Arbeitszeiterfassungs-Pflicht: BMAS-Entwurf 2027 erklärta

Die rechtliche Debatte um die Dokumentation von Arbeitszeiten läuft bereits seit mehreren Jahren. Mit seinem Beschluss von 2022 stellte das BAG für Deutschland klar, dass Arbeitgeber für eine systematische Aufzeichnung der geleisteten Arbeitszeit sorgen müssen. Offen ist nach geltendem Recht weiterhin, wie eine solche Lösung technisch im Einzelnen ausgestaltet sein muss.

Neue Impulse für die gesetzliche Ausgestaltung liefert eine im Juni 2026 bekannt gewordene Arbeitsfassung des BMAS. Nach den darin diskutierten Änderungen an § 16 ArbZG soll künftig genauer festgelegt werden, in welcher Form und bis wann die Angaben zur täglichen Arbeitszeit dokumentiert werden müssen. Für die Umstellung werden je nach Betriebsgröße unterschiedliche Zeiträume diskutiert. Bestimmte Erleichterungen sind insbesondere für kleinere Betriebe vorgesehen. Das BMAS bezeichnete das Papier allerdings ausdrücklich als interne Arbeitsfassung und kündigte einen offiziellen Entwurf erst für einen späteren Zeitpunkt an.

Für HR-Verantwortliche lohnt es sich dennoch, die geplante Arbeitszeiterfassungs-Pflicht 2026 frühzeitig einzuordnen. Unternehmen können bereits prüfen, wie die verpflichtende Arbeitszeiterfassung in Deutschland derzeit umgesetzt wird, welche Prozesse sich digitalisieren lassen und wo bei einer späteren Gesetzesänderung Anpassungsbedarf entstehen könnte.

Im Folgenden erfahren Sie, welche Änderungen die BMAS-Arbeitsfassung vorsieht, welche Übergangsfristen geplant sind und wie sich HR-Teams auf mögliche neue Anforderungen vorbereiten können.

Was der BMAS-Referentenentwurf ändern soll

Die aktuelle Diskussion hat zwei rechtliche Ausgangspunkte: eine Entscheidung des EuGH aus dem Jahr 2019 und den darauf aufbauenden BAG-Beschluss von 2022. Die 2026 bekannt gewordenen Überlegungen des BMAS betreffen nun nicht das „Ob“ der Zeiterfassung, sondern vor allem deren gesetzlich vorgegebene Umsetzung.

Was heute bereits Pflicht ist

Für die betriebliche Praxis ist der BAG-Beschluss von 2022 entscheidend: Arbeitszeit darf nicht einfach nur auf Basis freiwilliger Angaben oder nur bei Überstunden dokumentiert werden. Vielmehr muss nachvollziehbar sein, wie viel tatsächlich gearbeitet wurde. Das BAG leitet diese Anforderung in unionsrechtskonformer Auslegung aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG ab.

Wie die Arbeitszeiterfassung technisch umgesetzt wird, ist damit jedoch nicht abschließend festgelegt. Insbesondere ergibt sich aus der BAG-Entscheidung keine allgemeine Verpflichtung, ausschließlich ein elektronisches System einzusetzen. Unternehmen haben bei der konkreten Ausgestaltung daher weiterhin Spielraum, solange die geltenden Anforderungen eingehalten werden. Für HR-Verantwortliche ist die Arbeitszeiterfassung damit schon heute ein wichtiger Bestandteil der Compliance im deutschen Arbeitsrecht.

Davon zu unterscheiden ist § 16 Abs. 2 ArbZG. Nach der derzeit geltenden Fassung müssen Arbeitgeber die Arbeitszeit aufzeichnen, die über die werktägliche Arbeitszeit nach § 3 Satz 1 ArbZG hinausgeht. Die Arbeitszeiterfassungs-Pflicht besteht zwar bereits, eine umfassende gesetzliche Regelung zur Form der Erfassung sämtlicher Arbeitszeiten enthält diese Vorschrift bislang jedoch nicht.

