Guía para empresas: gestión de la nómina en varios países

Contar con una solución de nómina multi-país ahora es más importante que nunca. Como señala el último informe de Deel, las tasas de contratación a nivel mundial siguen aumentando constantemente.

Sin embargo, la gestión de la nómina en varios países plantea grandes desafíos, como lidiar con las complejas leyes y regulaciones fiscales locales y al mismo tiempo satisfacer las diversas expectativas de los empleados.

Como empresa multinacional, necesitas gestionar eficazmente la nómina a nivel internacional para apoyar a los equipos distribuidos en crecimiento y seguir siendo competitivo. Sigue leyendo para descubrir cómo una solución consolidada puede ayudarte a optimizar las operaciones y al mismo tiempo garantizar la legalidad en cada país.

Los desafíos de la nómina multi-país

Los equipos de nómina que manejan varios países deben implementar beneficios, impuestos y mantener la legalidad para una fuerza laboral diversa. Sin embargo, cumplir con requisitos complicados y en constante cambio entre países puede resultar abrumador. El 26% de las empresas afirman que les cuesta gestionar estas diferencias.

Si te estás enfocando en tu expansión a nivel internacional, es posible que hayas experimentado desafíos en cuanto a la nómina, como garantizar la precisión y la legalidad sin dejar de ser eficiente. Actualizado con las últimas regulaciones puede ser una tarea que requiere mucho tiempo y recursos, pero el nuevo Continuous Compliance Hub de Deel puede ayudarte a ser más proactivo. Monitoreamos activamente las regulaciones internacionales para enviarte actualizaciones automáticas y advertirte de posibles riesgos.

Para complejizar aún más las cosas, el 31% de los equipos de nómina dicen que la integración de varios softwares diferentes es muy complicada. Cada país puede requerir su propio sistema de contabilidad y, si no logras integrar tus herramientas, puedes empezar a depender más del registro manual para transferir datos entre las plataformas, lo cual es ineficiente y propenso a errores.

Estos problemas pueden provocar retrasos y errores en los pagos, lo que podría afectar la moral de los empleados. Cuando más de la mitad de tu gente está preocupada por las finanzas, los problemas de nómina podrían aumentar su estrés y llevarlos a buscar puestos en otras empresas.

Una solución unificada para la gestión de la nómina en varios países

Tener un sistema único y centralizado como Deel puede ayudarte a resolver muchos de los problemas que plantea la gestión de la nómina en varios países. La tecnología se ha vuelto tan esencial que el 70% de las empresas dicen que la consolidación es una de sus principales prioridades.

La nómina centralizada es una solución todo en uno que permite manejar los impuestos, los beneficios y la legalidad en una misma plataforma compartida. Tu equipo puede utilizar el mismo software, sin importar dónde se encuentre cada uno de sus miembros. Eso significa que, en lugar de tener que lidiar con múltiples plataformas, solo tienen que aprender e implementar un único set de procesos.

Utiliza la siguiente checklist de servicios comunes de nómina internacional para determinar si un proveedor puede satisfacer o no tus necesidades:

• Automatización de nómina: los sistemas de nómina consolidada suelen tener una gran variedad automatizaciones para gestionar tareas como cálculos de impuestos y depósitos directos (cuando corresponda).

• Administración de beneficios: dado que los beneficios de los empleados son un factor clave en la compensación, un proveedor de nómina en varios países debería ayudarte a encontrar proveedores locales que cumplan con las regulaciones regionales y nacionales.

• Pagos en múltiples divisas: el software de nómina multi-país debería admitir diferentes monedas y ayudarte a calcular los tipos de cambio.

• Seguridad de los datos: es posible que los proveedores de nómina nacionales que no son muy grandes no cumplan con normas internacionales como la Ley General de Protección de Datos (GDPR). Los sistemas de nómina multi-país como Deel garantizan que cumplas con los criterios más estrictos mediante el uso de medidas como cifrado y autenticación multifactor.

• Herramientas de informes de nómina: las soluciones centralizadas te ayudan a recopilar datos de nómina de diferentes países y convertirlos en informes completos. Con esta información, puedes obtener insights sobre el desempeño de tu empresa y así tomar decisiones más informadas.

• Orientación de expertos: además de ofrecer herramientas de software, los proveedores de nómina multi-país suelen contar con un sólido equipo de expertos legales que pueden guiarte en temas como leyes laborales, regulaciones fiscales y tipos de cambio. Deel cuenta con abogados y contadores calificados especializados por países y regiones específicas.

• Portal de autoservicio para empleados: los empleados deberían poder iniciar sesión en el sistema para gestionar, verificar recibos de nómina y administrar o actualizar información de su perfil. Los permisos de usuario estrictos deberían evitar que miembros no autorizados del equipo accedan a datos confidenciales.

Conectar operaciones de nómina entre países

Para ser efectiva, la nómina centralizada debe integrar operaciones en todas las regiones. De lo contrario, terminarás con departamentos aislados y procesos inconsistentes.

Además, las empresas podrían necesitar contratar gente en diferentes países para beneficiarse del acceso a diferentes talentos a nivel internacional, incursionar en nuevos mercados o trasladar empleados esenciales. Cuantas más ubicaciones admita tu plataforma, más eficazmente podrás aprovechar las oportunidades.

Por ejemplo, Deel gestiona la nómina en casi todo el mundo y está ampliando constantemente su cobertura.

