Como pagar funcionários internacionais (com ou sem entidades)

As empresas modernas que buscam expandir-se globalmente estão frequentemente em busca de insights práticos sobre o gerenciamento da folha de pagamento internacional - desde a compreensão da conformidade local e das restrições de pagamento internacionais até a escolha entre a criação de uma entidade ou o uso de um Employer of Reocord (EOR).

Muitas empresas enfrentam o desafio de navegar pelas diferentes leis trabalhistas, regulamentações fiscais e métodos de pagamento locais sem comprometer a conformidade ou sobrecarregar os recursos.

A Deel tem ajudado com confiança as organizações a simplificar seus processos e, ao mesmo tempo, reduzir os riscos associados à contratação internacional. Este blog descreve etapas precisas e soluções personalizadas projetadas especificamente para empresas que desejam criar uma força de trabalho global robusta e em conformidade.

Ao aproveitar a experiência confiável e a plataforma inovadora de folha de pagamento da Deel, você pode obter eficiências operacionais significativas e pagar com confiança funcionários internacionais em todo o mundo.

Principais fatores a serem considerados antes de pagar funcionários internacionais

Há fatores que você precisa considerar para garantir que um acordo com um funcionário internacional atenda às suas necessidades.

Leis e regulamentos trabalhistas locais

• Salário mínimo, horas de trabalho e benefícios: cada país tem requisitos específicos com relação a salário mínimo, horas de trabalho padrão, horas extras e benefícios obrigatórios. Certifique-se de que esses requisitos sejam cumpridos para evitar complicações legais
• Obrigações fiscais do empregador e do funcionário: entenda as responsabilidades fiscais no país do funcionário de meio período ou de período integral, incluindo retenção de imposto de renda e contribuições do empregador. O não cumprimento pode levar a penalidades

Câmbio e flutuações monetárias

• Pagamento em moeda local vs. moeda nacional: decida se os funcionários serão remunerados em sua moeda local ou na moeda local do empregador. O pagamento em moeda local pode simplificar as questões para os funcionários e pode ser legalmente exigido em algumas jurisdições
• Gerenciamento de riscos cambiais: as flutuações monetárias podem afetar os custos da folha de pagamento. Implemente estratégias para mitigar esses riscos, como definir taxas de câmbio antecipadamente ou usar instrumentos financeiros para se proteger contra a volatilidade

Conformidade fiscal e obrigações acessórias

• Obrigações do empregador no país do funcionário familiarize-se com as obrigações de declaração e pagamento de impostos para empregadores no país do funcionário. Isso inclui entender as obrigações tributárias corporativas e as contribuições para a seguridade social
• Acordos de Dupla Tributação (ADTs) e sua função: os ADTs entre países podem evitar que os funcionários sejam tributados duas vezes sobre a mesma renda. Aproveite esses acordos para otimizar a eficiência fiscal para ambas as partes. Leia nosso guia sobre como evitar a dupla tributação para saber mais

Benefícios para funcionários e contribuições sociais

• Benefícios obrigatórios: assistência médica, aposentadoria, etc.: muitos países exigem que os empregadores ofereçam benefícios específicos, como seguro de saúde, planos de aposentadoria e licença remunerada. Garanta a conformidade com essas exigências
• Contribuições para a seguridade social específicas do país: entenda os sistemas de seguridade social de cada país e as contribuições exigidas do empregador e do empregado. Isso garante que os funcionários recebam os direitos adequados e protege contra problemas legais

Métodos de pagamento para funcionários internacionais

Configuração de entidade local

Como funciona: o estabelecimento de uma subsidiária ou filial no país do funcionário permite o gerenciamento direto da folha de pagamento e da conformidade. Isso envolve o registro de uma entidade legal, a adesão às normas locais e o tratamento interno de todas as responsabilidades relacionadas ao emprego.

Vantagens:

• Controle total: supervisão direta dos termos de contratação, operações de folha de pagamento e conformidade com as leis locais
• Presença da marca: melhora a presença local da empresa e o reconhecimento da marca
• Benefícios sob medida: capacidade de projetar e oferecer pacotes de benefícios personalizados que se alinham às expectativas locais

Considerações:

• Uso intensivo de recursos: o estabelecimento de uma entidade local pode ser demorado e caro, exigindo um esforço administrativo significativo
• Conformidade complexa: navegar em cenários legais e regulatórios estrangeiros pode ser desafiador, com riscos de não conformidade
• Problemas de escalabilidade: estabelecer entidades em vários países pode não ser prático para empresas que buscam uma rápida expansão global

Employer of Record (EOR)

Como funciona: um EOR é uma organização terceirizada que emprega legalmente trabalhadores em seu nome em um país estrangeiro. Eles gerenciam todas as responsabilidades relacionadas ao emprego, inclusive folha de pagamento, impostos, benefícios e conformidade, permitindo que as empresas contratem internacionalmente sem estabelecer uma entidade local.

Vantagens:

• Velocidade de entrada no mercado: facilita a contratação rápida e em conformidade, permitindo a rápida entrada em novos mercados
• Garantia de conformidade: os EORs possuem conhecimento especializado das leis trabalhistas locais, reduzindo o risco de problemas legais
• Alívio administrativo: alivia o ônus de gerenciar a folha de pagamento, os impostos e a administração de benefícios

Considerações:

• Custo: os serviços de EOR podem envolver taxas adicionais, afetando os custos gerais de emprego
• Controle limitado: as empresas podem ter menos supervisão direta sobre determinados aspectos trabalhistas, como políticas específicas de RH
• Dependência: a dependência de um terceiro para funções essenciais de emprego pode afetar os processos internos

Fornecedores internacionais de folha de pagamento

Como funciona: os provedores de folha de pagamento internacional são especializados em gerenciar a folha de pagamento em vários países, garantindo a conformidade com as regulamentações locais. Eles lidam com tarefas como desembolso de salários, retenção de impostos e relatórios, geralmente por meio de plataformas de software avançadas.

