Como os EORs evitam o risco de estabelecimento permanente

Expandir sua organização globalmente é um marco empolgante, mas vem acompanhado de complexidades, especialmente em relação aos riscos de estabelecimento permanente (EP).

Quando seus funcionários se envolvem em atividades geradoras de receita no exterior, sua organização pode enfrentar dupla tributação, penalidades de conformidade e encargos administrativos significativos. O principal desafio é evitar essas armadilhas e, ao mesmo tempo, escalar com eficiência.

A Deel, líder no fornecimento de Employer of Record (EOR), oferece soluções internacionais de contratação e compliance que minimizam os riscos de EP e facilitam o crescimento. Com contratos localizados, experiência no país e serviços contínuos de folha de pagamento, a Deel garante que sua organização permaneça em conformidade sem estabelecer entidades locais.

Empresas como a SiteMinder e a Project44 aproveitaram os serviços de EOR da Deel para economizar tempo, reduzir os custos de conformidade e se concentrar com confiança no aumento das operações.

Você está pronto para proteger sua empresa dos riscos de expansão enquanto aproveita as oportunidades globais? Descubra como a Deel pode garantir seu caminho para o crescimento internacional.

O que é um Employer of Record?

Um Employer of Record (EOR), também conhecido PEO (Professional Employer Organization) global, permite que as empresas trabalhem legalmente com funcionários internacionais sem estabelecer uma entidade legal no país.

O Employer of Record contrata o trabalhador para a empresa cliente, garante a conformidade com as leis e regulamentações trabalhistas locais e executa a folha de pagamento e outras funções de RH ou tarefas administrativas. Os serviços de EOR não incluem pesquisa de talentos, contratação de pessoal ou verificação, mas entram em ação somente quando o candidato certo é selecionado. Os serviços de EOR não são necessários para a contratação de prestadores de serviços.

Os funcionários contratados por meio de um EOR estarão na folha de pagamento do EOR, mas trabalharão para sua empresa como qualquer outro funcionário direto. Quando o EOR integrar o funcionário, ele assinará um contrato localizado com detalhes explícitos de sua função e responsabilidades.

Veja também: Guia para grandes empresas sobre vistos patrocinados por EOR

Serviços de Employer of Record

Os serviços de EOR da Deel abrangem o seguinte:

• Criação de contratos de trabalho localizados e bem estruturados
• Coleta de documentos fiscais, de licenças e de conformidade que são armazenados em uma trilha de auditoria limpa
• Garantia de que você deduza o valor correto dos impostos sobre a folha de pagamento, pensões e outras taxas do governo local
• Distribuição de holerites e pagamentos em mais de 200 moedas diretamente para as contas bancárias dos funcionários (ou outros métodos de pagamento)
• Oferecimento de benefícios competitivos aos funcionários
• Proteção da propriedade intelectual e os dados dos funcionários
• Responsabilização legal pelos funcionários
• Gerenciamento das despesas, os bônus e as folgas de seus funcionários globais

Como os EORs protegem as empresas do risco de estabelecimento permanente

O termo estabelecimento permanente (EP) é um conceito fiscal que se refere a quando um agente fiscal determina que uma empresa tem uma presença estável, contínua e tributável em um país estrangeiro. Quando uma empresa atinge esse estágio, ela se torna sujeita à tributação tanto em seu país de origem quanto no país estrangeiro.

Todos os países têm critérios específicos para identificar quando a atividade comercial deixa de ser esporádica ou de curto prazo e atinge um nível que levará ao EP e à subsequente dupla tributação.

Os fatores padrão para o estabelecimento permanente são:

• Um local fixo de negócios, endereço, conta bancária ou outra presença física
• Atividade geradora de receita por funcionários em um país anfitrião
• Um período de tempo adequado para ativar o EP de acordo com decretos locais ou tratados fiscais
• Comando e controle da atividade dos funcionários pela empresa controladora

Observação: nem toda atividade comercial em um país estrangeiro acionará esse risco de EP, pois nem todas as atividades comerciais geram receita.

Para reduzir o risco de EP, algumas empresas trabalham com um especialista jurídico e tributário local e abrem uma subsidiária estrangeira no país de operações comerciais. Isso apresenta benefícios fiscais para a empresa e diminui o risco de EP ao garantir a conformidade com as autoridades fiscais locais, já que uma subsidiária estrangeira opera de forma autônoma em relação à matriz, é responsável por seus próprios ativos e passivos e é considerada uma entidade jurídica separada para fins de tributação e supervisão regulatória.

