ATS-rekrytering: Mått för snabbare och smartare rekrytering

En organisations styrka ligger i dess talang och pressen på rekryterare att snabbt hitta de allra bästa kandidaterna är större än någonsin. Enligt SHRM har nästan sju av tio organisationer svårt att tillsätta sina heltidsroller, trots betydande investeringar i rekryteringsteknik och processer., trots betydande investeringar i rekryteringsteknik och processer.

Skillnaden mellan organisationer som lyckats väl med sin rekrytering och de som inte gör det handlar ofta om kvaliteten på besluten som fattas. Nyckeltal och mått för ATS-rekrytering ger rekryterare de insikter som krävs för att fatta bättre beslut.

Vad är ATS-mått och nyckeltal?

ATS-nyckeltal eller mått är de datapunkter som ert rekryteringssystem samlar in och mäter genom hela rekryteringsprocessen. De visar hur väl ert rekryteringssystem fungerar, från det at en kandidat ansöker tills att ett jobberbjudande accepteras.

I stället för at luta er på magkänsla ger mått för rekryteringssystem ett faktabaserat underlag för besluten. Ni kanske redan vet att en roll ”tog tid” att tillsätta, eller att en nyanställd hittade er via sociala medier. Med ATS-mått får ni en mer exakt bild: t.ex. att det tog 47 dagar att tillsätta rollen och att LinkedIn stod för 30% av ansökningarna men bara 8% av anställningarna. Med den typen av insikter kan ni tydligt se vad som fungerar och planera nästa steg för att vässa er rekryteringsstrategi.

Varför rekryteringsteam bör följa nyckeltal för rekryteringssystem

Att följa upp viktiga ATS-mått från ert rekryteringssystem som en del av er rekryteringsstrategi stärker ert arbete och gör det möjligt att fatta snabbare och mer välgrundade beslut i rekryteringen.

Minska tid-till-anställning

Varje dag en tjänst står vakant kostar det verksamheten i form av förlorad produktivitet och ökad belastning på resten av teamet. Enligt SHRM visar rekryteringsdata från 2025 att den genomsnittliga tiden för att tillsätta en roll är cirka sex veckor. Med hjälp av data från ATS-rekrytering kan ni bryta ner den tiden och se exakt hur länge kandidater befinner sig i varje steg av processen. Det gör det möjligt att identifiera flaskhalsar i kandidatflödet och åtgärda dem mer effektivt. Ni kan även bryta ner den tiden och se exakt hur länge kandidater befinner sig i varje steg av processen. Det gör det möjligt att identifiera flaskhalsar i kandidatflödet och åtgärda dem mer effektivt.

Minska kostnaden per rekrytering

Rekrytering är en betydande investering. Enligt SHRM visar data från 2025 att den genomsnittliga kostnaden per rekrytering är 1 200 dollar för icke-chefsroller och 10 625 dollar för chefsroller, en ökning med 113% sedan 2017. Genom att följa rätt ATS-mått från rekryteringssystemet kan ni skydda er investering. När ni vet vilka rekryteringskanaler som faktiskt leder till anställning kan ni styra budgeten mot det som fungerar och minska kostnaderna för det som inte ger resultat.

Prognostisera framtida rekryteringsbehov

Reaktiv rekrytering är kostsam. När en roll oväntat blir vakant ökar pressen på att tillsätta den snabbt, vilket kan leda till högre erbjudanden och att kandidater anställs trots att de inte är helt rätt match. Ju mer historiska data ert rekryteringssystem innehåller desto bättre förutsättningar har ni att förutse kommande behov och agera i tid, till exempel genom att publicera jobbannonser eller aktivera er kandidatpool innan behovet blir akut.

Med tiden synliggör data från ATS-rekrytering vissa mönster, till exempel att vissa roller konsekvent tar längre tid att tillsätta än andra. De här insikterna gör det möjligt att arbeta mer proaktivt, förlänga framförhållningen och fatta genomtänkta beslut i stället för att agera under tidspress.

Förbättra kandidatupplevelsen och acceptansgraden

En stark rekryteringsprocess påverkar direkt om era bästa kandidater tackar ja. Enligt Gallup uppger två av tre medarbetare som anställts det senaste året att deras kandidatupplevelse var ”exceptionell” (27%) eller ”mycket bra” (39%).

Med hjälp av data från er ATS-rekrytering kan ni skapa den här typen av upplevelse i större skala. När ni ser var kandidater faller bort eller hur länge de väntar mellan olika steg får ni ett tydligt underlag för att åtgärda brister innan ni riskerar att tappa en toppkandidat.

