Comment payer vos employés internationaux (avec ou sans entités)

Les entreprises modernes cherchant à s'étendre à l'international sont souvent à la recherche d'informations exploitables pour gérer la paie internationale, qu'il s'agisse de comprendre la conformité locale et les restrictions de paiement transfrontalier ou de choisir entre créer une entité ou utiliser un employeur de référence (EOR).

De nombreuses entreprises ont pour défi de naviguer à travers les différentes lois locales sur le travail, les réglementations fiscales et les méthodes de paiement, sans compromettre la conformité ni épuiser les ressources.

Deel a aidé avec assurance les organisations à rationaliser leurs processus tout en atténuant les risques associés à l'embauche internationale. Ce blog décrit des étapes précises et des solutions sur mesure conçues spécifiquement pour les entreprises visant à construire une force de travail mondiale robuste et conforme.

En tirant parti de l'expertise reconnue de Deel et de sa plateforme de paie innovante, vous pouvez gagner en efficacité opérationnelle et payer en toute confiance vos employés internationaux à travers le monde.

Facteurs clés à considérer avant de payer des employés internationaux

Il y a des facteurs à prendre en compte afin de mettre en place un arrangement international pour vos équipes qui répond à vos besoins.

Lois et réglementations locales du travail

• Salaire minimum, heures de travail et avantages sociaux : Chaque pays a des exigences spécifiques concernant le salaire minimum, les heures de travail standard, les heures supplémentaires et avantages obligatoires. Assurez-vous de respecter ces exigences pour éviter des complications juridiques.
• Obligations fiscales pour l'employeur et l'employé : Comprendre les responsabilités fiscales dans le pays de l'employé à temps partiel ou à temps plein, y compris la retenue d'impôt sur le revenu et les contributions de l'employeur. Le non-respect peut entraîner de lourdes pénalités.

Échange de devises et fluctuations

• Paiement en devise locale vs. devise d'origine : Décidez si vous souhaitez rémunérer les employés dans leur devise locale ou dans votre devise d'origine. Payer en devise locale peut simplifier les choses pour les employés et peut être légalement requis dans certaines juridictions.
• Gestion des risques de change : Les fluctuations des devises peuvent avoir un impact sur les coûts de la paie. Mettez en œuvre des stratégies pour atténuer ces risques, telles que la fixation des taux de change à l'avance ou l'utilisation d'outils financiers pour vous couvrir contre la volatilité.

Exigences en matière de conformité fiscale et de déclaration

• Obligations de l'employeur dans le pays de l'employé : Familiarisez-vous avec les obligations de déclaration et de paiement des impôts pour les employeurs dans le pays de l'employé. Cela inclut la compréhension des responsabilités fiscales des entreprises et des contributions à la sécurité sociale.
• Accords de Double Imposition (ADI) et leur rôle : Les ADI entre pays peuvent empêcher que les employés soient imposés deux fois sur le même revenu. Exploitez ces accords pour optimiser l'efficacité fiscale des deux parties. Lisez notre guide sur comment éviter la double imposition.

Avantages sociaux des employés et contributions sociales

• Avantages obligatoires : soins de santé, retraite, etc. : De nombreux pays exigent que les employeurs fournissent des avantages spécifiques, tels que l'assurance maladie, les plans de retraite et les congés payés. Assurez-vous de respecter ces obligations.
• Contributions à la sécurité sociale spécifiques à chaque pays : Comprenez les systèmes de sécurité sociale dans chaque pays ainsi que les contributions requises des employeurs et employés. Cela garantit que les employés reçoivent les droits appropriés et protège contre les problèmes juridiques.

Méthodes de paiement pour les employés internationaux

Configurer une entité locale

Comment ça marche : Établir une filiale ou une succursale dans le pays de l'employé permet une gestion directe de la paie et de la conformité. Cela implique l'enregistrement d'une entité légale, le respect des réglementations locales et la gestion de toutes les responsabilités liées à l'emploi en interne.

