Como a contratação PJ impacta a folha de pagamento

A contratação PJ virou prática comum no Brasil para reduzir custos frente à CLT. Empresas costumam enxergar o contrato PJ como sinônimo de flexibilidade e economia: a empresa paga menos encargos e o contratado tem maior autonomia.

Mas a realidade é mais complexa. Afinal, essa modalidade traz custos ocultos, e há implicações tributárias e riscos de compliance que podem pesar na folha – autuações, multas e passivos trabalhistas.

Plataformas especializadas como a Deel mostram que a governança clara na gestão de contratos PJ pode reduzir a fragmentação de dados, os erros em pagamentos e a exposição a fiscalizações, por exemplo.

Com esse artigo, líderes de empresas de médio porte vão entender as consequências da contratação PJ na folha de pagamento – não só a economia aparente, mas também os riscos e como mitigá-los. Descubra como Deel Payroll aproveita a flexibilidade do PJ sem comprometer a segurança na folha ou o crescimento do negócio.

O que é contratação PJ?

Compreender as diferenças entre contratação PJ e CLT é essencial para definir o tipo de contrato de trabalho mais adequado para o seu negócio – e estimar o impacto nos custos.

Na prática, a contratação PJ – ou Pessoa Jurídica – significa que o profissional presta serviços como empresa, emitindo nota fiscal e sem vínculo empregatício formal, segundo as regras da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). Já o colaborador CLT é registrado com carteira assinada, tendo direito a benefícios legais como férias, 13º salário, FGTS e seguro-desemprego.

Muitas empresas brasileiras recorrem à contratação PJ para reduzir custos imediatos, já que encargos como INSS, FGTS e férias não se aplicam da mesma forma, e os contratos tendem a ser mais simples. Além disso, há uma percepção de maior flexibilidade, tanto para o contratante quanto para o contratado, permitindo acordos de curto prazo e sob medida.

Segundo consultorias como a Deloitte, a contratação PJ é especialmente comum em setores como tecnologia, consultoria técnica e desenvolvimento/engenharia de produto, além de marketing, design e finanças. São áreas em que há alta demanda por talentos qualificados e necessidade de agilidade, sobretudo em projetos pontuais.

Os profissionais tendem a atuar em cargos técnicos, especializados ou temporários. E fatores como a possibilidade de atender várias empresas simultaneamente, a autonomia e o potencial para remunerações mais altas tornam a contratação PJ mais atrativa nesses setores.

PJ vs. CLT: diferenças na folha e nos custos trabalhistas

Entenda como as diferenças entre CLT e PJ na gestão de custos vão além do salário bruto:

CLT

O empregador deve arcar com encargos obrigatórios como FGTS (8%), contribuição patronal ao INSS (20%), seguro contra acidentes (1-3%) e benefícios como férias remuneradas + 1/3 constitucional, 13º e vale-transporte. Esses custos adicionais elevam consideravelmente o valor real pago pela empresa.

PJ

No regime PJ, o custo tende a ser mais direto: o contratante paga o valor acordado na nota fiscal, sem encargos trabalhistas. O profissional arca com impostos do Simples Nacional (6-15%), contabilidade e provisões pessoais (férias, 13º). Há uma economia aparente na folha.

Veja um exemplo ilustrativo, considerando alguns elementos da gestão da folha no Brasil com valores estimados:

• Para CLT, a Deel calcula o custo para o empregador no Brasil em ≈35,3% sobre o salário, com benefícios como vale-refeição, FGTS e contribuições sociais.

** PJ inclui valor acordado em nota fiscal mais possíveis despesas administrativas.

Enquanto a CLT aumenta o custo da empresa com encargos e benefícios, a contratação PJ mantém o pagamento direto mais baixo.

Assim, a contratação PJ parece mais atrativa a curto prazo – principalmente para tarefas pontuais/funções especializadas, ou quando a empresa quer evitar custos fixos de longo prazo. Mas lembre-se: riscos legais e passivos trabalhistas podem reduzir essa economia.

Ao decidir, avalie cuidadosamente responsabilidades e custos ocultos na contratação de PJ na folha.

Contratação PJ: entenda os riscos e custos ocultos

Para implementar as melhores práticas na contratação de PJ para empresas, é preciso compreender os principais riscos e custos ocultos dessa modalidade:

Risco de reclassificação

Quando a relação de trabalho entre empresa e profissional PJ apresenta características típicas de um vínculo empregatício, há risco de reclassificação judicial. Tribunais superiores brasileiros têm analisado casos de "pejotização" – quando contratos PJ são reconhecidos como vínculos CLT. Isso pode resultar em passivos trabalhistas significativos para a empresa.

Passivos retroativos

A reclassificação de um contrato PJ para CLT pode gerar custos trabalhistas elevados. Eles incluem pagamentos retroativos de férias, 13º salário, FGTS, horas extras e benefícios, além de multas por infrações à CLT e custas processuais.

