Pagar a empleados en todo el mundo: ¿tu empresa está lista?

¿Tienes dudas sobre cómo pagar a empleados de otros países? Es normal. El paso de una gestión de nómina local a una en múltiples países puede sentirse como estar dentro en un laberinto sin salida. Lo que antes era un proceso centralizado y relativamente sencillo dentro de un solo país y en un mismo lugar de trabajo, ahora implica que cumplas con diversas regulaciones laborales, manejes múltiples monedas y garantices que los pagos sean precisos y puntuales en cada territorio.

Todo es diferente si cuentas con las herramientas adecuadas para que la expansión no sea sinónimo de complicaciones (errores legales, pagos tardíos y más). En este blog, te guiaremos sobre los riesgos de manejar la nómina sin una solución a nivel internacional y cómo Deell Payroll puede ayudar a tu equipo de Recursos Humanos y Finanzas a pagar a tus trabajadores que hacen teletrabajo y están distribuidos. ¡Descubre cómo simplificar el manejo de la nómina en múltiples países y ahorrarte unos cuantos dolores de cabeza!

Los riesgos de manejar la nómina sin una solución a nivel internacional

A continuación, los tres principales riesgos a los que te enfrentar al manejar la nómina con sistemas que no son apropiados:

Riesgo 1. Errores legales

Imagina que el área de RR.HH tiene que adaptar tu sistema de nómina local a las leyes de cada país donde contratas. ¡Una verdadera pesadilla! De esta forma, tienes altas probabilidades de cometer errores. Las contribuciones a la seguridad social, las deducciones y el cálculo de beneficios obligatorios (como el tiempo libre y días libres pagos -vacaciones y feriados-, indemnizaciones por despido o bonificaciones exigidas por ley) varían enormemente de un país a otro. Fácilmente, pueden convertirse en sanciones financieras, multas y diferentes problemas legales.

Por ejemplo, el beneficio económico de la prima de antigüedad se calcula distinto en un país u otro, como sucede con la mayoría de las prestaciones sociales. Mientras que en México equivale a 12 días de salario por cada año de servicio y debe pagarse cuando finaliza el contrato de trabajo, no es un derecho obligatorio en España. Aún así, en este último caso, puede estar contemplado en algunos convenios colectivos o contratos individuales.

Lo mismo ocurre con las horas extraordinarias, aquellas que un trabajador dedica por fuera de su jornada habitual de trabajo y que debes contemplar en la nómina. Las horas extras en México se clasifican en tres tipos (de emergencia, dobles y triples), y cada una tiene una forma de cálculo distinta. En cambio, en Bolivia, es tan fácil como duplicar el salario ordinario por hora.

Evítalo con Deel:

La buena noticia es que estos problemas pueden evitarse con una solución como Deel Payroll. Con ella, puedes manejar la nómina de manera eficiente en más de 100 países y asegurarte de que cada pago cumpla con las regulaciones locales. Todo esto sin necesidad de depender de múltiples proveedores con interfaces complicadas y procesos manuales engorrosos. También, puedes:

• Mantenerte al día con la última actualización sobre la legislación laboral en cada país donde contratas.

• Automatiza el manejo legal y fiscal sin esfuerzo.

• Auditar de manera precisa para evitar errores y riesgos legales.

• Supervisar la legalidad de las políticas internas de tu empresa.

• Estandarizar informes en todos los países para mayor transparencia.

Riesgo 2. Pagos tardíos o incorrectos

Probablemente estés acostumbrado a que los pagos de nómina sigan un ciclo mensual o quincenal. Pero, cuando comienzas a contratar talento en otros países, las fechas y frecuencias de pago cambian, y un error en esto puede llevarte a incumplimientos legales.

Además, los retrasos o inconsistencias en los pagos pueden afectar la vida laboral y la vida personal de tus empleados, generando estrés e incertidumbre financiera. Entonces, si en tu país los pagos son mensuales, pero en otro mercado donde contrataste talento la ley exige pagos quincenales, estarías infringiendo la ley.

Por ejemplo:

• En Brasil, es común que los pagos sean mensuales, pero también existen obligaciones de pagos adicionales como el "13º salário" (décimo tercer salario) que se paga en dos cuotas.

• En Australia, los pagos semanales o quincenales son más comunes que los mensuales.

