HCM-implementering: 7 steg för smidig användning

Att byta till ett nytt system för Human Capital Management är en av de största operativa förändringarna ett växande företag kan göra. Det påverkar varje aspekt av medarbetarens upplevelse, från anställning till pension. Även om tekniken i sig är viktigt är det hur systemet implementeras som har störst betydelse för dess framgång.

Den här guiden vänder sig till HR-chefer, IT-partners och projektledare som ska införa ett nytt HCM-system, oavsett om ni uppgraderar från ett äldre system eller tar steget från Excel-blad för första gången. Har ni redan valt leverantör eller är på väg att göra det är ni på rätt spår.

Vi har skapat denna praktiska guide för att hjälpa er att navigera HCM-implementeringen med färre misstag, smidigare lanseringar och högre användaracceptans. Här får du lära dig 7 steg till framgång och hur du kan övervinna vanliga hinder längs vägen.

1. Sätt er vision och era framgångskriterier

Börja med att tydligt definiera vad en lyckad implementering betyder för er. Detta blir en ledstjärna under hela införandet av det nya Human Capital Management-systemet.

Även om Capterra rapporterade att 90% av organisationer ångrat sina mjukvaruinköp skulle den siffran sannolikt kunna minskas om HR-ledare och projektägare för implementeringen hade en tydlig plan för att byta system på ett lugnt och strategiskt sätt.

För att definiera vad en framgångsrik implementering innebär för just er organisation bör ni:

• Känn till vad ni ersätter: Cirka 59% av företag använder fortfarande äldre system, Excel-blad eller till och med pappersbaserade processer för viktiga HR-uppgifter som rekrytering. Bestäm därför vilka av dessa processer du vill eliminera genom att införa ert nya HCM-system.
• Definiera vad ni vill förbättra: Vill ni kunna ta fram mer precisa rapporter för att skapa underlag som kan presenteras för ledningen? Eller vill du minska tid och kostnader som läggs på manuella HR-uppgifter? Oavsett hur ert ideala system ser ut behöver ni inte oroa er för om det skiljer sig från vad andra organisationer eftersträvar. Den rätta HCM-leverantören bör kunna erbjuda personlig support som hjälper er att nå era mål.
• Förstå de nya möjligheterna: Den nya plattformen kan öppna upp nya möjligheter för HR-teamet. Kanske kan den hjälpa er att formalisera personalplaneringen för första gången, eller att genomföra återkommande utvärderingar med tydliga prestationskriterier.
• Koppla mål till affärsresultat: Begränsa er inte till interna HR-förbättringar. Knyt varje mål till ett större affärsresultat. Om målet till exempel är att automatisera onboarding, kan resultatet bli snabbare produktivitet hos nya medarbetare. Om målet är att konsolidera global lönesättning, blir vinsten minskad risk för bristande efterlevnad samt lägre operativa kostnader.
• Utse en projektansvarig på ledningsnivå: Framgångsrik implementering kräver starkt stöd från ledningen. Utse en senior projektansvarig, gärna från HR, ekonomi eller operativ-avdelning, som kan driva projektet och säkra resurser. Denna person säkerställer dessutom att implementeringen följer organisationens prioriteringar.

2. Bygg ditt implementationsteam

Implementeringar riskerar snabbt att spåra ur om ansvaret är oklart. Tidsplaner skjuts upp och tekniska frågor fastnar när ingen vet vem som är ansvarig för en viss uppgift.

Ett taktiskt och fokuserat team håller däremot implementeringen på rätt spår och säkerställer att alla viktiga perspektiv, från HR-policy till IT-integration, är representerade från dag ett. Så här bygger du ditt team:

Definiera nyckelroller

Följande nyckelroller är oumbärliga:

• HR-ansvarig och projektansvarig: Övervakar implementeringsplanen och säkerställer att leveranserna stämmer överens med HR:s mål. Vanligtvis är detta er HR-chef eller en HRIS-projektledare. Personen fungerar också som huvudkontakt mellan interna team och leverantören.
• IT-ansvarig: Stöder systemintegrationer, hanterar krav på datasäkerhet och säkerställer att HCM-plattformen fungerar inom organisationens övriga tekniska miljö (till exempel SSO, identitetshantering med mera).
• Leverantörens implementationsansvarige: Bidrar med expertkunskap om plattformen, vägleder genom varje projektfas och ger stöd vid konfiguration, testning och felsökning.
• Dataansvarig: Ansvarar för datautdrag, rensning, validering och import. Denna roll kan ligga inom HR, Operativ-avdelning eller IT beroende på hur organisationen hanterar medarbetardata.

