Claves para facilitar la gestión de gastos y reembolsos

La gestión eficiente de gastos empresariales y reembolsos es crucial para mantener las finanzas de tu empresa en orden y evitar problemas contables. Así, una administración eficaz no solo optimiza los recursos, sino que también previene problemas graves. Como se señala en American Express, la falta de transparencia y lo tedioso de los procesos manuales de control de los gastos pueden crear una ventana para que entren informes de gastos fraudulentos o que no cumplan con las normas. Sin un monitoreo y control adecuados, las empresas pueden violar las políticas de gastos y las regulaciones tributarias, incluso sin saberlo.

Además, los procesos manuales pueden resultar en una visibilidad limitada del gasto de la empresa, lo que da lugar a proyecciones financieras inexactas y presupuestos poco confiables que obstaculizan la toma de decisiones. Los costos ocultos que podrían afectar tu negocio incluyen tiempo perdido, posibles gastos legales y fraude de reembolso. Por eso, en este blog, te presentamos claves prácticas para facilitar la gestión de gastos y reembolsos.

¿Por qué es importante la gestión de gastos y reembolsos?

Una correcta gestión de gastos corporativos y reembolsos ayuda a mantener la transparencia financiera, mejora la previsión presupuestaria y garantiza el cumplimiento normativo. Estos elementos son esenciales para la salud financiera y operativa de cualquier empresa. Veamos con más detalles:

Transparencia financiera

La ausencia de transparencia financiera en los gastos de una empresa puede ser un gran problema. De hecho, los esquemas de reembolso de gastos fraudulentos resultan en una pérdida promedio de 251,000 USD para las empresas y suelen pasar desapercibidos durante un promedio de 18 meses, según el Informe a las Naciones 2024 de la Asociación de Examinadores de Fraude Certificados. Estos esquemas se dividen en cuatro grupos principales: gastos mal caracterizados, gastos exagerados, gastos ficticios y reembolsos múltiples.

Por lo tanto, la transparencia le permite a tu empresa tener una mejor gestión financiera y una visión clara y precisa sobre los gastos realizados. Asimismo, un correcto proceso de gestión de gastos contribuye a la identificación de patrones y oportunidades de ahorro, al mismo tiempo que es posible prevenir fraudes.

Mejora de la previsión presupuestaria

Cuando las notas de gastos tienen información detallada con comprobantes a nombre de la empresa y están bien categorizados, se pueden elaborar presupuestos más precisos y realistas. Esto significa que puedes llevar a cabo una mejor gestión de los gastos: planificaciones financieras a largo plazo, y tomar decisiones estratégicas y objetivas en consecuencia. Sin una visibilidad adecuada del gasto, esas proyecciones serían inexactas y llevarían a que tus presupuestos sean poco confiables.

Cumplimiento normativo

El cumplimiento normativo es fundamental para estar “en regla” con las responsabilidades legales. Ya que los gastos innecesarios o fraudulentos pueden dar lugar a violaciones de regulaciones como la Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero (FCPA, por las siglas en inglés sobre Foreign Corrupt Practices Act). Así, por ejemplo, los gastos personales de los empleados en reuniones, convenciones, viajes internacionales, comidas y gastos de automóvil en kilometraje pueden estar bajo escrutinio por posibles violaciones de la FCPA.

De acuerdo con estudios de Stanford, el costo mensual promedio de una investigación relacionada con la FCPA alcanza 1,590,475 USD. Además, el incumplimiento puede provocar la pérdida de empleados y posibles honorarios legales.

Reducción del tiempo perdido

El tiempo es un recurso valioso en los negocios, y una mala gestión de gastos puede costarte un tiempo más que considerable. Según otro estudio de American Express, el 65% de los procesadores de gastos de viaje tardan al menos una hora en revisar un informe de gastos mensual. Además, el 59% afirma que ahorrar tiempo sería el mayor beneficio de un sistema autónomo de gestión de informes de gastos.

