketing con más de una década de experiencia. Mayteck es Content Manager para Latam en Deel, y con su pasión por contar historias aporta nuevas perspectivas sobre las oportunidades para trabajadores y empresas.