企業に人事システムが必要な理由と導入メリットを解説

人事情報システム（HRIS）とは、人事の中核業務を改善し、従業員データを一元化されたデータベースで保管・管理しやすくするソフトウェアです。

人事システムは、人事チームが従業員情報を素早く安全に整理・編集する助けになります。しかし、その可能性はそこにとどまりません。データの分析やデータにもとづく意思決定を可能にし、人事の業務プロセスを自動化し、企業文化や価値観の浸透を後押しし、評価の運用をシンプルにします。

人事システムは製品ごとに機能、価格、カスタマイズの選択肢が異なるため、人事責任者は自社に合ったものを選ぶ必要があります。この判断にはさまざまな要素が関わりますが、まず出発点となるのは「そもそもなぜ人事システムが必要なのか」に答えることです。

ここでは、その理由を10個ご紹介します。

1. 時間とコストを削減できる

データの入力や編集がしやすくなることは、人事チームが従業員データの管理に費やす時間を減らせることを意味します。これにより空いた余力を、業務効率のさらなる改善や、優秀な人材の採用、定着率の向上、コスト削減に振り向けられます。

さらに、人事データを分析することで、次のような成果が生まれます。

• 業務プロセスの実効性が高まる
• 生産性が向上する
• 職場の制度や方針が改善する
• 運用コストが下がる

2. 自動化と規模の拡大を進めやすくなる

人材戦略や長期的な育成ではなく事務作業に時間を取られすぎると、企業文化や従業員満足度が後回しになり、長期的な悪影響を招きかねません。よく設計された人事システムは、業務の自動化と簡素化を助けると同時に、必要に応じて素早く事業を拡大できる仕組みを備えています。効率化できる業務の例としては、次のものが挙げられます。

• グローバル給与の即時処理
• 福利厚生の管理
• 備品の管理

3. 各国の法令対応が容易になる

急速な拡大に伴う複雑さは、書類仕事が増えるだけにとどまりません。企業が海外採用を進めるほど、現地の労働法や雇用に関わる法的要件への対応が重要性を増します。

雇用契約、パートタイム従業員の休暇手当、業務委託者の福利厚生に関する規制は、国、市場、企業の区分によって大きく異なります。優れた人事システムは、あらゆる雇用形態の働き手に対して各国での対応を提供できるべきです。法令対応の誤りは、非常に高くつく可能性があるからです。

人事システムは、次のような場面で役立ちます。

• 採用の各段階を通じて、応募書類や履歴書を安全に管理する
• 契約が法的に有効で、法令に準拠していることを確かめる
• 法定の福利厚生が確実に提供されるようにする
• GDPR、PIPEDA、CPRAなどの規制に沿って従業員データを保護する

4. データにもとづく意思決定ができる

人事チームが扱うデータの量は増え続けています。先に見たとおり、人事システムはデータ管理の手間を効率化し簡素化しますが、できることはそれだけではありません。人事システムに備わったデータ分析や可視化の機能は、人材戦略や運用に関する領域まで含めて、データにもとづく意思決定への移行を助けます。

従業員データを効果的に分析することで、次のことが可能になります。

• 職場の多様性を高め、維持する
• チームや部門ごとの意欲の低下を見つける
• 採用1人あたりのコストを把握し、引き下げる
• 定着率の低さがもたらすコストを算出する
• 業務改善の余地を見つける

しっかりした人事システムは、データを保管できるだけでなく、分析し可視化できるべきです。重要業績評価指標（KPI）や目標の達成状況を追うダッシュボードやレポートを作成できることは、人材データを実行可能な戦略へと生かすうえで、最も欠かせない機能のひとつです。

5. 世界共通の一貫した体験をつくれる

世界的なブランドの成功を大きく支えているのは、一貫した体験を提供できることです。これは顧客、取引先、仕入先について言えることですが、従業員についても同じように当てはまります。

事業を展開するどの地域でもブランドと従業員体験が一貫していることは、次のことを実現する有力な手段になります。

• 適切な人材を採用する
• 価値観と目標を共有する体制をつくる
• 素早く適応し、規模を広げられる組織をつくる

6. 従業員データを安全に守れる

人事チームが扱うデータの多くは機微な情報であり、プライバシーに配慮し適切に取り扱う必要があります。これは倫理上の要請にとどまりません。個人情報の取り扱いを誤れば重い制裁や法的責任を招きうるため、世界規模で事業を営む企業は従業員データを安全に管理しなければなりません。

