Guide för arbetsgivare: Bakgrundskontroller i Sverige

Bakgrundskontroller av anställda bör vara en integrerad del av rekryteringsprocessen när du anställer i Sverige. Även om de inte är obligatoriska är de vanligt förekommande, särskilt inom finans, hälso- och sjukvård, transport, offentlig sektor och tech.

Bakgrundskontroller före anställning hjälper inte bara till att bekräfta kandidatens kompetenser, utan bidrar också till en trygg och pålitlig arbetsmiljö.

Med tanke på den pågående kompetensbristen i Sverige bör arbetsgivare dessutom prioritera grundliga bakgrundskontroller och noggrann granskning av kandidater för att säkra den bästa tillgängliga talangen.

I den här artikeln får du veta:

• Hur du genomför en effektiv och laglig bakgrundskontroll vid anställning i Sverige
• Vilka typer av kontroller som är vanligast
• Vilka misstag du bör undvika när du gör en bakgrundskontroll i Sverige

Viktig information om bakgrundskontroller i Sverige

En bakgrundskontroll är processen där en arbetsgivare verifierar en potentiell medarbetares anställningshistorik, utbildning, yrkeskvalifikationer och eventuella uppgifter ur belastningsregistret. Den genomförs vanligtvis innan ett anställningsavtal undertecknas för att säkerställa att kandidaten uppfyller företagets krav och kvalifikationer.

Bakgrundskontroller i Sverige regleras av Dataskyddslagen som kompletterar den europeiska GDPR. GDPR reglerar hur personuppgifter får behandlas inom hela EU och EES.GDPR reglerar hur personuppgifter får behandlas inom hela EU och EES.

I Sverige är Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) den tillsynsmyndighet som ansvarar för att övervaka och säkerställa att dataskyddsreglerna följs. Arbetsgivare kan vända sig till IMY för vägledning om hur bakgrundskontroller ska genomföras på ett lagligt sätt och hur personuppgifter ska hanteras i enlighet med gällande lagstiftning.

Är bakgrundskontroller lagliga i Sverige?

Ja, bakgrundskontroller i samband med rekrytering är lagliga i Sverige. De måste däremot genomföras i enlighet med Dataskyddslagen och GDPR som ställer krav på hur arbetsgivare får samla in, behandla, lagra och använda kandidaters personuppgifter.

• Enligt Dataskyddslagen och GDPR måste arbetsgivare ha ett berättigat syfte med att genomföra en bakgrundskontroll och säkerställa att den information som samlas in är relevant för att bedöma kandidatens lämplighet för den aktuella tjänsten.
• Behandling av särskilda kategorier av personuppgifter, exempelvis uppgifter om hälsa, religion eller andra känsliga personuppgifter, är endast tillåten under särskilda förutsättningar. Det kan till exempel vara när kandidaten har lämnat ett uttryckligt samtycke eller när uppgifterna är nödvändiga av arbetsrättsliga, rättsliga, medicinska, allmänintresse eller forskningsrelaterade skäl förutsatt att lämpliga skyddsåtgärder finns på plats.
• GDPR anger också att personuppgifter inte får sparas längre än vad som är nödvändigt för det ändamål de samlades in för.

Vilka typer av bakgrundskontroller är olagliga i Sverige?

I Sverige är vissa typer av bakgrundskontroller förbjudna eftersom de kan innebära ett otillbörligt intrång i den personliga integriteten.

• Att begära kreditupplysningar utan ett berättigat skäl är olagligt.
• Insamling av uppgifter om politiska åsikter eller fackligt medlemskap är olagligt då dessa uppgifter är skyddade av Dataskyddslagstiftningen och inte normalt får användas i rekryteringsprocessen.
• Kontroll av belastningsregistret utan lagstöd eller tydlig relevans för tjänsten är förbjudet om kontrollen inte är motiverad av arbetsuppgifternas karaktär.

Arbetsgivare som genomför olagliga bakgrundskontroller riskerar sanktioner. Vid överträdelser av GDPR kan sanktionsavgifterna ligga på upp till 20 miljoner euro eller 4% av företagets globala årsomsättning beroende på vilket belopp som är högst. beroende på vilket belopp som är högst.

Branscher där bakgrundskontroller är vanliga

I Sverige är bakgrundskontroller särskilt vanliga inom vissa branscher där säkerhet, förtroende och regelefterlevnad är avgörande.

