Constancia laboral: ¿para qué sirve? [+ ejemplos]

Supongamos que necesitas una constancia laboral con urgencia para aplicar a una visa de trabajo o que un empleado te pida este documento para presentar en una entidad bancaria. ¿Sabes cómo se redacta correctamente o qué datos debe sí o sí tener? ¿Y cómo asegurarte de que cumpla su función sin errores?

En esta guía rápida y completa te mostramos qué es una constancia laboral, cómo se redacta correctamente, qué elementos debe contener y te compartimos ejemplos listos para usar.

¿Qué es una constancia laboral?

Una constancia laboral es un documento oficial con el que se acredita que una persona trabaja o trabajó allí por un tiempo de servicio específico. Por lo tanto, la constancia de trabajo debe tener información clave y relevante como el nombre completo del trabajador y su puesto, entre tantos otros (no te preocupes que más adelante te detallamos los imprescindibles).

También, es muy común que a este documento se lo conozca como certificado laboral o certificado de trabajo, ya que todos estos términos hacen referencia a lo mismo: una declaración formal que valida la relación laboral entre una persona y una organización.

Entonces, la constancia de trabajo tiene carácter formal y debe emitirse en papel membretado o puede ser digital. En todos los casos, debe tener los datos de la compañía y estar firmado por un responsable autorizado (generalmente alguien de Recursos Humanos).

¿Por qué es importante la constancia laboral?

Una forma práctica y bastante confiable de saber que una persona tiene (o tuvo) una relación laboral con una empresa específica es por medio de una constancia laboral. Así, este documento juega un papel clave, como respaldo tanto para los empleados como para la organización en tanto facilita una amplia variedad de gestiones. Asimismo, son varios los países en los que la constancia laboral (o documentos similares que certifican el empleo) está regulada por ley. Por ejemplo:

• En Brasil, la Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) es un documento legalmente reconocido que registra la historia laboral. Además, al finalizar un contrato, como empleador debes dar una certificación laboral con detalles específicos.
• Otro caso es la Unión Europea (UE). La Directiva de la UE sobre condiciones de trabajo transparentes y previsibles establece requisitos mínimos para la información que los empleadores deben proporcionar a los empleados, incluyendo el certificado de empleo.

Ahora bien, la constancia laboral es apenas una parte de todo lo que implica una relación laboral formal. Temas como las licencias por enfermedad, la incapacidad laboral o las prestaciones sociales también forman parte de los derechos y beneficios que corresponden al trabajador y que debes abordar de acuerdo a la legislación del país de residencia de cada empleado (no es lo mismo el Código Laboral de Paraguay que el argentino).

¿En qué casos puede requerirse una constancia laboral?

Entre los motivos más comunes por los que se puede solicitar una constancia laboral, se encuentran los siguientes:

• Solicitudes de créditos o préstamos bancarios.
• Trámites migratorios (visas de trabajo, residencia, etc.).
• Aplicaciones laborales en otras empresas, ya sea para acreditar experiencia previa o por un deseo de cambio profesional que, en algunos casos, puede estar motivado por fenómenos como la renuncia silenciosa.
• Solicitud de beneficios sociales o subsidios estatales.
• Justificación de años de servicio para, por ejemplo, demostrar que corresponde una mayor cantidad de tiempo libre pagado según la legislación local vigente. Este aspecto varía según cada país, por lo que puede ser útil revisar cuántos días de vacaciones corresponden en cada nación de LATAM. Conocé los días de vacaciones por país.
• Acreditación de experiencia profesional.

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¿Cómo redactar correctamente una constancia laboral?

Si te preguntas cómo hacer una constancia laboral, esta es una tarea bastante sencilla si sigues una estructura clara y precisa. A continuación, te mostramos los pasos fundamentales con consejos prácticos:

1. Empieza por el título y el encabezado

En primer lugar, redacta el título (“Constancia laboral”) y el encabezado de la constancia de trabajo, o sea el texto de la parte superior del documento en el que debes identificar a la empresa que emite el documento. Por lo tanto, tienes que incluir datos oficiales como el nombre de tu empresa, dirección, teléfono, correo electrónico y, si es posible, el logotipo o membrete institucional.

Ejemplo:

METRIX MX S.A.

Calle 123, Colonia Centro, Monterrey, NL, México

RFC: EJS010203AB2

Teléfono: (81) 1234-5678

Correo: contacto@empresaejemplo.com

2. Añade los datos del trabajador

Luego, tienes que agregar detalles sobre el empleado en cuestión, como el nombre completo, puesto ocupado, fechas de ingreso (y salida si corresponde) y tipo de relación laboral.

Ejemplo:

Por medio de la presente, se hace constar que Sofía Rodríguez Torres ha laborado en nuestra empresa desde el 1 de febrero de 2021 hasta el 30 de abril de 2025, ocupando el puesto de Coordinadora de Proyectos TI.

3. Incluye información adicional que sea relevante

Ya tienes el título, el encabezado y los datos del empleado. ¿Qué sigue? En el próximo apartado, tienes que volcar información sobre el tipo de contrato, horario, salario (si se desea incluir), y una valoración breve del desempeño del trabajador.

Ejemplo:

Durante su tiempo con nosotros, Sofía trabajó bajo contrato por tiempo indeterminado, cumpliendo una jornada laboral de tiempo completo. Su desempeño fue siempre profesional y proactivo, y su salario mensual bruto era de $32,000 MXN.

4. Menciona el propósito del documento (opcional)

El siguiente paso es opcional: mencionar el propósito de la constancia laboral. ¿En qué casos es realmente útil contemplarlo? Si la constancia tiene un fin específico, como un trámite bancario, académico o migratorio.

Ejemplo genérico:

Esta constancia se emite a solicitud de la interesada para los fines que estime convenientes.

5. Finaliza con el lugar, la fecha y firma

Por último, debes indicar la ciudad, la fecha de emisión, nombre completo y cargo de quien firma la constancia, junto con su firma autógrafa y el sello de la empresa.

Ejemplo:

Ciudad de México, a 5 de mayo de 2025.

Atentamente,

Lic. Mariana Paredes González

Gerente de Recursos Humanos

[Firma]

[Sello de la empresa]

Elementos que debes incluir

Para que una constancia laboral cumpla su función de manera efectiva (y, por lo tanto, sea aceptada por quienes la solicitan), es importante que incluya los siguientes elementos:

• Datos del trabajador: nombre completo, número de identificación (si aplica), y cargo o puesto de trabajo que ocupa (u ocupó).
• Fechas: fecha de ingreso y, si corresponde, fecha de salida.
• Tipo de contrato: por tiempo determinado, indeterminado, por proyecto, de temporada, por obra, por periodo de prueba, entre otros. A propósito, si desconoces cuáles son los tipos de contratos laborales vigentes en Bolivia y México, en estos otros blogs te los enseñamos.
• Área o departamento: en el que se desempeña el trabajador.
• Sueldo o remuneración (opcional): solo si se solicita específicamente.
• Motivo de emisión: si se requiere para un trámite puntual, puede indicarse.
• Datos de la empresa: nombre legal, dirección, y datos de contacto.
• Firma y sello: de un representante autorizado, normalmente del área de RR.HH. o dirección general.

Lista rápida de verificación

Ejemplos prácticos de constancia laboral

Aquí te compartimos una serie de ejemplos de formatos de constancias laborales que puedes utilizar en Word o tu programa favorito. Solo tienes que editar los campos indicados en cada caso, o sea entre corchetes. Además, recuerda que estas constancias son válidas para empleados, no para trabajadores independientes:

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