人事システムの情報保護を検討する際は、次の要素が備わっているか確認しましょう。

• 最高水準の情報保護機能
• 現在と将来の必要量に見合う保管容量
• 保護対策を常に最新に保つための継続的なサポート
• データへの安全なアクセスを保証する、柔軟に設定できる権限管理

7. 人為的な誤りを減らせる

自動化と業務の最適化がもたらすのは、資源管理と効率の改善だけではありません。大量のデータを手作業で処理する際にありがちな、人為的な誤りも大きく減らせます。

減らせる、あるいはなくせる代表的な誤りは次のとおりです。

• 入力ミスや誤字
• ファイルの置き場所の間違い
• データの消失や破損

8. 入社手続きが改善する

効果的な入社手続きは、成長するあらゆる組織にとって成功の鍵を握ります。分散した働き方の環境ではなおさらです。リモートワークや非同期のやり取りが中心になると、新入社員の受け入れは、重要な方針や期待、文化的な価値観を伝えられる数少ない機会のひとつになるからです。

適切な人事システムがあれば、次のことが可能になります。

• 標準化された入社・退職手続きの流れをつくる
• 新入社員が社内のつながりを築きやすくする
• 同時期の入社者をまとめて受け入れる仕組みを取り入れる
• 入社手続きにかかる時間を短縮する

従業員のプロフィールと組織図を組み合わせれば、入社手続きの効果をさらに高められます。組織の構成をたどれる地図ができ、チームの構造や指揮命令の関係が明確になります。同時に、連絡先にすぐアクセスできることで、特定の相手と連絡を取るのも容易になります。

9. 従業員体験が向上する

ここまで挙げてきた人事システムを持つべき理由の多くは、こうしたツールが従業員体験の改善にどう役立つかをすでに示していますが、さらに続きがあります。

契約書を確認する、有給休暇を申請する、評価を提出するといった人事関連の作業をするために、従業員が複数のシステムやアカウント、画面を使い分けなければならない状況は、仕事への意欲に悪影響を与えます。人事の機能と従業員データを、使いやすいひとつの基盤にまとめることで、企業は前向きで無駄のない従業員体験を提供できます。

ここで鍵となるのが、従業員が自分で手続きできる仕組みです。従業員に自分のデータへ直接アクセスしてもらうことには、次の利点があります。

• 人事部門への問い合わせ件数が減る
• 人事のデータ入力作業が減る
• 従業員がいつでも書類を確認できる
• 透明性が高まる

10. 企業文化が醸成される

企業文化は複雑なもので、前向きな文化が本当に根づき広がることを保証できるツールは存在しません。それでも人事システムは、組織が拠って立つ価値観を体現する文化を育てるうえで、大きな助けになります。

人事システムを活用して次のことを実現すれば、良い企業文化を育みやすくなります。

• 人事業務をより速く処理する
• より透明性の高い意思疎通を行う
• 従業員データからより良い示唆を得る
• 社内のつながりを築きやすくする
• 必要な資料にアクセスしやすくする

Deelで、世界中の従業員のライフサイクルを法令に沿って管理する

Deelは、150か国であらゆる雇用形態の働き手を採用し、管理し、支払うための人事・給与ソリューションです。

当社のグローバルHRISは、繰り返しの作業を自動化しひとつにまとめることで、時間の削減と従業員体験の向上を支えます。

• 従業員名簿：従業員データを一元的に保管・保護し、契約書、税務書類、給与記録の間で一貫した正確なデータを保ちます
• 入社手続き：新入社員が最初の給与計算までに、納税申告などの現地の法定書類を確実に完了できるようにします
• 退職手続き：退職に関する書類を自動で作成し、残りの休暇日数にもとづいて最終支給額を算出し、現地の退職に関する法令への対応を確かなものにします
• 勤怠管理：労働時間、出退勤、時間外労働を記録し、その情報を給与計算と法令対応の仕組みへ直接反映します カスタマイズと業務の自動化：業務の流れ、承認、通知を柔軟に設定でき、自社独自の人事プロセスに合わせられます
• AI：労働法に関する即時の回答、レポートの作成、研修コースの作成などをAIで支え、効率を高めます
• シームレスな外部連携：会計、株式報酬、経費管理、課題管理、シングルサインオンなど、他の基幹システムと標準機能または簡単な設定でつなぎ、統一された環境をつくります

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