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Artículo

7 min read

Guía experta para tu gestión de nóminas

Pagos globales

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Autor

Mayteck Arenas

Publicado

22 noviembre, 2024

Última actualización

31 enero, 2025

Tabla de contenidos

¿Qué es la gestión de nóminas?

Pasos en el proceso de gestión de nóminas

Tareas involucradas en la gestión de nómina

10 consejos para una gestión de nómina eficiente y precisa

Cómo gestionar la nómina para un equipo global

Qué buscar en un sistema de gestión de nómina

5 razones para usar la automatización digital de nómina

Haz que la gestión de nómina global sea sencilla con ayuda de Deel

Puntos clave:
  1. La gestión de nóminas implica administrar los registros financieros de los empleados, incluyendo salarios, beneficios, impuestos y deducciones.
  2. Existen tres pasos principales en la gestión de nóminas: pre-nómina, procesamiento de la nómina y post-nómina.
  3. Un sistema de nóminas preparado para el futuro debe ofrecer escalabilidad, soporte, opciones de pago diversas, protección de datos, autoservicio y soluciones globales.

Solo el 60% de los empleados en EE.UU. confía en que recibe su salario de manera precisa, especialmente aquellos que trabajan en pequeñas empresas. Las empresas con 20 o menos empleados tienden a retrasarse más en los pagos y a cometer más errores en la nómina, comparado con empresas más grandes.

Los salarios incorrectos y los pagos tardíos generalmente son el resultado de malas prácticas en la gestión de nóminas. Si acabas de contratar a tus primeros empleados o sientes que el manejo manual de la nómina ya no es suficiente, es posible que no sepas por dónde empezar.

Aunque un sistema de nóminas como Deel puede ayudarte a agilizar este proceso, esta guía te enseñará los conceptos básicos para configurar y procesar nóminas precisas y eficientes, además te mostrará cómo un sistema de gestión de nóminas puede beneficiarte.

Disclaimer: este artículo se centra en la gestión de nóminas e impuestos para empleadores y empleados en EE. UU. Su contenido es solo informativo y no constituye asesoramiento legal o fiscal.

¿Qué es la gestión de nóminas?

La gestión de nóminas es el proceso de administrar los registros financieros de los empleados, incluyendo salarios, beneficios, impuestos y deducciones. Esto implica calcular los salarios de los empleados, hacer los pagos, mantener registros de nómina y recopilar formularios fiscales.

Las empresas gestionan las nóminas de diferentes maneras: manualmente, con hojas de cálculo o automáticamente a través de un software de nómina. Algunas optan por tercerizar esta tarea y dejarla en manos de expertos en nómina, como Employers of Record (EOR) u organizaciones profesionales de empleadores (PEO).

Cuando un CFO tiene diez o quince entidades, la gestión puede volverse todo un caos. Trabajan con gerentes de nómina locales, reciben archivos de Excel y tratan de consolidar la información. No tienen claro lo que implica la seguridad social en Francia en comparación con los Países Bajos o Japón, lo que complica aún más la situación. Deel puede consolidar todo en un solo lugar: freelancers, trabajadores en dónde no tienes presencia, y todos tus empleados directos y entidades, encargándose de la nómina por ti

Alex Bouaziz,

Co-fundador y CEO de Deel

Tipos de nómina

Los cuatro tipos más comunes de nómina son:

-Semanal: pagas a los trabajadores en un día específico de la semana, cada semana, durante todo el año. -Quincenal: pagas a los trabajadores el mismo día de la semana cada dos semanas. -Semi-mensual: pagas a los trabajadores dos veces al mes, lo que suma un total de 24 pagos al año. -Mensual: pagas a los trabajadores una vez al mes, generalmente en el último día del mes.

Estos también se conocen como calendarios de nómina. El flujo de efectivo de tu empresa, las expectativas del mercado laboral y las leyes internacionales de nómina influirán en el tipo de calendario que elijas.

Pasos en el proceso de gestión de nóminas

La gestión de nóminas va mucho más allá de simplemente desembolsar dinero. Debes preparar, procesar y organizar la información en tres fases: pre-nómina, procesamiento de nómina y post-nómina.

1. Pre-nómina

En esta fase, recolectas y verificas la información necesaria para la nómina, como timesheets e información fiscal. Para cada empleado, ingresa información como:

  • Horas trabajadas
  • Bonificaciones ganadas
  • Cambios en el salario
  • Deducciones y beneficios
  • Cambios en la información personal o fiscal

Una vez que recolectes e ingreses esta información, podrás calcular y procesar la nómina.

