従業員ハンドブックの作り方｜グローバル企業向け【テンプレ・例文付き】

従業員ハンドブックは、あらゆる企業にとって欠かせない基本資料です。理想的には、すべての従業員が入社初日のオンボーディングプロセスで従業員ハンドブックを紹介され、在籍期間を通じていつでも簡単にアクセスできる状態であるべきです。

本記事では、従業員ハンドブックに盛り込むべき内容を掘り下げるとともに、高く評価されているハンドブックを作成した企業の事例を紹介し、皆さまの参考にしていただきます。

企業はいつ従業員ハンドブックを作成すべきか？

従業員ハンドブックは、従業員の採用を始めたタイミングで作成するとよいでしょう。通常は、会社の成長に合わせて人事（HR）チームが従業員ハンドブックを作成・更新します。

ここで留意したいのは、国によっては、各国固有の労働法により、必須の就業規則を明記した正式な従業員ハンドブックの保有が義務づけられている場合があることです。日本、フランス、ベルギーがこれに該当します。

一方、米国などの他の国では、雇用主に従業員ハンドブックの保有を義務づける連邦法や州法はありません。

法的な義務の有無にかかわらず、企業がハンドブックを持つことを選ぶ理由は数多くあります。以下で詳しく見ていきましょう。

新入社員を歓迎する

従業員ハンドブックは会社への入り口として機能し、よくある疑問や不安に答え、入社後の働き方全体の土台を作ります。

職場のポリシーや手順を伝える

企業の従業員ハンドブックは、会社のポリシーに関する実務的な情報も詳しく示すべきです。ドレスコードから有給休暇（PTO）ポリシー、駐車場のガイドラインから経費精算プロセスまで、重要な情報を集約して共有するのに、ハンドブックは最も効果的な手段です。

社内の対立を減らす

会社が成長するにつれて、プロセス・行動規範・振る舞いに関する「唯一の信頼できる情報源」を持つことが、対立の予防と解消に不可欠になります。万一、争いや対立が生じた場合は、ハンドブックを参照することで、チームメンバーが規律を逸脱した行動をとったかどうかを確認し、適切な解決策や措置を見いだせます。

従業員ハンドブックに含めるべき項目

包括的な従業員ハンドブックには、一般に以下の要素が含まれます。

• イントロダクション：通常、歓迎のメッセージと、新入社員が入社初日・数か月・1年目に何を期待できるかに関する情報で構成されます
• 会社の一般情報：会社の沿革、ミッション・ステートメント、コアバリュー、企業文化などを含められます
• 法的な雇用ポリシー：会社と働き手に影響する雇用関連法の概要を示すことが多いセクションです。たとえば、人種・肌の色・宗教・出身国・性別に基づく差別を違法とする、雇用機会均等に関する法律などです
• 会社のポリシー：勤務時間、出勤、ドレスコード、休憩、会社資産の使用、リモートワークに関する社内ポリシーを含めるべきです
• 行動規範：ハラスメント防止ポリシー、差別禁止ポリシー、秘密保持契約（NDA）などのプライバシー・セキュリティポリシー、利益相反ポリシーなど、従業員が会社でどう振る舞うべきかに関する情報を含めるべきです。あわせて、従業員がオンライン上で会社をどう表現すべきかを定めたソーシャルメディアポリシーの導入も検討しましょう
• 休暇ポリシー：有給休暇、休暇、病気休暇、忌引休暇、育児休暇の取得に関する要件や手続きを含めるべきです
• 従業員の福利厚生・特典：健康保険、生命保険、労災補償、退職金制度、育児支援、在宅勤務手当など、会社が提供する福利厚生や特典の内容に関する情報を含めるべきです
• 報酬と昇進：支払いスケジュール、支払い方法、ストックオプション、ボーナスに関する詳細を含めるべきです
• 人事評価：職務遂行の評価プロセス、頻度、従業員をどのように評価するかを説明すべきです
• 懲戒処分と解雇ポリシー：懲戒プロセスの各段階と、雇用の終了（解雇）が必要となる場合について説明すべきです
• 職場の安全：緊急時の手順、事故報告、ベストプラクティスなど、従業員の健康と安全を支える情報を含めるべきです