Beroende på företagets storlek och komplexitet kan ni även behöva:

• Juridiska och compliance-ansvariga (särskilt vid lanseringar i flera länder)
• Löne- och ekonomiansvarig kontaktperson (för att hantera integrationer och säkerställa att policys är i linje globalt

Förstå interna och externa ansvarsområden

Allt behöver inte ligga på ert interna team, särskilt om det är en mindre organisation eller ett team som saknar erfarenhet av implementeringar. Er HCM-partner kan i stället ta på sig det tyngre arbetet och bidra med både expertis och stöd i genomförandet.

Det interna teamet kan till exempel fokusera på att:

• Definiera interna riktlinjer, till exempel vem som godkänner ledighet och hur onboardingprocessen ska se ut
• Fatta organisationsspecifika beslut som behörighetsnivåer eller rapporteringsstrukturer
• Driva intern kommunikation och integration inom HR

Under tiden kan er HCM-leverantör ta hand om:

• Konfiguration av plattformen och teknisk installation
• Stöd vid dataimport och användning av verktyg
• Rådgivning kring efterlevnad för globala enheter
• Test och felsökning

Denna uppdelning av ansvarsområden gör att ni kan arbeta snabbare, särskilt om det interna teamet samtidigt hanterar konkurrerande prioriteringar.

Ge ditt team utbildningsresurser

I stället för att skapa utbildningar från grunden kan ni välja en leverantör om erbjuder färdiga utbildningsresurser gällande systemet. Fördelarna är:

• Medarbetare kommer snabbt upp i tempo utan behov av extra handledning
• Utbildningen är standardiserad och kan enkelt skala över olika platser och funktioner
• Ni kan lansera det nya systemet med trygghet och med vetskapen om att användarna får stöd även efter implementeringen

Särskild hänsyn vid globala lanseringar

Planera för lokala skillnader i efterlevnad och konfiguration om ni rullar ut ert HCM-system över flera regioner eller enheter. Det som fungerar juridiskt och operativt i ett land fungerar inte automatiskt i ett annat. Om ni misslyckas med att anpassa systemet lokalt bör ni vara bredda på att stöta på problem med efterlevnad, lönehantering eller låg användning i vissa regioner.

Så här kan ni hantera detta hinder:

• Utnämn regionala representanter: Utse kontaktpersoner i varje viktig region som kan identifiera lokala krav på helgdagar, ledighetspolicys eller lönekörningar. De kan också testa lokala eller kulturella funktioner i systemet som en del av rollen.
• Dokumentera skillnader tidigt: Det är normalt att viktiga arbetsflöden skiljer sig mellan regioner. Att kartlägga skillnader i exempelvis onboarding eller godkännande av utlägg i förväg förhindrar förseningar under test och lansering.
• Centralisera beslutsfattandet: Undvik att fastna i förvirring över vem som har ansvar var. Den projektansvarige bör alltid ha mandat att fatta beslut om konfigurationsavtal eller prioriteringar när det behövs.

3. Rensa och förbered er data

Er nya HCM-plattform är bara så effektiv som den data ni matar in. Felaktig eller dåligt formaterade data är en av de vanligaste anledningarna till att implementeringar stannar upp eller misslyckas. Däremot gör ren och korrekt data lanseringen framgångsrik med arbetsflöden som fungerar som förväntat och medarbetare som litar på den information de ser.

Se detta som en chans att åtgärda gamla problem. Om röriga Excel-blad eller spridda medarbetardokument har bromsat er tidigare kan ni använda detta tillfälle till att börja om på en stabilare och mer pålitlig datagrund. Så här gör ni:

Välj vilken data som ska migreras

Börja med att skapa en tydlig inventering över de datamängder som behöver överföras till det nya systemet. Vanliga kategorier är:

• Medarbetarprofiler med namn, kontaktuppgifter och befattningar
• Anställningsavtal och villkor
• Löne- och kompensationshistorik
• Saldo och regler för ledighet
• Förmåner och behörighetsdata
• Lönehistorik och bankuppgifter
• Visum- eller arbetstillstånd
• Organisationsstrukturer och rapporteringslinjer

Om ni har använt ett äldre system eller Excel-filer är det vanligt att data ligger utspridd på flera ställen. Konsolidera tidigt för att tydliggöra vilken data som ska vara er källa innan datamigreringen påbörjas.

