Guía para crear un programa de referidos exitoso en RR.HH.

¿Sabías que los programas de referidos pueden reducir significativamente tus costos de contratación? Mientras que el reclutamiento tradicional puede costar entre 4.285 USD y 18.000 USD por contratación, un programa de recomendación implica 1.000 USD aproximadamente por contratación, según estudios a los que hace referencia Recruiter. Ahora bien, un programa de este tipo, bien estructurado, no solo reduce los costos sino que también mejora la calidad de las contrataciones.

Entonces, si aprovechas las recomendaciones de tus empleados actuales, puedes acceder a un grupo de candidatos que ya están pre-evaluados por personas de confianza. Además, estos referidos suelen integrarse más rápidamente y permanecen más tiempo en la empresa, porque ya conocen la cultura organizacional y recibieron una visión realista del puesto de trabajo a través de sus referentes. ¿Quieres saber más? En este blog, te compartimos cómo diseñar un programa de referidos efectivo.

¿Qué es un programa de referidos de empleados?

Un programa de referidos es una estrategia de reclutamiento de RR.HH. que consiste en aprovechar la red de contactos de tus empleados para reclutar nuevos talentos. En otras palabras, es una forma de incentivar a que tus empleados recomienden candidatos calificados para las posiciones vacantes.

Esto no solo agiliza el proceso de contratación, sino que también fortalece el employer branding de la empresa. Al alentar a los empleados a participar activamente en la búsqueda de posibles candidatos, demuestras un ambiente de trabajo donde se valora y confía en la opinión de los colaboradores. 

Así, con este tipo de programa puedes aprovechar las conexiones profesionales del personal (ya sea a través de redes sociales como LinkedIn o de puestos de trabajo anteriores) para identificar a personas que se alinean con tu cultura organizacional y el perfil que necesitas cubrir. 

Incluso el programa de referidos puede complementar el reclutamiento interno al promover oportunidades de desarrollo y movilidad dentro de la organización. Los empleados actuales que recomiendan candidatos pueden no solo estar familiarizados con los requisitos del puesto, sino también entender los valores de la empresa.

¿Cuáles son los beneficios de un programa de referidos en las empresas?

Además de la reducción y ahorro en costos de atracción que te hemos comentado, estas son las principales ventajas de los programas de referidos para la contratación:

• Aceleración de los tiempos: es uno de los principales beneficios del programa ya que permite cubrir vacantes críticas más rápido, lo cual minimiza el impacto en la productividad y el rendimiento general. Según estudios de Clutch, la contratación a través de referencia es un 55% más rápida.
• Altas tasas de contratación: son cuatro veces más efectivos que otras fuentes de contratación, como bolsas de trabajo o agencias de empleo. De acuerdo con una encuesta realizada por Jobvite, las referencias de empleados son el método más efectivo para llenar vacantes, con una tasa de contratación de aproximadamente el 30%, en comparación con una tasa promedio del 7% para los candidatos obtenidos a través de otros métodos
• Menos rotación de personal: es otro de los beneficios del programa de referidos porque los empleados tienden a permanecer más tiempo en la empresa, ya que se alinean más rápido y mejor a la cultura organizacional y sostienen un desempeño consistente y satisfactorio en sus roles. En línea con la investigación de Clutch, el 49% de las empresas indica que los empleados contratados a través de referidos tienden a permanecer a largo plazo en la empresa.
• Mayor tasa de retorno de la inversión: puedes optimizar el uso de tus recursos financieros al reducir los costos asociados con la selección de personal, el proceso de reclutamiento y de contratación, como tarifas de agencias o gastos de publicidad por la oferta de empleo en los portales de empleo. De hecho, el 82% de los empleadores clasifican las referencias de empleados como la fuente con el mejor retorno de la inversión (ROI), superando a todas las demás fuentes de reclutamiento, según CareerBuilder.

Programas de referidos en grandes empresas y multinacionales: ¿por qué son relevantes?

