Artigo
12 min read
Como gerenciar um projeto de transformação de folha de pagamento
Folha de pagamento internacional

Autor
Talin Terzakyan
Publicado
27 outubro, 2024
Última atualização
11 fevereiro, 2025

Principais conclusões
- As organizações devem transformar seu sistema de folha de pagamento para escalar internacionalmente, permanecer competitivas e manter o compliance.
- Planejamento e preparação completos podem garantir o sucesso do seu projeto de transformação da folha de pagamento. Você pode começar avaliando sua configuração atual antes de envolver as partes interessadas, informar os funcionários e ajudar sua equipe a se preparar.
- Escolher um fornecedor de folha de pagamento é uma etapa crucial na sua transformação da folha de pagamento internacional. Quem você escolher deve ser capaz de apoiá-lo durante a transição e facilitar o processamento de pagamentos e o gerenciamento de compliance além disso.
Seu sistema de folha de pagamento está pronto para as complexidades de uma força de trabalho global? Ele pode escalar com seu negócio e ajudá-lo a permanecer ágil e resiliente?
Confiar em métodos tradicionais só pode levá-lo até certo ponto. À medida que as empresas se expandem para o exterior, os sistemas legados ficam sobrecarregados por todos os vários métodos de pagamento, moedas e requisitos fiscais. Eles desaceleram os processos e deixam você aberto a erros dispendiosos.
Uma transformação da folha de pagamento prepara seu negócio para o sucesso em mercados internacionais. Ao modernizar suas operações de RH e financeiro, você pode expandir além das fronteiras com risco mínimo.
Este guia inclui insights de especialistas da Deel e líderes do setor, conforme apresentados em webinars recentes, incluindo Unlocking Payroll Potential: How to Optimize Your Global Operations e o Global Payroll Summit.
O que é uma transformação da folha de pagamento?
Uma transformação da folha de pagamento é quando você faz a transição de um sistema desatualizado para um modelo moderno e totalmente integrado.
Embora seja provável que você mude seu software, esse processo vai além da atualização da tecnologia. Ele abrange tudo, desde suas políticas e procedimentos até funções e responsabilidades individuais.
Aqui estão os principais componentes que contribuem para uma transformação bem-sucedida da folha de pagamento:
- Modernização do sistema: substituição de software atual e troca de fornecedores para acessar ferramentas mais poderosas
- Alinhamento global: implementação de processos para garantir o compliance em todos os locais em que você contrata e paga profissionais
- Consolidação: integração de sistemas para centralizar dados e aprimorar a colaboração entre departamentos Transparência de dados: aproveitamento de software analítico para acessar dados em tempo real e usá-los para informar decisões estratégicas
- Capacitação dos funcionários: dando às equipes autonomia para visualizar e gerenciar seus próprios dados de folha de pagamento por meio de recursos de autoatendimento
Ao aplicar essas mudanças, você aumenta sua precisão e eficiência gerais. O resultado é um sistema simplificado que é capaz de dar suporte ao crescimento de negócios internacionais e gerenciar uma equipe grande e distribuída.
Principais etapas para gerenciar um projeto de transformação da folha de pagamento internacional
Uma transformação da folha de pagamento é um processo complexo que afeta toda a sua equipe. Planejar cada etapa e preparar sua equipe pode garantir que tudo corra bem.
1. Avalie seu processo atual de folha de pagamento
Comece conduzindo uma auditoria completa de seus sistemas e processos de folha de pagamento existentes. Isso inclui:
- Software e integrações de folha de pagamento
- Relacionamentos com fornecedores
- Precisão e integridade dos dados
- Gerenciamento de compliance
- Custos totais
- Expertise interna
- Experiência e satisfação dos funcionários
Especificamente, procure lacunas e ineficiências em seus fluxos de trabalho. Problemas como gargalos e tarefas repetitivas são o que impedem você de otimizar processos e dimensionar suas operações.
[A folha de pagamento] deve ser otimizada e automatizada o máximo possível. Ao avaliar áreas para melhoria, é preciso analisar o trabalho manual, onde os problemas são recorrentes mês após mês, ciclo após ciclo.
—Daniel Mellor,
Diretor Associado, Operações de Folha de Pagamento na Deel
Depois de identificar áreas para melhoria, considere o que você precisa alcançar. Você está se expandindo para um novo mercado? Contratando profissionais remotos em diferentes países? Com base nessas necessidades, defina metas claras para toda a sua equipe trabalhar.