14 viktiga ATS-mått att följa

De flesta ATS-plattformar mäter ett stort antal rekryteringsmått, vilket lätt kan leda till informationsöverflöd. Kom ihåg att målet inte är att följa allt. Börja i stället med er viktigaste fråga och arbeta bakåt för att identifiera vilka nyckeltal från rekryteringssystemet som faktiskt ger svar.

Följande ATS-mått är centrala för en välfungerande och högpresterande rekryteringsfunktion.

1. Övergripande kandidatflöde och antal kandidater per steg

Ert övergripande kandidatflöde ger en helhetsbild av hur många kandidater som befinner sig i varje steg av processen från ansökan till erbjudande.

Exempel: Ni ser ett tydligt tapp mellan screening och den första intervjun. Kandidater tar sig inte vidare, men det är oklart varför.

Agera: Kartlägg var kandidater faller bort i varje steg och börja med att analysera den största avvikelsen. Har ni för många ansökningar för att hinna göra en effektiv screening? Accepterar kandidater andra erbjudanden för att processen tar för lång tid? Om kandidater själva drar sig ur i stället för att bli bortvalda bör ni se över er kommunikation och tiden mellan stegen.

2. Rekryteringskanaler och antal ansökningar per månad och kanal

Detta nyckeltal visar hur många kandidater som varje månad kommer in i ert kandidatflöde från olika rekryteringskanaler, t.ex. jobbplattformar, LinkedIn, medarbetarrekommendationer, er karriärsida, campusrekrytering och andra aktiva kanaler.

Exempel: Er karriärsida genererar färre ansökningar jämfört med den volym ni får via jobbplattformar, trots betydande investeringar.

Agera: Analysera källdata tillsammans med hur väl kandidater går vidare i processen. Granska kanaler som underpresterar och avgör om de bör optimeras eller tas bort helt.

3. Andel kandidater som går vidare per rekryteringskanal

Det här nyckeltalet visar hur stor andel kandidater från en viss kanal som går vidare från ett steg i ATS-rekryteringen till nästa. Den ger ett nytt perspektiv på hur ni utvärderar rekryteringskanaler, med fokus på kvalitet snarare än kvantitet.

Exempel: En jobbplattform ger er 400 ansökningar, men bara 5% tar sig vidare efter screening. Samtidigt ger ert medarbetarrekommendationsprogram 40 kandidater där 40% går vidare. På ytan ser jobbplattformen mer aktiv ut men en närmare analys visar att rekommendationsprogrammet ger åtta gånger högre värde per kandidat.

Agera: Rangordna era rekryteringskanaler utifrån andelen kandidater som går vidare, inte enbart antalet ansökningar. Minska investeringarna i kanaler med låg konvertering och omfördela budgeten till källor som konsekvent levererar kvalificerade kandidater som tar sig vidare i processen. Se över kvartalsvis i takt med att era rekryteringsbehov förändras.

4. Kandidater per erbjudande

Detta nyckeltal visar hur många kandidater som går in i er rekryteringsprocess i relation till varje jobberbjudande ni ger. Ett högt tal tyder ofta på problem tidigt i processen.

Exempel: Er kvot är 150:1. Teamet hanterar stora mängder ansökningar, men få kandidater når hela vägen till erbjudande. Rekryterarna är hårt belastade och er tid-till-anställning har i praktiken stannat av.

Agera: Granska era jobbannonser för tydlighet och precision, otydliga eller överdetaljerade krav tenderar att dra till sig många kandidater som inte är rätt match. Överväg att lägga till ett kort förhandsurval med några riktade frågor för att filtrera kandidater i rekryteringssystemet innan de går in i hela processen. Redan 2-3 välvalda frågor kan minska den manuella granskningsbördan avsevärt.

5. Kandidater per anställning

Detta nyckeltal visar hur många kandidater som krävs för at genomföra en anställning, inklusive både bortval under processen och de kandidater som tackar nej till erbjudanden.

Exempel: Er kvot kandidater per erbjudande ser bra ut på 60:1, men kandidater per anställning ligger på 120:1. Skillnaden visar att många kandidater tackar nej till era erbjudanden vilket är en tydlig varningssignal.

Agera: Om kvoten ökar bör ni identifiera var i processen problemet uppstår. Ett stort bortfall tidigt pekar på utmaningar i rekryteringskanaler och urval. En skillnad mellan erbjudande och faktiskt anställning tyder i stället på problem kopplade till ersättning, processens tempo eller kandidatupplevelsen. Olika orsaker kräver olika åtgärder.

6. Status för öppna roller och antal tjänster per team

Detta nyckeltal ger er en realtidsöversikt över alla öppna roller i organisationen, inklusive hur länge de har varit öppna och var de finns.