Avantages :

• Contrôle total : supervision directe des conditions d'emploi, des opérations de paie et de la conformité avec les lois locales.
• Présence de la marque : améliore la présence locale de l'entreprise et la reconnaissance de la marque.
• Avantages sur mesure : possibilité de concevoir et d'offrir des packages d'avantages personnalisés qui correspondent aux attentes locales.

Inconvénients :

• Consommation intensive de ressources : établir une entité locale peut être long et coûteux, nécessitant un effort administratif considérable.
• Conformité complexe : maîtriser les paysages juridiques et réglementaires étrangers peut être difficile, avec des risques de non-conformité.
• Problèmes d'extension : mettre en place des entités dans plusieurs pays peut ne pas être pratique pour les entreprises cherchant une expansion internationale rapide.

Guide gratuit : A Guide to Setting up a Local Entity

Employeur de référence (EOR)

Comment ça fonctionne : Un EOR est une organisation tierce qui emploie légalement des travailleurs en votre nom dans un pays étranger. Elle gère toutes les responsabilités liées à l'emploi, y compris la paie, les impôts, les avantages sociaux et la conformité, permettant ainsi aux entreprises d'embaucher à l'international sans établir d'entité locale.

Avantages :

• Vitesse de mise sur le marché : facilite une embauche rapide et conforme, permettant une entrée rapide sur de nouveaux marchés.
• Assurance de conformité : Les EOR possèdent une expertise en droit du travail local, réduisant le risque de problèmes juridiques.
• Allègement administratif : Allège la lourde charge de la gestion de la paie, des impôts et de l'administration des avantages sociaux.

Inconvénients :

• Coût : Les services EOR peuvent entraîner des frais supplémentaires, affectant le coût total de l'emploi.
• Contrôle limité : Les entreprises peuvent avoir moins de supervision directe sur certains aspects de l'emploi, tels que des politiques RH spécifiques.
• Dépendance : La dépendance à un tiers pour certain postes peut affecter les processus internes.

Fournisseurs internationaux de services de paie

Comment ça fonctionne : Les fournisseurs de services de paie internationaux se spécialisent dans la gestion de la paie dans plusieurs pays, en veillant à la conformité avec les réglementations locales. Ils s'occupent de tâches telles que le versement des salaires, la retenue d'impôts et la production de rapports, souvent via des plateformes logicielles avancées.

Avantages :

• Efficacité : Rationalise les processus de paie, réduisant la charge de travail administrative.
• Support en conformité : Offre une expertise dans les réglementations locales en matière de paie, minimisant ainsi les risques de non-conformité.
• Évolutivité : S'adapte facilement à la croissance de l'entreprise dans de nouvelles régions

Inconvénients :

• Flexibilité : Certaines solutions ne s'adaptent pas suffisamment aux besoins organisationnels spécifiques, aux emplacements et types de travailleurs.
• Défis d'intégration : Aligner les systèmes du fournisseur avec les processus internes existants peut être complexe si le fournisseur ne dispose pas de solides intégrations ou APIs.

Paiements directs

Comment ça marche : Les employeurs effectuent des virements bancaires directs aux employés internationaux sans utiliser de systèmes ou structures de paie.

Risques :

• Non-conformité : Cette approche conduit souvent à des violations des lois fiscales et réglementations du travail.
• Problèmes juridiques : Risque de litiges juridiques en raison de classifications d'emploi inappropriées et du non-respect des lois locales.
• Administration des avantages sociaux : Défis dans la fourniture et la gestion des avantages sociaux des employés, entraînant insatisfaction et problèmes à garder ses équipes sur le long terme.

Le choix de la méthode de paiement appropriée dépend de facteurs tels que la taille de l'entreprise, les objectifs de développement, le budget et le niveau de contrôle souhaité sur les processus d'emploi. Une réflexion attentive des avantages et inconvénients de chaque méthode est essentielle pour une gestion réussie de la force de travail internationale.