Prós:

• Eficiência: simplifica os processos da folha de pagamento, reduzindo a carga de trabalho administrativo
• Suporte à conformidade: oferece experiência em normas locais de folha de pagamento, minimizando os riscos de conformidade
• Escalabilidade: acomoda facilmente o crescimento dos negócios em novas regiões

Contras:

• Flexibilidade: algumas soluções não têm a capacidade de adaptar as soluções a necessidades organizacionais, locais e tipos de trabalhadores específicos
• Desafios de integração: o alinhamento dos sistemas do provedor com os processos internos existentes pode ser complexo se o provedor não tiver integrações ou APIs fortes

Pagamentos diretos

Como funciona: os empregadores fazem transferências eletrônicas diretas para funcionários internacionais sem utilizar sistemas ou estruturas formais de folha de pagamento.

Riscos:

• Não conformidade: essa abordagem geralmente leva a violações de leis fiscais e regulamentações trabalhistas
• Questões legais: possibilidade de disputas legais devido a classificações de emprego inadequadas e falta de adesão às leis locais
• Administração de benefícios: desafios no fornecimento e gerenciamento dos benefícios dos funcionários, levando à insatisfação e a problemas de retenção

A seleção do método de pagamento adequado depende de fatores como tamanho da empresa, metas de expansão, orçamento e nível de controle desejado sobre os processos de emprego. A análise cuidadosa das vantagens e desvantagens de cada método é essencial para o gerenciamento bem-sucedido da força de trabalho internacional.

Mantenha o funcionário na folha de pagamento do seu país de origem

Esse método exige menos trabalho administrativo do que qualquer outro, mas só é uma opção se o funcionário for realocado para um projeto curto, trabalho remoto ou atribuição breve. Alguns países permitirão isso e o processo é relativamente simples, mas essa não é uma opção se você contratar trabalhadores locais ou esperar que seus funcionários fiquem no exterior por longos períodos.

Essa opção não funciona ao contratar funcionários estrangeiros, pois eles têm obrigações com seu próprio país e provavelmente não têm identificação fiscal ou contas bancárias nos EUA para receber pagamentos dos EUA legalmente (condições semelhantes também podem se aplicar a pagamentos de outros países).

Não recomendamos essa opção, exceto em casos específicos.

Passo a passo do processo de pagamento de funcionários internacionais

1. Determine a classificação do emprego Avalie se o indivíduo será um funcionário ou um prestador de serviços, pois essa classificação afeta as obrigações fiscais, os benefícios e os requisitos de conformidade. Faça a avaliação de classificação de trabalhadores por IA da Deel para determinar seu risco.
2. Pesquise as leis trabalhistas locais e os requisitos de conformidade Investigue as leis trabalhistas, as regulamentações fiscais e os padrões de emprego no país do funcionário para garantir total conformidade.
3. Escolha o método de pagamento correto (entidade, EOR ou provedor de folha de pagamento) Selecione o método mais adequado para a sua organização, considerando fatores como controle, custo-benefício, conformidade e capacidade administrativa.
4. Configure sistemas de folha de pagamento e cronogramas de pagamento Implemente sistemas de folha de pagamento que acomodem várias moedas e cumpram as normas locais. Estabeleça cronogramas de pagamento claros para garantir a compensação em tempo hábil.
5. Garanta que a retenção de impostos e as contribuições sociais sejam tratadas Calcule e retenha com precisão os impostos e as contribuições sociais de cada jurisdição para manter a conformidade e evitar penalidades.
6. Revise regularmente a conformidade à medida que as normas mudam Mantenha-se atualizado sobre as mudanças nas leis trabalhistas internacionais, códigos fiscais e requisitos de conformidade. Auditorias regulares e consultas a especialistas locais podem ajudar a manter a conformidade contínua.

A Deel facilita a folha de pagamento internacional

O pagamento de sua força de trabalho internacional não deve ser um obstáculo ao seu sucesso. Embora descobrir o melhor método de pagamento ou como lidar com diferentes moedas e cobranças bancárias possa ser complicado, há uma solução para você: Deel Global Payroll.

Diferentemente de outras plataformas de folha de pagamento, a Deel oferece conformidade, velocidade e experiência incomparáveis em folha de pagamento internacional. A infraestrutura e as entidades de propriedade da Deel estão disponíveis em mais de 100 países. Você conta com o suporte de gerentes internos de folha de pagamento e especialistas jurídicos, e tem acesso a uma plataforma internacional de folha de pagamento e RH completa. Você pode gerenciar a folha de pagamento, a imigração de trabalhadores, os freelancers, a TI, o gerenciamento de desempenho e muito mais, tudo em um só lugar.

A Deel obteve uma classificação de 4,8/5 na Trustpilot, com mais de 2.400 avaliações. Os clientes citam o excelente suporte ao cliente da nossa equipe, a entrega de fundos extremamente rápida e a plataforma fácil de usar como alguns dos muitos motivos pelos quais eles continuam a confiar na Deel para suas necessidades de folha de pagamento, RH e conformidade.

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