7 tendências de folha de pagamento decisivas para 2025

As operações de folha de pagamento passaram por mudanças significativas nos últimos anos, impulsionadas pela evolução tecnológica e pelo crescente número de contratações no exterior. Essas duas grandes tendências costumavam ficar restritas a grandes corporações. Porém, hoje, já são uma realidade acessível para negócios de todos os níveis – como startups, scale-ups e PMEs (pequenas e médias empresas).

Com a forte consolidação do trabalho remoto nos últimos anos, o acesso a talentos internacionais vem crescendo sistematicamente. E, assim, a gestão da folha de pagamento tornou-se estratégica para uma expansão de sucesso.

Nesse cenário em constante evolução, compreender as principais tendências de folha de pagamento em 2025 é fundamental para empresas que desejam garantir conformidade legal e fiscal, eficiência e competitividade global.

Este ano, as inovações em gestão de folha de pagamento seguem avançando, com destaque para automação, inteligência artificial (IA), segurança financeira e integração de dados.

A seguir, conheça as principais tendências para 2025 que devem guiar o futuro da folha de pagamento internacional, além das melhores práticas do mercado.

Tendência 1: Digitalização e unificação da folha de pagamento internacional

Com cada vez mais empresas expandindo a força de trabalho no exterior, a demanda por soluções digitais que unificam a gestão em uma só plataforma é uma das principais tendências de folha de pagamento atualmente.

À medida que os negócios contratam mais funcionários ou prestadores de serviços internacionais, a folha de pagamento ganha complexidade, pois precisa atender à legislação trabalhista e às regras fiscais de cada país ou região do contratado. Assim, aumentam as tarefas administrativas, e processos fragmentados ou manuais aumentam o risco de não conformidade.

Portanto, a consolidação global da folha de pagamento em plataformas como a Deel – que centralizam a gestão de folha em um só lugar – se tornou decisiva para governança, visibilidade dos contratos em tempo real, e padronização operacional. Tudo isso é essencial para garantir agilidade e segurança jurídica em escala global.

Tendência 2: IA e automação no processamento da folha de pagamento

A inteligência artificial e a automação já são realidade para empresas de todos os tamanhos, e se tornaram indispensáveis na gestão da folha de pagamento.

Hoje, ferramentas de IA automatizam cálculos de salários e benefícios, corrigem inconsistências e antecipam falhas por meio de alertas em tempo real. A automação também de atualizações nas leis em cada país e a identificação de irregularidades ampliam a precisão, aceleram o fechamento da folha, e liberam os times de RH, jurídico e financeiro para o foco em tarefas mais estratégicas.

De acordo com a pesquisa Indústria 2027, da Confederação Nacional da Indústria (CNI), cerca de 60% das empresas brasileiras já avaliam como “alta” ou “muito alta” a chance de adotarem processos automatizados baseados em IA nos próximos dois anos.

O estudo aponta ainda que, até o fim de 2025, o mercado global voltado a soluções de IA deve movimentar cerca de US$ 60 bilhões, refletindo a crescente maturidade tecnológica das organizações.

Nesse sentido, a IA generativa (GenAI) assume um papel crucial para a gestão de RH com impulsionamento da transformação digital da folha de pagamento. Com equipes distribuídas, as empresas passam a lidar com um volume maior e mais vulnerável de dados pessoais e financeiros, assim como questões legais e fiscais específicas de cada país.

Sua empresa pode usar o Deel AI para identificar problemas como incompatibilidade nos pagamentos ou benefícios não utilizados, e aproveitar os insights sugeridos pelo agente virtual para refinar a sua folha de pagamento.

Em resumo:

• Ferramentas de IA no RH reduzem erros, checam compliance, mitigam riscos, aceleram o processamento da folha de pagamento, e automatizam transferências e atualizações das leis.
• Por conseguirem detectar problemas em tempo real e identificar irregularidades contratuais, tornaram-se uma implementação estratégica para todas as empresas.