En otras palabras, la implementación de soluciones tecnológicas para la gestión empresarial de gastos y procesos de reembolsos no solo puede ahorrarte tiempo, sino que también liberará recursos para que se centren en tareas estratégicas o con mayor impacto. La nuevas herramientas digitales como la tecnología OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) permite que una máquina lea texto impreso o escrito a mano y lo convierta en texto digital. Es la mejor manera para digitalizar documentos y facilitar su almacenamiento y búsqueda.

¿Cómo facilitarla? 4 claves a tener en cuenta

¿Has decidido mantener la gestión de los gastos de tu empresa en orden y evitar problemas contables? Sabemos que esto puede ser un enorme desafío al comienzo. Sin embargo, con la ayuda de estas mejores prácticas, podrás mejorar la transparencia y asegurar el cumplimiento normativo, además de optimizar el tiempo y los recursos.

A continuación, te enseñamos las claves fundamentales para facilitar este proceso de gestión de gastos y que tu empresa gestione los gastos de los empleados de manera eficiente y sin contratiempos: 

Clave 1: establece políticas claras de gastos y reembolsos

La primera clave para facilitar la gestión de gastos y reembolsos es establecer políticas claras y detalladas que regulen todo el proceso. Estas deben especificar:

• Qué tipos de gastos son reembolsables: crea una lista exhaustiva de los tipos de gastos que la empresa considera reembolsables y comunícate a todos tus empleados para que no haya dudas al respecto. Por ejemplo, los gastos de viaje, alojamiento, comidas durante viajes de negocios, viáticos en transporte público y materiales de oficina pueden ser reembolsables.
• Cuáles son los límites de gastos por categoría: define límites de gastos para cada categoría de gasto reembolsable en las tarjetas corporativas, ya que esto te ayudará a controlar mejor los costos y a mantener los gastos dentro de un presupuesto razonable. Por ejemplo, podrías limitar los gastos de alojamiento a 150 USD por noche y las comidas a 50 USD por día.
• Cómo son los procedimientos para las reclamaciones: implementa un procedimiento claro y sencillo para la presentación de reclamaciones, con plazos para la presentación y los documentos necesarios (como recibos y justificaciones de gastos). Por ejemplo, tus empleados podrían presentar estas reclamaciones dentro de los 30 días posteriores al gasto incurrido, utilizando un formulario estándar de tu empresa.

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Clave 2: usa herramientas de automatización

Otra forma de facilitar la gestión de gastos y reembolsos es por medio de herramientas de automatización. Así, las plataformas o softwares de gestión de gastos pueden simplificar buena parte de esta tarea, al capturar recibos y facturas electrónicas, administrar la solicitud de reembolsos y la aprobación de gastos. Algunas herramientas que sirven para esto son Expensify o Zoho Expense, por ejemplo.

Ahora bien, ¿cómo implementar estas herramientas? ¿Qué tener en cuenta para elegir las más adecuadas?

• Investiga a fondo: busca, analiza y selecciona una herramienta de gestión de gastos que se adapte a las necesidades y el tamaño de tu empresa. Para eso, considera factores como la facilidad de uso, la capacidad de integración con otros sistemas y el soporte al cliente.
• Capacita a tu equipo: ofrece formación adecuada a los empleados para que puedan utilizar las nuevas herramientas de manera efectiva, ya sea con tutoriales o guías de usuario que provean las mismas herramientas.
• Integra con otros sistemas: asegúrate de que se integre bien con otros sistemas de la empresa, como el software de contabilidad y la plataforma de recursos humanos. Esto permitirá una gestión de datos más coherente y fluida.

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Clave 3: realiza auditorías periódicas 

Las auditorías frecuentes son necesarias para que puedas verificar el cumplimiento de tus políticas de gastos, identificar posibles áreas de mejora y detectar cualquier actividad fraudulenta o sospechosa antes de que sea demasiado tarde. Pero, ¿cómo llevarlas a cabo?