Decida quais indicadores-chave de desempenho (Key Performance Indicators ou KPIs) você usará para monitorar seu progresso. Os KPIs comuns para folha de pagamento incluem:
- Custo por funcionário
- Tempo de processamento
- Taxa de erros
- Tempo de resolução de erros
- Número de reclamações
Suponha que sua empresa planeja contratar de vários países novos, e uma de suas principais preocupações é a satisfação do trabalhador, pois você confia em sua reputação como um ótimo empregador. Um objetivo pode ser criar um fluxo de trabalho de integração e folha de pagamento contínuo, melhorando a experiência geral do funcionário. Você pode medir seu progresso monitorando o tempo de integração ou as taxas de erro da folha de pagamento, ao mesmo tempo em que implementa pesquisas de pulso para novas contratações para fornecer feedback.
2. Monte a equipe certa
Uma transformação bem-sucedida da folha de pagamento requer uma equipe completa com experiência em vários departamentos.
Comece com sua equipe de folha de pagamento, pois seus insights podem orientar o projeto. Como Victoria O'Callaghan, Diretora de Implementação da Deel, diz: "Eles estão lidando com esses sistemas dia após dia. Eles sabem o que realmente querem ver, seja de uma perspectiva de relatórios ou quanto tempo manual gastam na entrada de dados."
Além da folha de pagamento, envolva os principais membros dos departamentos de RH, Financeiro e TI. Você contará com a experiência deles quando se trata de lançar o novo sistema e dar suporte aos funcionários.
Cada membro da força-tarefa de transformação da folha de pagamento deve ter funções e responsabilidades claramente definidas. Certifique-se de que eles saibam:
- Cronogramas e prazos-chave
- A quem reportar
- Quais ferramentas e recursos usar
- O processo para escalar problemas
- Como rastrear o progresso
- Como é o sucesso
A colaboração eficaz é fundamental quando tantas partes interessadas estão envolvidas. Organize check-ins regulares para que todos possam obter atualizações e dar feedback sobre o progresso. Se houver algum problema, vocês podem discutir como resolvê-lo juntos.
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3. Foco na gestão de mudanças e na experiência dos funcionários
Comece a se comunicar com os funcionários e prepará-los para a transição assim que o projeto de transformação da folha de pagamento for confirmado. Avisar as equipes com antecedência pode diminuir as interrupções e aumentar a adesão dos funcionários. Uma pesquisa recente mostra que os trabalhadores acham as mudanças mais fáceis de gerenciar quando entendem a situação e se sentem incluídos na tomada de decisões.
Anuncie a transformação da folha de pagamento em uma mensagem para toda a empresa assim que tiver os detalhes. Você pode mencionar:
- O prazo
- Quaisquer benefícios para os funcionários
- Como as mudanças provavelmente afetarão as equipes
- O que a equipe deve fazer
Direcione os funcionários para uma área de Perguntas Frequentes em sua base de conhecimento para obter respostas rápidas. Também é útil criar um canal dedicado no Slack onde a equipe pode levantar preocupações e obter respostas em tempo hábil. Durante a transformação, peça regularmente o feedback dos funcionários. Isso fornece insights valiosos e ajuda a equipe a se sentir envolvida no processo.
As equipes de RH e folha de pagamento serão as mais impactadas pelas mudanças. À medida que sua função muda de operacional para estratégica, treinamento extensivo e qualificação serão necessários. Fornecedores líderes como a Deel integram seus departamentos ao sistema e os orientam sobre os recursos.
Também podemos aconselhar sobre melhores práticas e tomada de decisões estratégicas, permitindo que você se concentre mais em preparar sua equipe para suas novas responsabilidades.
4. Selecione o parceiro certo de tecnologia de folha de pagamento
Pesquise e avalie soluções globais de folha de pagamento para encontrar a melhor opção para o seu negócio. Esta etapa é crítica, pois você contará com elas durante seu projeto de transformação e além.
Encontrar o fornecedor certo com a flexibilidade ou estrutura para permitir que você cresça em tamanho ou adicione certas geografias é fundamental. Ter um parceiro forte é fundamental porque esse processo é complexo — você quer alguém para ajudá-lo a fazê-lo corretamente.