Com o Deel AI, você pode:

1. Acessar facilmente informações e insights confiáveis de RH a partir dos dados de seus funcionários e prestadores de serviço, eliminando a necessidade de pesquisar em arquivos dispersos, ferramentas desconectadas ou plataformas limitadas.
2. Obter informações instantâneas sobre as leis locais e regras fiscais em mais de 150 países.
3. Analisar rapidamente as informações de toda a equipe ou de times específicos por meio de relatórios instantâneos e sugestões baseadas em dados, sem esforço manual, com maior amplitude e precisão.
4. Manter o acesso seguro e a proteção de dados de acordo com GDPR (Europa), LGPD (Brasil) e outras regulamentações internacionais, em um ambiente de Virtual Private Cloud (VPC).

A Deel também ajuda as empresas a diminuir os riscos de erro de classificação com o Missclassification Assessment (Avaliação de Erros de Classificação) do Deel Lab, que combina IA com pesquisas aprimoradas para ajudar sua empresa a classificar todos os contratos de forma correta.

A IA generativa tem implicações importantes para o gerenciamento de RH e o processamento da folha de pagamento, dado o grande volume de dados pessoais e financeiros envolvidos. Ela pode analisar essas informações rapidamente, reconhecer padrões que os humanos não reconheceriam e fazer sugestões. Você pode usá-la para identificar problemas como discrepâncias de pagamento ou benefícios não utilizados e aproveitar os insights para refinar suas boas práticas de folha de pagamento.

Em 2024 e nos anos seguintes, a IA poderá ajudá-lo com o gerenciamento de conformidade global. A Deel lançou recentemente o Deel AI, um assistente de local de trabalho semelhante a um chatbot que pode responder a perguntas sobre leis tributárias internacionais, fazer benchmarking de dados salariais e sua própria equipe.

Com o Deel AI, você pode:

• Acessar facilmente informações e insights confiáveis de RH a partir dos dados de seus funcionários, eliminando a necessidade de pesquisar em várias ferramentas ou plataformas
• Obter informações instantâneas sobre as leis locais em mais de 150 países
• Analisar rapidamente os dados de sua própria equipe por meio de relatórios instantâneos, obtendo insights valiosos sem o esforço manual de gerar relatórios em planilhas ou usar várias ferramentas
• Manter o acesso seguro e a proteção de dados com um ambiente de Virtual Private Cloud (VPC)

A Deel também está ajudando as empresas a mitigar os riscos de erro de classificação com o Missclassification Assessment (Avaliação de Erros de Classificação) do Deel Lab, que combina IA com pesquisas premiadas para ajudá-lo a classificar os profissionais de forma correta com mais de 90% de precisão.

Samuel Dahan, Chief of Policy e Presidente do Deel Lab, explica: “O sistema pode prever se um profissional é um prestador de serviços ou um funcionário em qualquer lugar do mundo. No entanto, a lei está mudando constantemente, o que torna essas previsões mais complicadas. Para levar isso em conta, estamos treinando o algoritmo para captar a complexidade de cada caso.”

Nossa pesquisa recente mostra que as empresas não estão apenas adotando a IA em seus processos, mas também estão contratando para mais funções de IA, especialmente nos EUA, Canadá e Reino Unido.

Tendência 3: Maior importância da conformidade legal e fiscal

O ambiente regulatório internacional tem se tornado cada vez mais exigente, ao passo em que as obrigações legais se atualizam quase que diariamente. Diante disso, áreas de RH e contabilidade são forçadas a se manterem atualizadas sobre mudança de regras fiscais e trabalhistas.

As empresas que alcançam sucesso nessa jornada são aquelas que adotaram ferramentas digitais capazes de monitorar o trânsito regulatório dos países onde contratam, a fim de garantir a conformidade contínua e evitar riscos operacionais e jurídicos.

O relatório anual Workforce Insights alerta, de forma recorrente, sobre erros como:

• Vistos de trabalho vencidos
• Classificação incorreta de funcionários ou freelancers
• Atrasos ou inconformidade no pagamento de tributos e contribuições previdenciárias

Qual principal aprendizado nesse quesito?