O investimento envolvido pode prejudicar sua capacidade de se adaptar a mercados em constante mudança e exige uma carga de manutenção contínua que o distrai de suas operações comerciais principais.

Em vez disso, muitas empresas usam um EOR que já tenha entidades em seu país de destino. Um EOR como a Deel reduz significativamente o risco de EP para a empresa cliente, pois opera como empregadora legal dos funcionários do EOR e oferece o seguinte:

• Contratos localizados: a experiência da Deel vem de mais de 350 parceiros de direito trabalhista e contabilidade que garantem que seus contratos estejam atualizados em todas as jurisdições
• Benefícios obrigatórios específicos do país: os especialistas da Deel entendem os mercados locais e garantem que os planos incluam benefícios, assistência médica e vantagens que atendam às expectativas locais
• Folha de pagamento interna: a Deel tem mais de 95 entidades em todo o mundo que são de propriedade e gerenciadas exclusivamente pela Deel, com folha de pagamento e assessoria jurídica internas e sem terceirização para fornecedores terceirizados

Contratos de trabalho localizados

Quando você contrata um profissional por meio de um EOR, o EOR se torna o empregador legal desse funcionário. Eles assumem todas as responsabilidades legais e tributárias desse funcionário, inclusive a criação de contratos em conformidade, a classificação correta dos funcionários, os processos de rescisão e muito mais, de acordo com as leis trabalhistas locais.

As leis trabalhistas locais variam de acordo com o país e ditarão como você estruturará seus contratos, quem você pode contratar, seus direitos legais e o tipo de trabalho que podem realizar. Em alguns países, as leis variam de acordo com o estado ou a jurisdição. Você pode usar a Ferramenta Internacional de Comparação de Empregos da Deel para comparar as leis locais, benefícios, feriados, salários mínimos e tempos de integração de funcionários em mais de 80 países.

A Deel localiza cada contrato de acordo com as leis locais do funcionário, e os especialistas internos revisam regularmente os contratos para se manterem à frente das mudanças legais. Dependendo de onde seu funcionário estiver localizado, ele terá direito a benefícios específicos:

• Benefícios obrigatórios
• Feriados regionais
• Direitos a férias
• Renda mensal mínima
• Direitos dos trabalhadores
• Horário de trabalho

Também haverá requisitos específicos para impostos sobre a folha de pagamento, taxas do governo local, documentação de contratação (identificação do governo, avaliações, contratos de processamento de dados), vistos e permissões de trabalho.

A Deel simplifica o onboarding de novos funcionários ao integrar ao processo etapas que reforçam a conformidade, como verificações de antecedentes. Você pode editar, enviar e assinar contratos localizados para funcionários e prestadores de serviços em minutos a partir do dashboard da Deel.

Benefícios obrigatórios específicos de cada país

Todos os países definem seus próprios benefícios obrigatórios que os empregadores devem oferecer aos funcionários, desde seguro-saúde e seguro-desemprego até previdência social e seguro contra acidentes de trabalho. Você pode usar a Ferramenta de Benefícios da Deel para identificar os benefícios legais, comuns e competitivos em novos mercados, para que possa contratar em conformidade e ficar à frente da concorrência.

A Deel garante que todos os funcionários recebam os benefícios locais necessários, juntamente com quaisquer benefícios opcionais que você gostaria de oferecer. O EOR da Deel cuida dos benefícios globais para a sua equipe, ajudando-o a alcançar o seguinte:

• Garantir a conformidade: a Deel garante que seus novos funcionários estejam equipados com os benefícios obrigatórios corretos, protegendo sua empresa de problemas de conformidade
• Manter-se competitivo: os especialistas da Deel o ajudarão a criar pacotes de benefícios que atendam (ou excedam) as expectativas locais para atrair os melhores talentos
• Conseguir preços exclusivos: as parcerias da Deel nos permitem reduzir custos por meio de planos de grupo e análises regulares do mercado
• Acessar serviços de RH: a Deel gerencia tudo para você, tornando a administração de RH perfeita por meio de uma plataforma que combina recursos humanos, folha de pagamento e benefícios, tudo em um só lugar

Nossa equipe trabalhará em estreita colaboração com você para avaliar como seus benefícios atuais podem ser adaptados para cada país com planos de benefícios localizados. Ou podemos ajudá-lo a desenvolver uma estratégia abrangente de benefícios globais que se alinhe às práticas recomendadas. Os planos globais fornecem ofertas consistentes em vários países, enquanto os planos localizados são adaptados aos requisitos e demandas específicos de cada país.

