Generatieve AI in HR: praktische gids

We hebben geen indrukwekkende cijfers over hoeveel People Operations-professionals momenteel generatieve AI in HR gebruiken.

Dat komt doordat generatieve AI meestal nauwelijks zichtbaar is. Binnen HR denken veel mensen vooral aan het genereren van tekst of afbeeldingen voor een vacaturetekst of carrièrepagina. Uit onze gesprekken met People Operations-professionals blijkt dat dit inderdaad de meest voorkomende toepassing van generatieve AI in HR is.

Maar generatieve AI kan veel meer.

In dit artikel laten we zien hoe generatieve AI in HR verder gaat dan recruitment en ook kan worden ingezet voor onboarding, training, retentie en medewerkersbetrokkenheid. Je ontdekt:

• Verschillende praktische toepassingen van generatieve AI in HR
• De risico’s van het gebruik van generatieve AI in HR voor specifieke HR-processen en hoe je deze risico’s kunt beperken

Wat is generatieve AI in HR?

Generatieve AI verwijst naar tools en systemen die kunstmatige intelligentie gebruiken om nieuwe teksten, afbeeldingen, video’s, audio en andere vormen van content te creëren. Deze modellen worden getraind op grote hoeveelheden bestaande data en gebruiken die kennis vervolgens om nieuwe output te genereren die overeenkomsten vertoont met de trainingsdata.

Hoe beïnvloedt generatieve AI HR?

Generatieve AI in HR kan een aanzienlijke impact hebben op de werkzaamheden van je HR-afdeling en de manier waarop het team werkt veranderen door:

• De efficiëntie van je People Operations-team te verbeteren: tools voor generatieve AI kunnen snel teksten en content maken, zoals vacatureteksten, aanbodbrieven, trainingsmateriaal en personeelshandboeken. Dit bespaart HR-teams tijd, zodat zij zich kunnen richten op taken met meer toegevoegde waarde waarvoor creativiteit of persoonlijk contact nodig is.
• Medewerkerservaringen te personaliseren: met de juiste data kunnen modellen voor generatieve AI gepersonaliseerde communicatie, onboardingplannen en carrièrepaden creëren die aansluiten bij de behoeften en doelen van iedere medewerker. Generatieve AI voor de medewerkerservaring kan zo bijdragen aan een hogere betrokkenheid en retentie, doordat je meer aandacht kunt besteden aan ieder individu binnen de organisatie.
• Meer inzichten te bieden: wanneer AI-oplossingen worden getraind op relevante datasets, kunnen ze nieuwe inzichten bieden in onderwerpen zoals beloningstrends, vaardigheidskloven en opvolgingsplanning. HR-leiders kunnen deze inzichten vervolgens gebruiken om beter onderbouwde strategische beslissingen te nemen tijdens iedere fase van de medewerkerscyclus.
• Contentcreatie te versnellen: zie je op tegen een lege pagina? People Operations-professionals kunnen generatieve AI in HR gebruiken om snel een eerste versie van content of ideeën te genereren. Die kunnen ze vervolgens verfijnen en aanpassen aan het werkgeversmerk. Dit versnelt de productie van routinematige content aanzienlijk en kan het team bovendien creatiever laten werken.
• Processen sneller te laten verlopen: automatiseer tijdrovende HR-processen met meerdere stappen, zoals het opstellen van frameworks voor loopbaanontwikkeling. Door dataverzameling, analyses en de eerste contentcreatie te automatiseren, versnelt AI-automatisering voor HR processen waarbij voorheen veel stakeholders en feedbackrondes betrokken waren. De inbreng van deze betrokkenen blijft daarbij behouden.

Hoe kan generatieve AI worden gebruikt in HR?

Natuurlijk zijn er honderden manieren waarop je generatieve AI in HR kunt inzetten. Laten we daarom kijken naar praktijkvoorbeelden van hoe generatieve AI in HR met succes wordt toegepast.

Gepersonaliseerde trainingscontent creëren

Met generatieve AI in HR kun je trainingsmateriaal afstemmen op de behoeften van iedere medewerker. AI maakt het mogelijk om trainingsmateriaal te creëren dat aansluit bij iemands vaardigheden, competenties en eerder gevolgde opleidingen.

Hierdoor krijgen medewerkers een gepersonaliseerde leerervaring en ontvangen zij precies de content die zij nodig hebben, op het moment dat zij die nodig hebben.

Het AI-gestuurde LMS van Engage stelt je bijvoorbeeld in staat om binnen enkele seconden microcursussen te genereren.

Directe vertalingen in meerdere talen

AI-gestuurde vertaaltechnologie helpt organisaties om trainingsmateriaal snel en efficiënt beschikbaar te maken in verschillende talen. Dit is vooral waardevol voor internationale organisaties en verspreide teams, omdat medewerkers toegang krijgen tot leercontent in hun voorkeurstaal of moedertaal.