A folha de pagamento precisa de atualizações automatizadas de compliance por país. Uma plataforma completa como a Deel permite que as empresas gerenciem a folha de uma equipe internacional em um só lugar – incluindo funcionários contratados diretamente por subsidiárias próprias, funcionários via EOR e prestadores de serviços (freelancers).

Empresas que estão à frente nessa tendência contabilizam uma economia significativa de tempo e custos financeiros. É o caso da Yodo1, que, com a plataforma da Deel, já poupou mais de 100 horas/mês ao unificar a folha de pagamento e o RH em 30 países:

Tendência 4: Integração de sistemas de RH com folha de pagamento

A integração de todos os sistemas de RH com a folha de pagamento é uma necessidade urgente, ainda mais quando se tratam de equipes remotas e contratação internacional.

Em 2025, vem crescendo a adoção de plataformas digitais que integram todas as ferramentas e demandas da gestão de pessoas, promovendo uma gestão holística da força de trabalho. Isso evita redundâncias, melhora a análise dos dados no RH, e amplia a visibilidade e o controle dos contratos, além de aprimorar os insights para as tomadas de decisão.

Mais da metade das organizações afirma que uma das maiores tendências de folha de pagamento é usar soluções digitais integradas de RH, para simplificar e otimizar as operações globais.

• Dica: se sua empresa ainda utiliza diferentes fornecedores de folha de pagamento, é 2x mais provável que encontre dificuldades com gerenciamento contínuo e relatórios assertivos. Um sistema integrado permite que o RH, o jurídico e o financeiro, além das lideranças gerais, tenham acesso a dados completos e relatórios precisos em tempo real, além de análises e processos padronizados que minimizam riscos, reduzem burocracia, melhoram a visibilidade sobre a equipe, e aprimoram a eficiência da folha de pagamento.

Tendência 5: Autoatendimento em plataformas amigáveis e seguras

A boa experiência do funcionário remoto também é um ponto crucial na gestão da folha de pagamento. Os profissionais internacionais buscam cada vez mais transparência e acesso fácil sobre diversas questões, como:

1. Recibo de pagamento mensal – com detalhamento de salário, benefícios e deduções
2. Histórico de pagamento desde o início do contrato
3. Dados trabalhistas e fiscais em tempo real
4. Comunicações claras e no idioma local
5. Acesso fácil e independente de fuso horário
6. Segurança e privacidade de dados pessoais
7. Aplicativos e interfaces personalizadas para as demandas do contrato

Isso tudo exige que o RH implemente um autoatendimento digital eficiente e amigável, além de altamente seguro – cumprindo, assim, as diferentes leis locais de proteção de dados. O foco deve ser na criação de ambientes customizados e integrados, que atendam toda a jornada do colaborador – do onboarding ao offboarding, tanto de colaboradores, quanto de freelancers.

Essa é uma das constatações do relatório “Repensando o capital humano”, da Mercer. A pesquisa reforça a tendência de que as organizações que priorizam a experiência humana apresentam melhores resultados no médio e longo prazos. Isso confirma a importância de colocar as pessoas no centro das estratégias de RH – incluindo a gestão da folha de pagamento.

A plataforma da Deel já ajuda mais de 30 mil empresas ao redor do mundo a acompanhar essa tendência com soluções personalizadas, segurança e redução de custos – ao diminuir o volume de solicitações ao RH, e fortalecer o engajamento e a retenção de talentos com uma experiência de trabalho remoto satisfatória para todos.

Tendência 6: Privacidade e segurança de dados na folha de pagamento

Com o avanço da digitalização das empresas, diversos países e regiões endurecem as leis de proteção de dados – como GDPR na Europa, e LGPD no Brasil. Assim, a governança da folha de pagamento digital não é mais um item técnico periférico, mas uma exigência de compliance. A GDPR, por exemplo, multa as empresas em até 20 milhões de euros por violações de dados.