Exempel: En realtidsöversikt visar att tre av era fem längst öppna tjänster finns inom samma avdelning. Rekryterande chef har inte lyft det som ett problem, men data visar att två av rollerna har varit öppna i över 90 dagar vilket är långt över er genomsnittliga tillsättningstid.

Agera: Tidiga insatser är nästan alltid enklare och mer kostnadseffektiva än akuta rekryteringar under tidspress. Använd data om öppna roller för att identifiera riskroller i tid. Sätt en tydlig gräns, t.ex. att roller som varit öppna längre än 150% av er genomsnittliga tid-till-anställning automatiskt triggar en uppföljning med ansvarig rekryterande chef.

7. Tid-till-anställning

Tid-till-anställning mäter antalet dagar från att en kandidat går in i ert kandidatflöde tills att ett erbjudande accepteras. Det speglar hur effektiv er rekryteringsprocess är och hur snabbt kandidater rör sig genom stegen efter att de har ansökt.

Exempel: Er genomsnittliga tid-till-anställning är 38 dagar. När ni bryter ner siffran per avdelning ser ni dock att tekniska roller i snitt tar 58 dagar att tillsätta, medan kommersiella roller tillsätts på 24 dagar.

Agera: Analysera tid-till-anställning per avdelning eller roll för att identifiera vad i ATS-rekryteringen som går långsammast. Gå sedan ner på stegnivå för att förstå orsaken. En konsekvent lång tid-till-anställning inom ett område pekar ofta på en specifik flaskhals, till exempel en rekryterande chef som är svår att boka in, eller en tung beslutsprocess som skapar onödiga fördröjningar.

8. Tid till tillsatt tjänst

Tid till tillsatt tjänst mäter antalet dagar från att en rekrytering initieras tills att rollen är tillsatt, inklusive tiden för godkännanden och publicering av jobbannonsen. Enligt SHRM visar rekryteringsdata från 2025 att mycket stora organisationer i snitt ligger på 61 dagar för icke-chefsroller och 60 dagar för chefsroller. Var dock försiktig med att lägga för stor vikt vid detta mått. Zhenya Rozinskiy, VD och grundare av Mirigos, uttrycker det så här: ”Hastighet är bara värdefull om rekryteringen faktiskt blir lyckad, därför bör tid till tillsatt tjänst alltid analyseras tillsammans med kvalitetsmått.

Exempel: En roll i ert finansteam har varit öppen i 72 dagar. Tid till tillsatt tjänst visar att det finns ett problem, men förklarar inte att rollen är svår att tillsätta på grund av ett begränsat ersättningserbjudande.

Agera: Om en roll konsekvent tar längre tid att tillsätta än ert genomsnitt bör ni undersöka om orsaken ligger i interna processer eller i externa faktorer som marknadsläge och konkurrens om kompetens.

9. Tid i varje steg

Detta nyckeltal bryter ner er totala rekryteringstid i hur länge kandidater befinner sig i varje enskilt steg, till exempel ansökningsgranskning, screening, intervju, tester och erbjudande.

Exempel: Er övergripande tid-till-anställning ser rimlig ut på 35 dagar, men data på stegnivå visar att kandidater i genomsnitt väntar 12 dagar på återkoppling från rekryterande chef.

Agera: Sätt tydliga interna mål för varje steg och dela dem med rekryterande chefer. Synliggör om ett steg regelbundet överskrider målet. En enkel veckorapport kan räcka för att driva beteendeförändring.

10. Antal anställningar och anställning per månad per avdelning

Antal anställningar visar er totala rekryteringsvolym under en viss period, medan anställningar per månad per avdelning bryter ner detta och visar vilka team som växer eller ersätter roller och i vilken takt.

Exempel: Det totala antalet anställningar ser bra ut, men en närmare analys per avdelning visar att produktteamet har gjort sex anställningar på tre månader, medan det operativa teamet inte har tillsatt en enda roll under samma period, trots två öppna rekryteringar.

Agera: Använd anställningar per månad per avdelning för att identifiera team där rekryteringstakten ligger efter planerad bemanning. Lyft detta tidigt till ledningen så at ni kan fatta rätt resursbeslut, till exempel ökat stöd från rekryterare eller justerade tidsplaner, innan det utvecklas till en affärsrisk.

11. Orsaker till att kandidater tackar nej till erbjudanden

När en kandidat tackar nej till ett erbjudande bör ert rekryteringssystem fånga upp orsaken och eventuella brister i kandidatupplevelsen. Detta är en av få kvalitativa datapunkter i er rekryteringsprocess men också en av de mest värdefulla.

Exempel: Under ett kvartal ser ni att en stor andel kandidater som tackar nej anger ersättningsnivån som främsta skäl.