Organisatiebrede loopbaanmodellen en competentieraamwerken definiëren

Je kunt generatieve AI in HR gebruiken om te analyseren hoe medewerkers doorgroeien tussen verschillende functies binnen de organisatie. Zo kun je logische carrièrepaden en doorgroeimodellen ontwikkelen voor verschillende functiegroepen.

Generatieve AI kan ook een uitgebreid competentiemodel opstellen waarin de vaardigheden, kennis en competenties worden beschreven die nodig zijn voor iedere functie en elk vaardigheidsniveau. Dit biedt een gestandaardiseerd raamwerk voor recruitment, performance management en leren en ontwikkelen.

Feedback kan soms kritisch of hard overkomen. En soms weten we simpelweg niet hoe we onze feedback goed onder woorden moeten brengen.

Generatieve AI in HR kan helpen om feedback constructiever te maken en om feedback concreter en beter uitvoerbaar te formuleren.

De juiste oplossing helpt je niet alleen met best practices voor effectieve feedback, maar kan ook concrete suggesties geven om feedback te herschrijven voordat je deze deelt.

Performance- en feedbackanalyse

Performance reviews of het analyseren van feedback die een medewerker heeft ontvangen, zullen altijd menselijke beoordeling, empathie en nuance vereisen. Deze processen zijn nauw verbonden met de ontwikkeling van medewerkers. Werknemers zijn afhankelijk van hun leidinggevenden voor nauwkeurige beoordelingen en bruikbare feedback die bijdraagt aan hun vaardigheidsontwikkeling.

McKinsey-partner Bryan Hancock merkt op dat hij voor de prestatiebeoordeling van medewerkers niet volledig vertrouwt op generatieve AI.

Als beoordelaar voert hij uitgebreide feedback in een digitale tool in. Vervolgens helpt AI hem om de tekst sneller en consistenter te analyseren en te beoordelen op basis van vooraf vastgestelde criteria.

Generatieve AI in HR helpt beoordelaars zoals Hancock om veel sneller een eerste concept van een prestatiebeoordeling op te stellen. Deze AI-tools voor HR-teams leveren nauwkeurige samenvattingen die managers alles geven wat zij nodig hebben om de ontwikkeling van medewerkers te analyseren en groeikansen te identificeren.

Het belangrijkste voordeel is misschien wel dat managers minder tijd kwijt zijn aan het verwerken van grote hoeveelheden feedback. Die tijd kunnen zij vervolgens besteden aan gesprekken met medewerkers en coaching.

Engage stelt organisaties in staat om feedback per medewerker samen te vatten. Deze samenvattingen bieden waardevolle inzichten in sterke punten, ontwikkelpunten en mogelijke vervolgstappen voor verdere groei.

Vacatureteksten of sollicitatievragen genereren

Misschien wel de meest voorkomende toepassing van generatieve AI in HR is het genereren van vacatureteksten en sollicitatievragen.

Omdat tegenwoordig vrijwel iedereen generatieve AI hiervoor gebruikt, loop je het risico dat authenticiteit en creativiteit verloren gaan. Om dat te voorkomen, kun je deze drie best practices volgen:

1. Begin met je eigen waarden en best practices

De beste aanpak is om het AI-model eerst voorbeelden te geven van relevante content, zoals bestaande vacatureteksten en sollicitatievragen. Vermeld daarnaast ook de gewenste tone-of-voice, schrijfstijl en structuur, zodat het eindresultaat aansluit bij je werkgeversmerk.

2. Wees zo specifiek mogelijk

Een prompt zoals "Schrijf een vacaturetekst voor een Senior Web Developer" levert meestal geen optimaal resultaat op. Voorzie het AI-model van zoveel mogelijk context, zoals de vaardigheden, ervaring en vereisten waarnaar je op zoek bent. Je kunt zelfs aangeven wat je juist níet in het eindresultaat wilt terugzien.

3. Test op voorbeeldkandidaten

Een van de voordelen van AI is dat je veel sneller meerdere varianten kunt genereren. Hierdoor kun je verschillende versies testen en uiteindelijk kiezen welke het beste aansluit bij de kandidaten die je wilt bereiken.

Het team van Arc gaat verder dan alleen vacatureteksten. Zij gebruiken AI ook om outreachberichten te genereren voor het benaderen van kandidaten via LinkedIn.

Cynthia Bolasina, Lead Talent Partner bij Arc, gebruikt ChatGPT regelmatig om op basis van bestaande vacatureteksten geschikte kandidaten op LinkedIn te vinden. Dit is een ChatGPT-prompt die zij met ons heeft gedeeld om toptalent te sourcen:

Hieronder zie je een voorbeeld van een e-mail die Cynthia gebruikt:

Amanda Halle, oprichter van Mindful Growth Partners, deelde ook een prompt die zij aanbeveelt wanneer je feedback moet geven aan een direct rapporterende medewerker:

Chatbots die vragen beantwoorden

AI-chatbots zijn een uitstekende oplossing voor het beantwoorden van veelgestelde vragen van medewerkers. Vaak zijn dit dezelfde vragen die nieuwe medewerkers stellen wanneer zij bij een organisatie starten. Chatbots zijn vooral waardevol tijdens recruitment en onboarding, omdat ze nieuwe teamleden sneller op weg helpen.