Was die Arbeitsfassung ergänzen soll

Genau bei der bislang weitgehend offenen Ausgestaltung setzt die BMAS-Arbeitsfassung an. Mit den diskutierten Ergänzungen zu § 16 ArbZG würden erstmals detailliertere gesetzliche Vorgaben dafür geschaffen, wie und wann die erforderlichen Zeitangaben festzuhalten sind.

Zu den vorgesehenen Änderungen gehören Anforderungen an die elektronische Erfassung sowie an den Zeitpunkt der Aufzeichnung. Gleichzeitig enthält die Arbeitsfassung Übergangsfristen und Ausnahmen, die unter anderem von der Unternehmensgröße abhängen. Welche Anforderungen für Arbeitgeber konkret vorgesehen sind, wird im nächsten Abschnitt erläutert.

Noch handelt es sich dabei nicht um geltendes Recht. Die bekannt gewordene Fassung bildet einen Zwischenstand der geplanten Neuregelung ab und kann sich im weiteren Verfahren ändern. Unternehmen sollten daher zwischen der bereits bestehenden Arbeitszeiterfassungs-Pflicht und den zusätzlich geplanten Vorgaben für deren zukünftige Ausgestaltung unterscheiden.

Neue Regeln: Elektronisch und taggleich erfassen

Mit der BMAS-Arbeitsfassung würden erstmals konkretere Rahmenbedingungen dafür entstehen, wie Unternehmen ihre Zeiterfassung künftig organisieren. Nach dem diskutierten Modell sollen die relevanten Zeitangaben digital vorliegen und jeweils zeitnah für den betreffenden Arbeitstag festgehalten werden. Wann Unternehmen ihre Abläufe darauf umstellen müssten, wäre jedoch nicht einheitlich geregelt. Die vorgesehenen Erleichterungen richten sich unter anderem nach der Größe des Betriebs.

Welche Arbeitszeiten erfasst werden sollen

Dokumentiert werden sollen nach der Arbeitsfassung die Zeitpunkte, zu denen die tägliche Arbeit aufgenommen und beendet wird, sowie die daraus resultierende Arbeitsdauer. Für diese Angaben ist grundsätzlich eine digitale Aufzeichnung noch innerhalb desselben Arbeitstags vorgesehen.

Damit würden sowohl das Format als auch der zeitliche Rahmen der Dokumentation gesetzlich genauer bestimmt. Eine laufende minutengenaue Aufzeichnung in Echtzeit verlangt die diskutierte Regelung damit nicht. Beschäftigte sollen die Angaben außerdem weiterhin selbst eintragen können. Die organisatorische Verantwortung für eine ordnungsgemäße Erfassung soll dennoch beim Arbeitgeber liegen.

Was elektronische Erfassung bedeutet

Die geplante elektronische Form bedeutet nicht automatisch, dass Unternehmen eine bestimmte Zeiterfassungssoftware einsetzen müssten. Auch eine elektronische Tabellenlösung kann grundsätzlich eine digitale Aufzeichnung ermöglichen. Papierbasierte Stundenzettel würden die vorgesehene elektronische Form dagegen nach Ablauf der jeweiligen Übergangsfrist grundsätzlich nicht erfüllen.

Für Unternehmen kann eine integrierte Lösung dennoch Vorteile gegenüber manuellen Tabellen bieten. Arbeitszeiten lassen sich zentral verwalten und Freigabeprozesse einfacher abbilden.

Welche Übergangsfristen vorgesehen sind

Für den Wechsel zur elektronischen Dokumentation ist kein einheitlicher Umstellungszeitpunkt für sämtliche Unternehmen vorgesehen. Stattdessen soll die verfügbare Vorbereitungszeit von der Beschäftigtenzahl abhängen.