—Phillippe Manzanares,
SVP de Transformação de RH e Operações Digitais na Coty
Aqui está o que considerar ao comparar fornecedores em potencial:
- Automação: você só pode maximizar a eficiência com acesso a uma variedade de ferramentas de automação poderosas. Procure especificamente fornecedores como a Deel com processamento de pagamentos, cálculos de impostos e notificações de compliance
- Folha de pagamento multipaís: ampla cobertura é essencial se você estiver planejando expandir para vários locais ou quiser a flexibilidade de contratar de qualquer lugar. Por exemplo, o Deel Global Payroll está disponível em 100+ países
- Relatórios e análises: ferramentas de análise de dados em tempo real fornecem insights sobre seu desempenho e permitem que você tome decisões informadas
- Gerenciamento de compliance: os principais fornecedores oferecem serviços e experiência em todas as jurisdições para garantir que você cumpra as leis locais
- Autoatendimento: permitir que os funcionários visualizem e gerenciem seus próprios dados de folha de pagamento lhes dá autonomia e economiza tempo para seu departamento de folha de pagamento
- Estrutura de preços: os custos devem estar alinhados com seu orçamento atual e permitir que você dimensione. Priorize soluções com preços por funcionário e sem taxas ocultas
- Suporte ao cliente: sua equipe provavelmente precisará de orientação ao navegar no processo de transformação. Escolha um fornecedor que ofereça suporte dedicado ao cliente, uma variedade de opções de contato e disponibilidade 24/7
- Integrações: o melhor software de folha de pagamento sincroniza com todas as soluções mais populares para garantir um fluxo de dados perfeito
Depois de restringir suas opções, você pode começar a abordar suas principais escolhas. Pergunte sobre seu histórico de gerenciamento de folha de pagamento internacional e compliance. O fornecedor ideal deve ter muitas histórias de sucesso recentes, especialmente com empresas semelhantes em seu setor.
Outros fornecedores de folha de pagamento internacional não tinham o conhecimento ou os sistemas internos para dar suporte às nossas necessidades complexas. A Deel foi a única solução que realmente tornou a contratação global e a folha de pagamento mais fáceis.
—Marion Passalinqua,
Especialista em Mobilidade e Operações Jurídicas, Gecko Robotics, Inc.
Antes de finalizar sua decisão, revise cuidadosamente o contrato. Peça a um especialista jurídico para avaliar os termos e condições para garantir que sejam favoráveis ao seu negócio. Se surgirem preocupações ou dúvidas, aborde-as com o fornecedor e negocie conforme necessário.
5. Alinhe-se com os padrões globais de compliance
Explore como gerenciar o compliance da folha de pagamento em todos os países onde você pretende contratar e pagar profissionais. À medida que você se expande para o exterior, seus processos devem facilitar a adesão às leis trabalhistas e tributárias de cada jurisdição.
O desafio é que os regulamentos variam muito e mudam com frequência. Manter-se atualizado com a legislação de vários países exige muito tempo e recursos da sua equipe, e a conformidade inconsistente pode levar a penalidades severas e até mesmo ações legais.
Por exemplo, a classificação incorreta de profissionais geralmente acarreta uma taxa alta. Se você tratar os funcionários como contratados independentes, alguns estados dos EUA cobram até US$ 25.000 por violação e impostos atrasados.
É por isso que é melhor incorporar o compliance da folha de pagamento em seu sistema e processos. Escolha uma solução como a Deel com recursos de compliance integrados, como monitoramento e atualizações em tempo real. Você pode receber um alerta sempre que houver um problema potencial e resolvê-lo antes que ele represente um risco significativo.
Onde você não tiver experiência, terceirize o compliance para especialistas locais. Por exemplo, a Deel tem especialistas jurídicos e contábeis qualificados em todo o mundo para fornecer orientação sobre os requisitos locais.
Outra consideração é a dupla tributação. Se você estiver pagando profissionais remotos em um país, há um risco de estabelecimento permanente. As autoridades podem classificar sua empresa como uma entidade legal e exigir que você pague impostos extras.
Muitos fornecedores de folha de pagamento oferecem um serviço de Employer of Record (EOR) para ajudar você a mitigar esse risco. Nós nos tornamos o empregador legal da sua equipe naquele país, enquanto você ainda pode manter o controle sobre as operações do dia a dia.
6. Monitore e otimize a pós-implementação
Após o novo sistema entrar em operação, continue monitorando e fazendo ajustes conforme sua equipe se adapta aos novos processos. Você também pode encontrar maneiras mais eficientes de lidar com certas operações.
Comece avaliando se você atingiu todos os seus objetivos. Isso ajudará a medir o sucesso do projeto de transformação e identificar qualquer trabalho restante a ser feito. Mesmo que você tenha superado suas metas, continue medindo seu desempenho usando os mesmos KPIs. Você pode ver como o sistema funciona quando você lança novas iniciativas importantes, como estabelecer uma nova divisão no exterior ou lidar com uma fusão e aquisição. Tendências e padrões nos dados podem indicar mais oportunidades de melhoria.