En las grandes empresas y multinacionales, un buen programa de referidos juega un papel clave. ¿De qué forma?El hecho de involucrar a empleados de diversas ubicaciones en el proceso de recomendación es una forma de fortalecer la conexión con equipos dispersos, porque se dan cuenta que todas las contribuciones son valiosas y son igualmente valoradas por RR.HH., incluso cuando se trata de la contratación de más personal.

Además de los beneficios generales de los programas de referidos sobre los que te hemos compartido, existen otras ventajas cuando se trata de equipos internacionales:

• Reduces costos y tiempos de contratación globales: el costo y el tiempo de contratar posibles candidatos pueden ser significativamente más altos debido a la necesidad de coordinar procesos en diferentes regiones. Los programas de referidos ayudan a identificar mejores talentos de manera más rápida y eficiente.
• Mantienes una cultura organizacional uniforme: los empleados suelen referir candidatos que no solo comparten la cultura de la empresa, sino que también tienen facilidad o experiencia trabajando en equipos globales, un atributo que es difícil de encontrar a través de otras fuentes de atracción de talento. Esta capacidad de identificar los mejores candidatos con habilidades para colaborar en un entorno internacional asegura una integración más fluida.

A propósito, si tienes interés en conocer cómo puedes escalar mejor tus procesos de RR.HH., te compartimos esta guía súper completa para que puedas seguirle el ritmo al crecimiento a nivel global de tu empresa. Te ayudará a descubrir los procesos y herramientas que facilitan el escalamiento al siguiente nivel.

Guía para formar un programa de referidos exitoso en 6 pasos

1. Define objetivos y expectativas

Antes de implementar cualquier programa de referidos, tienes que tener en claro cuáles son los objetivos que deseas alcanzar y las expectativas que tienes al respecto. Este paso es la base fundamental para el diseño y el éxito general del programa. Solo así podrás saber si está correctamente alineado con las necesidades y estrategias de tu organización.

💡Consejos:

• Crea una estrategia de marketing que incluya el programa de referidos: Establece objetivos claras y medibles siguiendo la regla SMART (específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con un tiempo definido). Esto incluye metas como la reducción de costos de contratación o el aumento en la calidad de las contrataciones. Incluso puedes crear campañas de marketing de referidos específicas. Por ejemplo, "Aumentar la tasa de conversión de candidatos referidos en un 30% en los próximos 6 meses". Este enfoque es más efectivo que simplemente decir "Mejorar el proceso de contratación". Incluso puedes crear campañas de marketing de referidos específicas en las redes sociales de comunicación interna de la empresa.
• Identifica oportunidades: analiza los desafíos actuales en el reclutamiento, el proceso de selección, contratación, retención y fidelización del talento dentro de la organización. ¿Existen áreas específicas donde el reclutamiento tradicional es menos efectivo? ¿Qué aspectos culturales o competencias específicas buscas fortalecer con estas nuevas contrataciones? Por ejemplo, si tienes altas tasas de rotación en algunos departamentos y la productividad es en general baja, el objetivo podría ser que este programa de referidos no solo reduzca esa tasa sino que también atraiga candidatos con habilidades sólidas.
• Consulta a otras partes: involucra a todo el organigrama (líderes de equipos, gerentes y empleados) para definir objetivos. Así estarás seguro de que las metas estén alineadas con las estrategias de toda la organización y que cuentas con el apoyo necesario para su implementación. Por ejemplo, podrías hacer encuestas para recopilar opiniones de diferentes áreas.

Ejemplo de aplicación del paso 1:

Imagina que enfrentas altas tasas de rotación en el departamento de IT. Tu objetivo con este programa de referidos podría ser reducirla en un 30% en los próximos 12 meses. Al definirlo de esta forma, puedes apuntar mejor tus esfuerzos.

2. Diseña una política clara y accesible

Una política de programa de referidos es un documento que describe las pautas de una empresa con respecto a las posibles recomendaciones de candidatos por parte de sus colaboradores actuales. Ahora, para que todos comprendan los términos y condiciones de la misma, tienes que diseñarla de forma clara y accesible desde Recursos Humanos. Solo así aumentarás las posibilidades de tener un buen nivel de participación.