Die Fristen würden erst mit Inkrafttreten der gesetzlichen Neuregelung beginnen. Juni 2026 markiert daher nicht den Beginn einer Übergangsfrist. Solange die geplante Änderung nicht verabschiedet und in Kraft getreten ist, laufen die genannten Fristen nicht.

Welche Ausnahme für Kleinbetriebe geplant ist

Betriebe mit höchstens zehn Beschäftigten sollen nach dem derzeitigen Stand eine besondere Erleichterung erhalten: Für sie wäre auch künftig eine nicht elektronische Dokumentation möglich. An der grundsätzlichen Erfassungspflicht würde sich dadurch nichts ändern. Die Sonderregelung betrifft ausschließlich die Form, in der die Arbeitszeit festgehalten werden kann.

Für kleine Betriebe wäre der technische Umstellungsaufwand damit geringer als für größere Arbeitgeber. Sie könnten weiterhin mit einem analogen Verfahren arbeiten, sofern die erforderlichen Arbeitszeitdaten zuverlässig festgehalten werden. Die Unternehmensgröße würde nach dem derzeitigen Modell also beeinflussen, welche Dokumentationsform erforderlich ist, nicht jedoch, ob Arbeitszeiten dokumentiert werden müssen.

Unternehmen sollten deshalb ihre Beschäftigtenzahl und die für sie voraussichtlich geltende Übergangsregelung im Blick behalten. Da sich die Arbeitsfassung im weiteren Verfahren noch ändern kann, stehen die endgültigen Schwellenwerte und Fristen allerdings erst mit einer verabschiedeten gesetzlichen Regelung fest.

Was die Änderungen für HR-Prozesse bedeuten

Für HR- und Payroll-Teams bedeutet die geplante Neuregelung vor allem, bestehende Prozesse frühzeitig auf den Prüfstand zu stellen. Auch wenn die BMAS-Arbeitsfassung noch nicht geltendes Recht ist, können Unternehmen bereits feststellen, wie gut ihre derzeitigen Prozesse zur Erfüllung der Arbeitszeiterfassungs-Pflicht auf mögliche neue Anforderungen vorbereitet sind.

1. Bestehende Zeiterfassung prüfen

Zunächst sollten Unternehmen erfassen, wie Arbeitszeiten aktuell dokumentiert werden. Dazu gehören papierbasierte Stundenzettel und Excel-Tabellen ebenso wie eigenständige Zeiterfassungslösungen oder Funktionen innerhalb einer HRIS-Software. Bei mehreren Standorten oder Gesellschaften sollte die Prüfung sämtliche eingesetzten Prozesse und Systeme einbeziehen.

Wichtig ist außerdem, unterschiedliche Beschäftigtengruppen zu berücksichtigen. So lässt sich erkennen, wo bereits einheitliche digitale Abläufe bestehen und an welchen Stellen Medienbrüche, manuelle Übertragungen oder unterschiedliche Verfahren zusätzlichen Anpassungsbedarf verursachen könnten.

2. Anforderungen mit dem System abgleichen

Im nächsten Schritt können HR-Teams prüfen, ob ihre bestehenden Systeme die in der Arbeitsfassung vorgesehenen Anforderungen technisch abbilden könnten. Dazu zählt insbesondere, ob das System die für jeden Arbeitstag erforderlichen Zeitangaben digital erfassen und innerhalb des vorgesehenen zeitlichen Rahmens speichern kann.

Auch die Verfügbarkeit und Aufbewahrung der Daten sollte berücksichtigt werden. Statt jedoch bereits jetzt ein System ausschließlich anhand der BMAS-Arbeitsfassung auszuwählen, sollten Unternehmen ausreichend Flexibilität für mögliche Änderungen im weiteren Gesetzgebungsverfahren einplanen.

3. Frist und Ausnahmen bestimmen

Die geplante Übergangsfrist hängt von der Unternehmensgröße ab. HR-Teams sollten deshalb prüfen, welcher Beschäftigtenzahl ihr Unternehmen zuzuordnen wäre und ob sich daraus nach dem derzeitigen Stand eine Übergangsfrist von einem, zwei oder fünf Jahren ergeben würde.