Agera: Följ upp orsaker till avböjda erbjudanden varje månad och identifiera återkommande mönster. Ett enskilt avslag är anekdotiskt, men flera i rad av samma skäl är en tydlig signal som kräver åtgärd. Vanliga orsaker, som lön, konkurrerande erbjudanden eller otydlighet kring rollen, pekar på konkreta förbättringsområden. Genom att följa utvecklingen över tid ser ni också om era insatser ger effekt.

12. Acceptansgrad för erbjudanden

Acceptansgrad för erbjudanden visar hur stor andel av era jobberbjudanden som accepteras av kandidater. Det är en av de tydligaste indikatorerna på hur konkurrenskraftiga era erbjudanden är och hur väl kandidater engagerar sig i er rekryteringsprocess.

Exempel: Er acceptansgrad sjunker från 88% till 71% över två kvartal. Trenden är tydlig, men siffran i sig förklarar inte varför. Därför blir data om varför kandidaterna avböjer erbjudanden avgörande.

Agera: Följ acceptansgraden löpande för att tidigt upptäcka nedåtgående trender. Om den börjar sjunka, undersök om orsaken ligger i ersättning, processens tempo eller förändrade marknadsförutsättningar.

13. Demografisk data om kandidater

Ert rekryteringssystem kan samla in demografisk information såsom kön, etnicitet och ålder i varje steg av rekryteringsprocessen. Den här datan från rekryteringssystemet gör det möjligt att utvärdera om processen är rättvis och behandlar alla kandidater likvärdigt.

Exempel: Er kandidatbas är bred och mångsidigt men data visar att kvinnor över 40 i betydligt lägre grad tar sig vidare efter screening jämfört med andra kandidater.

Agera: Om bortfallet är tydligt för en viss grupp i ett specifikt steg bör det ses som ett processproblem som behöver undersökas. Se över jobbannonser för exkluderande formuleringar och överväg att använda strukturerade intervjumetoder för att minska risken för partiskhet.

14. Andel kandidater som går vidare per rekryteringskanal ur ett mångfaldsperspektiv

Ni följer kanske redan hur stor andel kandidater som går vidare per kanal för att utvärdera kvaliteten på era rekryteringskanaler. Genom att analysera samma data ur ett mångfaldsperspektiv kan ni se om vissa kanaler systematiskt underrepresenterar specifika kandidatgrupper och hur det påverkar mångfalden i era slutliga anställningar.

Exempel: Ert medarbetarrekommendationsprogram har mycket goda resultat när det gäller hur många kandidater som går vidare, men demografiska data visar att det leder till en relativt homogen kandidatbas.

Agera: Bredda er kanalstrategi medvetet. Om rekommendationer håller hög kvalitet men brister i mångfald, komplettera med kanaler som når underrepresenterade grupper, t.ex. nischade jobbplattformar eller riktade rekryteringsinsatser. Följ upp den demografiska sammansättningen per kanal tillsammans med hur kandidater tar sig vidare i processen så att ni optimerar både för kvalitet och inkludering.

Följ upp rätt nyckeltal för ATS-rekrytering med Deel

78% av HR-specialister använder idag ATS-rekrytering vilket gör det till den mest använda tekniken inom anställning och talangrekrytering. I Fortune 500-bolag är siffran så hög som 97,8%. Det är tydligt att rekryteringssystem är en central del av moderna rekryteringsteam, men värdet avgörs på vilken data systemet ger och hur väl den kan omsättas i handling.

Deel ATS hjälper team att rekrytera global talang snabbare genom att samla hela resan från kandidat till anställning i ett enhetligt globalt HR-system. Som en del av Deel HR erbjuder det följande fördelar för rekryteringsteam:

• Snabbare kandidatsökning och rekrytering med AI: Skapa jobbannonser, hitta kandidater och genomför urvalet automatiskt så att ert team kan lägga mindre tid på administration och mer på att utveckla rätt kandidater.
• En smidig övergång från kandidat till anställd på en och samma plattform: Rekryteringen flyter direkt över i onboarding, HR och lönehantering.
• Smartare kandidatinsikter med inbyggd analys: Följ upp nyckeltalen som spelar roll, som tid-till-anställning, andel kandidater som går vidare, acceptansgrad och rekryteringskanaler. Allt i en anpassningsbar översikt.
• Inbyggda integrationer med LinkedIn, Google Workspace och Microsoft: Publicera jobb, boka intervjuer och hantera kandidatkommunikation utan att lämna plattformen.
• Regelefterlevnad och säker rekrytering som skyddar verksamheten: Anpassade behörigheter, GDPR-skydd och inbyggd efterlevnad av lokal arbetsrätt gör att ni kan rekrytera snabbt, enhetligt och tryggt i över 150 länder.

Redo att effektivisera er rekryteringsprocess från start till anställning med Deel ATS? Boka en demo med Deel idag.