Dat betekent niet dat je het menselijke aspect uit het onboardingproces moet halen. Nieuwe medewerkers koppelen aan een onboardingbuddy blijft een best practice die veel organisaties nog steeds overslaan.

Hoewel managers niet altijd tijd hebben om iedere stap van een onboardingplan of onboardingchecklist persoonlijk te begeleiden, is het belangrijk dat medewerkers ook met echte mensen kunnen praten. Dat helpt hen om sneller vertrouwd te raken met de werkomgeving, biedt unieke inzichten en vergroot het vertrouwen in hun nieuwe functie en werkrelaties.

Pas op voor de risico's van generatieve AI in HR

Generatieve AI in HR brengt niet alleen voordelen met zich mee, maar ook uitdagingen. Om mogelijke problemen te voorkomen, bespreken we hieronder drie belangrijke risico's van generatieve AI in HR en hoe je deze kunt beperken.

Te veel afhankelijkheid van bestaande content

Een van de meest gehoorde kritiekpunten op generatieve AI is dat het grotendeels bestaande content hergebruikt. Wanneer je bijvoorbeeld een vacaturetekst voor een specifieke functie laat genereren, haalt een AI-tool vaak verantwoordelijkheden, vaardigheden en vereisten uit duizenden bestaande vacatureteksten.

Daardoor bestaat het risico dat de uiteindelijke vacaturetekst weinig nieuwe of onderscheidende elementen bevat.

Hoe los je dat op? Vertrouw niet volledig op generatieve AI in HR wanneer je wil opvallen tussen andere werkgevers. Wil je een vacaturetekst die echt de aandacht van kandidaten trekt, dan is menselijke input essentieel.

Begin met een door AI gegenereerde eerste versie en voeg vervolgens je eigen inzichten toe. Denk aan unieke verantwoordelijkheden binnen jouw organisatie, nieuwe of opkomende vaardigheden die relevant zijn voor de functie, of secundaire arbeidsvoorwaarden die andere werkgevers niet noemen.

Biased vacatureteksten

Uit onderzoek blijkt dat vacatureteksten die met ChatGPT zijn geschreven 40% meer bias bevatten dan teksten die door mensen zijn opgesteld. Naar aanleiding van dit onderzoek merkt Jihane Kamil, voormalig Head of Data Science bij Develop Diverse, het volgende op:

Jihane merkt verder op dat AI uitstekend presteert bij automatisering, maar dat we voorzichtig moeten blijven wanneer we AI gebruiken voor het schrijven van vacatureteksten:

Juridische risico's

Wanneer je generatieve AI in HR-processen inzet, is het verstandig om eerst juridisch advies in te winnen. Uiteindelijk blijf jij verantwoordelijk voor de uitkomsten, ook wanneer AI wordt gebruikt om content te genereren of andere processen uit te voeren die gevolgen kunnen hebben voor medewerkers, klanten, kandidaten of andere stakeholders.

Een juridisch adviseur kan helpen om AI-gestuurde processen en workflows af te stemmen op actuele wet- en regelgeving en interne richtlijnen.

Ben je op zoek naar een geschikte AI-oplossing voor HR? Bekijk dan onze gids met aanbevolen AI-platforms. Daar vind je ook een implementatiechecklist en een vergelijkingstabel waarmee je verschillende oplossingen kunt beoordelen.

️## Til HR-processen naar een hoger niveau met Engage

Generatieve AI in HR kan HR-teams veel werk uit handen nemen, maar de grootste impact ontstaat wanneer AI direct onderdeel is van je dagelijkse HR-processen.

Met Engage kunnen organisaties AI inzetten binnen leren en ontwikkelen, performance management en talentontwikkeling, zonder extra tools of losse workflows toe te voegen.

• Genereer trainingsmateriaal en onboardingcontent in enkele seconden
• Bouw competentieraamwerken en loopbaanpaden sneller op
• Help managers constructievere feedback te geven
• Vat feedback samen en identificeer automatisch ontwikkelkansen

Omdat Engage onderdeel is van Deel HR, werken medewerkergegevens, feedback, leertrajecten en ontwikkelplannen samen binnen één platform. Hierdoor besteden HR-teams minder tijd aan administratie en meer tijd aan het ondersteunen van medewerkers.

Ontdek hoe Deel organisaties ondersteunt met AI-gestuurde HR-processen. Plan een demo met een van onze specialisten.