HRISとHRMSの違いとは？自社に最適な人事システムの選び方

人事システムテクノロジーは、人事担当者の業務を効率化するために存在します。適切なプラットフォームは、反復的なプロセスを自動化し、データを安全に保ち、手作業にかかる時間を大幅に削減します。しかし、すべてのプラットフォームがすべての企業に適しているわけではありません。HRISとHRMSは、検討すべきソフトウェアカテゴリです。このガイドでは、両者の違いと共通点を詳しく解説します。それぞれの主要機能、一般的な使用例、そしてHRISとHRMSのどちらが最適かを判断する方法について学びます。

HRISとHRMSの基礎知識

HRISとHRMSプラットフォームはどちらも人事プロセスをサポートしますが、互換性はありません。それぞれのテクノロジーがどのようにビジネスをサポートできるかを以下に示します。

HRISとは

HRIS（Human Resources Information System：人事情報システム）は、主にデータ管理を目的としたソフトウェアソリューションです。その目的は、従業員データを効率的に保存・管理することにあります。このような人事システムは、多くの場合、重要な人事機能の基盤となります。オンプレミス、クラウド、またはサードパーティベンダーによる管理が可能です。主な機能は以下のとおりです。

• 従業員データベース管理：個人情報、職歴、職務内容などの従業員情報を一元管理
• ポリシーおよびコンプライアンスの保管：会社の方針を追跡し、労働法への準拠を確保
• 基本的な人事機能：入社手続きや研修などを円滑化

HRMSとは

HRMS（Human Resources Management System：人事管理システム）は、HRISを基盤として構築され、より広範で統合されたツール群を提供します。このシステムはHRISのすべての機能を網羅するだけでなく、より複雑な人事業務にも対応します。その特徴は以下のとおりです。

• 高度な給与管理：給与計算、税務コンプライアンス、および福利厚生の支給を自動化
• 包括的な人材管理：採用、入社手続き、キャリア開発のためのツールを提供
• 戦略的洞察：人員計画とパフォーマンス最適化のための分析情報を提供

以上から、HRISとHRMSはどちらも従来の紙ベースの人事プロセスではないことがわかります。ファイルキャビネットやスプレッドシートを使う代わりに、これらのソフトウェアは情報に基づいた意思決定を行うためのデジタルワークスペースを提供します。

HRISとHRMSの主な違い

HRISとHRMSの定義は多少重複するものの、同一ではありません。そのため2つの異なる略語が使われます。以下に、それぞれの機能、範囲、および統合について比較します。

特徴

HRISは、データ管理、福利厚生管理、コンプライアンス追跡といった人事の重要な機能を効率化することに重点を置き、人事チームの貴重な時間を節約します。これらのプラットフォームは、従業員データの整理と維持に優れており、最新の規制にも準拠しています。

HRMSは、給与計算の自動化、勤怠管理、休暇管理、パフォーマンス管理、人材管理といった機能を一つの統合システムに組み込むことで、人事管理の基本機能をさらに拡張したものです。こうした高度な機能により、人事部門は人材の獲得から退職に至るまで、従業員のライフサイクル全体を包括的に管理することが可能になります。

例えば、HRMSは請負業者への支払いを自動化すると同時に従業員アンケートデータを収集できるため、基本的なHRISだけでは提供できないサービスを提供できます。また、 HRISソフトウェアの従業員分析ツールは、予算編成や予測に役立つ貴重な情報を提供します。さらに、HRMSの分析機能はこれらの詳細情報をもとに、より踏み込んだ洞察を導き出しより戦略的な採用判断を後押しします。

範囲と複雑さ

HRISは、一般的に、従業員の階層構造が単純で業務が標準化されている小規模企業に適した人事システムです。こうした企業は、HRISのシンプルさとコスト効率の良さから恩恵を受けることができます。多くの場合、求められるのは必要最低限の機能だけであり、過剰な機能でユーザーを混乱させる必要はありません。

HRMSは、より高度な業務遂行能力を必要とする企業向けに設計されている人事システムです。複数の地域や国にまたがる多様なチームを抱える大企業は、複雑な人事ニーズに対応するためにHRMSプラットフォームを利用することがよくあります。例えば、リモートワーカーやギグワーカーなどを含む複雑な組織構造を持つ企業には、勤怠管理、部門ごとのワークフロー、地域ごとの法令遵守のためのツールを提供するHRMSが必要となる場合があります。

統合性と拡張性

HRISは通常、会計ソフトや給与計算システムなどの基本的なツールと連携し、小規模な企業における業務効率化に貢献します。しかし、その連携機能は多くの場合、人事の中核機能に限定されています。

HRMSプラットフォームは、この点においてより広範な接続性を提供できる可能性があります。利用しているHRMSベンダーによっては、同一エコシステム内の製品やモジュールと連携させたり、あるいはサードパーティのプロバイダーと同期させたりすることが可能です。