Für kleinere Unternehmen ist zusätzlich relevant, ob die vorgesehene Ausnahme von der elektronischen Erfassung greifen könnte. Auch zukünftiges Wachstum sollte dabei berücksichtigt werden. Ändert sich die Beschäftigtenzahl, kann dies Auswirkungen darauf haben, welche Anforderungen und Übergangsregelungen für das Unternehmen relevant sind.

4. Zeiterfassung und Payroll verbinden

Die geplante Neuregelung schreibt keine Integration von Zeiterfassung und Payroll vor. Aus operativer Sicht kann es jedoch sinnvoll sein, beide Prozesse miteinander zu verbinden. Werden erfasste und freigegebene Arbeitszeiten direkt für die Gehaltsabrechnung bereitgestellt, lassen sich manuelle Datenübertragungen und damit verbundene Fehlerquellen reduzieren.

5. Mitarbeitende frühzeitig vorbereiten

Neue Prozesse funktionieren nur, wenn Mitarbeitende und Führungskräfte wissen, was von ihnen erwartet wird. Unternehmen können deshalb frühzeitig festlegen, wer Arbeitszeiten erfasst, wer Einträge prüft und freigibt und wie mit fehlenden oder fehlerhaften Angaben umgegangen wird.

Das Lernmodul Engage von Deel kann dabei unterstützen, interne Schulungen zu neuen Abläufen zu erstellen, Mitarbeitenden automatisiert zuzuweisen und deren Fortschritt nachzuverfolgen. So lassen sich neue Prozesse strukturiert vermitteln, ohne Deel Engage fälschlicherweise als Zeiterfassungslösung einzuordnen.

Gerade bei der Einführung neuer HR-Technologie hilft zudem eine klare Planung von Zuständigkeiten, Tests, Schulungen und Rollout. Eine Checkliste für die HRIS-Implementierung kann HR-Teams dabei unterstützen, diese Schritte systematisch vorzubereiten.

Häufige Fehler bei der Arbeitszeiterfassung

Die geplanten Änderungen können leicht zu Missverständnissen führen, insbesondere weil die Arbeitszeiterfassungs-Pflicht bereits besteht, während die konkreteren Vorgaben der BMAS-Arbeitsfassung noch nicht gelten. Unternehmen sollten deshalb aktuelle Pflichten und mögliche künftige Anforderungen klar voneinander trennen.

Besonders wichtig ist die Unterscheidung zwischen der Dokumentation der Arbeitszeit und der Einhaltung arbeitszeitrechtlicher Vorgaben. Ein Zeiterfassungssystem dokumentiert beispielsweise, wann und wie lange Beschäftigte gearbeitet haben. Ob Höchstarbeitszeiten, Ruhezeiten oder andere Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes eingehalten werden, muss davon getrennt beurteilt werden. Eine vollständige Zeiterfassung kann Unternehmen jedoch dabei helfen, entsprechende Abweichungen frühzeitig zu erkennen und nachvollziehbar zu dokumentieren.

Arbeitgeber können Beschäftigte zwar damit betrauen, ihre eigenen Zeiten einzutragen. Damit geben sie die Verantwortung für das Erfassungssystem jedoch nicht ab. Deshalb sollten HR-Teams klare Abläufe für Kontrollen, nachträgliche Änderungen und fehlende Angaben definieren. Einheitliche Regeln sind insbesondere für dezentrale und hybride Organisationen hilfreich, damit nicht an jedem Standort unterschiedliche Dokumentationspraktiken entstehen.

Auch bei einer frühzeitigen Vorbereitung ist entscheidend, nicht allein auf die Arbeitsfassung vom Juni 2026 zu vertrauen. Erst das weitere Gesetzgebungsverfahren wird zeigen, welche Vorgaben tatsächlich in das Arbeitszeitgesetz aufgenommen werden. Unabhängig davon sollten Arbeitgeber bereits heute sicherstellen, dass ihr System die bestehende Arbeitszeiterfassungs-Pflicht erfüllt.