Entre los puntos que no puedes dejar fuera del diseño, están:

• Criterios de elegibilidad: ¿quiénes pueden participar y bajo qué condiciones? Por ejemplo: “Todos los empleados a tiempo completo de la empresa son elegibles para participar, excepto aquellos que trabajan en el departamento de RR.HH. o en posiciones de alta dirección que podrían influir directamente en las decisiones de contratación”.
• Proceso de referencia: ¿cuál es el paso a paso para que tus empleados puedan referir candidatos? ¿Qué información deben proporcionar? Por ejemplo, pueden ser formularios online fáciles de completar y enviar.
• Términos y condiciones: ¿cuál es el período de vigencia? ¿Cómo es la elegibilidad para recibir la recompensa? ¿Cómo se determina la elegibilidad si hay múltiples referencias para un mismo candidato? Por ejemplo: “La recompensa se otorgará únicamente después de que el candidato referido haya completado con éxito el período de prueba de tres meses. Si varios empleados se refieren al mismo candidato, se considerará la referencia recibida primero según el registro electrónico”.

💡Consejos: apóyate en esta plantilla de política de programa de referidos que hemos creado en Deel especialmente para ti. Esta contiene componentes flexibles que puedes ajustar fácilmente a las necesidades de tu empresa. ¿Qué incluye?

• Lineamientos generales sobre la elegibilidad de los colaboradores.
• Descripción del premio por referidos.
• Formularios y procedimientos para presentar referidos.
• Las mejores prácticas para los colaboradores que recomiendan candidatos.
• Consejos sobre la implementación exitosa del programa.

Ejemplo de aplicación del paso 2:

El criterio de elegibilidad es que todos los empleados a tiempo completo pueden participar, excepto quienes trabajan en RR.HH. o puestos de alta dirección. Este es el paso a paso a seguir:

1. Completar el formulario de referencia con datos básicos como nombre, contacto, breve carta de presentación y adjuntar el CV en formato PDF.
2. Enviar la referencia a través del sistema designado para el registro y seguimiento.
3. RR.HH. revisa las referencias recibidas y se comunica con los candidatos recomendados para avanzar en el proceso de contratación.
4. Si el candidato referido es contratado y completa exitosamente el período de prueba definido (por ejemplo, tres meses), el empleado que realizó la referencia recibe la recompensa acordada.

3. Incluye incentivos atractivos

Los incentivos son un motivador clave para que tus empleados participen activamente en el programa. Si estos no resultan interesantes, es probable que el nivel de participación sea bajo. En cambio, si ofreces recompensas atractivas y haces recordatorios regularmente,puedes fomentar su interés y compromiso en recomendar candidatos potenciales. A su vez, esto los incentivará a buscar y recomendar candidatos de alta calidad, al saber que serán recompensados por sus esfuerzos.

💡Consejos:

• Ofrece variedad: considera diferentes tipos de recompensas que puedan atraer y motivar a los empleados. Además de bonificaciones monetarias, puedes ofrecer días libres adicionales, vales de regalo o membresías totalmente pagas.
• Personaliza los incentivos: asegúrate de que los incentivos respondan a las preferencias y necesidades de tu equipo. Ya que lo que puede motivar a un empleado puede no ser tan efectivo para otro. Para eso, haz encuestas.
• Implementa incentivos a corto plazo: recompensa a tus empleados por cada instancia del proceso de referencia, en lugar de hacerlo solo al final según si el referido fue finalmente contratado o no. Por ejemplo, podrías ofrecer pequeñas gratificaciones por cada referencia que califique para una entrevista inicial, como descuentos exclusivos en tus productos o servicios.

Ejemplo de aplicación del paso 3:

En base a los resultados de las encuestas, encontraste que tus empleados se sienten motivados para referir candidatos de calidad para el área de IT si tienen dos opciones de recompensas. ¿Cuáles son? Recibir como recompensa una bonificación de 200 USD o tomar un día libre adicional totalmente pago, por cada candidato referido que es contratado y completa el período de prueba con éxito.

4. Haz que el proceso de referencia sea fácil

Si el proceso es complicado o requiere mucho tiempo, es poco probable que tus empleados tengan ganas de participar en él para referir a candidatos de alta calidad. Por eso, es importante que lo plantees de forma fácil y sencilla.