Rensa och validera data

Fel som upptäcks efter lansering är svåra att åtgärda och kan undergräva förtroendet för det nya systemet. Var noggrann när ni förbereder data genom att fokusera på:

• Ta bort dubbletter: En medarbetare = en profil. Håll utkik efter upprepade poster i olika system eller dubbletter orsakade av stavfel.
• Fyll i viktiga luckor: Om vissa poster saknar kritiska fält, som rapporteringschef eller avtalsform, markera dessa tidigt så att de inte hindrar arbetsflöden senare.
• Validera mot verkligheten: Kontrollera ett representativt urval av poster. Stämmer löneuppgifterna? Är avdelningarna korrekta? Är dokumenten uppdaterade?

Anpassa er efter leverantörens formateringskrav

Varje HCM-plattform har sin egen datastruktur. Innan ni importerar något till systemet bör ni kontrollera med leverantören om färdiga mallar eller riktlinjer för data formatering.

Genom att använda ett format som leverantören enkelt kan läsa och bearbeta minskar ni risk för problem och håller implementeringen på rätt spår, utan onödigt omarbete.

4. Konfigurera systemet efter er organisation

Kvalitativa HCM-system lovar ofta hög grad av anpassning och detta är av en god anledning. Möjligheten att skräddarsy arbetsflöden och åtkomstnivåer gör nämligen systemet till ett strategiskt verktyg, inte bara ett digitalt arkiv.

Med denna följer också ansvar då systemet måste anpassas för att reflektera hur er organisation faktiskt fungerar. Här är de områden ni bör fokusera på:

Koppla arbetsflöden till verkliga processer

Börja med att anpassa era kritiska HR-flöden som:

• Onboarding: Vad händer efter att ett erbjudande accepterats? Vem skickar välkomstmejlet? När skapas IT-konton?
• Ledighetshantering: Behöver semesteransökningar bara godkännas av närmaste chef eller är HR också involverat? Finns olika regler beroende på region och roll?
• Löneförändringar: Vem godkänner lönejusteringar? Hur håller ni koll på godkännanden och startdatum?
• Offboarding: Hur hanteras avslut av tjänst på olika avdelningar och i olika länder? Vilka uppgifter behöver ni fullfölja (återlämning av utrustning, avslutande intervjuer och slutlön)?

Sätt upp behörigheter och godkännande-strukturer

Ett optimerat HCM-system stödjer styrning av behörigheter på en detaljerad nivå. Till exempel kan det se ut så här:

• Chefer kan komma åt sitt teams data, men inte löneuppgifter från andra avdelningar
• Ekonomi-avdelningen kan se kompensation och löneuppgifter, men inte noteringar kring prestation
• Medarbetare kan uppdatera sina kontaktuppgifter, men kan inte godkänna sin egen ledighet

Definiera vem som ska kunna se, ändra, godkänna och rapportera olika typer av information. Det är också viktigt att bygga in godkännandeflöden för exempelvis befordringar, ansökningar om distansarbete eller internationella förflyttningar, särskilt om organisationen finns i flera länder med olika regler och processer.

Anpassa regler för olika regioner och enheter

Om ni har verksamhet i flera länder behöver systemet spegla lokala krav. Det kan handla om:

• Nationella helgdagar och semesterrättigheter
• Landspecifika fält för regelefterlevnad (t.ex. personnummer och skatteuppgifter)
• Anställningsformer och kontraktstyper
• Krav på datalagring eller integritetsskydd

En globalt anpassad plattform som Deel stöder dessa regionala inställningar direkt så att ni kan tillämpa lokala regler utan att behöva bygga parallella system eller krångliga speciallösningar.

Integrera era befintliga system

En framgångsrik HCM-implementering fungerar sömlöst tillsammans med resten av er tekniska miljö. Bygg rätt integrationer så att data kan delas mellan systemen och samlas i en gemensam och tillförlitlig datakälla så att alla arbetar utifrån samma information:

• Rekryteringssystem (ATS): Skapar automatiskt medarbetarprofiler baserat på nya anställningar
• Lönesystem: Säkerställer att löneförändringar synkas korrekt och eliminerar dubbelarbete
• Ekonomisystem: Kopplar samman information om personalstyrka, ekonomiska enheter och budgetrapporter
• IT-verktyg för kontohantering och åtkomst: Automatiserar kontoskapande och rollbaserad åtkomst från dag ett

5. Testa allt innan lansering

Att lansera er HCM-implementering utan test är riskfyllt. De flesta organisationer väljer i stället att noggrant testa det nya systemet ur flera perspektiv innan det blir den centrala plattformen för HR-arbetet. Så här kan du genomföra en grundlig testfas innan lanseringsdatumet:

Skapa en praktisk testplan

En bra testplan omfattar både User Acceptance Testing (UAT) och scenarier som speglar verklig användning. UAT säkerställer att systemet fungerar tekniskt, medan scenariobaserade tester visar att det även fungerar i praktiken för medarbetarna. Definiera testfall för era viktigaste arbetsflöden och utse ansvariga som kontrollerar varje del.