Por isso, a segurança e privacidade de dados sensíveis em cada contrato internacional se tornaram prioritárias. Nesse sentido, em 2025, as empresas vêm investindo em:

• Plataformas integradas
• Sistemas de RH baseados em nuvem
• Criptografia ponta a ponta
• Ambientes digitais controlados
• Gestão de identidades e acessos
• Múltiplos fatores de autenticação de login

Tendência 7: Diversificação de modelos de remuneração

Com profissionais diversos e distribuídos pelos continentes, as empresas estão reconfigurando suas estruturas de remuneração. Os sistemas de folha de pagamento passam a lidar com diferentes moedas, legislações e culturas, além de incorporar modelos híbridos de vínculo – como CLT, PJ, EOR e freelancer.

Além disso, cresce a modalidade do pagamento sob demanda – um método que dá aos profissionais o total acesso às informações de salário, benefícios e descontos antes do dia de pagamento, e permite que recebam a remuneração de um único dia, ou por período estipulado. Isso reduz o estresse financeiro e melhora a satisfação dos contratados.

O pagamento sob demanda continua em ascensão em 2025, e se consolida como uma das grandes tendências de folha de pagamento, sobretudo entre os profissionais jovens. No Brasil é um modelo que está em conformidade com a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) e ganha popularidade, especialmente entre empresas que buscam atrair e reter talentos globais, com maior flexibilidade financeira.

Com a adoção de ferramentas que simplificam a folha de pagamento internacional, como a Deel Global Payroll –, as organizações conseguem:

1. Executar a folha de pagamento com cálculos corretos e pontualidade em apenas alguns cliques
2. Fazer os pagamentos com até um mês de antecedência
3. Adicionar facilmente ajustes de despesas dos contratados ou descontos em folha
4. Pagar reembolsos imediatamente ou em datas programadas
5. Transferir bônus e comissões nos prazo combinados em contrato
6. Adaptar a estrutura da folha a diferentes moedas, idiomas, regras e benefícios locais
7. Garantir os registros formais dos pagamentos junto aos órgãos fiscalizadores de cada país
8. Integrar novos funcionários e prestadores de serviços a qualquer momento com baixo custo – ou seja, escalar a operação de forma sustentável

Checklist para a modernização do seu RH: o que está em foco em 2025

Em meio às transformações crescentes do RH, algumas tendências se tornam frentes estratégicas para a gestão de folha de pagamento. Mais do que movimentos passageiros, elas se consolidam nos últimos anos como avanços permanentes.

Abaixo, trazemos um resumo das principais delas para você avaliar se a sua empresa está atuando com um RH moderno:

• Integração entre folha de pagamento e sistemas completos de RH: garantir visibilidade, consistência de dados e eficiência operacional
• Adoção de IA e automação: otimizar a detecção de inconsistências, acelerar processos e apoiar a tomada de decisão
• Reforço da segurança e privacidade de dados: conformidade com LGPD, GDPR e outras leis de proteção digital, com criptografia da comunicação em rede, e tráfego em SSL/HTTPS, além do fornecimento de experiências seguras de login único para gerenciamento de identidades de usuários em um local central, e conformidade com SOC2 e certificação ISO 27001 Soluções modernas como o Compliance Hub da Deel permitem mapear mudanças regulatórias em tempo real e antecipar riscos em mais de 150 países, de forma estruturada e contínua.

O monitor de conformidade da Deel verifica, coleta e explica automaticamente as mais recentes mudanças regulatórias em todo o mundo – abrangendo salários, benefícios, seguros obrigatórios, licenças e obrigações fiscais.

Deel Global Payroll: folha de pagamento internacional simplificada e segura

Ao implementar a plataforma Deel Global Payroll, sua empresa adota um modelo operacional global estruturado e ágil, com suporte jurídico, conformidade automatizada, e experiência de trabalho remoto fluida e segura.

Desde a admissão até o encerramento dos contratos, a Deel assegura que cada passo esteja dentro da legalidade e sem surpresas. A gestão é centralizada em um único painel, onde você acompanha todas as contratações ao mesmo tempo, reduzindo a carga administrativa interna e os riscos de uma operação além-fronteiras.

Conheça melhor a plataforma Deel Global Payroll ou marque uma demonstração de 30 minutos com um especialista para entender na prática como gerenciar uma equipe global com simplicidade, eficiência, economia e as melhores práticas do mercado internacional.