💡Consejos:

• Utiliza herramientas de gestión de referidos: puedes usar una plataforma o software de gestión de referidos que le permita a tus empleados enviar recomendaciones de manera fácil y rápida. Estas herramientas suelen incluir formularios personalizables donde los empleados pueden ingresar los datos del candidato recomendado y adjuntar su CV.
• Integra el proceso con las plataformas de comunicación interna: aprovecha herramientas como Slack, Microsoft Teams o la propia intranet de tu empresa para promover y gestionar el programa de referidos. Puedes configurar canales específicos para compartir oportunidades de trabajo y que tus empleados tengan la posibilidad de referir candidatos directamente.
• Ofrece capacitación y soporte: capacita a tus empleados acerca del funcionamiento del proceso de referencia y sobre cómo utilizar las herramientas tecnológicas preparadas para eso. Lo recomendable es que las capacitaciones sean breves y específicas.

Ejemplo de aplicación del paso 4:

Para simplificar el proceso, creas un canal en Slack llamado “#Referidos_de_Talento”, en el que tus empleados pueden compartir oportunidades de trabajo y referir candidatos directamente. Dentro, hay un formulario fijado, fácil de completar, el cual incluye campos para el nombre del candidato, contacto, una breve descripción de por qué es adecuado para la posición y la opción de adjuntar su CV. Una vez que se envía una referencia, tu equipo de RR.HH. recibe una notificación automática.

5. Difunde el programa

Sin una comunicación clara y continua, muchos empleados pueden no estar al tanto de la existencia del programa, sus beneficios y cómo pueden participar. Esto no solo reduce las oportunidades de contratación de calidad, sino que también deja pasar la posibilidad de que los empleados se sientan valorados por su contribución al crecimiento de la empresa. Entonces, ¿cómo puedes asegurar una comunicación efectiva? Sigue los consejos que te compartimos a continuación.

💡Consejos:

• Utiliza diferentes canales de comunicación: combina correos electrónicos informativos con anuncios visuales en áreas comunes, publicaciones en la intranet y mensajes en reuniones de equipo para alcanzar a todo el equipo. Ya que no todos los empleados consumen información de la misma manera.
• Involucra a líderes y gerentes: anímalos a compartir historias de éxito y a apoyar activamente el programa entre sus equipos. Su respaldo no solo agrega credibilidad al programa, sino que también motiva la participación.
• Haz foco en los beneficios personales: destaca cómo participar en el programa puede beneficiar directamente a los empleados, ya sea a través de bonificaciones financieras, días libres adicionales, o reconocimientos públicos que refuercen su valor dentro de la empresa.

Ejemplo de aplicación del paso 5:

• Correo informativo:

Asunto: ¡Participa en nuestro programa de referidos y gana grandes recompensas!

Estimados colegas,

En [Nombre de la Empresa], estamos emocionados de lanzar nuestro nuevo programa de referidos, diseñado para involucrarlos activamente en el crecimiento y éxito de nuestra organización. Queremos contar con tu ayuda para identificar talento excepcional que pueda unirse a nuestro equipo.

¿Cómo funciona?

1. Referencia a candidatos: Si conoces a alguien talentoso que podría ser una gran adición a nuestro equipo, simplemente completa este [enlace al formulario de referencia]. Adjunta el CV del candidato y una breve descripción de por qué crees que sería ideal para el puesto.
2. Recompensas: Por cada referencia que resulte en una contratación exitosa después del período de prueba, recibirás [detalles específicos de la recompensa, como bonificaciones monetarias, días libres adicionales, etc.].

Beneficios adicionales:

-Ayudar a mejorar la calidad de nuestras contrataciones.

-Contribuir al ambiente de trabajo positivo y colaborativo que tanto valoramos.

-Potencial para crecimiento profesional a través de recomendaciones exitosas.

Para obtener más detalles sobre el programa de referidos, consulta la sección dedicada en nuestra intranet o contacta con [nombre y contacto del responsable del programa de referidos].

¡Tu participación es clave para el éxito de este programa! Juntos podemos construir un equipo más fuerte y eficiente.