Por exemplo, um aumento no seu tempo de resolução de erros quando você contrata mais funcionários sugere que seu departamento de folha de pagamento pode estar com falta de pessoal. Eles podem estar lutando para encontrar capacidade conforme sua carga de trabalho flutua.
Programe revisões regulares para detectar problemas potenciais, como lacunas de compliance, lacunas de produtividade ou experiência ruim do usuário. Seu sistema pode ter um bom desempenho quando entrar em operação. No entanto, conforme suas necessidades de negócios evoluem e mudam, novos desafios podem surgir.
Os funcionários podem fornecer insights essenciais conforme você ajusta o sistema. Eles têm uma perspectiva única como aqueles que usam o software e se beneficiam diretamente de seus recursos.
Colete feedback conduzindo uma pesquisa anônima ou introduzindo uma caixa de sugestões. Você pode fazer perguntas específicas sobre os processos de folha de pagamento ou medir o engajamento geral dos funcionários.
Kit de contratação global
Possíveis barreiras à transformação da folha de pagamento e suas soluções
Mesmo que você tenha uma estratégia abrangente, sua transformação da folha de pagamento pode sofrer contratempos. Aqui estão alguns desafios comuns e as melhores maneiras de superá-los:
- Possível interrupção: grandes projetos podem desviar o foco e a energia das operações regulares. Isso leva a erros, atrasos e redução da produtividade. Certifique-se de que todos os envolvidos no projeto de transformação ainda tenham capacidade para gerenciar suas tarefas regulares
- Migração complexa de dados: transferir dados de funcionários requer muita experiência. Se mal administrado, você expõe sua empresa a riscos como violações e perda de dados. Certifique-se de que seu provedor tenha uma equipe de especialistas em TI e recursos de segurança robustos para manter seus arquivos seguros
- Resistência à mudança: os funcionários podem se sentir estressados sobre a adoção de novos processos e práticas. A pesquisa da Gartner mostra que as equipes têm 46% menos probabilidade de se opor à mudança quando sua empresa permite que elas se envolvam e façam perguntas
- Problemas de integração: as soluções de folha de pagamento devem se integrar perfeitamente com softwares existentes, como RH e contabilidade. Caso contrário, você experimentará silos de dados, ineficiências e lacunas nos relatórios. Trabalhe em estreita colaboração com a TI e seu fornecedor para garantir que seu sistema esteja totalmente integrado antes de entrar em operação
Reimagine sua abordagem para a folha de pagamento internacional com a Deel
Somente um sistema de folha de pagamento moderno pode lidar com as demandas de uma equipe crescente sem comprometer a eficiência e a precisão. As empresas devem padronizar e agilizar seus processos antes de se aventurar no exterior.
No entanto, uma transformação da folha de pagamento não é um evento único, mas um processo contínuo. Você deve adaptar e atualizar continuamente seu sistema para permanecer à frente em um mercado internacional competitivo. É aí que entra a solução completa de folha de pagamento e RH da Deel:
- Folha de pagamento dos EUA e de vários países
- Cobertura em mais de 150 países
- Equipe de especialistas jurídicos, de folha de pagamento e de RH localizados
- Automação de folha de pagamento de alta qualidade
- Monitoramento e atualizações de compliance
- Serviços de EOR para contratar funcionários sem estabelecimento de entidade
- Plugins de gerenciamento de projetos, colaboração e comunicação
- Portal de autoatendimento para funcionários
- Gerente de contas dedicado
- Escolha de opções de contato
- Chat ao vivo 24/7, com uma taxa de resolução de 91% no primeiro contato
A equipe da Deel foi além para migrar a folha de pagamento de um país inteiro do nosso fornecedor anterior para a Deel Global Payroll em apenas sete dias. Nenhum outro fornecedor chega perto do nível de parceria que eles oferecem.
—Lindsay Ross,
CHRO, Bitpanda
Pronto para a próxima fase de expansão internacional? Agende uma demonstração para saber como a Deel pode orientá-lo em um projeto de transformação de folha de pagamento e ajudá-lo a desenvolver um sistema simplificado e escalável.

Sobre o autor
Talin Terzakyan tem mais de 19 anos de experiência em marketing, liderando equipes globais e em regiões como EUA, EMEA e LATAM. Atualmente, é responsável pelo Global Product Marketing, destacando-se por sua habilidade em transformar estratégia em execução com um foco centrado no usuário. Apaixonada por work-life integration, equilibra sua vida profissional com a maternidade e o trail running.