例えば、HRMSは給与データを財務計画ソフトウェアと連携して、会社の経費を包括的に把握できます。

拡張性も、両者を区別する重要な特徴の一つです。HRISシステムは緩やかな成長には対応できますが、急速な拡大や複雑な組織変更には対応しきれない場合があります。一方、HRMSプラットフォームはより堅牢なインフラストラクチャを備えているため、企業が急速な成長を遂げている場合やグローバル展開を計画している場合でも、容易に拡張できます。例えば、HRMSは合併や買収にも容易に対応でき、既存のワークフローを中断することなく、新しいチームをシステムに統合できます。

カスタマイズと戦略的焦点

HRISは一般的に、小規模企業向けに事前定義されたテンプレートやワークフローなど、何らかのカスタマイズ機能を備えています。このような人事システムは、迅速かつ直感的な導入で、すぐに運用を開始できるため非常に有効です。

対照的に、HRMSプラットフォームは、企業がワークフロー、レポート、ダッシュボードをより詳細にカスタマイズし、それぞれの目標に合致させることを可能にします。例えば、多国籍企業は、統一されたグローバル人事戦略を維持しながら、HRMSを使用して地域固有のコンプライアンスモジュールを設計できます。HRMSは、情報に基づいた意思決定を促進し、人事施策を企業目標に整合させるための戦略的ツールとして機能します。

HRISおよびHRMSプラットフォームの利点

各企業は、組織構成、業務プロセス、利用する機能などによって、特定のHRISおよびHRMSプラットフォームの価値をそれぞれ異なる形で実感するでしょう。しかし、一般的に言えば、これらのツールを使用する際に共通する点がいくつかあります。

HRISの利点

1. スタートアップ企業や中小企業にとって費用対効果が高い（例：DeelのHRISはツール１つでグローバルな人事プロセスを管理可能）
2. エントリーレベルの優れたソフトウェアソリューション（人事部門を確立していないスタートアップ企業や中小企業が、給与計算やコンプライアンスに対応するための専用ツール）
3. 直感的な導入に対応（余計な機能が少ないため、時間をかけずに習得可能。社内チームは業務に支障をきたすことなく、プラットフォームを迅速に業務プロセスに導入可能）
4. データ整理とコンプライアンスに重点（人事管理において最も重要な側面）

HRMSの利点

1. 高度な機能（ほとんどのHRISツールでは対応できない部分を補完。より高度な給与計算、人材獲得、人員計画機能によって人事プロセスを拡張）
2. 戦略的なサポート（組み込み型のレポーティングおよび分析機能。より深い洞察を導き出し、情報に基づく意思決定が可能）
3. 包括的な従業員エクスペリエンス（採用から退職までの従業員ライフサイクル全体を網羅。現代の人事戦略、ピープル・オペレーション（People Operations）のベストプラクティスをサポート）

HRISおよびHRMSの一般的な使用事例

HRISとHRMSのどちらが最適かをイメージしやすくするために、実際の業務で活用する例をいくつかご紹介します。

HRISは中小企業にとって最適な選択肢

HRISプラットフォームは、従業員データの管理、コンプライアンスの確保、シンプルなプロセスの効率化など、人事の中核機能に重点を置く中小企業やスタートアップ企業に最適です。これらのシステムは、基本的な人事業務に対して、費用対効果が高く分かりやすいソリューションを提供します。

HRMSは大企業にとって最適な選択肢

HRMSプラットフォームは、大規模企業や多様なグローバルチームを管理する企業に最適です。コンプライアンス、人材管理、分析のための高度なツールを提供し、企業が従業員のライフサイクル全体を最初から最後まで管理することを可能にします。

HRISは成長企業にとって理想的な移行ツール

創業当初の規模を超え、まだエンタープライズレベルの複雑さには達していない企業にとって、モジュール式のオプションを備えたHRISは、優れた移行ソリューションとなります。これらのツールを利用することで、企業はコア機能を維持しながら、付加的な機能を徐々に取り入れていくことができます。

HRMSで分散した多様なチームを管理

コントラクター、ギグワーカー、複数国にまたがる従業員など、複雑な労働力構造を持つ組織にとって、HRMSプラットフォームは、コンプライアンス、給与計算、および業務を円滑に処理するために必要な柔軟性とツールを提供します。

HRISとHRMSのどちらを選ぶべきか

設立間もないスタートアップ企業や、事業拡大の予定がない小規模企業であれば、HRISが最も分かりやすいソリューションとなるでしょう。同様に、グローバルな従業員を抱える大企業であれば、おそらくHRMSを選択することになるでしょう。しかし、その中間に位置するその他の企業にとっては、ニーズに合った適切なプラットフォームを選択する際に、多くの細かな点を考慮する必要があります。

最適な人事ソリューションは、企業の現状だけでなく、将来の目標にも合致するものでなければなりません。人事テクノロジーの略語の中から最適なものを選ぶ方法をご紹介します。

1. ビジネスニーズを評価する

企業の規模や組織構造はそれぞれ異なるため、個別のソリューションが必要となります。適切なシステムを選択することで、人事テクノロジーが現在の業務と将来の成長目標に合致することが保証されます。