Involvera slutanvändarna tidigt

Ta med faktiska användare, som HR-administratörer, chefer och medarbetare, i testningen av arbetsflödena. Genom att se systemet ur deras ögon upptäcks problem som annars lätt förbises. Samtidigt visar det att ni värdesätter deras användarupplevelse.

Förfina systemet innan lansering

Testfasen är er möjlighet att justera systemet. Om ni upptäcker klumpiga processer som till exempel uteblivna aviseringar eller felaktigt konfigurerade godkännanden är det dags att åtgärda dessa innan de riskerar att bli hinder för lanseringen.

Välj rätt lanseringsstrategi

När lanseringsdagen närmar sig behöver ni bestämma om plattformen ska rullas ut på en gång eller implementeras gradvis.

• Lansera allt på en gång: Alla moduler och regioner går live samtidigt, vilket ger alla medarbetare tillgång till det nya HCM-systemet på en gång. Denna strategi skapar snabbt engagemang och minskar behovet av att använda parallella system under lång tid. Nackdelen är att risken är högre och kräver noggrann samordning både före och efter lansering.
• Lansering i faser: Systemet rullas ut stegvis, exempelvis per land, avdelning, modul eller för ett specifikt flöde som onboarding. Denna strategi gör det lättare att testa och justera systemet. För större företag eller globala organisationer minskar denna strategi störningar och gör det lättare att anpassa stöd och utbildning. Nackdelen är att frustration kan uppstå bland de medarbetare eller regioner som får vänta längst på att börja använda det nya systemet.

6. Utbilda dina medarbetare och lansera systemet

Maximera värdet av din HCM-investering genom att ge HR-avdelningen och slutanvändarna relevant systemutbildning.

Använd rollbaserade utbildningsverktyg

Som en smidig start erbjuder Deel Academy ett bibliotek med självstudiekurser, videos, produktgenomgångar och certifieringsvägar anpassade för olika roller som administratörer, chefer och medarbetare.

Följ upp engagemang och förbättra kontinuerligt

Efter lanseringen är det viktigt att förstå hur användarna interagerar med utbildningsinnehållet. Har ni en hög andel som slutför utbildningen? Om inte, finns det specifika moduler eller moment där många hoppar av? Analysverktyg ger en övergripande bild, en det är också värdefullt att samla in feedback från deltagarna för att förbättra och anpassa framtida innehåll.

Hantera motstånd mot förändring tidigt

Det är vanligt att möta motstånd under utbildningsfasen. Medarbetarna kan tycka att de inte har tid att lära sig ytterligare ett nytt system. Det är lätt att förstå motståndet när de redan har fullspäckade scheman, men en HCM-implementering blir bara framgångsrik när användarna vet hur plattformen fungerar.

Stärk deltagandet i systemutbildningen genom att tydligt kommunicera fördelarna med tekniken och uppmuntra till användning. Några punkter att lyfta fram kan vara:

• Medarbetarna får nytta av självbetjäningsverktygen om de vet hur de används
• Chefer kan skapa automatiserade arbetsflöden som speglar deras processer och frigör tid till mer värdeskapande arbete
• HR-administratörer kan lära sig att effektivisera rapporteringsflöden så att resurser inte slösas på tidskrävande uppgifter

När utbildningsfasen är genomförd är det dags att sätta all planering i verket och börja implementeringen.

7. Utvärdera och förbättra

Arbetet är inte klart bara för att systemet har lanserats. Använd i stället denna viktiga inlärningsperiod för att identifiera eventuella problem och fundera på hur de kan åtgärdas för att nå era HCM-mål. Så här kan ni får ut det mesta av de första kritiska veckorna:

Utvärdera användningen och identifiera problem

Var proaktiv och undvik problem genom att övervaka hur olika användargrupper interagerar med systemet. Leta efter mönster: Vem loggar in? Vilka uppgifter slutförs och var fastnar användarna? Är chefer långsamma med att godkänna ledighet? Har administratörer svårt att ta fram rapporter? Använd dessa signaler för att identifiera områden där mer utbildning eller förenkling kan behövas.