2. Procesamiento de nómina

Durante el procesamiento de nómina, calculas el salario bruto de los empleados (basado en las horas trabajadas y otros bonos, sin deducir impuestos). Luego, retienes la contribución del empleado a los beneficios de sus nóminas. Una vez que realizas estas deducciones, obtienes el salario neto del trabajador.

En esta fase, también reservas los impuestos de nómina y los costos de beneficios para ti, como empleador.

3. Post-nómina

La post-nómina implica la organización y el mantenimiento de registros. En este punto, resuelves cualquier problema con los recibos de sueldo, almacenas los registros de nómina y haces cambios en los datos de los empleados o en los formularios de impuestos antes de procesar la nómina para el siguiente ciclo.

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Tareas involucradas en la gestión de nómina

Como dijimos, una empresa gestiona varias tareas relacionadas con la nómina a lo largo de las tres fases:

Cálculo de salarios de los empleados

Calcular los salarios de los empleados es crucial para el procesamiento de nómina, ya que debes asegurarte de que todos reciban la cantidad correcta. Los empleados con un salario fijo recibirán el mismo cheque mensual, pero los empleados que facturan por hora recibirán diferentes montos dependiendo de cuántas horas trabajen. En el caso de los empleados por horas (o no exentos), calcula y paga las horas extras.

El software de tiempo y asistencia ayuda a agilizar la administración y los cálculos de nómina.

Procesamiento de impuestos de nómina

La retención de impuestos ocurre justo después de calcular el salario bruto. En EE.UU., las deducciones fiscales incluyen impuestos laborales obligatorios, como Medicare, seguridad social y desempleo. También incluye los pagos de impuestos para deducciones voluntarias, como las contribuciones a planes de jubilación.

Si un empleado debe dinero al Servicio de Impuestos Internos (IRS) o por pensión alimenticia, es posible que necesites deducir embargos salariales en este punto para garantizar que el cheque del empleado se destine al pago de esa deuda obligatoria.

Distribución de pagos a empleados

Después de las deducciones, los empleados reciben su pago a través del método de pago que elijan ellos o su empleador. Estos incluyen depósitos directos en la cuenta bancaria del empleado, tarjetas de débito precargadas, criptomonedas y billeteras digitales.

Si tienes trabajadores internacionales, enviar pagos se vuelve más complejo. Debes considerar las tasas de cambio, las divisas, las tarifas bancarias, las regulaciones internacionales y la seguridad de la información global. Conoce más sobre cómo pagar a trabajadores internacionales.

Entrega de recibos de pago de nómina

Los recibos de nómina contienen información sobre el desglose de los pagos a los empleados. Los empleados necesitan esto para entender las retenciones de sus cheques y hacer cálculos correctos al presentar impuestos durante la temporada fiscal.

Mantenimiento de registros de nómina

Bajo la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA), los empleadores en EE.UU. deben guardar los registros de nómina durante al menos tres años, incluso si los empleados se marchan. Si no logras obtener los registros de nómina en caso de una auditoría, podrías enfrentarte a consecuencias legales y multas.

Puedes mantener los registros de nómina físicamente, pero el software de gestión de nómina te permite mantener los documentos seguros y organizados.

10 consejos para una gestión de nómina eficiente y precisa

A medida que un negocio crece, las tareas de nómina se vuelven más complejas, repetitivas y frustrantes. Entre más pronto establezcas un sistema de gestión de nómina eficiente y escalable, más fácil será adaptarlo a tu fuerza laboral en crecimiento y a las necesidades de tu negocio.

1.Dedica suficiente tiempo a la nómina en cada ciclo de pago

Asegúrate de tener suficiente tiempo para revisar la documentación fiscal de los empleados, las horas trabajadas y otra información relevante para tu nómina. Las empresas pueden pasar hasta cinco horas calculando los salarios y los impuestos de sus empleados antes de cada día de pago (incluso más si pagan a sus empleados semanal o quincenalmente). Si quieres ahorrar tiempo, considera un software de automatización de nómina.

2. Establece alertas en el calendario de nómina

Crea un calendario de nómina en Google Calendar para que te notifique unos días antes de las fechas importantes, como el día de pago y las fechas límite de impuestos. Configura cada alerta para darte suficiente tiempo para completar la tarea. A medida que tu equipo crece, puedes compartir este calendario con los empleados para fomentar la transparencia y mantenerlos informados sobre los tiempos.

3. Documenta los procesos de nómina

Documentar todo sobre la gestión de nómina en un manual te permite auditar los procesos ocasionalmente y buscar mejoras. También facilita el onboarding de nuevos miembros del equipo de nómina, en caso de que necesites delegar esta tarea.