参考にしたい従業員ハンドブックの事例8選

従業員ハンドブックに何を盛り込むべきかを理解していても、いざすべてをまとめたときにどのような姿になるのかを思い描くのは難しいものです。そんなときに役立つのが、参考資料や事例です。

ここでは、参考にできる優れた従業員ハンドブックを8つ紹介します。

1. GitLab

GitLabのチームハンドブックは13,804ページに及ぶ大規模なテキストで、GitLabが事業としてどのように運営されているかに関する情報の中心的なリソースとなっています。このマニュアルは、透明性へのGitLabのコミットメントの一環として一般に公開されており、批判も歓迎しています。「マージリクエスト」機能により誰でも改善提案や明確化の追加ができ、「issues」機能は質問用に用意されています。

2. Nordstrom

Nordstromの従業員ハンドブックは、たった1つのシンプルなルール、「あらゆる状況で適切な判断を用いること」だけで構成されています。これだけでは会社が伝えるべきすべての情報を網羅できるわけではありませんが、その簡潔さとシンプルさには感心させられます。企業はこの「1ルール」アプローチを出発点として、そこから内容を拡充していくこともできるでしょう。

3. Valve

Valveのハンドブックは、楽しい絵本のような形式で、従業員に明確なキャリアと会社のロードマップを提示します。ハンドブックは入社後6か月間の道のりを案内し、ミスや失敗をしてしまった時にどうすればよいかを説明し、イラスト付きの会社沿革を提供します。

4. Hubspot

Hubspotのマニュアルがこのリストに入ったのは、標準的なPowerPoint形式でありながら非常に多くを成し遂げているからです。HubspotはハンドブックをSlideShareにも公開しており、透明性へのコミットメントを示しています。

5. Netflix

Netflixの従業員ハンドブックが特に取り上げる価値があるのは、企業文化と原則を明確に定義しつつ、それらを具体的な行動に落とし込んでいるからです。結局のところ、行動につながらない情報に価値はありません。

6. Facebook

Facebook（現Meta）の従業員ハンドブックは、おしゃれなコーヒーテーブルブックのようだと言えるほど見事なデザインが施されています。テキストから画像に至るまで、すべてが視覚的に魅力的で、引き込まれ、かつ有益です。

7. Trello

もう一つのテクノロジー大手であるTrelloは、自社プラットフォーム上で従業員マニュアルと呼ぶハンドブックを一般公開していることで知られています。インタラクティブな形式は視覚的に魅力的で、ナビゲートしやすくなっています。

8. Pronto Marketing

Pronto Marketingの従業員ハンドブックのウェブページは、読みやすく、視覚的に魅力的で、過剰になることなく包括的という点で、非常に優れた事例です。クリック可能な目次により、読者は必要な情報を都合のよいときに見つけ、参照し直すことができます。

Deelで新入社員に従業員ハンドブックを届ける

従業員ハンドブックを丁寧に作成したら、次はそれを実際に見てもらう番です。Deelのオンボーディングプラグインはオンボーディングプロセスを自動化し、新入社員にSlack上で従業員ハンドブックの確認を促すタスクをトリガーします。これは当社が提供する数多くの便利なインテグレーションの一つです。

従業員ハンドブックで、チームの土台を作ろう従業員ハンドブックは、企業文化を共有し、職場のポリシーを明確に伝え、社内の対立を防ぐための土台となる重要な資料です。日本のように法律で保有が義務づけられている国もあり、グローバルにチームを展開する企業にとっては、各国の法令に準拠したハンドブックの整備が一層重要になります。GitLabやNetflixなどの事例を参考に、自社の文化に合った一冊を作り上げましょう。

作成したハンドブックを確実に新入社員へ届け、運用までを効率化するには、専門のプラットフォームの活用が有効です。Deel HRは、オンボーディングからハンドブックの共有、グローバルな人事管理までを一元化します。Deelがどのように役立つかは、まず無料デモを予約して専門家にご相談ください。