Gardez l'employé sur la liste de paie de votre pays d'origine

Cette méthode nécessite moins de travail administratif que toute autre, mais elle n'est envisageable que si votre employé est relocalisé pour un projet de courte durée, du télétravail ou une mission brève. Certains pays le permettent, et le processus est relativement simple, mais ce n'est pas une option si vous embauchez des travailleurs locaux ou si vous prévoyez que vos employés soient à l'étranger pour de longues périodes.

Cette option ne fonctionne pas lors de l'embauche d'employés étrangers, car ils ont des obligations envers leur propre pays et ils n'ont probablement pas de numéro d'identification fiscale ou de comptes bancaires basés en France pour recevoir légalement des paiements de France (des conditions similaires peuvent également s'appliquer pour les paiements provenant d'autres pays).

Nous ne recommandons pas cette option, sauf pour des cas particuliers.

Processus étape par étape pour payer vos employés internationaux

1. Déterminez la classification de l'emploi Évaluez si l'individu sera un employé ou un travailleur indépendant, car cette classification affecte les obligations fiscales, les avantages sociaux et exigences de conformité. Prenez l'évaluation de classification des travailleurs alimentée par l'IA de Deel pour déterminer votre risque.
2. Recherchez les lois locales sur l'emploi et les exigences en matière de conformité Enquêter sur les lois du travail, les réglementations fiscales et normes d'emploi dans le pays de l'employé pour garantir une conformité totale.
3. Choisissez le bon mode de paiement (entité, EOR ou fournisseur de paie) Sélectionnez la méthode la plus adaptée à votre organisation, en tenant compte de facteurs tels que le contrôle, la rentabilité, la conformité et la capacité administrative.
4. Mettez en place des systèmes de paie et des calendriers de paiement Implémentez des systèmes de paie qui prennent en charge plusieurs devises et se conforment aux réglementations locales. Établissez des calendriers de paiement clairs pour garantir une compensation en temps voulu.
5. Assurez-vous que la retenue d'impôt et les contributions sociales sont gérées Calculez et retenez avec précision les impôts et les cotisations sociales pour chaque juridiction afin de maintenir la conformité et d'éviter les pénalités.
6. Révisez régulièrement la conformité car les réglementations évoluent Restez informé des changements dans les lois internationales du travail, les codes fiscaux et [exigences de conformité] (https://www.deel.com/fr/blog/conformite-main-d-oeuvre-internationale/). Des audits réguliers et consultations avec des experts locaux peuvent aider à maintenir une conformité continue.

Deel simplifie la paie internationale

Payer votre force de travail internationale ne devrait pas être un obstacle à votre succès. Bien que déterminer la meilleure méthode de paiement ou comment gérer les différentes devises et frais bancaires puisse être énergivore, il existe une solution pour vous : Deel Global Payroll. Contrairement à d'autres plateformes de paie, Deel offre une conformité, rapidité et expertise inégalées en matière de paie internationale. [L'infrastructure et les filiales] (https://www.deel.com/blog/deels-owned-infrastructure-and-entities-are-now-available-in-over-100-countries/) détenues par Deel sont disponibles dans plus de 100 pays. Vous êtes soutenu par des gestionnaires de paie internes et des experts juridiques, et avez accès à une [plateforme tout-en-un] (https://www.deel.com/fr/blog/decouvrez-le-nouveau-deel/) de paie et de ressources humaines mondiale. Vous pouvez gérer la paie, [l'immigration des travailleurs] (https://www.deel.com/fr/immigration/), [les travailleurs indépendants] (https://www.deel.com/fr/hire-contractors/), [l'informatique] (https://www.deel.com/fr/it/), [la gestion de la performance] (https://www.deel.com/fr/engage/), et bien plus encore, le tout en un seul endroit.

Deel a obtenu une note de 4,8/5 sur Trustpilot avec plus de 2 400 avis. Les clients mentionnent l'excellent support client de notre équipe, la rapidité fulgurante de la livraison des fonds et la facilité d'utilisation de notre plateforme comme quelques-unes des nombreuses raisons pour lesquelles ils continuent de faire confiance à Deel pour leurs besoins en matière de paie, de ressources humaines et de conformité.

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