4. Ofrece capacitación sobre nómina a tus empleados

El software de automatización de nómina avanza todos los días, y el personal de nómina (o tú, si manejas una empresa unipersonal) debe mantenerse al día con las tendencias más recientes y las mejores prácticas de nómina. Ofrece capacitación a los empleados para mejorar la colaboración entre los miembros del equipo, ayudarles a automatizar tareas repetitivas y ampliar su conocimiento sobre la gestión de nómina.

Y si eres el único empleado que gestiona la nómina, reserva tiempo para explicarle al resto de empleados cómo funciona todo y hacerles saber la importancia de enviar sus timesheets y documentos a tiempo para que puedan recibir su pago oportunamente.

5. Planifica pagos adicionales

Al establecer un presupuesto y planificar la nómina, no olvides los pagos adicionales que debas hacer, como los bonos de fin de año.

La nómina no se refiere solo a salarios y sueldos, sino también a otros tipos de compensación para empleados, como comisiones, bonos, reembolsos y el pago del décimo tercer mes. Planifica estos extras y asegúrate de que la fecha de pago esté dentro del año fiscal actual para poder ajustar correctamente el impuesto sobre la renta del empleado en los formularios fiscales.

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6. Actualiza los datos de los empleados regularmente

Los datos de los empleados como direcciones, apellidos y salarios por hora cambiarán con el tiempo. Debes programar revisiones periódicas de los datos (o pedir a los empleados que verifiquen su información) para asegurarte de que todo esté actualizado.

Hacer correcciones después de procesar los pagos es posible, pero consume mucho tiempo y puede generar costos inesperados para tu empresa. Confirma los datos de los empleados, como direcciones y números de identificación fiscal (TIN) antes de presentar los formularios fiscales ante el IRS.

7. Elige un software escalable

Selecciona una solución de nómina que se ajuste a las necesidades actuales y aspiraciones de crecimiento de tu empresa.

Contar con un software escalable significa que no necesitarás cambiar a un nuevo sistema de nómina a medida que tu equipo crezca. Acomodarte con una solución de nómina para luego tener que cambiarte a otra implica tener nuevas sesiones de capacitación, volver a configurar todo, lidiar con posibles problemas de seguridad de datos y adaptarse a diferentes procesos.

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8. Pide feedback a tus empleados

Solicita feedback a los empleados para evaluar si el proceso de nómina es claro. No des por hecho cómo se sienten, especialmente porque suelen dejar la empresa cuando pierden confianza en la capacidad de su empleador para pagar sus salarios correctamente.

Pedir retroalimentación puede llevarte a ofrecer capacitación adicional sobre nómina y ayudar a desarrollar nuevas formas de optimizar el proceso de esta.

9. Terceriza los servicios de gestión de nómina

Terceriza esta tarea con un proveedor de servicios de nómina o a un EOR para ahorrar tiempo, asegurar el cumplimiento legal y alivianar la carga de tu departamento de RR.HH.

El número de empresas que deciden tercerizar los servicios de nómina está creciendo por muchas razones. Dejar esta tarea en manos de expertos cuesta menos que contratar empleados a tiempo completo para manejar el proceso dentro de la empresa, y generalmente obtienes acceso a un software de gestión de nómina y soporte profesional.

10. Pídele a tu proveedor local (ICP) que te asesore

Si tienes un equipo global y tercerizas la nómina con proveedores de servicios de nómina en el país, consulta con tu ICP elegido para obtener asesoramiento, ya que estos conocen las mejores prácticas en diferentes países.

Entender las regulaciones de las autoridades fiscales locales puede ayudarte a ahorrar dinero al empleado o al empleador, ya que ciertos pagos pueden hacerse sin impuestos o estar exentos de contribuciones a la seguridad social. Por ejemplo, los empleadores no polacos pueden no estar al tanto de que en Polonia, los costos del empleador y las contribuciones a la seguridad social para algunos empleados disminuyen significativamente después de alcanzar el límite anual para la base de pensiones y seguros de invalidez.

Cómo gestionar la nómina para un equipo global

La nómina global es un sistema que te permite realizar pagos internacionales a empleados extranjeros. Al gestionar la nómina global, debes cumplir con las regulaciones fiscales federales y las leyes laborales, que varían según el país.