1. 小規模企業：中小企業にとって、シンプルさとコスト効率は重要です。従業員数の少ない組織は、通常、基本的な人事関連業務を処理できるソリューションを優先します。例えば、従業員15人の地元の小売店は、複雑な分析ツールや業績管理ツールに投資することなく、HRISを使用して勤怠管理や労働法遵守を行うことができます。
2. 中規模企業¨：企業の成長に伴い、人事ニーズは進化し、コア機能と高度な機能のバランスが求められます。中規模企業は、従業員数の増加、複数拠点での事業運営、戦略的な人材計画の開始などに対応するためのツールを必要とすることがよくあります。HRMSプラットフォームは、採用、業績管理、自動化されたワークフローを統合することで、これらの課題に対応します。例えば、2つのオフィスに250人の従業員を抱えるテクノロジー企業であれば、従業員のエンゲージメントと定着率の傾向を追跡するための分析機能を活用しながら、オンボーディングを効率化できるHRMSが必要になるでしょう。
3. 大規模企業：大企業は、グローバルな人材管理、複数の地域にわたるコンプライアンスの確保、戦略的意思決定のためのデータ活用など、複雑な人事課題に直面しています。HRMSプラットフォームは、カスタマイズ、予測分析、企業資源計画システムとのシームレスな統合を提供することで、これらの複雑な課題に対応できます。例えば、従業員1万人を抱える多国籍企業は、グローバルな給与計算、管轄区域をまたいだコンプライアンスの監視、リーダーシップ開発プログラムの実施のためにHRMSを必要とします。

人員数はHRISとHRMSの選択において重要な要素ではありますが、唯一の考慮事項ではありません。企業の成長計画や、業界特有のニーズ、機能的なニーズなども考慮に入れるべきです。適切な意思決定を行うためには、部門長、ITチーム、人事責任者など、関係するステークホルダーを巻き込む必要があります。

2. 予算を考慮する

予算の確保は、企業の規模や成長段階と相関関係にあることが多いですが、必ずしもそうとは限りません。人事の中核業務に特化したHRISソリューションは、比較的安価で、予算を重視する組織にとって良い出発点となるでしょう。しかし、事業が成長するにつれて、包括的なHRMSに投資する方が、個別のツールを継続的にアップグレードするよりも費用対効果が高いかもしれません。

3. 現在の技術スタックを評価する

HRISおよびHRMSプラットフォームのメリットとデメリットを検討する際には、給与計算、採用、コミュニケーション、業績管理、コンプライアンス追跡など、組織全体で使用しているツールを含む、その他の人事技術スタックも見直してください。これらのシステムが新しいソフトウェアとシームレスに統合できるかどうか、あるいはより統合されたプラットフォームにアップグレードする必要があるかどうかを確認しましょう。

サードパーティ製ツールへの依存を最小限に抑えるため、APIや事前構築済みの統合機能を提供するプラットフォームを選択してください。

4. 長期的な拡張性を考慮する

適切なシステムを選択すれば、事業規模が拡大した際に高額な移行やアップグレードに投資する必要がなくなります。HRISは人事の中核業務を管理する優れたソリューションですが、企業の急速な成長や変化する従業員のニーズに対応しきれない場合があります。一方、HRMSプラットフォームはモジュール式の拡張性を念頭に設計されているため、事業拡大を見込んでいる企業に適しています。

人工知能、予測分析、その他ビジネスに競争優位性をもたらすと期待される機能など、新興技術との統合能力を考慮して、将来を見据えた意思決定を行いましょう。

最後に、事業規模の拡大に伴うサポート体制について、ベンダーの能力を評価することを忘れないでください。顧客サポートチームへのアクセスを提供しているか、従業員数が急増した場合に柔軟なライセンスオプションを提供しているかを確認しましょう。

例：Deelは、これからもユーザーの皆様からのフィードバックに耳を傾け、企業顧客向けのカスタム組織構造など、ユーザーの皆様のニーズに応えるソリューションを開発します。

Deelによるシームレスなグローバル人事管理

Deelは、従来のHRISの枠を打ち破り、企業の成長に合わせて拡張可能なグローバルファーストのプラットフォームです。HRISとHRMSの両方の役割を１つの人事システムでカバーします。

スタートアップ企業であろうとグローバル企業であろうと、事業形態や事業内容に柔軟に対応します。単一のワークスペースから、独立請負業者、正社員、EOR（雇用代行）サービスを通じて雇用された従業員など、あらゆるタイプの従業員のデータをあらゆる場所で管理できます。

Deelは以下のサービスを提供します。

• オンボーディング
• 従業員管理
• 報告
• 統合
• セキュリティおよび現地労働法の遵守
• 自動化されたワークフロー
• 勤怠管理
• 福利厚生管理
• 世界の給与に関する洞察
• グローバル給与計算
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すべてがシームレスなプラットフォームに統合されており、多言語に対応しています。

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