• Finanssektorn: Banker och andra finansiella institutioner genomför ofta omfattande bakgrundskontroller för att uppfylla regulatoriska krav och minska riskerna i verksamheten
• Hälso-och sjukvård: För att värna om patientsäkerheten verifieras ofta vårdpersonals utbildning, yrkeslegitimation, erfarenhet och lämplighet för rollen
• Offentlig sektor: Tjänster som innebär hantering av känslig information eller ett stort beslutsansvar kan kräva mer omfattande bakgrundskontroller för att säkerställa säkerhet och upprätthålla allmänhetens förtroende
• Transportbranschen: Inom kollektivtrafik, logistik och godstransporter används bakgrundskontroller för att säkerställa en tillförlitlig och säker verksamhet
• IT-branschen: Företag inom IT genomför ofta bakgrundskontroller för att skydda känslig information, stärka cybersäkerheten och minska risken för säkerhetsincidenter

Typer av bakgrundskontroller i Sverige

I Sverige omfattar en effektiv bakgrundskontroll flera olika delar som tillsammans ger en bättre bild av kandidatens kvalifikationer och lämplighet för tjänsten. Genom att känna till vilka kontroller som är relevanta kan arbetsgivare utforma en rekryteringsprocess som både uppfyller verksamhetens behov och följer gällande lagstiftning.

Vanliga misstag att undvika vid bakgrundskontroller i Sverige

Oavsett om du rekryterar anställda eller anlitar uppdragstagare i Sverige finns det några vanliga misstag du som arbetsgivare bör undvika när du genomför bakgrundskontroller:

• Genomföra otillåtna kontroller: Undvik att genomföra bakgrundskontroller utan kandidatens uttryckliga samtycke. Det kan strida mot den enskildes rätt till skydd för sin personliga integritet och leda till juridiska konsekvenser.
• Inte avgränsa bakgrundskontrollen: Säkerställ att bakgrundskontrollen är relevant för den aktuella tjänsten och undvik att samla in fler personuppgifter än vad som är nödvändigt för rekryteringsbeslutet.
• Bristande efterlevnad av dataskyddsreglerna: Säkerställ att bakgrundskontrollen sker i enlighet med GDPR och Integritetskyddsmyndighetens (IMY) riktlinjer. Personuppgifter ska behandlas lagligt och kandidatens rätt till integritet ska värnas under hela processen.
• Bristande transparens: Var öppen med kandidater om syftet med bakgrundskontrollen och vilka uppgifter som kommer att granskas. Det skapar transparens och stärker förtroendet för rekryteringsprocessen.
• Bristande dokumentation: Dokumentera bakgrundskontrollen på ett korrekt och fullständigt sätt i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning. Det bidrar till spårbarhet, ansvarstagande och efterlevnad av regelverket.

Steg för steg: Bakgrundskontroller av anställda i Sverige

Nedan följer en lista med steg som arbetsgivare i Sverige bör följa för att säkerställa att bakgrundskontroller genomförs på ett lagligt och effektivt sätt:

• Inhämta kandidatens samtycke: Innan en bakgrundskontroll påbörjas bör du inhämta kandidatens uttryckliga samtycke och tydligt informera om syftet med kontrollen samt vilka uppgifter som kommer att granskas, i enlighet med Dataskyddslagen och GDPR. Även om skriftligt samtycke inte alltid uttryckligen krävs enligt lag rekommenderas det för dokumentation och regelefterlevnad.
• Avgränsa kontrollens omfattning: Identifiera vilken information som är relevant för den aktuella tjänsten, till exempel utbildning, tidigare anställningar och eventuella uppgifter ur belastningsregistret. Säkerställ att kontrollerna följer reglerna för laglig behandling av personuppgifter.
• Anlita personuppgiftsbiträden (externa leverantörer): Om du använder tredjepartsleverantörer för bakgrundskontroller bör du säkerställa att de följer gällande lagstiftning och att lämpliga personuppgiftsbiträdesavtal finns på plats.
• Verifiera dokument: Kontrollera att utbildningsbevis, yrkeskvalifikationer och andra relevanta dokument som kandidaten lämnat in är äkta.
• Verifiera anställningshistoriken: Kontrollera kandidatens tidigare anställningar, arbetsuppgifter och, om det är relevant, arbetsprestation för att bedöma kandidatens lämplighet för tjänsten.
• Kontrollera belastningsregistret: Med kandidatens samtycke kan du begära ett utdrag ur belastningsregistret när det är relevant för tjänsten och förenligt med gällande lagstiftning.
• Ta referenser: Kontakta kandidatens tidigare arbetsgivare eller andra professionella referenser föra att få en bättre bild av kandidatens arbetssätt, kompetens och prestation.
• Dokumentera processen: För noggrann dokumentation över bakgrundskontrollen, inklusive samtycken, kommunikation med eventuella personuppgiftsbiträden och resultaten av de kontroller som genomförts. Dokumentationen ska hanteras i enlighet med gällande lagstiftning.
• Utvärdera resultaten: Bedöm den information som samlats in utifrån tjänstens krav och säkerställ att bakgrundskontrollen används som ett underlag för välgrundade rekryteringsbeslut.
• Informera kandidaten: Informera kandidaten om resultatet av bakgrundskontrollen och ge möjlighet att bemöta eventuella avvikelser eller komplettera med ytterligare information innan ett beslut fattas.

Du kan även automatisera processen med Deels bakgrundskontroller och genomföra snabba verifikationer av kandidater där resultaten i många fall är klara inom några minuter. Boka en demo idag för att se hur det fungerar!