Si decides contratar en el extranjero, tienes varias formas de gestionar la nómina:

  1. Contratar trabajadores independientes y dejar que ellos manejen sus impuestos. De esta manera, solo necesitas pagar a los trabajadores en lugar de lidiar con las leyes laborales locales sobre impuestos y beneficios obligatorios para empleados.
  2. Abrir una filial extranjera y trabajar con un ICP. De esta manera, obtienes acceso a experiencia local y no tienes que preocuparte por posibles cambios en la ley, ya que siempre tendrás a alguien que esté al tanto.
  3. Utilizar servicios de Employer of Record (EOR) y tercerizar los procesos de nómina y contratación. Los EOR son una forma segura de contratar empleados internacionales mientras aseguras el cumplimiento legal total, la seguridad de los datos y un proceso de nómina simplificado.

Consulta nuestra plantilla de nómina global para que tengas a mano un desglose de las tareas diarias de nómina y sepas como hacer ediciones masivas de manera eficiente.

Qué buscar en un sistema de gestión de nómina

Buscar una solución de nómina de servicio completo no debería ser tan complicado, incluso si es tu primera vez utilizando un software de nómina. Aquí te contamos algunas características que deberías priorizar antes de tomar una decisión:

  • Escalabilidad: el software debe servir para manejar la nómina fácilmente sin importar si son 5 o 5,000 empleados.
  • Soporte: el software debe ofrecer acceso a asesoría de expertos y servicio al cliente 24/7.
  • Opciones de pago: el software debe permitir a los empleados elegir entre varios métodos de pago, como depósito directo, pay cards o criptomonedas.
  • Protección de datos: el software debe incluir encriptación de datos, autenticación multifactorial y cumplimiento del GDPR, especialmente si contratas personal en el extranjero.
  • Autoservicio: el software debe tener funciones de autoservicio, permitiendo a los empleados registrar sus horas trabajadas y actualizar su información.
  • Nómina global: el software debe contar con opciones de nómina global para que puedas contratar empleados internacionales.
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5 razones para usar la automatización digital de nómina

Un cuarto de las empresas en EE.UU. aún gestionan su nómina manualmente. Aunque esto puede funcionar si tienes un solo empleado, corres el riesgo de cometer errores costosos durante el registro y cálculo de datos.

Aquí te mostramos por qué la mayoría de las empresas prefieren automatizar digitalmente la nómina:

Gestionar las finanzas corporativas con precisión

La automatización reduce errores en el procesamiento de nómina, evitando el descontento de los empleados, multas costosas e incluso problemas legales.

Los sistemas digitales calculan de forma precisa los salarios y deducciones; solo necesitas registrar la información del empleado una vez. Además, puedes integrar el software con otras herramientas de gestión de RR.HH y sincronizar datos entre plataformas.

También permite almacenar registros de nómina de manera electrónica, lo cual es más seguro y organizado que tener copias físicas.

Reducir tiempo y dinero en la gestión de nómina

La automatización disminuye las horas y el esfuerzo necesario para preparar la nómina en cada ciclo de pago.

Una encuesta de Quickbooks mostró que los dueños de pequeñas empresas sienten que la gestión de nómina es complicada y subestiman el tiempo necesario, dedicando alrededor de cinco horas cada día de pago.

Con un software de nómina digital no necesitas hacer cálculos manuales, ya que la aplicación lo hace por ti, ahorrando tiempo y esfuerzo en el pago de salarios y el cumplimiento fiscal.

Evitar pagos tardíos o errores

Los pagos oportunos y libres de errores son esenciales para mantener contentos a los empleados. Según la National Payroll Week, muchos trabajadores en EE. UU. viven al día y no llegan a fin de mes, por lo que después de un par de problemas relacionados con el pago, el 49% de ellos empieza a buscar un nuevo empleo.

Los pagos tardíos afectan la experiencia del empleado y aumentan la rotación. Reclutar y capacitar a nuevos empleados cuesta más que invertir en un software que asegure pagos correctos y puntuales.

Calcular impuestos automáticamente

Los dueños de empresas que no presentan sus impuestos de nómina a tiempo pueden enfrentarse a fuertes multas, pago de intereses y hasta cargos criminales por parte del IRS.

Estos problemas se pueden evitar fácilmente con sistemas digitales que recopilan información fiscal de los empleados, calculan los impuestos de nómina y los presentan ante el IRS. La mayoría de los softwares envían alertas para recordar que se presenten los impuestos a tiempo.

Mantener la información sensible segura

Guardar los registros de nómina y los datos de los empleados en un archivador no es seguro, incluso si está bajo llave. Los sistemas digitales de nómina ofrecen múltiples capas de protección que protegen los datos contra accesos no autorizados. Estas opciones incluyen almacenamiento en la nube, encriptación y autenticación multifactorial.