• Define el alcance y la frecuencia: determina qué aspectos de los gastos y reembolsos se auditarán (por ejemplo, todos los gastos superiores a cierto monto o los gastos de ciertas categorías) y con qué frecuencia realizarás las auditorías. Entonces, podrías establecer un calendario de auditorías trimestrales que cubra todas las áreas de gastos y reembolsos.
• Apóyate en herramientas de análisis de datos: utiliza herramientas que puedan procesar grandes volúmenes de datos por ti y que te permitan identificar posibles irregularidades rápidamente. Esto te ahorrará tiempo y esfuerzos. Por ejemplo, puedes usar Tableau o Power BI.
• Revisa el cumplimiento de tus políticas: durante la auditoría, verifica que todos los gastos reembolsados cumplan con las políticas de la empresa. Aquí, presta especial atención a los gastos que se desvían de las normas establecidas.
• Detecta y aborda posibles fraudes: ante cualquier signo de fraude, pon especial atención. Por ejemplo, recibos duplicados o gastos no caracterizados correctamente. Si hay fraude, además de tomar las medidas disciplinarias correspondientes de RR.HH., revisa tus políticas y procedimientos internos para prevenir futuras ocurrencias.
• Documenta y comunica los hallazgos: tras la finalización de cada auditoría, documenta los hallazgos en un informe y comunica los resultados a la alta dirección y los departamentos que correspondan, junto con recomendaciones prácticas para la gestión de gastos.

💡Todo esto también es más fácil si tienes un registro ordenado de lo que has pagado. En Deel, puedes ver lo que has pagado y lo que se encuentra pendiente. Tu equipo obtiene una visión clara y el estado de sus reportes de gastos junto con un registro de los artículos pagados.

Clave 4: ofrece formación continua

Una buena práctica para reducir errores y garantizar el cumplimiento de las normativas internas y externas es por medio de la capacitación constante sobre las políticas de gastos y el uso adecuado de las herramientas de gestión. Aquí te proporcionamos una serie de consejos que te ayudarán en el proceso:

• Agenda sesiones de formación: asegúrate de que cada nuevo empleado reciba una formación exhaustiva sobre las políticas de gastos de la empresa y programe sesiones de actualización regulares para todos los empleados.
• Usa diferentes formatos de formación: adapta la formación a diferentes estilos de aprendizaje mediante el uso de múltiples formatos como videos, presentaciones interactivas y manuales detallados.
• Incorpora ejemplos prácticos: incluye ejemplos prácticos y casos de estudio relevantes para que tus empleados puedan tener una noción más clara acerca de cómo las políticas se aplican en situaciones reales.
• Fomenta la participación: anima a que tus empleados hagan preguntas y ofrezcan retroalimentación durante las sesiones de formación. Deja espacios para evacuar dudas y haz preguntas abiertas para recibir ideas de mejora en las políticas y procedimientos internos.

Automatiza la gestión de gastos y pagos con Deel

¿Has dimensionado el gran impacto que puede tener en el crecimiento y éxito de tu organización? Si quieres mejorar la transparencia financiera en tu empresa, aumentar la eficiencia operativa y fortalecer la confianza con tus empleados, el primer paso es facilitar la gestión de gastos y reembolsos. Con las recomendaciones y los consejos prácticos que aquí te hemos compartido, podrás hacerlo.

En Deel, sabemos que esto es importante para ti. Por eso, si bien nuestra solución Deel HR está diseñada para ser una potencia por sí sola, prospera cuando se combina con tu suite existente. Nómina, software de contabilidad, proveedores de gastos: Deel se integra perfectamente con todas las herramientas de tu stack. Contempla una integración perfecta con tu flujo de trabajo y tus procesos. Por ejemplo, puede integrarse con Expensify, Brex, Moss, Navan y muchas otras para la gestión de gastos.

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