Riscos de conformidade em folha de pagamento e tributação

A contratação PJ exige atenção especial ao compliance trabalhista e tributário. Erros na retenção de impostos ou na emissão de documentos fiscais, por exemplo, podem gerar autuações e multas por parte da Receita Federal. Sem contar que a falta de controle adequado pode levar a inconsistências na folha de pagamento.

Impacto na retenção de talentos, satisfação e confiança

Profissionais PJ podem se sentir inseguros ao perceber que estão assumindo riscos legais ou ficando sem benefícios essenciais. Isso prejudica a motivação, o engajamento e a retenção de talentos. Além disso, pode causar danos irreversíveis à imagem da empresa.

Quando a contratação PJ faz sentido?

Afinal, vale a pena optar pela contratação PJ? Essa decisão estratégica envolve benefícios e riscos, e a resposta vai depender da realidade da sua empresa.

1. Projetos de curto prazo ou consultorias especializadas: a contratação PJ oferece flexibilidade e agilidade. Empresas podem contratar talentos altamente qualificados para demandas pontuais sem assumir custos fixos de longo prazo, como férias, 13º salário ou benefícios. Esse modelo é especialmente útil em setores como tecnologia, marketing, design e consultoria, nos quais a expertise necessária é temporária ou altamente especializada.
2. Contextos de baixo risco: isso acontece quando os contratos com profissionais PJ são estruturados de forma clara e transparente, definindo escopo, prazos e responsabilidades. Plataformas como a Deel oferecem modelos contratuais atualizados e localizados que ajudam a reduzir riscos e assegurar o compliance, afastando a possibilidade de reclassificação judicial e passivos trabalhistas.
3. Situações em que PJ pode complementar CLT (não substituir): algumas empresas podem adotar modelos híbridos, mantendo colaboradores CLT para funções permanentes e PJ para atividades temporárias ou específicas. Esse equilíbrio permite otimizar custos, manter compliance e garantir satisfação e engajamento dos profissionais.

Simplificando: para garantir que seja realmente estratégica e segura, a contratação PJ deve ser planejada cuidadosamente, avaliando riscos, necessidades da empresa e legislação vigente.

Visibilidade e controle no payroll: entenda a importância

O relatório da Deel com a Trendsity atestou: uma visão integral dos colaboradores é crucial para aprimorar a gestão, diminuir o tempo e os custos administrativos e mitigar riscos de conformidade e segurança.

Por quê?

• Gerenciar uma força de trabalho global e mista, com empregados CLT e contratados PJ, exige transparência total nos processos de folha de pagamento. Sem visibilidade, a empresa corre o risco de inconsistências entre diferentes tipos de contratos, dificultando a gestão de salários, benefícios e encargos.
• Sistemas fragmentados e processos manuais aumentam a probabilidade de erros, retrabalho e não conformidade. Planilhas dispersas, múltiplos fornecedores ou plataformas isoladas podem gerar atrasos nos pagamentos, cálculos incorretos e exposição a multas trabalhistas/fiscais. Além disso, essas práticas consomem tempo valioso do RH e da equipe financeira, desviando o foco de atividades estratégicas.
• A necessidade de relatórios centralizados se torna evidente para equipes de finanças e compliance. Um sistema integrado permite acompanhar pagamentos em tempo real, gerar relatórios detalhados por país/tipo de contrato e assegurar que impostos, contribuições e obrigações legais sejam aplicados da forma correta.

Com visibilidade e controle centralizados, as empresas conseguem reduzir riscos, simplificar auditorias internas e melhorar a tomada de decisão. Além de garantir que a folha de pagamento funcione como uma ferramenta estratégica, não só operacional.

Gestão inteligente de PJ e CLT com Deel Payroll

Deel Payroll facilita a gestão de profissionais CLT e PJ e reduz custos na folha ao oferecer:

• Uma plataforma unificada, permitindo acompanhar todos os pagamentos em um único lugar
• Checagens automáticas de compliance, garantindo conformidade com leis trabalhistas e fiscais em múltiplos países
• Folha de pagamento precisa e relatórios detalhados, adaptados a diferentes tipos de colaboradores, reduzindo erros e retrabalho

Empresas ganham visibilidade, controle e eficiência, independentemente da modalidade de contratação.

A Deel conta com várias parcerias de sucesso – e a Miinto é uma delas. A empresa consolidou a folha de pagamento em sete países com apenas duas pessoas na equipe, automatizando processos e reduzindo riscos e custos operacionais. Já a Cohabs garantiu conformidade local e visibilidade global ao unificar a folha com Deel Payroll – economizando 960 horas mensais em tarefas administrativas.

Simplifique qualquer contratação de talentos com a Deel

Ainda que a contratação PJ reduza custos imediatos, ela também traz riscos ocultos que impactam a folha e o compliance. Líderes de finanças e RH precisam avaliar cuidadosamente os benefícios de curto prazo frente às possíveis consequências legais e fiscais a longo prazo.

Deel Payroll oferece visibilidade, controle e conformidade, permitindo que empresas gerenciem tanto colaboradores CLT como PJ. Essa solução centraliza relatórios, reduz erros e garante que a folha funcione como uma ferramenta estratégica e segura para suportar o crescimento do negócio.