Was 2027 bei der Arbeitszeiterfassung neu ist

Für die Arbeitszeiterfassungs-Pflicht 2027 ist vor allem die im Juni bekannt gewordene BMAS-Arbeitsfassung relevant. Dabei handelt es sich bislang nicht um einen offiziell veröffentlichten Referentenentwurf. Das BMAS bezeichnete das Papier im Juni ausdrücklich als interne Arbeitsfassung und kündigte an, einen Entwurf zu einem späteren Zeitpunkt vorzulegen.

Welche Änderungen die Arbeitsfassung vorsieht

Im Vergleich zur aktuellen Rechtslage würde die Arbeitsfassung vor allem den Spielraum bei der praktischen Umsetzung verkleinern. Während derzeit keine allgemeine Vorgabe für ein ausschließlich digitales Verfahren besteht, soll die Dokumentation künftig grundsätzlich elektronisch organisiert werden. Auch für den Zeitpunkt der Erfassung wäre der Rahmen enger als bisher. Wie schnell Unternehmen ihre Prozesse entsprechend anpassen müssten, würde sich wiederum nach ihrer Größe richten. Für sehr kleine Betriebe sieht das diskutierte Modell weniger strenge Anforderungen an die technische Form vor.

Die geplanten Vorgaben ändern nichts daran, dass Arbeitszeitmodelle weiterhin von der eigentlichen Erfassung der geleisteten Arbeitszeit zu unterscheiden sind. Unternehmen können beispielsweise mit Gleit- oder Kernarbeitszeiten arbeiten und müssen zugleich die jeweils geltenden Vorgaben zur Arbeitszeiterfassung beachten.

Worauf Unternehmen jetzt achten sollten

Für Unternehmen ist deshalb weniger der Juni 2026 als vermeintlicher Starttermin entscheidend als der weitere Verlauf des Gesetzgebungsverfahrens. Erst wenn eine gesetzliche Neuregelung beschlossen und ihr Inkrafttreten festgelegt ist, lassen sich verbindliche Übergangsfristen berechnen. Die in der Arbeitsfassung genannten Zeiträume sollten aktuell daher vor allem als Orientierung für die mögliche Umsetzung verstanden werden.

Auch die vorgesehenen Schwellenwerte verdienen Aufmerksamkeit. Insbesondere für wachsende Unternehmen kann die Beschäftigtenzahl relevant werden, wenn unterschiedliche Übergangsfristen oder Ausnahmen an die Unternehmensgröße geknüpft bleiben. HR-Teams können deshalb schon vor einer endgültigen Regelung dokumentieren, welche Prozesse heute eingesetzt werden, welche Beschäftigtengruppen sie abdecken und wie schnell sich eine elektronische Erfassung bei Bedarf unternehmensweit ausrollen ließe.

Wie die endgültige Regelung aussehen wird, bleibt abzuwarten. Schwellenwerte, Übergangsfristen und weitere Einzelheiten können sich im Gesetzgebungsverfahren noch ändern. HR-Verantwortliche sollten die Entwicklung deshalb verfolgen und bereits heute prüfen, ob ihre Prozesse flexibel genug sind, um auf neue gesetzliche Anforderungen reagieren zu können.

Wie Deel die Arbeitszeiterfassung unterstützt

Die Arbeitszeiterfassungs-Pflicht lässt sich besonders effizient umsetzen, wenn Zeitdaten nicht isoliert von anderen HR- und Payroll-Prozessen verwaltet werden. Deel bietet dafür Funktionen zur Erfassung und Freigabe von Arbeitszeiten sowie zur Weiterverarbeitung genehmigter Stunden in der Gehaltsabrechnung. Unternehmen können damit manuelle Übertragungen zwischen verschiedenen Systemen reduzieren und Arbeitszeitprozesse zentraler organisieren.