Además, si dependes de múltiples sistemas, bancos y plataformas para pagar empleados internacionales, las conversiones de divisas y los tiempos de procesamiento pueden retrasar los pagos. Esto puede tener efectos negativos en la satisfacción de los empleados internacionales a tiempo completo (o el tipo de jornada que sea).

Evítalo con Deel:

Con Deel Payroll, tú eliges cuándo quieres pagar a tus empleados. En cambio, con nuestra otra solución Employer of Record (EOR), en la que contratamos talento por ti para que no debas abrir entidades en cada lugar, sí existen fechas límite específicas por país.

Descubre más en qué consiste un Employer of Record, sus diferencias con una Organización Profesional de Empleadores (PEO) (cuyos servicios de co-empleo son muy populares en Estados Unidos) y cuándo utilizar sus servicios.

Riesgo 3. Procesos manuales ineficientes

Si sigues manejando la nómina en diferentes países con hojas de cálculo, correos electrónicos y sistemas locales independientes, el margen de error es enorme. Cada ajuste salarial, deducción o bonificación que hagas manualmente se convierte en una nueva oportunidad para cometer un error:

• Al copiar datos de un sistema a otro, se pueden cometer errores de transcripción, como cambiar números o letras, lo cual afecta la precisión.

• Al registrar manualmente las bonificaciones, es fácil olvidar incluir a un empleado.

• Al introducir una tasa de impuestos errónea en una hoja de cálculo, esto resulta en deducciones incorrectas.

Así, un cálculo erróneo de impuestos sobre la nómina en distintos países puede hacer que un empleado reciba un salario inferior al acordado, con todos los inconvenientes que eso implica.

Esto no solo aumenta la carga operativa de tu equipo de nómina para revisar dónde se hizo el error y demás, sino que puede generar pagos incorrectos que afecten la confianza y satisfacción laboral de tus empleados. Pero, no solo eso, también puede complicar la planificación financiera de tu empresa a largo plazo.

Evítalo con Deel:

Ahora bien, la automatización de la nómina con una plataforma internacional como Deel Payroll elimina estos riesgos. Con Deel, puedes reducir costos de procesamiento, garantizar cálculos precisos y olvidarte de las tareas manuales y repetitivas. Nosotros nos encargamos de tu nómina, para que puedas enfocarte en los aspectos más estratégicos de las finanzas de tu empresa.

Riesgo 4. Dificultades para escalar

Cuando empiezas a contratar talento en múltiples países, te das cuenta de que no es lo mismo manejar la nómina de un solo país que administrar múltiples modelos de contratación internacional en distintas regiones. Si cada modelo (empleados contratados por tus empresas, trabajadores independientes, empleados subcontratados a través de un aliado EOR) requiere un sistema o proveedor diferente, la operación se vuelve caótica y muy difícil de escalar.

Supongamos que tu empresa está en Colombia y necesitas sumar talento en México, Argentina y Chile. Si optas por soluciones locales en cada país, terminas con múltiples herramientas, distintos procesos de carga de datos y un manejo interno de nómina descentralizada que complica la generación de reportes de nómina precisos.

Por ejemplo:

• En Brasil, debes hacer aportes al Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), mientras que en Alemania se exige un aporte conjunto entre el empleador y el empleado a los seguros de salud, pensión y desempleo.

• Si contratas en EE.UU, cada estado tiene tasas de impuestos diferentes. Por ejemplo, en California, el State Disability Insurance (SDI) es obligatorio y varía anualmente. Este es el Seguro Estatal de Incapacidad, un programa de seguro que da beneficios a los trabajadores que no pueden trabajar por una enfermedad o embarazo. En Florida, no existe un impuesto estatal sobre la nómina.

Evítalo con Deel:

Para escalar sin fricciones, necesitas una plataforma que unifique toda tu nómina y te permita gestionar a todos tus trabajadores en un solo lugar (sin importar el país de origen o el modelo de contratación). Con Deel Payroll, puedes expandirte sin los bloqueos que genera una nómina descentralizada.

Así de fácil te ayudamos a escalar. ¡Sin necesidad de que cuentes con un equipo especializado en nómina en cada país donde contratas! Deel se encarga de la legaludad y los cálculos. Tan solo tienes que mantenernos actualizados sobre los nuevos talentos, despidos, promociones, aumentos y más. En base a todo esto, ejecutaremos la nómina cada mes y generaremos un informe para que lo revises y pagues a tus mejores talentos.