Cómo Divbrands ahorra más de 8 horas a la semana con los pagos globales de Deel

Divbrands es una empresa de e-commerce que gestiona y opera múltiples marcas de consumo a nivel global.

Antes de usar Deel, Divbrands pagaba manualmente a su personal a nivel global, lo que consumía mucho tiempo y era propenso a errores. Con todo lo que conlleva la nómina global y el cumplimiento legal, los pagos manuales ya no eran una opción a medida que la empresa crecía.

Deel les permitió tener en cuenta cada ubicación al contratar y pagar a trabajadores internacionales, sin tener que preocuparse por las leyes laborales locales, los calendarios de pago por país, los contratos, entre otros.

“Gracias a Deel, solo tengo que ir a la sección de pagos, presionar el botón de pagar, y listo. Me da la tranquilidad de saber que todos reciben su salario a tiempo, sin importar en qué parte del mundo estén.” — Daniel Aksioutine, COO, Divbrands

Hoy en día, el equipo de Divbrands cuenta con más de 80 empleados. Sin Deel, aún estarían haciendo pagos individuales a cada trabajador, gestionando datos de empleados, lidiando con fechas de pago por país, y mucho más.

FAQs

Un gerente de nómina consolida los datos de los empleados recopilados a través de los softwares de seguimiento de tiempo y los formularios fiscales antes del día de pago, asegurándose de que todo esté registrado correctamente en el software de nómina.

También debe procesar todos los pagos de manera correcta y de acuerdo a los requisitos legales correspondientes, mantener los registros y crear informes.También se encarga de contratar, capacitar y supervisar al nuevo personal de su equipo.

La nómina es solo una de las tareas que puede gestionar el departamento de RRHH. Además de esto, este departamento se encarga de las labores de reclutamiento, contratación, onboarding, contratos, capacitaciones, team-building y fortalecimiento de la cultura empresarial. En empresas grandes, los departamentos de nómina y RR. HH. suelen estar separados.

Para preparar la nómina de tus empleados, deberías:

-Obtener un Número de Identificación del Empleador (EIN). -Recoger los Formularios W-4 de los empleados y asegurarte de que toda la información sea correcta. -Elegir un calendario de nómina adecuado. -Recopilar los datos de tu sistema de seguimiento de tiempo para calcular los salarios. -Retener los impuestos de las nóminas de tus empleados. -Enviar el Formulario W-2 a tus empleados en enero.

El procesamiento de nómina de ciclo completo se refiere a gestionar toda tu nómina entre dos días de pago. La duración del ciclo completo dependerá del calendario de pago que elijas, también llamado frecuencia de pago. La mayoría de las empresas pagan a sus empleados cada dos semanas.

Haz que la gestión de nómina global sea sencilla con ayuda de Deel

Gestionar la nómina trae consigo varios desafíos. Pero si planificas a tiempo, automatizas tareas repetitivas y revisas el proceso con frecuencia, puedes garantizar una nómina precisa y ofrecer a los empleados una experiencia positiva.

Con Global Payroll de Deel, puedes gestionar sin esfuerzo tanto la nómina local como la global en una sola plataforma, pagar a empleados y freelancers con un solo clic, y asegurarte de que cumples con todas las regulaciones fiscales y leyes laborales aplicables.

Aquí te mostramos cómo se compara Deel con otros proveedores.*

Categoría Deel Remote Oyster Globalization Partners
Nómina global Experiencia nativa en nóminas Sin datos No existe una solución de nómina global para los empleados contratados a través de entidades propias de los clientes No existe una solución de nómina global para los empleados contratados a través de entidades propias de los clientes
Opciones de retiro para freelancers Transferencia bancaria, Revolut, PayPal, Wise, Payoneer, Coinbase, Binance Wise, Payoneer, banco local (en 66 países) Transferencia bancaria Sin datos
Pagos por adelantado No No No
Nóminas fuera de ciclo Sí, con un cargo adicional No Sin datos
Puntuación en Trustpilot 4.8 4.5 Sin datos 4.6

Esta información fue recopilada el 30 de marzo de 2022 y puede cambiar con el tiempo. Deel no garantiza que la información proporcionada sea completa o exacta.

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Sobre el autor

Mayteck es una profesional y yoguini, apasionada por el equilibrio entre el trabajo y la vida personal, así como por el desarrollo personal. Es una líder creativa en comunicaciones y marketing con más de una década de experiencia. Mayteck es Content Manager para Latam en Deel, y con su pasión por contar historias aporta nuevas perspectivas sobre las oportunidades para trabajadores y empresas.

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