Sätt upp en optimeringsplan för 30, 60 och 90 dagar

Se perioden direkt efter implementeringen som en produktlansering och skapa en enkel och strukturerad plan som beskriver vad som ska utvärderas och förbättras över tid. Exempel:

• 30 dagar: Åtgärda akuta buggar, supportärenden eller ofullständig data
• 60 dagar: Granska hur processerna fungerar och justera inställningar vid behov
• 90 dagar: Mät användning och engagemang med relevanta nyckeltal, samla in feedback och rapportera framsteg till intressenter.

Optimering bör inte bara ligga på HR-avdelningens axlar. Involvera andra team för att göra det till en gemensam prioritet i organisationen.

Samla in feedback och agera

Precis som med utbildningsfeedback är insikter efter lansering mycket värdefulla. Samla in synpunkter via enkäter, uppföljningsmöten eller till och med dedikerade Slack-kanaler för HCM-feedback. Håll utkik efter återkommande teman kring användarvänlighet eller ouppfyllda behov och se till att agera på det ni lär er.

5 vanliga utmaningar vid HCM-implementering

Även de mest välplanerade lanseringarna av Human Capital Management-system kan stöta på oväntade hinder. Dessa vanliga utmaningar återkommer ofta i forum och i utvärderingar av verkliga implementeringar. Det är klokt att förutse och hantera dessa i ett tidigt skede.

1. Välj rätt implementeringsordning

Att rulla ut komponenter i fel ordning kan skapa konflikter längre fram eller leda till dubbelarbete. Det är inte alltid självklart om man ska börja med HR-processer, tidsrapportering eller något annat arbetsflöde.

2. Välj rätt nivå på implementeringsstöd

Leverantörer kan erbjuda olika nivåer av stöd, från självguidade lösningar till full service. Om du underskattar den interna arbetsinsatsen eller överskattar teamets kapacitet kan det bli svårt att hålla tidsplanen och upprätthålla drivkraften.

3. Att vänja sig vid ett nytt system

Även högt rankade plattformar kan kännas klumpiga i början, särskilt om användarna är vana vid Excel-blad eller kraftigt anpassade äldre system. Dålig användarupplevelse eller förvirrande menyer kan bromsa implementeringen och leda till ett stort antal supportärenden.

4. Avgör om ni ska lansera allt på en gång eller i faser

Valet av lanseringsstrategi är viktigt och många team brottas med frågan om de ska lansera allt på en gång eller i faser. Att lansera hela systemet på en gång kan kännas spännande, men innebär högre risk. En fasindelad strategi kräver å andra sidan mer samordning, men ger större kontroll. Det finns många faktorer att väga och vissa kompromisser måste göras.

5. Utbilda slutanvändare efter att systemet anpassats

När era interna team har anpassat systemet, till exempel genom att justera arbetsflöden eller lägga till steg i godkännandeprocessen, är det inte alltid leverantörens utbildningsmaterial längre speglar användandet av systemet.

Implementera ett globalt HCM-system snabbt med Deel

Att införa ett HCM-system är en möjlighet att omdefiniera hur din organisation fungerar och hur ni stöttar era medarbetare. Från onboarding-processer till global lön och efterlevnad blir HCM-systemet ryggraden i medarbetarupplevelsen. För att uppnå detta krävs rätt implementeringspartner.

Deel kombinerar kraftfull teknik med praktiskt stöd för att hjälpa er lansera med självförtroende, oavsett om ni övergår från Excel-blad eller uppgraderar ett äldre system. Vår plattform samlar:

• HRIS-funktioner, inklusive medarbetarregister, organisationsscheman, ledighetsöversikt, anpassade arbetsflöden och rapportering
• Onboarding- och offboarding-processer
• Ersättning, förmåner och lönehantering i 150 länder
• Talent management och medarbetarengagemang med vår AI-drivna lösning Deel Engage
• Full global arbetskraftsinfrastruktur, från EOR och global efterlevnad till visum- och mobilitetsstöd
• Sömlösa integrationer med ATS, HRIS, ekonomisystem och mer

Medan Deel levererar all funktionalitet du förväntar dig av ett ledande HCM-system, är det teamet bakom tekniken som verkligen gör skillnad. En Deel-kund uttryckte det så här:

Är ni redo att införa en skalbar, globalt anpassad HCM-plattform utan de vanliga implementeringsproblemen? Boka en demo och se hur Deel HR stödjer hela HCM-implementeringen för globala team.