Muchos proveedores de nómina admiten pagos internacionales, pero solo para ciertos países. Si bien pueden ayudarte a reducir tu stack tecnológico, seguirás enfrentándote a otros retos debido a los silos y la falta de comunicación. También es posible que no puedan conectarte con expertos locales que te ayuden a cumplir con las regulaciones de nómina y las leyes laborales.

Antes de comprometerte con un proveedor de nómina, es mejor comprobar si este puede satisfacer tus necesidades actuales y futuras. Si planeas trasladar empleados al sudeste asiático, por ejemplo, es posible que necesites una solución que permita monedas locales como el dong vietnamita y el baht tailandés.

Lidiar con adquisiciones y cambios de entidad

Subcontratar la nómina con un único proveedor multi-país puede ayudarte a superar muchos de los desafíos que conllevan las fusiones y adquisiciones transfronterizas. Cuando estés seguro de que tu proveedor puede apoyar a equipos en varios países, podrás explorar una gran variedad de opciones en mercados extranjeros sin verte frenado por restricciones en términos de nómina.

Transiciones más rápidas y fluidas

Un proveedor de servicios de nómina multi-país puede acelerar significativamente el proceso de fusión y adquisición. Proveedores como Deel pueden ayudar con la migración e integración de datos para garantizar una transición fluida. También puedes integrar los diferentes sistemas que tú y la nueva entidad utilizan, con nuestra sólida API.

Si necesitas actuar rápido, los principales proveedores como Deel pueden incluso ofrecer un servicio de Employer of Record [EOR]). ¿Qué hace un EOR? Este contrata y paga a uno o más empleados para que trabajen para ti. El EOR permite a las empresas trabajar legalmente con empleados en otro país sin establecer una oficina en ese país o región. Cuando se trata de nómina, este maneja todas las deducciones, tarifas y beneficios; lo único que tienes que hacer es hacer un pago total consolidado al proveedor y este se encarga del resto.

Una ventaja competitiva

Tener esta flexibilidad podría diferenciarte de la competencia. Según un informe reciente de Deloitte, el interés en fusiones y adquisiciones transfronterizas ha aumentado un 22%. Cuando otras empresas están interesadas en la misma entidad extranjera, la nómina consolidada podría darte la ventaja que necesitas para cerrar el acuerdo.

Proteger la experiencia de los empleados

Cuando puedes agregar o eliminar entidades fácilmente a tu sistema de nómina, hay menos riesgo de interrumpir el proceso general de pago. Eso significa que no afectarás la confianza de los nuevos empleados, lo cual es fundamental durante este período de cambio e incertidumbre. Los estudios muestran que los trabajadores recién adquiridos tienen muchas más probabilidades de renunciar que el personal existente y el resto de contrataciones.

Para proteger aún más el bienestar de los empleados, dale a tu fuerza laboral acceso a todas las capacitaciones relevantes ofrecidas por el proveedor de nómina. Puedes ayudarlos a familiarizarse con la nueva plataforma y el proceso, permitiéndoles utilizarla con facilidad.

Por ejemplo, Deel puede ofrecerte apoyo en la gestión de cambios y ayudarte a poner en marcha programas de incorporación. Ayudar a los empleados a aprender a usar la plataforma podría hacer que el período de transición sea menos estresante para ellos y la empresa daría una muy buena primera impresión.

Con una solución escalable, no es necesario dedicar tiempo a buscar y empezar a usar un proveedor de nómina local en cada nueva ubicación. Eres libre de concentrarte en la fusión y dedicar más energía a las decisiones estratégicas.

Los beneficios a largo plazo de una plataforma de nómina todo en uno

Consolidar tus sistemas no solo te ayuda a superar los desafíos inmediatos de la nómina en varios países. Como han descubierto los clientes de Deel, la centralización de los sistemas de nómina ofrece muchas ventajas de largo alcance y a largo plazo.

Procesos de nómina escalables

Después de centralizar su nómina, Change.Org ahorró más de 300 horas en procesos administrativos.

Antes, dependían de varios proveedores heredados para gestionar los pagos de más de 2.000 personas en más de 25 países. Hacer malabares con estas diferentes herramientas significaba que la nómina era estresante y consumía mucho tiempo. La consolidación de sus sistemas a través de Deel les permitió automatizar y adaptar todos sus procesos de manera más efectiva y así lograron ser más eficientes.

Mayor satisfacción de los empleados

Como descubrió Yodo1 que la nómina consolidada no solo mantiene la motivación del equipo sino que también la mejora.

Agregar gente a la nómina solía requerir muchos pasos. Los equipos tenían que esperar hasta que los equipos de RR.HH y finanzas completaran el contrato, verificaran los detalles legales a través de un tercero y registraran manualmente los datos en el sistema. Ahora que Yodo1 puede manejar todo en un solo lugar, pueden impresionar a los empleados con transferencias bancarias rápidas.

Simplifica la nómina multi-país con Deel

Ahora que los equipos distribuidos han dejado de ser la excepción y se han convertido en la norma, las empresas ya no pueden depender de modelos de nómina descentralizados. Solo las soluciones consolidadas permiten crear procesos eficientes y escalables que no comprometan la precisión y la legalidad.

A medida que aumentas tu fuerza laboral a nivel internacional, analiza si tus proveedores actuales realmente pueden apoyarte. Migrar a Deel te permitirá simplificar tus operaciones y escalarlas de manera más efectiva, con una solución de nómina multi-país que centraliza tus procesos y le da a tu equipo acceso a un único punto de contacto.

Programa un llamada con un experto y descubre cómo Deel puede transformar tu gestión de la nómina en varios países.