Todos os benefícios obrigatórios são cobertos pelas ofertas da Deel e, na maioria dos países, os clientes também podem oferecer aos funcionários opções de complementação para assistência médica e pensões. A Deel apóia a maioria dos outros benefícios que as empresas já oferecem a seus funcionários.

Saiba mais sobre como gerenciar benefícios globais no webinar sob demanda da Deel. Em 30 minutos, as especialistas em Expansão e Operações de Negócios da Deel, Kate Welsh e Sia Mahajan, abordam:

• A importância de priorizar os benefícios globais
• Gerenciamento de benefícios globais versus benefícios locais
• O que incluir nos planos de benefícios globais
• Como gerenciar benefícios globais com os serviços Deel EOR

Folha de pagamento e impostos internacionais

Quando você contrata um EOR, ele assume a responsabilidade de gerenciar sua folha de pagamento internacional e recolher os impostos do empregador e do funcionário de acordo com as leis tributárias locais. As equipes internas de folha de pagamento da Deel cuidam dos impostos locais sobre a folha de pagamento, do processamento da folha, das retenções, deduções, contribuições, benefícios e requisitos adicionais específicos do país.

Com a Deel, os clientes podem facilmente fazer ajustes na folha de pagamento para despesas, subsídios ou bônus dos funcionários na plataforma, com suporte adicional para pagamentos fora do ciclo, rescisões e atualizações. O custeio da folha de pagamento também é fácil - você pode fazer um único pagamento em massa para a Deel, e nós cuidamos do resto. Os funcionários recebem um depósito direto em sua conta bancária local, na moeda local, com um recibo de pagamento completo.

Rescisões e demissões

As empresas globais devem lidar com rescisões e demissões de acordo com as leis trabalhistas locais de cada país. Normalmente, é necessário prestar atenção ao aviso de rescisão adequado, aos pagamentos de indenização e ao gerenciamento de quaisquer benefícios acumulados, como dias de férias não usufruídos. A Deel gerencia todo o processo para garantir que tudo ocorra sem problemas.

Bônus: concessão de equity a funcionários internacionais do EOR

Uma empresa que usa um EOR pode conceder equity, ou ações, a esses funcionários? A resposta curta é sim, mas isso depende do país.

Como os funcionários do EOR não estão em sua folha de pagamento direta, a emissão de ações não qualificadas (Non-qualified Stock Options ou NSOs) geralmente é a melhor maneira de oferecer remuneração adicional. Na maioria dos casos, as concessões de ações aos funcionários do EOR serão consideradas um bônus. Os impostos regulares sobre o emprego e a renda se aplicam e serão calculados com base nas leis locais do funcionário e no tipo de ação concedida.

A concessão de participação acionária de um funcionário do EOR pode ser considerada uma base para a requalificação de “coemprego” dos funcionários, o que pode eventualmente levar a um risco relacionado ao estabelecimento permanente. A estrutura jurídica da Deel ajuda a mitigar esse risco.

Outras opções para conceder equity aos funcionários da EOR incluem:

• Uma concessão direta da empresa para o funcionário
• Direitos de valorização de ações (Stock Appreciation Rights ou SARs) e Phantom Stocks por meio da Deel
• Concessões de ações por meio da Deel (NSOs, RSUs, RTUs, Warrants)

Proteja sua empresa contra riscos de expansão com a Deel

Por meio dos serviços de EOR da Deel, você pode acessar uma rede global de entidades e parceiros locais, onde o trabalho legal é feito para você, reduzindo o risco de não conformidade.

Você pode usar o Employer of Record da Deel para:

• Testar e expandir facilmente para mercados globais
• Contratar trabalhadores remotos em tempo integral sem abrir uma subsidiária
• Garantir a conformidade com as leis e regulamentações trabalhistas em um país estrangeiro
• Eliminar os riscos de não conformidade e classificação incorreta da contratação de prestadores de serviços
• Acessar o conhecimento e a experiência operacional que você não tem internamente

Saiba mais sobre os serviços de EOR da Deel ou agende uma demonstração de produto de 30 minutos com um especialista da Deel para obter respostas às suas perguntas.