Gracias por tu continua dedicación y compromiso.

Saludos cordiales,

[Nombre], [Posición] en [Nombre de la Empresa]

[Información de contacto]

• Mensaje adaptado para Slack:

Programa de Referidos - ¡Participa y gana recompensas! 🌟

¡Hola equipo!

Estamos emocionados de lanzar nuestro nuevo programa de referidos en [Nombre de la Empresa] y queremos que seas parte de ello. Si conoces a alguien talentoso que podría encajar perfectamente en nuestro equipo, ahora es tu oportunidad de referirlos y ganar recompensas emocionantes.

¿Cómo puedes participar?

👉Completa el formulario de referencia directamente aquí: [enlace al formulario].

📎Adjunta el CV del candidato y una breve descripción de por qué sería ideal para el puesto.

Recompensas por tu esfuerzo: 🎁 Por cada referencia que se convierta en una contratación exitosa, recibirás [detalles específicos de la recompensa].

¡Tu participación hace la diferencia! No solo estarás ayudando a construir un equipo más fuerte, sino que también podrías ganar recompensas que harán tu día aún mejor.

Para más detalles, visita la sección de Programa de Referidos en nuestra intranet o contáctanos directamente.

¡Gracias por ser parte de nuestro crecimiento y éxito!

6. Monitorea y haz ajustes

¿Cómo puedes saber si el programa de referidos es realmente efectivo? Fácil: tienes que evaluar su rendimiento según los objetivos que has planteado al comienzo. Al monitorear su desempeño, puedes identificar aspectos que están funcionado bien y cuáles podrían necesitar algún que otro ajuste. De esta forma, puedes mantener la relevancia del programa y que evolucione a medida que lo hace tu empresa.

💡Consejos:

• Establece métricas claras: define indicadores clave de rendimiento (KPIs) como la tasa de participación de los empleados, el número de referidos realizados, la tasa de contratación de referidos, y la retención de empleados referidos. Gracias a esto, podrás llegar a conclusiones precisas sobre el verdadero impacto del programa.
• Recoge feedback: solicita retroalimentación de tus empleados, gerentes y líderes de equipo. Sus puntos de vista y opiniones pueden revelar aspectos del programa que podrían no estar funcionando tan bien como esperabas o sugerir mejoras adicionales que aún no habías contemplado.
• Ajusta estrategias según sea necesario: realiza ajustes en el programa para mejorar su efectividad en base a los datos y el feedback que recibiste. Esto podría incluir cambios en las políticas de incentivos, mejoras en la comunicación o ajustes en los procesos de referencia.

Ejemplo de aplicación del paso 6:

Tras analizar el feedback recibido y revisar los datos de participación, has identificado que una de las razones principales por las cuales hay una tasa de participación baja en el programa es la falta de incentivos que resuenen en el equipo de desarrollo. Para solucionarlo, planteas incentivos diferentes que resuenen con este grupo particular de empleados altamente técnicos como el acceso a certificaciones técnicas financiadas.

Reduce los costos de contratación y ocupa las vacantes con candidatos de calidad gracias a Deel Engage

¿Te gustaría reducir los costos de contratación por medio de la estrategia de referidos? Puedes hacerlo realidad con Referrals de Deel Engage. Contrata más rápidamente con un programa de recompensas por referidos en Slack, con un proceso optimizado integrado en esta aplicación.

Sí, crear tu programa de referencias y que sea gratificante y de gran impacto con unos pocos clics es posible. Nuestro programa de recomendaciones facilita a tus empleados el envío de candidatos calificados que tienen más probabilidades de encajar en la cultura de tu empresa:

• Crea anuncios automatizados para puestos difíciles de ocupar y resáltalos por departamento, número de solicitantes o fecha de publicación.
• Crea desafíos divertidos para fomentar la camaradería en el equipo y, al mismo tiempo, aumentar el número de candidatos calificados para que se adapten a tus necesidades empresariales.

¿Quieres aprovechar esta forma rápida de contratar con candidatos de calidad? Descubre más sobre Referrals de Deel Engage aquí.