¿Cómo Deel Payroll te ayuda a pagar en diferentes países?

Permite que tu empresa se beneficie de dar el siguiente paso sin que la nómina se vuelva un asunto complejo para tu equipo. Con Deel Payroll, es realmente fácil pagar la nómina en diferentes países. Descubre cómo puedes pagar a tus trabajadores sin importar dónde viven:

Automatiza el manejo de nómina en múltiples países desde una única plataforma

No importa si se trata de pequeñas empresas, medianas o grandes, Deel Payroll te permite unir y automatizar todo el proceso del manejo de nómina en múltiples países desde una única plataforma, ya sea que trabajes con empleados contratados a través de tus propias entidades, empleados subcontratados a través de un aliado EOR o trabajadores independientes. Con Deel, eliminas la necesidad de hacer múltiples transferencias, comparaciones y verificaciones manuales.

También, nos encargamos de calcular automáticamente salarios, deducciones y beneficios, manejar impuestos y generar recibos de pago legales para cada país. O sea, no tienes que preocuparte por cumplir con impuestos al pagar empleados extranjeros porque eso ya lo tienes asegurado con nosotros.

Además, gracias a que nuestra interfaz es totalmente intuitiva y amigable, puedes aprobar y procesar la nómina en múltiples países con solo unos pocos clics. De esta manera, te aseguras que todos tus trabajadores que hacen trabajo remoto reciban su pago a tiempo y libre de errores.

Garantiza la legalidad fiscal en cada país, sin complicaciones

Con Deel Payroll, te ayudamos a evitar sanciones y errores fiscales al monitorear y marcar automáticamente los cambios regulatorios en cada país, además de darte consejos prácticos para mantenerte siempre en regla.

Deel se encarga de todo el proceso, desde la presentación de impuestos hasta la administración de beneficios y deducciones, y la creación y entrega de recibos de pago de nómina. Además, puedes generar contratos y documentos para cada país así tu nuevo empleado se incorpora a tu empresa sin riesgos legales.

Paga en la moneda que prefieras, cuentas con más de 120 opciones

¿Te gustaría poder financiar la nómina en la moneda que prefieras (como USD, EUR, MXN, ARS, COP, entre otras, incluyendo criptomonedas)? ¡Con nosotros puedes hacerlo! Deel se encargará de convertir y desembolsar los fondos a los empleados en sus monedas locales.

Además, puedes acceder a múltiples métodos de pago. Incluye tarjetas de crédito, débitos directos, transferencias bancarias locales y opciones como Mercado Pago, lo cual te da total flexibilidad para elegir la mejor opción para tu empresa. ¡Es la mejor forma de pagar empleados en el extranjero!

Reduce la carga administrativa con expertos en nómina que se encargan de todo

¿Quieres ahorrar el tiempo que implica manejar la nómina para distintos países en simultáneo? Con Deel Payroll, puedes delegar toda esta operación en un equipo internacional de expertos locales en nómina para un verdadero impacto positivo. Nos aseguramos de que se pague correcta y legalmente de acuerdo a cada país.

Además, al contratar con Deel Payroll, tendrás con un Customer Success Manager (CSM) dedicado (una experto para ti y tu negocio) y puntos de contacto específicos para cada país. ¿Qué implica esto? Garantiza asistencia rápida y confiable en todo momento (24/7). Gracias a esta combinación de software intuitivo y soporte especializado, tu equipo de Finanzas podrá enfocarse en la estrategia y crecimiento financiero, en lugar de perder tiempo en tareas operativas.

Con Deel Payroll, puedes pagar a empleados en cualquier parte del mundo

La complejidad de la nómina internacional desaparece cuando dejas de usar sistemas de nómina locales fragmentados y comienzas a usar Deel Payroll. Nos ocuparemos de la legalidad, las deducciones fiscales y los trámites en donde tengas entidades, todo con el apoyo de nuestro equipo interno de expertos en nóminas.

De Colombia a Chile, revisa, aprueba y paga los salarios de tus equipos en múltiples países desde en un solo sistema. ¿Necesitas agregar una bonificación o un gasto de última hora? Con Deel, puedes hacerlo en segundos. Pagále a todos con un solo pago masivo ¡Habla con un experto y despeja todas tus dudas!