Arbeitszeiten mit Deel Time Tracking erfassen

Mit Deel Time Tracking können Beschäftigte ihre Arbeitszeiten über die Deel-App, den Browser oder Slack erfassen. Je nach Arbeitsmodell sind Ein- und Ausstempeln sowie die nachträgliche Eingabe von Arbeitszeiten möglich. Führungskräfte können eingereichte Stunden anschließend prüfen und freigeben. Auch Arbeitszeitpläne, Pausenregelungen und Überstunden lassen sich innerhalb der Lösung abbilden.

Damit können Unternehmen unterschiedliche Beschäftigtengruppen und Arbeitsmodelle in ihre Zeiterfassungsprozesse einbeziehen. Deel Time Tracking unterstützt unter anderem direkt Beschäftigte, EOR- und PEO-Mitarbeitende sowie bestimmte Contractor- und HRIS-Anwendungsfälle. Welche Funktionen verfügbar sind, kann je nach Produkt und Land variieren.

Zeitdaten mit Payroll verbinden

Genehmigte Arbeitszeiten können mit Deel direkt in Payroll-Prozesse einfließen. Reguläre Arbeitsstunden sowie Überstunden lassen sich entsprechenden Vergütungsbestandteilen zuordnen, ohne Daten zunächst exportieren und anschließend manuell in ein separates Payroll-System importieren zu müssen.

Eine solche Verbindung ist keine Voraussetzung der geplanten deutschen Neuregelung. Für HR- und Payroll-Teams kann sie jedoch den administrativen Aufwand reduzieren und Fehler vermeiden, die bei manuellen Datenübertragungen entstehen können. Gerade bei internationalen Teams bietet ein zentraler Workflow zudem die Möglichkeit, Arbeitszeit- und Payroll-Prozesse für verschiedene Beschäftigtengruppen innerhalb einer Plattform zu verwalten.

Neue Prozesse mit Deel Engage vermitteln

Neben der technischen Umsetzung müssen neue Zeiterfassungsprozesse im Unternehmen verständlich kommuniziert werden. Mit dem Lernmodul Engage von Deel können HR-Teams eigene Schulungen erstellen und Mitarbeitenden beispielsweise anhand ihrer Rolle oder Abteilung automatisiert zuweisen.

Teilnahme, Lernfortschritt und Abschluss der Schulungen lassen sich zentral nachverfolgen. So kann Deel Engage die Einführung neuer interner Abläufe unterstützen, während die eigentliche Erfassung und Verarbeitung der Arbeitszeiten über die dafür vorgesehenen Funktionen von Deel Time Tracking erfolgt.

Arbeitszeiterfassung rechtzeitig vorbereiten

Die Diskussion um die BMAS-Arbeitsfassung betrifft vor allem die künftige Ausgestaltung der Zeiterfassung. Die zugrunde liegende Verpflichtung ergibt sich dagegen schon aus der geltenden Rechtslage. Sollten die diskutierten Änderungen umgesetzt werden, kämen insbesondere konkretere Vorgaben zu Format und Zeitpunkt der Dokumentation hinzu.

Für Unternehmen besteht deshalb kein Anlass, auf eine vermeintlich bereits laufende Übergangsfrist zu reagieren. Sinnvoll ist vielmehr, bestehende Prozesse frühzeitig zu prüfen und festzustellen, wo eine spätere gesetzliche Neuregelung Anpassungen erforderlich machen könnte. Digitale, einheitliche Abläufe können zugleich die Nachvollziehbarkeit von Arbeitszeiten verbessern, manuelle Übertragungen reduzieren und HR- sowie Payroll-Teams administrativ entlasten.

Deel Time Tracking unterstützt Unternehmen dabei, Arbeitszeiten digital zu erfassen, zu prüfen und für nachgelagerte Payroll-Prozesse bereitzustellen. Ergänzend können HR-Teams mit Deel Engage Schulungen zu neuen internen Abläufen erstellen und verwalten.

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